Egenföretagare + semester = sant! Så förbereder du dig

Får du också ett stresspåslag varje gång det närmar sig semestern? Kunder, medarbetare och inte minst du själv uppskattar att semestern förbereds väl. Mycket handlar om att sätta goda rutiner, planera kommunikationen och löneutbetalningarna.

1. Informera om semesterrutiner

 Kunder
Ta fram ett budskap kring vad som gäller i sommar och använd dig av alla lämpliga kanaler för att nå ut: Sociala kanaler, webben, alla frånvarosvar och växelpersonalen. Du vill uppfattas som tydlig så det är bra om kunden nås av samma information överallt. Kanske är ert budskap att ni har öppet som vanligt hela sommaren? Välkommen! Finns det risk att en befintlig kund känner sig bortglömd när ingen är på plats? Tänk igenom så det inte uppstår problem.

 Tips! Använd våra gratismallar för semesterplanering när du ska sätta semestrarna.

 Leverantörer och partners
Vad kan de förvänta sig i sommar och vem ska de vända sig till? Använd dina vanliga kanaler för att informera dem. Kanske kan du publicera informationen på webbsidan tillsammans med kundinfon.Gör du undantag för någon leverantörer eller partner så kan de behöva informeras enskilt. 

 Medarbetare och vikarier
Det är extra viktigt att informera vikarier och växelpersonal, men kom ihåg att all personal ska känna till särskilda rutiner, öppettider, jourscheman, ansvariga chefer och kontaktpersoner under sommaren. Sätt samman tydlig information som ger medarbetare rätt förutsättningar att snabbt hantera uppkomna situationer.

Utnyttja gärna flera kanaler till anställda för att nå fram med din information: Mejl, fysiskt möte, grupprum på nätet eller intranät om ni har ett sådant. Det kan också vara bra att ta fram gemensamma frånvarosvar som alla anställda kan lägga in på sin mejl och på telefonsvar.

Förenkla ditt företagande med Visma Lön.

Med inbyggda internettjänster och smarta appar kan dina medarbetare själva rapportera sina tider och reseräkningar online. Enklare kan det inte bli.

UPPTÄCK VISMA LÖN


2. Delegera ansvar och bevaka inboxar

 Delegera chefsansvaret
Delegera vid behov attesträtt och beslutanderätt till en chefskollega. Informera alla om vem som är ansvarig chef vecka för vecka. 

 Bevaka varandras inboxar
Det kan vara väldigt bra att ge någon annan tillgång till din mejl. Då kan den personen bevaka inboxen, läsa och svara åt dig. Ingenting riskerar att falla mellan stolarna. 

 Skapa joursystem
När kollegor är på semester kan det bli mycket att göra för dem som är kvar. Fördelning av vissa arbetsuppgifter enligt ett jourschema kan skapa lugn. I vissa organisationer kan man också behöva informera övriga så att alla vet vem som är i tjänst för att hantera fråga "X". 

 Akuta ärenden och kriser
Informera om vilka kontaktvägar till dig som gäller vid kris. Berätta löpande under vilka tider du inte kommer att vara nåbar och vem som är stand-in. Särskilt vikarier måste informeras om vem de ska vända sig till. 


3. Planera löneadministration och ekonomi

 Håll koll på fakturor
Skapa rutiner för hur fakturor ska betalas och vem som får betala dem. Se också till att de personer som ska ta hand om inkomna fakturor är beredda på att falska sådana kan dyka upp och att de vet hur de ska agera om en bluffaktura trillar in.

 Lästips: Så bestrider du en bluffaktura

 Löner och skatter
Planera löneutbetalningar i förväg. Kolla upp vilka datum som gäller för inbetalning av moms, arbetsgivaravgifter och skatter. Använd gärna Skatteverkets e-tjänster.

  Löneprogram
Med ett system som hjälper dig med lönehanteringen klarar du månadens utbetalningar på kortare tid och mindre arbetsinsats. Kontrollera att programmet du väljer stödjer just dina behov. Ett smidigt löneprogram ska bland annat kunna hantera semesteruträkningar, traktamenten, arbetstidsförkortning, kontrolluppgifter och ha koll på anställdas arbetsscheman. Dessutom kanske du har behov av att enkelt registrera arbetstid eller avvikelser. Det gör du och dina anställda enkelt i Visma Lön Anställd

 Lästips: Så räknar du ut semesterlönen 
 Lästips: Semester i löneprogrammet – få full koll på de anställdas ledigheter!


4. Dina egna semesterrutiner

 Håll dig flytande
Kanske räcker det att kolla mejlen en gång i veckan, eller passar det bättre en liten stund varje dag? Välj dina tider så att du vet när du har semester och när du trots allt är på jobbet mentalt. Eller kan du nästan helt släppa företaget eftersom du vet att din ersättare gör ett bra jobb? 

 Sök istället för att mappa
Ett generellt tips för att spara tid är att inte sortera mejlen i mappar utan använda sökfunktionen. Mejlen är ingen att göra-lista, prioritera och märk upp trådar du inte får tappa.

 Håll koll på mobilräkningen
Är du utomlands, stäng av dataroaming (finns under Inställningar) och leta upp gratis wi-fi. 

 Prioritera och förbered återkomsten
Avsluta det du kan och prioritera. Säkert är det ett eller annat som du måste hålla koll på under din ledighet, men försök minimera den listan. Gör en lista på vad du ska  ta tag i när du är tillbaka – i en preliminär prioriteringsordning. Det skapar lugn.

"Semester är den ledighet som utgår för att de anställda ska påminnas om att företaget klarar sig utan dem." 
Earl Wilson, journalist och kolumnist

5. Bluffakturor och bedragare – var förberedd!

Även på små företag kan det vara bra att skapa rutiner för hur beställningar och betalningar ska gå till och diskutera  hur ni ska agera om en bluffaktura landar i brevlådan eller en enträgen försäljare ringer. Du kommer långt med goda rutiner och en bra policy. Det gör att du och dina medarbetare kan minimera risken att bli lurad. 

 Lästips: Bluffaktura? Så undviker och bestrider du bluffakturor

3,7/5 - 18 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi