Digital inlämning av årsredovisning - så funkar det

Digital inlämning ger färre fel och sparar tid och papper. Här är 11 vanliga frågor och svar om digital inlämning av årsredovisningen och revisionsberättelsen, samt elektroniska signaturer, vilket är bra i Covid 19-tider. 

Processen steg för steg 

  • Ägaren till aktiebolaget upprättar en årsredovisning enligt K2 eller K3. Om aktiebolaget har revisor ska även revisionsberättelse upprättas. 
  • Årsstämman hålls och årsredovisningen godkänns. Hela styrelsen skriver under och skapar därmed ett original, antingen digitalt i Visma Sign eller på papper. Originalet av årsredovisningen och (i förekommande fall) revisionsberättelsen sparas hos aktiebolaget i den form det skapades i - digitalt eller papper. 
  • Utse en person som ska företräda bolaget och signera fastställelseintyget. Det ska vara vd:n eller en styrelseledamot.
  • Använd en programvara som har stöd för digital inlämning. Här laddas en avskrift av årsredovisningen upp. Ange personnummer och e-post till den person som ska företräda bolaget och signera fastställelseintyget. Avskriften kontrolleras så att alla uppgifter finns med. 
  • Företrädaren för bolaget får ett mejl med information om att avskriften har laddats upp samt en inbjudningslänk. Inbjudningslänken är aktiv i 21 dagar. Företrädaren loggar in med mobilt BankID, väljer företag, granskar och signerar fastställelseintyget. Då lämnar avskriften det tillfälliga utrymmet hos Bolagsverket och inkommer som en allmän handling. 
  • En kvittens skickas ut som kan vidarebefordas till alla i styrelsen. 

Visma och digital inlämning av årsredovisning

Stöd för digital inlämning av årsredovisningen finns i Visma eEkonomi Deklaration, Visma Bokslut och Visma Advisor Period och År. Arbete pågår för att få stöd för digital inlämning även av revisionsberättelsen. Man kan skapa revisionsberättelse både i Visma Bokslut och Visma Revision men inte lämna in digitalt. Funktionen i våra program stödjer alltså i dagsläget de bolag som inte har revisor, eller som har revisor med tillgång till annan programvara. Tänk på att den som lämnar in årsredovisningen digitalt behöver vara registrerad på vismaspcs.se. 

Digital inlämning i Visma Bokslut
Digital inlämning i Visma Advisor Period och År
När bolaget har revisor

11 vanliga frågor och svar 

  1. När är fastställelsedag?
    Dagen för årsstämman är alltid fastställelsedag. Årsredovisningen är normalt signerad av alla före stämman. Digitala signaturer kan underlätta arbetet med att få alla signeringar på plats i tid eller samma dag.
  2. Ska årsredovisningen skrivas under av hela styrelsen innan inlämning?
    Ja, alla måste ha signerat innan inlämningen annars får bolaget ett föreläggande och måste lämna in igen. 
  3. Har årsredovisningen lämnats in om den signerats i Visma Sign?
    Nej, det betyder bara att ett dokument har signerats elektroniskt istället för med bläck. För att lämna in digitalt måste man logga in i Bolagsverkets inlämningstjänst och gå de steg som krävs. 
  4. Kan man använda olika format/medier - att årsredovisningen lämnas in digitalt och revisionsberättelsen på papper?
    Nej, båda måste vara digitala. Om det är olika format så får bolaget ett föreläggande och måste lämna in i samma format. 
  5. Kan man signera årsredovisningen och revisionsberättelsen digitalt men sedan lämna in dem på papper?
    Ja. Bifoga loggen från tjänsten som hanterar signaturer, som visar vem som skrivit under vad och när. Undantag är signaturen på fastställelseintyget. Det ska vara i bläck om årsredovisningen lämnas in på papper.
  6. Kan en redovisningskonsult lämna in årsredovisningen digitalt för sig och revisorn lämna in revisionsberättelsen digitalt för sig?
    Ja, årsredovisningen kan upprättas och lämnas in från en programvara och revisionsberättelsen upprättas och lämnas in från en annan programvara som har stöd för det. När fastställelseintyget ska signeras är det dock viktigt att båda är inlämnade.
  7. Kan fastställelseintyget skrivas under innan revisionsberättelsen är inlämnad?
    Ja, men det blir ett föreläggande och årsredovisningen måste kompletteras inom två veckor. Möjligheten att signera fastställelseintyget innan revisionsberättelsen är inlämnad finns för de som är ute i sista minuten och vill undvika förseningsavgift på 5000 respektive 10000 kronor, för för sent inlämnad årsredovisning. 
  8. Vad händer om fastställelseintyget inte skrivs under inom 21 dagar?
    Årsredovisningen tas bort automatiskt och får laddas upp på nytt.
  9. Ska fastställelseintyget skrivas under av alla i styrelsen?
    Nej, bara en företrädare. Det ska vara en styrelseledamot eller vd. 
  10. Går det att se var årsredovisningen befinner sig i processen?
    Ja, Visma har totalt sex olika statuskontroller från Bolagsverket. 
  11. Vad gäller vid likvidation? 
    Ännu går det inte att skicka in årsredovisningen digitalt för ett företag som är i likvidation. På sikt kommer det att gå.

Signera dokument på distans

Digital signering kan med fördel användas av styrelsemedlemmarna för att godkänna årsredovisningen. Tjänsten Visma Sign är enkel och innebär att ni delar ett PDF-dokument. Genom Visma Signs sms-funktion skickas allt GDPR-säkrat. 

Andra tillämpningsområden är exempelvis: Godkännanden mellan redovisningsbyrå och kund, offerter, arbetsgivardeklarationer, anställningsavtal, semesterskuldlista, lönebesked och lönelista för utbetalning, fullmakter, uppdragsbrev och så vidare. Vi vill förtydlga att den digitala inlämningen till Bolagsverket följaktligen inte sker i Visma Sign utan i Visma Bokslut eller Visma Advisor Period och År. 

Lagra godkänd årsredovisning

Kom ihåg: Den godkända årsredovisningen ska enligt årsredovisningslagen sparas i original. Om du använt Visma Sign så skapas en digital originalhandling. Om signeringarna skett på papper så är det originalhandlingen. 

Fullmakter och Covid 19

Visma Sign är också godkänd för att hantera fullmakter för aktieägare i samband med den tillfälliga lagen för bolagsstämmor som Bolagsverket beslutat om med anledning av Covid 19.

 Beställ Visma Sign
 Supportsida för Visma Sign

 Bokslut, vad är det?

2,5/5 - 11 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi