Lär dig förstå kontoplanen

1510, 2611 och 3051. Grekiska för de flesta, men en bokförd försäljning för de invigda. Så hur kan de hålla reda på alla siffror? Enkelt. De behöver inte kunna dem. Det räcker med att förstå logiken bakom.

Fördelen med att förstå kontoplanen är kanske inte uppenbar för alla. Många företagare vet kanske inte ens vad en kontoplan är, och det är på sätt och vis ett mycket gott tecken på att redovisning och bokföring blivit så mycket enklare. Men det finns ändå fördelar med att förstå kontoplanen, för det är nyckeln till all bokföring.

Vad är kontoplan?

Kontoplanen är en lista över konton som företag använder i sin bokföring. Den ligger till grund för företagets redovisning, bokslut och deklaration. De flesta företag i dag använder konton från fyra huvudgrupper: Tillgångar, Skulder, Intäkter och Kostnader. 

De fyra huvudgrupperna - S K I T*

 Tillgångar

 Skulder

 Kostnader

 Intäkter

*Ett knep för att komma ihåg huvudgrupperna, som använts inom ämnet företagsekonomi, är att kasta om ordningen till skulder, kostnader, intäkter och tillgångar. Då blir de lättare att komma ihåg med förkortningen S K I T.

Konto

Beskrivning

2611

Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %

2612

Utgående moms på egna uttag, 25 %

2613

Utgående moms för uthyrning, 25 %

2614

Utgående moms, omvänd skattskyldighet, 25 %

2615

Utgående moms, import av varor, 25 %

2616

Utgående moms VMB, 25 %

2618

Vilande utgående moms, 25 %

2621

Utgående moms på försäljning inom Sverige, 12 %

2622

Utgående moms på egna uttag, 12 %

2623

Utgående moms för uthyrning, 12 %

2624

Utgående moms, omvänd skattskyldighet, 12 %

2625

Utgående moms, import av varor, 12 %

2626

Utgående moms VMB, 12 %

2628

Vilande utgående moms, 12 %

2631

Utgående moms på försäljning inom Sverige, 6 %

2632

Utgående moms på egna uttag, 6 %

2633

Utgående moms för uthyrning, 6 %

2634

Utgående moms, omvänd skattskyldighet, 6 %

2635

Utgående moms, import av varor, 6 %

2636

Utgående moms VMB, 6 %

2638

Vilande utgående moms, 6 %

2641

Debiterad ingående moms

2642

Debiterad ingående moms i anslutning till frivillig skattskyldighet


I dag utgår nästan alla svenska företag och deras bokföring från BAS-kontoplanen som togs fram på 1970-talet och utvecklats därefter för olika branscher. Men det finns fortfarande en gemensam standard där alla använder samma kontoklasser, och alla dessa kontoklasser har sitt ursprung i de fyra grundläggande huvudgrupperna Tillgångar, Skulder, Intäkter och Kostnader.

Detta är BAS-kontoplanen

Kontoplanen består av tio kontoklasser. Varje kontoklass har ett antal underkonton som används för att specificera vad bokföringen avser.

  • 1xxx – tillgångar som kassa, bank och kundfordringar
  • 2xxx – skulder och eget kapital
  • 3xxx – intäkter för exempelvis försäljning
  • 4xxx – kostnader vid exempelvis inköp av material
  • 5xxx – kostnader som rör lokaler, transporter och reklam
  • 6xxx – övriga försäljningskostnader
  • 7xxx – kostnader för personal
  • 8xxx – finansiella poster
  • 9xxx – interna konton
  • 0xxx – interna konton

Alla konton som börjar på 1 rör alltså Tillgångar. Konton som börjar på 2 handlar om Skulder, 3 om Intäkter och 4 om Kostnader. Men resten då? Konton som börjar på 5, 6 och 7 är egentligen bara en utökad möjlighet att sära på olika typer av kostnader, medan konton som börjar på 8 både kan röra kostnader och intäkter. 

Gunilla Jaltsén, Visma SpcsSå fungerar Kontoplanen i Visma eEkonomi

– Du klarar dig bra i Visma eEkonomi utan att kunna något om kontoplanen, men visst finns det fördelar med att veta lite mer om hur bokföringen fungerar. Men du behöver inte kunna kontonumren utantill. Visma eEkonomi hjälper dig på traven så du klarar dig långt med lite övergripande kunskap, säger Gunilla Jaltsén som är produktansvarig för Visma eEkonomi.


Klicka på bilden för att se animering i full storlek.

I kontoplanen kan du alltid söka på namn eller nummer. Sökningen sker automatiskt så om du skriver representation får du upp kontoförslag som innehåller det du skrivit, under tiden du skriver.

 

Bokföringsförslag i Visma eEkonomi
Klicka på bilden för att se förstoring.

Ett annat smart sätt att jobba är att använda Visma eEkonomis bokföringsförslag. Det är en slags mall du kan lägga upp för vanliga eller återkommande konteringar. I mallen bestämmer du vilka konton som ska användas och hur verifikationen ska fördelas mellan kontona. Sedan är det bara att fylla i summorna när du bokför med bokföringsförslaget. Självklart får du hjälp att hitta rätt konton när du gör mallen.

 


Klicka på bilden för att se animering i full storlek.

Du kan följa upp kostnader hela vägen från totalerna via olika konton ner till varje enskild transaktion. Har du skannat in kvitto kan du även se en bild på kvittot och se vad kostnaden avser.

 


Klicka på bilden för att se animering i full storlek.

Du får också bra kontohjälp när du registrerar en leverantörsfaktura. Visma eEkonomi kommer ihåg vilka konton som användes förra gången och föreslår dessa på nytt.

 


Klicka på bilden för att se animering i full storlek.

Med hjälp av transaktionsanalysen kan du spåra enskilda händelser direkt från huvudboken, balansräkningen eller resultaträkningen.

 

Utgå från första siffran så vet du vad det handlar om

Även om det kanske låter rörigt och onödigt komplicerat är det denna indelning i klasser som gör att det blir så mycket enklare. Den som känner till vad den första siffran innebär kan ofta hitta rätt konto utifrån det. Och de behöver inte alls vara så många som de fyrsiffriga talen ger sken av.

I bättre bokföringsprogram kan du dölja konton som inte används och bara använda de som är relevanta för dig. Och då kanske det räcker med ett 20-tal för det mindre företaget medan det medelstora kan behöva använda sig av ett 100-tal. Men det kan förstås skilja vilka 20 konton som används mellan olika verksamheter och om du vill kan du be din redovisningsbyrå om hjälp att göra en anpassad kontoplan, om du bokför själv på nätet. 

Du kan välja vilka du vill använda

BAS-kontoplanen ger utrymme för närmare 10 000 olika konton. Men det är ingen som använder så många. Tvärt om gör BAS-kontoplanen det möjligt att välja vilka konton som ska användas. Man kan även slå samman och använda gruppkonton, eller lägga till egna mer specifika konton om man behöver. Bara man håller sig inom den gemensamma stommen med de tio huvudgrupperna.

De fyra första grupperna (1-4) är viktigast. De rör nämligen den dagliga verksamheten medan de tre med siffror som börjar på 5, 6 och 7 avser kostnader som du har för att kunna driva verksamheten. Övriga konton som börjar med 8 används främst vid bokslutsarbete och de som börjar med 9 eller 0 är avsedda för internt bruk.

Samma kontoplan för alla svenska företag?

Vitsen med en så omfattande kontoplan som tar upp allt är att den ska kunna användas av även de allra största företagen. I det mindre företaget används sällan mer än en liten bråkdel av de möjliga kontona. Men återigen, det skiljer mellan olika verksamheter.

Tillgångar på 1XXX

Många mindre företag klarar sig gott på ett fåtal tillgångskonton. Siffra nummer två avgör vad det är för slags tillgång medan den tredje siffran specificerar tillgångsslaget ytterligare. Den fjärde siffran är oftast valfri och ger möjlighet att ha flera alternativ.

Tillgångsslaget 19XX avser Kassa och bank där 1910 är kassa och 1930 avser bankkonto. Har du flera olika kassor eller banker som du vill särredovisa kan du använda 1911 för huvudkassan, 1912 för kassa 2 och så vidare.

Skulder på 2XXX

Alla konton som börjar på siffran 2 avser Eget kapital och skulder. Eget kapital är skillnaden mellan tillgångar och skulder och kan i bolag betraktas som en skuld till ägarna, eller ett kapital som utgör organisationens egna medel. Det finns två kategorier, bundet eget kapital och fritt eget kapital. Skulderna finns också i två kategorier, kortfristiga skulder och långfristiga skulder.

De mest frekvent använda skuldkontona är de kortfristiga (24XX) som rör leverantörer (2440), skatteskulder (25XX) och moms (26XX). Momskontona kräver dock en vidare uppdelning för olika momssatser, om det gäller handel från andra länder och om momsen är ingående eller utgående. 2610 är därför samlingskontot för den moms på 25 procent du lägger på, men kan även särredovisas som 2611 för försäljning, 2612 för egna uttag och 2613 för uthyrning.

Vitsen med att särredovisa moms och andra saker på detta mer detaljerade vis är inte att göra Skatteverket eller revisorn gladare, utan för att ge dig en bättre och mer detaljerad bild över din verksamhet.

Intäkter på 3XXX står för rörelsens intäkter

Allt ditt företag säljer inom Sverige kan du bokföra direkt på kontot 3000 om du vill. Men du kan också välja att dela upp försäljningen beroende på vad den avser.

Om du till exempel säljer varor och tjänster med olika momssatser kan det vara klokt att dela upp dessa på olika kontoslag. Likaså om du säljer utanför Sveriges gränser. Du har alla konton från 3000 till 3499 till detta. Konton som börjar på 35 och högre avser andra fördefinierade intäkter som till exempel olika kostnader du haft som du fakturerar vidare till din kund eller sådant som egentligen ligger utanför din ordinarie verksamhet.

Kostnader på 4XXX, 5XXX, 6XXX och 7XXX

På kostnadssidan är kraven på redovisning lite högre än på intäktssidan. Här vill Skatteverket gärna veta lite mer om vilka kostnader som är direkt relaterade till din försäljning och vilka som rör andra saker som lokaler, marknadsföring, resor och personal. Därför har det tillkommit fler kostnadskonton än de som ryms under kontoklass 4.

Men det är fortfarande upp till dig att avgöra hur noggrant du vill särredovisa dina kostnader. Om du vill särredovisa saker som fast telefon, mobiltelefon och bredband kan du välja att bokföra kostnaderna på tre olika konton, förslagsvis 6211, 6212 och 6213. Då kan du enkelt se och jämföra dessa kostnader i dina bokföringsrapporter.

Men om du inte har intresse av att särredovisa dessa kan du även välja att bokföra dem på samma konto, förslagsvis 6210.

Allt visas i Resultatrapporten

När du tar ut en Resultatrapport visas dina olika kostnader så som du redovisat dem – uppdelat på enskilda underkonton eller sammanlagda på gruppkonton. Hela resultatrapporten är egentligen bara en sammanräkning över dina intäkter och kostnader redovisade under kontoklasserna 3, 4, 5, 6, 7 och 8, det vill säga rörelsens intäkter och kostnader.

Balansrapporten bygger på kontoklasserna 1 och 2

Vart tog kontoklasserna 1 och 2 vägen? Kontoklass 1 och 2 handlar om tillgångar och skulder och är vad en Balansrapport innehåller.

Företagets deklaration är ett sammandrag av dessa rapporter

När du ska deklarera företaget är inte Skatteverket så intresserade av din individuella fördelning av dina olika kostnadsslag, därför redovisas bara totalerna från gruppkontona i deklarationen oavsett hur du redovisat dem. Då använder man något som kallas för SRU-koder (SRU står för Standardiserat RäkenskapsUtdrag). Se även Så deklareras ett företag.

SRU-koder är en fyrställig sifferkod som talar om var på räkenskapsschemat ett visst belopp från kontoplanen ska redovisas. Lite förenklat kan man säga att SRU-koderna motsvarar kontoplanens gruppkonton i deklarationen.

Dubbel bokföring med lång historia

Luca Pacioli ses som bokföringens fader. Bild Public DomainMed dubbel bokföring avses inte något brottsligt där man använder en svart och en vit ekonomi, utan är egentligen grunden till hur bokföring görs och en garanti för att inga fel begås. Det innebär att samma belopp bokförs två gånger och fördelas på ett eller flera konton.

De äldsta spåren av dubbel bokföring återfinns i den islamiska världens bokföring redan på 1200-talet. Den moderna bokföringen utvecklades dock av handelsmännen i Florens under 1300-talet och presenterades år 1494 av den italienska munken Luca Pacioli som därför ses som bokföringens fader. Därför kallas dubbel bokföring ibland för italiensk bokföring, eller dubbel italiensk bokföring.

Dubbel bokföring handlar om balans

Tänk dig att du köper en vara av en underleverantör. Det är en händelse med två transaktioner – du får en vara, underleverantören får en summa pengar.

Är det ett företag som gör inköpet bokförs det med en verifikation som innehåller minst två konton – ett för varje transaktion. När du handlar minskar ju kassan med kostnaden, men varan bokförs samtidigt som en tillgång och den ingående moms som betalats. På så sätt har bolagets värde inte förändrats, tillgångarna har bara flyttats från kontanta medel till en annan tillgång som inköpet gav upphov till.

På samma sätt är det med en försäljning. När företaget säljer en vara försvinner varans uppbyggda värde ur företaget, men när varan faktureras blir dess betalning en tillgång som förhoppningsvis är större än företagets kostnader för varan.

Då ökar tillgångarna mer än kostnaderna och mellanskillnaden är vinsten som i bokföringen kallas för företagets egna kapital.

Debet och kredit – två sidor av varje konto

Kontoklass

Debet

Kredit

1, Tillgångar

Ökar

Minskar

2, Skulder

Minskar

Ökar

3, Intäkter

Minskar

Ökar

4, Kostnader

Ökar

Minskar

Debet och kredit då, vad är det? Egentligen är det bara namnen för vänster och höger sida i bokföringen. Om beloppet ska öka eller minska innehållet på ett enskilt konto beror på vilken kontoklass kontot tillhör. Kassakontot (1910) är ett bra exempel. Om du köper en vara tar du ju ut pengar (kredit) från kassan, men får en extra vara på varukontot 4010 (debet). Sedan säljer du varan 3051 (kredit) och för in pengarna i kassan 1910 (debet).

Det är alltså första siffran som talar om vilken sida, debet eller kredit, som beloppet ska bokföras på.

Se även tabellen som finns i guiden Bokföring för nybörjare.

Varför in och utgående moms?

Varför behövs olika konton för ingående och utgående moms? Det borde ju räcka med ett konto som både kan öka och minska?

Ingående moms är alltså den moms som ett företag betalar när de köper en vara eller en tjänst. Utgående moms är den moms som påförs vid en försäljning. Företag som är momsregistrerade betalar sedan in eller får tillbaka mellanskillnaden mellan den ingående och utgående momsen när de deklarerar sina momstransaktioner till Skatteverket.

Och det är detta som är den främsta anledningen till att dela upp momstransaktioner på flera olika konton. De olika saldona ska redovisas i olika rutor på momsblanketten och då behöver momsen redovisas på olika konton för att man ska kunna få ut en komplett momsdeklaration från programmet. Med denna särredovisning blir det dessutom lättare att läsa av och följa händelseförlopp, och hitta eventuella bokföringsfel.

Kan det verkligen vara så enkelt?

Kontoplaner och tusentals kontonummer – kan det vara enkelt? Jo, förstår du bara logiken bakom är det egentligen inte så svårt.

Det handlar bara om att tänka på att en verifikation som bokförs ska konteras och motkonteras så att det går jämt ut. Debet och kredit är bara var sin sida av ett och samma konto i kontoplanen. Och med ett bra bokföringsprogram sköts detta mer eller mindre med automatik redan när du fakturerar, registrerar en betalning eller lägger in en leverantörsfaktura.

Med lite kontokännedom kan du ganska enkelt följa och läsa av ditt företags ekonomiska ställning direkt i din egen bokföring och dra lärdomar av detta. Med en noggrannare konterad bokföring kan du även följa enskilda varor och tjänster för att se vilka som är mer eller mindre lönsamma.

För det är egentligen detta som är huvudskälet till att bokföra – att kunna följa och syna ditt företags ekonomiska ställning.

 Mer om kontoplaner

 Bokföringslagen (1999:1078)

3,9/5 - 62 röster
Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Just nu kan du köpa Visma eEkonomi med deklaration till rabatterat pris.

Läs mer