Semesterstress? Skaka av dig den och njut! Här är några smarta tips för att göra semestern till en smidigare upplevelse för både dig, dina kunder och medarbetare. Genom att förbereda bra rutiner och planera kommunikation och löneutbetalningarna kan du vara säker på att semestern blir en riktig höjdare!
HR & personal > Egenföretagare & semester
Semesterpepp och samarbete för alla! Kommunikation är nyckeln – oavsett om du är kund eller anställd, behöver du veta vad som är på gång. Glada medarbetare sprider den där extra gnistan, och nöjda kunder håller sig trogna. Här kommer våra bästa tips för att göra semestertiden på företaget riktigt grym!
1. Säkerställ affären
Fakturera direkt
Det finns ingen vinnare på sent skickade fakturor. Se till att dina fakturor går iväg direkt så att du får betalt så snabbt som möjligt. Idag finns smidiga lösningar som skickar dina fakturor digitalt och kanske ännu enklare - direkt från din mobiltelefon. Kopplat till ett bokföringsprogram blir hanteringen ännu smidigare och säkrare.
Webben
Det absolut viktigaste du behöver göra är att se till att pengarna fortsätter att rulla in, även under semestermånaderna. Har du idag inte en hemsida bör du skaffa det och sökmotoroptimera den. Ännu bättre är om du kan sälja på nätet och helt enkelt starta en webbshop. Kanske du kan ta hjälp av en AI-assistent som kan svara på frågor som besökarna har?
2. Informera om semesterrutiner
Kunder
Ta fram ett budskap kring vad som gäller i sommar och använd dig av alla lämpliga kanaler för att nå ut: Sociala kanaler, webben, alla frånvarosvar och växelpersonalen. Du vill uppfattas som tydlig så det är bra om kunden nås av samma information överallt. Kanske är ert budskap att ni har öppet som vanligt hela sommaren? Välkommen! Finns det risk att en befintlig kund känner sig bortglömd när ingen är på plats? Tänk igenom så det inte uppstår problem.
Tips! Använd våra gratismallar för semesterplanering när du ska sätta semestrarna.
Leverantörer och partners
Vad kan de förvänta sig i sommar och vem ska de vända sig till? Använd dina vanliga kanaler för att informera dem. Kanske kan du publicera informationen på webbsidan tillsammans med kundinfon. Gör du undantag för någon leverantörer eller partner så kan de behöva informeras enskilt.
Medarbetare och vikarier
Det är extra viktigt att informera vikarier och växelpersonal, men kom ihåg att all personal ska känna till särskilda rutiner, öppettider, jourscheman, ansvariga chefer och kontaktpersoner under sommaren. Sätt samman tydlig information som ger medarbetare rätt förutsättningar att snabbt hantera uppkomna situationer.
Utnyttja gärna flera kanaler till anställda för att nå fram med din information: Mejl, digitalt möte, grupprum på nätet eller intranät om ni har ett sådant. Det kan också vara bra att ta fram gemensamma frånvarosvar som alla anställda kan lägga in på sin mejl och på telefonsvar.
3. Delegera ansvar och bevaka inboxar
Se över resurserna
Vilken personal är på plats och hur länge arbetar de? Finns någon nyckelroll som behöver bemannas? Försök redan före semestern få koll över din och dina anställdas beläggning och tid, särskilt om du arbetar i projekt.
Tips! Med Visma Tid får du ett smidigt projekt- och tidredovisningssystem. Prova Visma Tid gratis!
Delegera chefsansvaret
Delegera vid behov attesträtt och beslutanderätt till en chefskollega. Informera alla om vem som är ansvarig chef vecka för vecka.
Med Visma Sign kan du signera avtal och överenskommelser digitalt utan att ha någon fysisk kontakt. Du kan göra avslut på den där härliga affären även om kunden (eller du) befinner dig på annan ort. Identifieringen sker tryggt och säkert med BankID och avtalet sparas digitalt i sju år.
Tips! Digital signatur för avtal och dokument. Så fungerar Visma Sign.
Bevaka varandras inboxar
Det kan vara väldigt bra att ge någon annan tillgång till din mejl. Då kan den personen bevaka inboxen, läsa och svara åt dig. Ingenting riskerar att falla mellan stolarna.
Skapa joursystem
När kollegor är på semester kan det bli mycket att göra för dem som är kvar. Fördelning av vissa arbetsuppgifter enligt ett jourschema kan skapa lugn. I vissa organisationer kan man också behöva informera övriga så att alla vet vem som är i tjänst för att hantera fråga "X".
Akuta ärenden och kriser
Informera om vilka kontaktvägar till dig som gäller vid kris. Berätta löpande under vilka tider du inte kommer att vara nåbar och vem som är stand-in. Särskilt vikarier måste informeras om vem de ska vända sig till.
4. Planera löneadministration och ekonomi
Håll koll på fakturor
Skapa rutiner för hur fakturor ska betalas och vem som får betala dem. Se också till att de personer som ska ta hand om inkomna fakturor är beredda på att falska sådana kan dyka upp och att de vet hur de ska agera om en bluffaktura trillar in.
Skatter
Planera i förväg. Kolla upp vilka datum som gäller för inbetalning av t ex moms. Använd gärna Skatteverkets e-tjänster.
Löner och löneprogram
Du vill ha semester, du vill att lönerna ska fixas (typ) automatiskt och du vill att allt ska vara digitalt. Yes, vi hajar! Det finns lösningar som är i princip självkörande och fullpackade med finesser, som att anställda lägga in informationen redan innan de tar semester och du som administratör kan förinställa allt annat. Då slipper du fixa och trixa under din ledighet. Ni kan alla vara lediga på riktigt! Och oroa dig inte för skatter kopplade till löner och sånt. Programmet ser till att skattetabellerna alltid är uppdaterade.
Med ett system som hjälper dig med lönehanteringen klarar du månadens utbetalningar på kortare tid och mindre arbetsinsats. Kontrollera att programmet du väljer stödjer just dina behov. Ett smidigt löneprogram ska bland annat kunna hantera semesteruträkningar, traktamenten, arbetstidsförkortning, kontrolluppgifter och ha koll på anställdas arbetsscheman. Dessutom kanske du har behov av att enkelt registrera arbetstid eller avvikelser. Det gör du och dina anställda enkelt i Visma Lön Anställd
Lästips: Så räknar du ut semesterlönen
Hejdå lönekaos! Med Visma Lön Smart blir lönehanteringen lekande lätt. Upptäck Visma Lön Smart!
5. Dina egna semesterrutiner
Håll dig flytande
Kanske räcker det att kolla mejlen en gång i veckan, eller passar det bättre en liten stund varje dag? Välj dina tider så att du vet när du har semester och när du trots allt är på jobbet mentalt. Eller kan du nästan helt släppa företaget eftersom du vet att din ersättare gör ett bra jobb?
Sök istället för att mappa
Mejlen är ingen att göra-lista, prioritera och märk upp trådar du inte får tappa. SVara bara om du måste. Du har semester!
Prioritera och förbered återkomsten
Avsluta det du kan och prioritera. Säkert är det ett eller annat som du måste hålla koll på under din ledighet, men försök minimera den listan. Gör en lista på vad du ska ta tag i när du är tillbaka – i en preliminär prioriteringsordning. Det skapar lugn.
"Semester är den ledighet som utgår för att de anställda ska påminnas om att företaget klarar sig utan dem."
Earl Wilson, journalist och kolumnist
6. Bedragare – var förberedd!
Även på små företag kan det vara bra att skapa rutiner för hur beställningar och betalningar ska gå till och diskutera hur ni ska agera om en bluffaktura landar i brevlådan eller en enträgen försäljare ringer. Du kommer långt med goda rutiner och en bra policy. Det gör att du och dina medarbetare kan minimera risken att bli lurad.
Lästips: Skydda dig mot bedrägerier
7. Semester – kan du lägga den där det passar?
Sedan var det detta med kostnader i samband med semester. För det handlar inte bara att ha koll på omsättningen, att få in affärer och säkerställa sina interna rutiner, det handlar också om personalkostnader.
Så kommer vi då till frågan: Kan du som arbetsgivare lägga semestern under annan tid än semestermånaderna? Huvudregeln är att arbetstagaren har rätt till fyra veckors samanhängande semester under perioden juni till augusti men om det finns särskilda skäl kan du som arbetsgivare ha rätt att ändra förläggningen av semestern. Oftast är anställda förstående men för att allt ska gå lagligt till bör du kontrollera vad som gäller för din verksamhet och situation.
Det bästa är självklart om du kommer överens med din personal om hur ni kan göra. Nöjda och glada medarbetare skapar alltid bästa affärerna!
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
