Digitala kvitton - slipp pappershögen

Digitala kvitton - så mycket enklare. Här är 7 anledningar att gå över till digitala kvitton. 

Andelen digitala kvitton i Sverige ökar snabbt. Tusentals butiker skapar redan idag digitala kvitton direkt från kassan. Alla köp direkt i appar genererar digitala kvitton och det blir allt vanligare att kunder får sina kvitton som e-post. Men fortfarande finns det lagar som reglererar att företagare måste arkivera papperskvittot.

 Digital bokföring vs. papper - det här måste du spara

7 fördelar med digitala kvitton 

1. De går inte att tappa och de skrynklar inte

Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Scanna direkt så att olika system kan ta över och sköta administrationen åt både företagare och redovisningskonsult.

2. Sparar pengar

En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden och tid är alltid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.

3. Lättare att spåra

Företagets kvitton får bättre spårbarhet och risken för fel minskar. Det blir ingen dubbelregistrering och ingen måste granska manuellt att företagets resepolicy efterlevs.

4. Mindre administration

När all data finns i samma system blir det lättare för de som arbetar med kvittounderlag. Rapportera och attestera går blixtsnabbt. Inga kvitton samlas på hög. Anställda behöver bara godkänna och får sedan en notis om att en rapport producerats. 

5. Rätt från början

En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Tjänsten ska tolka siffrorna och alla regler ska uppdateras automatiskt.  

6. Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

7. Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån

Företagare och redovisningskonsult ska samarbeta i samma plattform. Det är då alla fördelar skapas. Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. När det gäller digitala kvitton så rekommenderar vi Visma Companyexpense.

Automatisera allt kring dina kvitton

Ta reda på mer om Visma Companyexpense


Digitala kvitton till företaget vid köp

Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år, precis som papperskvitton.

Fota, mejla och bokföra kvitton

Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form via Visma Scanner. Genom att fotografera dina kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ditt ekonomiprogram. Bilderna kan sedan läggas in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag till Visma eEkonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering.

Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om du har dem organiserade digitalt. Men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Digitala kvitton från företaget vid försäljning

Det bästa att använda en faktureringstjänst som är helt digital för dig men där kunden kan få fakturan i önskat format. Visma Autoinvoice hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Du måste dock alltid ge din kund möjlighet att välja ett papperskvitto oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

Om kunden begär papperskvitto

  • Använd kvittoblock eller skriv ut via kassasystemet 
    Om du säljer kontant för mer än 179 200 kr (år 2017) behöver du vara ansluten till ett kassaregister som också är registrerat hos Skatteverket. Observera att kassasystem och kassaregister inte är samma sak även om många kassasystem har ett inbyggt kassaregister.
  • Skriv kontantfaktura
    Då räknas din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver inte ha ett kassaregister. En kontantfaktura är som en vanlig faktura förutom att det framgår att betalningen skett kontant.
  • Låt kunden välja 
    En möjlighet är att ta ut en mindre avgift för pappersfakturan. Informera i förväg och låt kunden bestämma själv.

Karl tycker allt har blivit så enkelt 

 Automatisera utläggen med en smart app för kvittohantering - Visma Companyexpense

3,6/5 - 10 röster

Deklarera i Visma eEkonomi

Tillsammans med ett tillval i Visma eEkonomi kan du deklarera snabbt och smidigt. Det ska inte vara så svårt. Därför är vi med dig varje steg på vägen.

Se erbjudandet