Reseräkning – mall att ladda ner! (PDF)

HR & personal > Reseräkning

Mall för reseräkning (med körjournal) 

Vår mall för reseräkning är speciellt uppskattad av företagare med enskild firma, som säkert vill skapa underlag och dokumentera sina resor inom företaget och få ersättning för tjänsteresa och olika kostnader kopplade till resor i tjänsten. Reseräkningsblankett med körjournal kan användas för att skriva reseräkning, oavsett om du har företagsbil eller använder eget fordon i företagssammanhang. Perfekt att använda innan du går vidare med ett program.

OBS! Vår reseräkningsmall är framtagen för att användas i Adobe Acrobat Reader. Använda punkt istället för kommatecken när du arbetar med decimalavgränsning. Nyttjas mallen i webbläsare kan detta komma att påverka dess funktionalitet.

LADDA NER MALL (pdf)

Vad är en reseräkning?

En reseräkning är ett dokument som används för att rapportera och dokumentera kostnader som uppstått i samband med tjänsteresor. Det kan inkludera flyg, hotell, måltider, transporter och andra utlägg anställda gör under affärsresor. Genom att använda en reseräkning kan anställda få traktamente och ersättning för dessa kostnader.

Viktiga komponenter i en reseräkning

• Resedatum och destination: Datum och plats för resan.
• Transportmedel: Val av transport såsom flyg, tåg, taxi eller egen bil.
• Boende: Hotellkostnader eller liknande.
• Måltider: Dokumenterade utgifter för mat.
• Andra utgifter: Övriga utlägg som kan inkludera exempelvis underhållning.
• Körjournal: Om du använder en privat bil i tjänsten.

Varför är reseräkningar viktiga?

Att förstå betydelsen av reseräkningar är avgörande för att säkerställa en effektiv och transparent hantering av företagsresor. Här är några av de viktigaste anledningarna till varför reseräkningar är en grundläggande del av företagets administrativa processer:

Ekonomisk transparens

Reseräkningar bidrar till ekonomisk transparens inom företaget genom att dokumentera alla utgifter som uppstår under tjänsteresor. Genom att samla in och organisera dessa uppgifter kan företaget granska och analysera kostnader på ett detaljerat sätt. Detta hjälper företagsledningen att identifiera onödiga utgifter och göra strategiska beslut kring framtida budgetar och resestrategier. Det ger även en tydlig översikt över utgifternas fördelning, vilket är viktigt när det gäller intern och extern revision.

Erkännande av utlägg

För anställda som reser i tjänsten är reseräkningen ett medel för att säkerställa att de får återbetalning för de pengar de lagt ut i samband med sina uppgifter. Detta kan inkludera kostnader för transport, boende, måltider och andra nödvändiga utgifter. Genom en korrekt inlämnad reseräkning får anställda snabbt och effektivt tillbaka sina pengar.

Bokföringsändamål

För företagets ekonomiska hälsa och laglig efterlevnad är exakt bokföring avgörande. Att noggrant redovisa varje krona som spenderas under tjänsteresor underlättar inte bara företagets interna bokföring och ekonomiska rapportering utan är också kritiskt för skatterapportering och efterlevnad av skattelagar.

Sammanfattningsvis är reseräkningar inte bara ett verktyg för återbetalning av utlägg utan också en viktig komponent för att upprätthålla ekonomisk kontroll och transparens.

Utmaningar med reseräkningar

Några av de vanligaste utmaningarna när företag hanterar en reseräkning är:

• Felaktiga eller ofullständiga inlämningar: Det är inte alltid så lätt att göra rätt vilket kan leda till fördröjningar när reseräkningarna behandlas.
• Svårigheter med insamling av underlag: Som administratör, eller för den delen anställd, så vill man ju att hanteringen ska gå smidigt och vara korrekt. Eller hur? Att samla och bifoga nödvändiga dokument kan vara en utmaning men det kan göras superenkelt – med rätt system. Spara alla kvitton digitalt.
• Komplexitet i regler och kostnader: Allt måste gå rätt till och alla kostnader behöver bokföras korrekt. Ett system kan underlätta för både arbetsgivare och arbetstagare. Dessutom vill ingen anställd ha fel utbetalning på sin lön. Ett program gör jobbet smidigt. Skönt!

Effektiv hantering av reseräkningar

Det behöver inte vara så knepigt att få koll på alla regler och kostnader. För att effektivisera hanteringen kan följande åtgärder vara till hjälp:

1. Använd en gratis mall

Att använda en mall är ett utmärkt första steg för företag som ännu inte har behov av ett smart program. En mall hjälper till att strukturera uppgifter och underlättar inlämningen av korrekta uppgifter. Du kan ladda ner en här på sidan. Det är en grym början när du inte ha så många reseräkningar. Testa den!

2. Använd ett program

För mer omfattande hantering bör du låta ett program hantera och skapa reseräkningen. Det blir en säkrare och mer automatiserad process. Dessutom kan du få kopplingen till bokföringen på ett nafs. Ungefär så.

3. Håll reda på deadlines

För att underlätta för den anställde (och för administratören) så var tydlig med när underlag för reseräkningen behöver vara inskickad. På så sätt kan du betala ut ersättning snabbast möjligt.

Varför erbjuder vi mallar i PDF och inte Excel?

Det finns många gratismallar för reseräkning och traktamente i filformatet Word och Excel, som har motsvarande funktionalitet som i våra PDF-mallar. Det finns dock en del fördelar med att välja en PDF-mall för sina reseräkningar:

• PDF fungerar på i princip alla datorer och i alla webbläsare, vilket gör att du kan dela filerna med kollegor eller myndigheter och lita på att de kan öppna dem.
• PDF-dokument blir ofta snyggare än Word- och Exceldokument vid traktamente för utskrift.

 Lästips! Utläggshantering automatiskt och flexibelt i mobilen –Visma Utlägg

Ansvarsbegränsning

Visma Spcs har tagit fram blanketterna ovan i syfte att underlätta för dig som företagare. Information och beräkningar på blanketterna bygger på tillgängliga och aktuella lagar och regler. Visma Spcs ansvarar emellertid inte för hur blanketterna används eller för eventuella följder av att beräkningar på dem inte blir korrekta.