Redovisningskonsultens bästa webbtjänster 

Viktigast är att vara delaktig i företagets vardag. Men för de kunder som vill jobba digitalt gäller det också att erbjuda smarta lösningar.
– Man kan digitalisera på olika sätt, jag utgår från Visma Administraion, säger Anne-Louise Ekstrand, ECAB Ekonomicentra i Örebro.

Uppdaterad 2019-07-17

Som före detta ekonomichef vill hon vara kundernas ekonomiavdelning. Hon ger väldigt mycket rådgivning och strävar alltid efter färska siffror i realtid. Hjärtat i verksamheten är det +30-åriga programmet Visma Administration, Sveriges mest sålda och använda bokföringsprogram. Runt det har hon kopplat på prisvärda och lättanvända webbtjänster. 

Hon har också ett eget moln, en IT-lösning via en lokal IT-leverantör. Det innebär att kunderna kan koppla upp sig och vara användare i Visma Administration. Hon köper extra licenser för dem hos Visma Spcs och IT-leverantören ser till att serverns brandväggar och molnbackupen fungerar. Årskostnaden för både inloggning och licens fakturerar hon företagaren. 

– Det fungerar väldigt bra. Kunderna lägger exempelvis ordrar och sköter lager i Visma Administration. De som har enklare behov går in via Visma Webbfakturering som sedan synkas mot Administration, säger Anne-Louise Ekstrand.

1 Påminna om inlämningar: Automatiska SMS-aviseringar (1 kr/sms)

–  Fem dagar innan inlämning så skickar jag ut ett sms eller ett mejl via Visma Administration för att påminna om vad vi kommit överens om: “Nu det dags att komma och lämna in materialet”. 

2 Till kunden som vill fakturera själv: Visma Webbfakturering (99 kr/mån)

– Kunden behöver inte ens vara datavan för att hantera Visma Webbfaktuering. Även en person som suttit med papper och penna klarar av det. För kunder med fastpris läggs kostnaden in i priset. I annat fall går fakturan till kunden. 

3 För att förenkla kvittoredovisningen – kvittoappen Visma Scanner (gratistjänst)

– Sparar tid och pengar för kunden. Kunderna upplever det som en form av lyx att inte behöva ligga på kvittorna, spara och samla ihop. Kvittona kommer in löpande även om jag inte arbetar med dem direkt. 
– Kunderna fotar ju kvittot och bilden går rakt in i deras företag i Administration.  Och så bokför vi den vägen. De vet att de måste behålla originalen eller komma hit med dem. Det är lite olika, antingen arkiverar de själva månadsvis eller så lämnar de in, vi har avtal kring det där. 

4 Visa på ett snyggt sätt hur det går för företaget: Visma Ekonomiöversikt (0-59 kr/mån)

– De kunder som inte är inloggade i Visma Administration har jag den här tjänsten till. Om jag har fast pris på den kunden så bakar jag in programkostnaden, har jag timpris låter jag kunden ta fakturan från Visma. Ekonomiöversikten betalas per licens och har obegränsat antal användare vilket innebär att hela styrelsen kan se företagets resultat och samtidigt kan du gå ner på verifikationsnivå. 
– De kunder som däremot fakturerar i Visma Administration är inkopplade där istället och kan följa ekonomin infrån det programmet. 

5 Grundläggande rådgivning: Alltid ringa upp när månadsrapporten skickats ut 

– Min erfarenhet är att precis de kunder som behöver hjälp med det här inte förstår balans- och resultatrapporter.  Vi mejlar inte bara eller uppdaterar Ekonomiöversikten. Vi förklarar att “så här ser det ut, det här avviker, tänk på det här.” De kunder som kommer hit en gång i månaden med material bjuder jag alltid på kaffe och så sätter vi oss ner och snackar. Det tar jag inget betalt för. De ska alltid känna sig välkomna och inga frågor är dumma! Man måste kunna göra saker för goodwill och kunden ska känna att det är trevligt att vara här. 

Kunderna gör mycket själva

Hon rekommenderar ofta Visma Administration till andra redovisningskonsulter. 
– Det finns inga begränsningar i det systemet, det är ett betydligt större och starkare system än Visma eEkonomi. Sedan förstår jag de som vill sitta och bokföra själva. De klarar sig med Visma eEkonomi, om de inte har lager och så. Men även i Administration lägger vi upp mallar och artiklar till kunderna så kan de göra jättemycket själva. 

Har du alltid utbildat dina kunder i ekonomi?
– Ja. För länge sen gjorde jag mallar och rapporter till Vismas kunder. Så jag kan ju mycket om det och fortsätter med det. Jag lägger upp rutiner och får in en hel del extrainkomster via utbildningar. 

Har du fler tips på hur man kan jobba smart på webben med Visma Administration?
– Ja, attest av leverantörsfakturor. Vi har ett sidosystem för det med, Swinx.

Hur jobbar du i realtid, kan du ge exempel på vad det innebär?
– Vi jobbar i realtid i Visma Administration och Visma Ekonomiöversikt och där kan kunderna följa sitt resultat. 

Har du lika nära kontakt med alla dina kunder?
– Vi har realtidskunder, månadskunder, kvartalskunder och årskunder. För månadskunderna kollar vi av varje månad vad som har hänt i verksamheten, om det finns ändrade behov, lyssnar av om det är något mer vi kan hjälpa till med, föreslår lösningar och funktioner som kan hjälpa företaget.
–  Det gör vi även med realtidskunderna fast där sker det frekvent, ibland dagligen.

Hur tänker du kring prissättning?
– Löpande timme och fastpris beroende på vad kunden vill ha och hur upplägget ser ut. Vi brukar börja med löpande för att hitta rätt nivå.

Gör ni en gemensam planering för året, du och kunderna?
– Årsavstämningar gör vi förstås. Men vi har så nära kontakt så det händer väldigt mycket hela tiden. Det är sällan jag kan planera “det här ska jag göra idag”. 

Är det inte stressigt?
– Nej, men man får inte vara fyrkantig. Det ger väldigt mycket mervärde. Jag får god inblick i vart kunden vill komma med sitt företag och kan verkligen vara med och påverka. 

ECAB Ekonomicentra