Egenföretagare + semester = sant! Så förbereder du dig

Får du som företagare ett stresspåslag varje gång det närmar sig semestern? Kanske är det lite extra påtagligt just sommaren 2020 med coronakrisen i full blommning. Men det finns saker du kan göra för att underlätta. Kunder, medarbetare och inte minst du själv uppskattar om semestern förbereds väl. Mycket handlar om att försöka säkerställa affären, sätta goda rutiner samt att planera kommunikationen och löneutbetalningarna.

För många företagare har semesterplaneringen för 2020 blivit lite speciell. Coronakriset har ställt mycket på sin spets och i år är det extra viktigt att bemöta sina kunder men också personal på ett föredömligt sätt, allt för att säkerställa affären. Det handlar inte bara om planering och säkerhet utan också om information och kommunikation. Alla, oavsett om man är kund eller anställd, ska veta vad som gäller. Nöjd personal ger det lilla extra och nöjda kunder stannar kvar. Här är våra tips för en lyckad semesterperiod i företaget. 

1. Säkerställ affären

 Webben
Det absolut viktigaste du behöver göra är att se till att pengarna fortsätter att rulla in, även under semestermånaderna. Har du idag inte en hemsida bör du skaffa det och sökmotoroptimera den. Ännu bättre är om du kan sälja på nätet och helt enkelt starta en webbshop.

 Fakturera direkt
Det finns ingen vinnare på sent skickade fakturor. Se till att dina fakturor går iväg direkt så att du får betalt så snabbt som möjligt. Idag finns smidiga lösningar som skickar dina fakturor digitalt och ibland kan du även göra det direkt från din mobiltelefon. Kopplat till ett bokföringsprogram blir hanteringen ännu smidigare och säkrare.

 Test! Vilken typ av faktureringsperson är du? Testa dig här.

2. Informera om semesterrutiner

 Kunder
Ta fram ett budskap kring vad som gäller i sommar och använd dig av alla lämpliga kanaler för att nå ut: Sociala kanaler, webben, alla frånvarosvar och växelpersonalen. Du vill uppfattas som tydlig så det är bra om kunden nås av samma information överallt. Kanske är ert budskap att ni har öppet som vanligt hela sommaren? Välkommen! Finns det risk att en befintlig kund känner sig bortglömd när ingen är på plats? Tänk igenom så det inte uppstår problem. 

 Tips! Använd våra gratismallar för semesterplanering när du ska sätta semestrarna.

 Leverantörer och partners
Vad kan de förvänta sig i sommar och vem ska de vända sig till? Använd dina vanliga kanaler för att informera dem. Kanske kan du publicera informationen på webbsidan tillsammans med kundinfon. Gör du undantag för någon leverantörer eller partner så kan de behöva informeras enskilt. 

 Medarbetare och vikarier
Det är extra viktigt att informera vikarier och växelpersonal, men kom ihåg att all personal ska känna till särskilda rutiner, öppettider, jourscheman, ansvariga chefer och kontaktpersoner under sommaren. Sätt samman tydlig information som ger medarbetare rätt förutsättningar att snabbt hantera uppkomna situationer.

Utnyttja gärna flera kanaler till anställda för att nå fram med din information: Mejl, digitalt möte, grupprum på nätet eller intranät om ni har ett sådant. Det kan också vara bra att ta fram gemensamma frånvarosvar som alla anställda kan lägga in på sin mejl och på telefonsvar.

Förenkla ditt företagande med Visma Lön.

Med inbyggda internettjänster och smarta appar kan dina medarbetare själva rapportera sina tider och reseräkningar online. Enklare kan det inte bli.

UPPTÄCK VISMA LÖN

3. Delegera ansvar och bevaka inboxar

 Delegera chefsansvaret
Delegera vid behov attesträtt och beslutanderätt till en chefskollega. Informera alla om vem som är ansvarig chef vecka för vecka. 

 Tips! Digital signatur för avtal och dokument. Så fungerar Visma Sign.

 Bevaka varandras inboxar
Det kan vara väldigt bra att ge någon annan tillgång till din mejl. Då kan den personen bevaka inboxen, läsa och svara åt dig. Ingenting riskerar att falla mellan stolarna. 

 Skapa joursystem
När kollegor är på semester kan det bli mycket att göra för dem som är kvar. Fördelning av vissa arbetsuppgifter enligt ett jourschema kan skapa lugn. I vissa organisationer kan man också behöva informera övriga så att alla vet vem som är i tjänst för att hantera fråga "X". 

 Akuta ärenden och kriser
Informera om vilka kontaktvägar till dig som gäller vid kris. Berätta löpande under vilka tider du inte kommer att vara nåbar och vem som är stand-in. Särskilt vikarier måste informeras om vem de ska vända sig till. 

 Skapa digitala mötesrum
När möjligheten att inte träffas fysiskt finns på samma sätt som tidigare så är det extra viktigt att ge personal möjlighet att träffas digitalt. Se till att samtliga medarbetare har lösningar installerade på sin dator eller telefon för att kunna delta i möten digitalt. Använd också chattrum för att kunna nå och kommunicera med varandra.

4. Planera löneadministration och ekonomi

 Håll koll på fakturor
Skapa rutiner för hur fakturor ska betalas och vem som får betala dem. Se också till att de personer som ska ta hand om inkomna fakturor är beredda på att falska sådana kan dyka upp och att de vet hur de ska agera om en bluffaktura trillar in.

 Lästips: Så bestrider du en bluffaktura

 Löner och skatter
Planera löneutbetalningar i förväg. Kolla upp vilka datum som gäller för inbetalning av moms, arbetsgivaravgifter och skatter. Använd gärna Skatteverkets e-tjänster.

  Löneprogram
Med ett system som hjälper dig med lönehanteringen klarar du månadens utbetalningar på kortare tid och mindre arbetsinsats. Kontrollera att programmet du väljer stödjer just dina behov. Ett smidigt löneprogram ska bland annat kunna hantera semesteruträkningar, traktamenten, arbetstidsförkortning, kontrolluppgifter och ha koll på anställdas arbetsscheman. Dessutom kanske du har behov av att enkelt registrera arbetstid eller avvikelser. Det gör du och dina anställda enkelt i Visma Lön Anställd

 Lästips: Så räknar du ut semesterlönen 
 Lästips: Semester i löneprogrammet – få full koll på de anställdas ledigheter!

5. Dina egna semesterrutiner

 Håll dig flytande
Kanske räcker det att kolla mejlen en gång i veckan, eller passar det bättre en liten stund varje dag? Välj dina tider så att du vet när du har semester och när du trots allt är på jobbet mentalt. Eller kan du nästan helt släppa företaget eftersom du vet att din ersättare gör ett bra jobb? 

 Sök istället för att mappa
Ett generellt tips för att spara tid är att inte sortera mejlen i mappar utan använda sökfunktionen. Mejlen är ingen att göra-lista, prioritera och märk upp trådar du inte får tappa.

 Håll koll på mobilräkningen
Är du utomlands, stäng av dataroaming (finns under Inställningar) och leta upp gratis wi-fi. 

 Prioritera och förbered återkomsten
Avsluta det du kan och prioritera. Säkert är det ett eller annat som du måste hålla koll på under din ledighet, men försök minimera den listan. Gör en lista på vad du ska  ta tag i när du är tillbaka – i en preliminär prioriteringsordning. Det skapar lugn.

"Semester är den ledighet som utgår för att de anställda ska påminnas om att företaget klarar sig utan dem." 
Earl Wilson, journalist och kolumnist

6. Bluffakturor och bedragare – var förberedd!

Även på små företag kan det vara bra att skapa rutiner för hur beställningar och betalningar ska gå till och diskutera  hur ni ska agera om en bluffaktura landar i brevlådan eller en enträgen försäljare ringer. Du kommer långt med goda rutiner och en bra policy. Det gör att du och dina medarbetare kan minimera risken att bli lurad. 

 Lästips: Bluffaktura? Så undviker och bestrider du bluffakturor 

7. Corona och semester

Sedan var det detta med kostnader i samband med semester. För det handlar inte bara att ha koll på omsättningen, att få in affärer och säkerställa sina interna rutiner, det handlar också om personalkostnader.

Korttidsstöd för semester

I maj tvärvände Tillväxtverket om korttidsstöd för semester. I princip betyder beslutet att det stöd från staten för korttidsarbete (korttidspermittering) av anställda under perioden 16 mars-31 december 2020 inte ska utgå för semesterlöner. 

Många företag har redan lagt ut semestrarna och vissa av dem kan nu behöva ändra semesterförläggningen för att helt enkelt klara ekonomin.

Då kommer vi till frågan: Kan du som arbetsgivare lägga semestern under annan tid än semestermånaderna?

Kan jag ändra personalens semester?

Huvudregeln är att arbetstagaren har rätt till fyra veckors samanhängande semester under perioden juni till augusti men om det föreligger särskilda skäl kan du som arbetsgivare ha rätt att ändra förläggningen av semestern. Effekten av coronakrisen kan vara ett sådant skäl och ge arbetsgivare rätt att lägga semestern senare under semesteråret. Det bästa är om du kommer överens med din personal om hur ni kan göra.

Oftast är anställda förstående men för att allt ska gå lagligt till bör du kontrollera vad som gäller för din verksamhet och situation.

 Semestra i coronatider? Ta del av semestertips i Sverige 2020Vi ber dig hålla dig informerad om vad som gäller på respektive resmåls webbplats innan du planerar ditt besök.

3,8/5 - 20 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi