Månadsbokslut och digital strategi ett jättelyft

- Nu kan jag fokusera på min roll som rådgivare. När det är dags för årsbokslutet är det mesta redan gjort, säger Christine Fransson, ägare till Solbacken redovisning.

Christine Fransson bor på landet utanför Växjö med man, barn och två väluppfostrade jaktlabradorer. Hela familjen idrottar mycket och i växthuset spirar små gröna skott. Odling är ett stort intresse.

Hon har tidigare arbetat på en av de större byråerna i stan men sedan 2016 driver hon sin redovisningsbyrå själv. Kunderna är mindre aktiebolag och enskilda firmor samt näringsfastigheter.

- Den stora fördelen med att driva eget är helt klart friheten. Jag har lyckats för att jag har kunskap och försöker se företagarens unika behov. Och jag är stolt över att mitt företag hänger med teknikmässigt.

- Tiden vill jag inte se som en begränsning eftersom jag relativt snabbt ser resultat i tidsvinster bara genom att arbeta på ett lite annorlunda sätt.

Kunderna jobbar i Visma eEkonomi

Till vardags jobbar Christine Fransson ihop med sina kunder i Visma eEkonomi. Periodavstämningar gör hon i Visma Advisor Period & År löpande under året. När det är dags för årsbokslut och årsredovisning, också det i Visma Advisor Period & År, så är mycket av arbetet redan gjort.

Effekten är att hon: 

 Slipper arbetstoppar på våren och får ett jämnt arbetsflöde över året.

 Effektiviserar bort onödig administration för sig och sina kunder.

- Jag kan fokusera på min roll som rådgivare, i syfte att utveckla företagarens affärer. Jag drömmer om att våren inte ska vara redovisningskonsultens mest hektiska period. För mig är livet inte bara arbete. Jag uppskattar jättemycket att ta kort promenad med hundarna efter lunch och en kort sväng ut i växthuset. Det är livskvalité för mig.

Backuper kändes otryggt 

Hon började ställa om sin byrå för ett par år sedan. Webbinariet Visma Now blev en inspiration. 
- Jag lockades av omställningen till webbaserade program och var nog inte medveten om vilka tidsvinster det fanns att göra. Backup på arbetet på min dator kändes så otryggt.

- Så jag bytte ut Visma Byråstöd mot Visma Advisor och kopplade på eEkonomi på så många kunder som möjligt - använde eEkonomi på de kunder där jag skötte all bokföring, startade igång eEkonomi på alla nya kunder och övergick successivt på övriga kunder.

 Boksluten för stressiga, anser mer än hälften i Meritminds undersökning

"En annan känsla"

- Framförallt är det en annan känsla i arbetet och ett annat flow. Känslan av att jobba effektivt är en stark drivkraft. Varför göra manuellt tidskrävande arbete när det finns utomordentliga teknikstöd att ta hjälp av? Siffrorna i slutändan blir ju desamma! Om inte bättre. Risken för direkta felskrivningar elimineras. 

 Slipper utskrifter och sparar papper, toner och miljö.

 All information finns lagrad i molnet. Jag är varken beroende av min stationära dator eller att göra back-up längre. Sårbarheten minskar.

 Inget bläddrande i pärmar när dokumenten finns inscannade. Sök i programmet och få svar direkt!

 Resultatet är uppdaterat på så när en vecka för de kunder som önskar. Förut var det som bäst en månad senare.

 Bankintegration är fantastiskt. Aldrig mer leta fel i en avstämning.

 I Advisor Period & År är det framförallt Årsredovisning och Bolagsdeklarationen som gav mig riktiga wow-känslor. Inget dubbeljobb kvar där inte.

 Alla fördelar kommer “gratis” med mindre ansträngning.

Värt att ställa om

Att ställa om sin redovisningsbyrå tar tid. Men det är det värt, tycker hon. 
- Nu flyter arbetet bra med de kunder som har anammat det nya arbetssättet i molntjänsterna. Där gäller det för mig att ta till mig ännu fler nya funktioner, koppla på nästa led i processen och nya prgram. Jag funderar till exempel på integration med lönedelen i Visma eEkonomi.

- De digitala kunderna får vara målbilder i de samarbeten som inte kommit lika långt. Eller i de fall jag inte får samma gensvar från kunden. Jag lär mig själv mycket längs vägen - hur jag säljer in förslagen och hur jag ska kommunicera kring ett digitalt flöde.

Två parallella spår

Christine Fransson ser två parallella spår: Ett där hon själv söker information och tar till sig ny teknik. Ett där hon funderar över hur hon kan föra vidare kunskapen och effektivisera samarbetet med, och omställningen för, respektive kund.

- Här upplever jag ett stort stöd från Visma. Begränsningen ligger nog i min ork att ta till mig och driva på. Tiden vill jag egentligen inte se som en begränsning eftersom jag relativt snabbt ser resultat i tidsvinster bara genom att arbeta på ett lite annorlunda sätt. Program som Advisor Period & År ger effektiviseringar för mig som konsult. Jag sparar också tid i program där jag och kunden ska samarbeta.

 Checklistor bokslut - Så kortar du att göra-listan

Ger kunden förslag

I praktiken försöker hon föreslå något nytt vid varje möte med de kunder som hon inte har lika tät kontakt med - till exempel de med kvartalsredovisning. 

De kunderna är på något sätt mer traditionella ”påskunder” (vilket betyder att de lämnar in en påse kvitton till sin konsult) än de som har månadsredovisning. Å andra sidan är "det traditionella” en gammal syn som är upp till konsulterna att ändra inställning till, menar hon. 

- Varför skulle inte en kund med färre transaktioner och något mindre företag vilja sköta sin redovisning på mest effektiva sätt?

Har du tips till kollegor som vill testa Visma Advisor Period & År?

- Börja med att upprätta ett bokslut via tjänsten Årsavslut och lär känna programmet på det sättet. Det är ju bara att trycka på en knapp så uppdateras siffrorna från Visma eEkonomi. Inse hur smidigt det är att framförallt upprätta Årsredovisning och Bolagsdeklaration. Känn dig trygg med att programmet är uppdaterat på nya procentsatser och redovisningsregler och så vidare. Det finns inte samma trygghet med lokalt installerade program.

- Övergå sedan till periodavstämning på ett par kunder. Fundera på rutiner och arbetssätt. Hur ofta vill jag arbeta med att uppdatera resultatet för de olika kunderna? Veckovis, månadsvis?

Varför skulle inte en kund med färre transaktioner och något mindre företag vilja sköta sin redovisning på mest effektiva sätt?

Finns det något vi på Visma borde tänka på?

- Fortsätt att se till småföretagare och även de mindre byråerna. I övrigt uppskattar jag hjälp och inspiration kring omställning till digitalisering. Jag är till exempel nyfiken på Visma Panalitix Membership, om det är något som kan hjälpa mig vidare i tänket kring fastpris.

 Få en effektiv bokslutsprocess med Visma Advisor Period & År

Dina kollegor hjälper dig att digitalisera! På webbinariet Visma Now 2017 berättade Elisabeth Svensson hur hon införde fast pris. På Visma Now 2018 berättade Ann-Louise Ekstrand hur hon använder enkla tjänster i molnet tillsammans med Visma Administration. Här kan du se båda Visma Now som också innehåller demos: 

3/5 - 1 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi