En projektplan ska ge en överskådlig plan av projektets omfattning och vad som ska göras, så att alla involverade snabbt får god förståelse för projektet. Här går vi igenom vad en projektplan är och vad den ska innehålla. Du kan även ladda ner en gratis mall!
Projekthantering & tidshantering > Projektplan
Gratis mall för projektplan (pdf)
(Obs: Ladda ner projektplanen till din dator och öppna PDF-filen med Adobe Acrobat för att utnyttja all funktionalitet i mallen)
Vad är en projektplan?
En projektplan är ett värdefullt verktyg att ha under ett projekt. Det är viktigt att en den är väl utformad eftersom det är genom den som du säkerställer att struktur och kommunikation mellan alla involverade parter fortlöper smidigt i ett projekt. När du planerar ett projekt ska syfte och mål definieras, vad som behöver göras för att uppnå dessa samt hur projektets omfattning ser ut. Vilka steg som ingår i en projektplan kan variera beroende på typ av projekt och vilka delar som är viktiga för just det projektet.
Alla projekt är unika, med olika målbilder och processer, därför kommer aldrig en bra projektplan se exakt likadan ut varje gång. Det finns helt enkelt olika sätt att göra det på! Det är med andra ord väl värt att lägga ned lite extra tid på att göra en välarbetad projektplan, då sparar du tid längre fram eftersom grunderna redan är satta. På så sätt har du alltid någonting att förhålla dig till och behöver inte fatta beslut i stunden. Visst låter det skönt att ha något att luta sig mot? Vi håller med.
Tips! Så funkar projektplanering i Visma Tid
Vad är en projektplansmall?
En projektplansmall är ett dokument som innehåller information om viktiga steg för att planera ett projekt. För en projektledare blir det som en bästa vän eftersom det fungerar som en grundsten i en projektplan - den underlättar planering, strukturering och kommunikation i projektet. Mallen ska innehålla information och uppgifter som tydligt är kopplade till projektets syfte och mål så att du vet att arbetet går åt rätt håll.
Därför underlättar en projektplansmall ditt arbete
Kort sagt, en bra projektplansmall kommer underlätta din projektplanering. Här är några andra fördelar:
- Du behöver inte skapa en ny projektplan från grunden varje gång du planerar ett projekt
- Det sparar tid!
- Det blir enkelt att hålla en god och tydlig struktur
- Mallen hjälper dig att tydliggöra projektets omfattning, arbetsfördelning och viktiga steg i projektet
- Du och ditt team kan sätta igång och jobba direkt
En väl utformad projektplansmall gör det enkelt och smidigt för dig och ditt team att komma igång med projektplaneringen så snabbt som och friktionsfritt som möjligt!
Exempel på vad en bra projektplan ska innehålla
Så vad är det egentligen för information som är viktig att ha med i en projektplan? Exempel på frågor som den ska besvara är bland annat:
- Syfte och mål med projektet?
- Vad kommer projektet leverera?
- Hur kommer det att levereras?
- När kommer det levereras?
- Varför genomförs projektet?
- Hur mycket kommer projektet kosta?
Tips! Se vårt utbud av tidredovisningssystem och projektverktyg – Visma Tid
Visma Tid
Tidredovisningssystemet med det lilla extra
Föreställ dig underlag för både faktura och lön samt en tydlig överblick över dina projekt, fyllt med schyssta tårtdiagram, staplar och grafer.
Tips för att skriva projektplan
Det är viktigt att kunna skapa en bra struktur som hjälper till att bära upp projektet. Här får du tre tips som kan underlätta utformandet av en projektplan:
- Använd en tidslinje för att planera åtgärder och deadlines.
- Prioritera och organisera uppgifter. Projektplanen kan användas för att tydligt redogöra för i vilken ordning saker ska göras och vem som ska utföra dem.
- Formulera vilka kommunikationssätt som ska användas för olika uppgifter och utförare.
Säkerställ att projektplanen är tydlig
För att vara säker på att alla inblandade förstår projektplanen kan det vara värt att ha följande saker i åtanke:
- Det är inte bara en projektledare som ska kunna förstå planen. Tänk på att en utomstående ska kunna skapa sig en uppfattning om projektet bara genom att läsa projektplanen.
- När projektplanen skapas - ha ett system där planen kan lagras. Det kan till exempel vara ett system för projektplanering på datorn eller ett vanligt papper.
- Alla som är involverade i projektet ska kunna ta del av dokumentet.
Hur lång tid tar det att skriva en projektplan?
A och O när det gäller att uppskatta hur lång tid det tar att skriva en projektplan är att se om det har utförts liknande projekt tidigare. Om ja, dra nytta av det! Kika på hur den planen såg ut, vad gick bra och vad gick mindre bra? Hur lång tid tog det att planera ett sånt projekt?
Om det inte har planerats ett liknande projekt tidigare måste man tänka på projektets omfattning, komplexitet och involverade parter för att kunna uppskatta tidsåtgången.
Därför är det viktigt att dokumentera sin projektplan
Vi vet, många av de projekt man driver går jättebra, målen uppfylls och milstolpar nås. Hurra! Men, vi vet också att det finns gånger som projekt inte går lika bra. När ett projekt misslyckas kan det bland annat innebära stora kostnader och mycket tid som har gått åt i onödan. Det är det ingen som vill vara med om.
Just därför är det så viktigt att ha en tydlig och uthamrad projektplan. Skulle projektet gå åt pipsvängen ändå kan du använda underlaget för att få bättre förståelse för vad som gick fel, var det hände och under vilken tidsperiod det skedde i ditt projekt. Det går alltid att lära sig och bli bättre. En lärdom som du kan ta med dig redan nu är att ett väldokumenterat projekt kan ge dig värdefulla insikter om arbetsprocesser.
Kan man byta projektplan mitt i projektet?
När man utformar en projektplan är det inte ovanligt att man måste göra vissa antaganden om saker. Det kan vara svårt att veta exakt vad allt kommer kosta, exakt hur lång tid vissa saker tar och när de kommer levereras. Ju mer detaljer man har, desto bättre och mer specifik kan planeringen bli.
Skulle du, under projektets gång, märka att allting går snett och att ingenting stämmer kan du ta beslutet att byta projektplan. Då kan du ta hänsyn till den nya informationen du har och göra justeringar som anpassas efter det.
Så använder du vår projektplansmall
Med vår gratis projektplansmall kan du enkelt fylla i de rubriker du behöver för ditt projekt. Mallen är framtagen i PDF-format, så att du kan använda både PC, Mac eller Linux för att fylla i mallen och sedan skriva ut den vid behov. Skulle du vilja spara in tid på projekthantering och få allt allt som är med i projektplanen samlat, rekommenderar vi att du provar vårt webbaserade projektverktyg Visma Tid Pro. Prova gratis i 14 dagar.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
