Vad är ett projekt egentligen? En guide om projekt

Projekthantering & tidshantering > Projekt

Vad är ett projekt?

Projekt kan definieras som ett uppdrag som utförs av utvalda medlemmar ur en organisation där målet är att åstadkomma ett visst resultat utifrån vissa förutsättningar. Det kan handla om både interna och externa uppdrag.

Begreppet kommer från latinets projicere och kan fritt översättas till någonting man företar sig. Konceptet är med andra ord knappast något nytt – men utförandet har förfinats över åren. Idag är projektformen långt ifrån primitiv, utan ett naturligt arbetssätt i både små och stora organisationer.

 Tips! Ladda ner vår gratis mall för projektplan

Fördelar och nackdelar med projekt

 Fördelar

• Fler möjligheter att nyttja kompetenser från olika delar av organisationen.
• Enklare för organisationen att spåra kostnader och utlägg, intäkter och resultat.
• Flexibilitet, men med tydliga riktlinjer för utförande.

 Nackdelar

• Om en enda person är frånvarande kan det få stora konsekvenser.
• Gruppens olika personligheter riskerar att skapa sammandrabbningar.
• Flexibiliteten drabbas om arbetstider och metoder är olika mellan medlemmarna.

Ett projekts olika beståndsdelar

Alla projekt innehåller åtta huvudsakliga beståndsdelar; beställare, projektledare, personal, mål, tidsplan, milstolpar budget.

 Beställare

Beställaren är personen som har bett om att ett resultat ska uppnås. Beställaren kommer med en målsättning som projektledaren förväntas uppfylla med de verktyg som hen tilldelats. Beställaren kan till exempel vara avdelningschef eller en ledningsgrupp.

 Projektledare

Projektledarens uppdrag är att planera, budgetera, delegera och rapportera – att ha en överblick över hur arbetet fortlöper. Andra benämningar för motsvarande roll är projektchef eller projektadministratör.

 Personal

Personalen som ingår i projektet har valts utifrån deras kompetenser, färdigheter eller erfarenheter. I ett mindre företag med få anställda kan flera olika egenskaper rymmas i en enda person.

 Mål

Ett projekt har alltid ett mål. Målet definieras vanligtvis av beställaren. Resultatet ska uppnås med hjälp av de resurser, den budget och den tidsram som beställaren tilldelats projektet.

 Lästips! Att sätta mål för verksamheten

 Tidsplan

Projektet har en tidsplan för att personalen ska kunna planera sitt arbete. Det är också ett sätt för beställaren att ställa krav på när arbetet ska vara klart.

 Tips! Kika på hur projektplanering fungerar i Visma Tid!

 Milstolpar

Varje milstolpe representerar en specifik händelse eller ett uppfyllt mål inom projektets tidsram. Det kan vara ett planerat datum eller något som uppnås spontant.

 Budget

Projektet har nästan alltid en egen budget att förhålla sig till. Budgeten är förutbestämd och det är oftast beställaren som håller i plånboken. Det är projektledarens uppdrag att nitiskt hålla koll på resultat, likviditet och balansräkning.

Projektets olika faser

Nu har du förhoppningsvis koll på projektets olika beståndsdelar! Det har blivit dags att kolla titta närmare på de fem olika faserna som varje projekt genomgår oavsett projektmodell – om än med olika benämningar.

1. Initiering
2. Förstudie
3. Planering
4. Genomförande
5. Avslutning

1. Initiering

Ett projekt kan initieras av flera olika anledningar. Här är några konkreta scenarion för att illustrera tänkbara projekt:

Kommersiellt

Låt oss säga att Volvo märker en ökad efterfrågan på elbilar. Det krävs inte bara mycket personal utan även många olika spetskompetenser för att ta fram en helt ny bilmodell. Ingenjörer, formgivare, marknadsförare, säkerhetsforskare, testförare och mekaniker som vanligtvis arbetar inom vitt skilda delar av företaget – eller till och med utanför företaget. För att få tillgång till nödvändiga resurser kan ett projekt med målet att ta fram en ny elbilsmodell initieras.

Rättsligt

I maj 2018 tillämpades europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) som reglerar behandlingen av personuppgifter. Det ledde till ökade krav på organisationers hantering av känsliga uppgifter. Företag och myndigheter initierade därför interna projekt, med målet att säkerställa organisationens kompabilitet med förordningen. Målet kräver både jurister som förstår lagen, administratörer som förstår uppgiftshantering och kommunikatörer som vet hur budskapet ska förmedlas – och därför fungerar projektformen så bra.

Ideellt

Välgörenhetsorganisationer arbetar ofta med projekt med särskilda inriktningar. Det kan handla om plötsliga naturkatastrofer, svältande människor eller utrotningshotade djur. Projekt kan initieras för att resten av verksamheten inte ska bli lidande. Det kan också vara för att ha större kontroll över ekonomiska resurser, till exempel insamling av pengar som ska gå direkt till det specifika projektet. Eller för att styra humana resurser för att enklare engagera frivilliga hjälparbetare på plats.

2. Förstudie

Så – projekt kan vara lite vad som helst. Förstudien handlar om att skapa ett så bra utgångsläge som möjligt. Här är det projektledarens uppgift att:

• Beskriva projektets bakgrund och kontext
• Göra en nulägesanalys för företaget och branschen
• Definiera projektets affärsnytta, t.ex. ökad försäljning eller minskade produktionskostnader
• Kartlägga intressenter och undersöka deras förväntningar
• Titta närmare på de ekonomiska förutsättningarna
• Specificera vilka resurser som kommer att krävas
• Ta fram kravspecifikationer

Därefter börjar projektledaren sätta ihop en arbetsgrupp.

3. Planering

Nu ska en arbetsgrupp vara på plats – och planeringen kan börja! Planeringen kommer att bli gruppens viktigaste verktyg för framsteg och resultat. Om man dessutom gör ett bra arbete med planeringen från första början kommer det att underlätta arbetet enormt. Som hjälpmedel kan man använda en projektplansmall. Viktiga delar i planeringen är bland annat en sammanfattning av förstudien, budget, tids- och aktivitetsplan samt kommunikations- och rapporteringsplan. Beroende på ambitionsnivå kan du även lägga till en renodlad riskanalys eller detaljerad resursplanering.

Budget

Det är projektledarens ansvar att ta fram och följa budgeten utifrån de ekonomiska förutsättningar som givits projektet. Här specificeras vanligtvis intäkter, kostnader och resultat. Budgeten bör vara detaljerad för att lätt kunna följa alla kostnader.

Tids- och aktivitetsplan

Det är vanligt att beställaren har gett projektgruppen en viss tidsperiod inom vilken slutresultatet ska vara uppnått. Gruppen måste komma överens om ett rimligt slutdatum och vad som måste hända för att ni ska komma dit. Ett GANTT-schema är ett klassiskt sätt att skapa en överblick, men i mindre projekt kan det funka lika bra med en lista med datum. Det finns gott om mallar om du gör en internetsökning!

Kommunikations- och rapporteringsplan

Vem rapporterar till projektledaren? I vilka kanaler ska vi kommunicera? Om många olika personer och avdelningar är inblandade i ett projekt finns det anledning att ha med en kommunikationsplan som minimerar risken för missförstånd. Här ryms tydliga instruktioner kring såväl kommunikationssätt och ansvarsområden!

4. Genomförande

Dags att gå från ord till handling. Projektledaren kan ta initiativet och kickar igång projektet med ett startmöte för att se till att alla är överens om projektets förutsättningar. Här får gruppen dessutom möjlighet att ställa frågor till, och bolla tankar med, varandra.

Projektledaren fördelar därefter arbetsuppgifter utifrån personalens kompetenser, erfarenheter och färdigheter. Personalen sätter igång med arbetet enligt tids- och aktivitetsplanen samt rapporterar enligt kommunikations- och rapporteringsplanen.

Kort och gott: Alla inblandade uppfyller helt enkelt sin del av planeringen.

Veckovisa, eller till och med dagliga, avstämningar är viktiga för att som projektledare kunna styra projektet i rätt riktning.

Det finns gott om programvaror för projekthantering som underlättar arbetet. Här kan personalen dela dokument, skriva anteckningar och kommunicera med varandra. Ni kan förstås arbeta i ett vanligt Excel-ark – men ett projekthanteringssystem möjliggör ett betydligt mer interaktivt och intuitivt sätt att samarbeta.

Några av de mest kända programmen för projekthantering är Monday, Basecamp, JIRA och Zoho. Om du vill ha större flexibilitet och möjlighet att bygga egna system kan du kolla in Notion och Trello. De flesta programvarorna har såväl kostnadsfria som betalda varianter. Du kan dessutom alltid be om att få testa programmet innan du binder upp dig. Se till att välja med omsorg, eftersom du antagligen kommer att spendera en hel del tid där!

 Tips! Tidredovisningssystem och projektverktyg – Visma Tid

5. Avslutning

Ett projekt kulminerar alltid i någon typ av leverans i form av exempelvis ett dokument eller en rapport. Här är det oftast projektledaren som presenterar resultatet för beställaren.

Projekt kan vara utmanande, tidskrävande – rentav jobbiga. När projektet är avslutat kan det kännas lockande att slänga igen datorlocket och ta ledigt. Men före det bör projektpersonalen reflektera individuellt. Be gruppen svara på följande frågor:

• På vilket sätt kom projektplanen till användning?
• Hur fungerade arbetsfördelningen och kommunikationen inom gruppen?
• Lyckades gruppen uppnå resultatet utifrån tilldelade förutsättningar?

Om du vill kan du anonymisera svaren och lämna dem till beställaren. Utvärderingar är ett viktigt sätt både för individen och organisationen att utvecklas. På så sätt kan arbetssätten förfinas ytterligare och bli bättre och bättre för varje gång.

Källor

Projektledning.se, Projektmallar.se, Tillgängligt Projekt, N Task Manager