Tänk dig en värld där det krångliga med att hantera och arkivera papperskvitton är ett minne blott! Låter det osannolikt? Faktum är att vi redan är där. 1 juli 2024 trädde nya regler i kraft, när lagen om att slopa papperskvitton (och annan räkenskapsinformation i pappersform) börjar gälla. En digitalisering av företagets kvitton kan snabba upp administrationen och ge ditt företag mer tid till att fokusera på er kärnverksamhet och passion. Här är 7 anledningar att gå över till att spara dina kvitton digitalt.
Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Digitala kvitton
Användningen av digitala kvitton i Sverige ökar snabbt och flera företag och butiker erbjuder idag digitala kvitton till sina kunder. Köp i appar har länge genererat digitala kvitton samtidigt som det även blir allt vanligare att kunder får sina kvitton som e-post. Digitala kvitton gör inte bara bokföringen och lönehanteringen enklare, det sparar även tid (och papper)!
Att som företagare digitalt koppla ihop dessa kvitton med sin bokföring och utläggshantering sparar både tid, pengar och en del magont! Något vi kallar en win-win situation. Fördelarna med en digital hantering av företagets kvitton är övervägande.
Idag finns en mängd etablerade och digitala lösningar för kvitto- och utläggshantering. Gemensamt för de allra flesta är att de underlättar administrationen kring kvitton avsevärt och ger en betydligt enklare spårbarhet och ökad kontroll. Nu kan du som företagare använda dig av digitala lösningar hela vägen.
7 fördelar med att spara kvitton digitalt
1. Hantering och arkivering
Genom att investera i ett system för kvitto- och utläggshantering minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Attesten sker elektroniskt och dessutom får du, genom de flesta lösningar, kvittounderlag direkt in i din bokföring, hur smidigt som helst!
Lösningen funkar oavsett om du fotograferar kvitton och skickar dem till ditt bokföringsprogram, sparar ner kvitton från mejl eller har ett helt hanteringssystem. En smidig lösning både för dig som företagare och redovisningskonsult.
2. Sparar pengar
En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden - och som vi alla vet är tid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar helt enkelt ihop transaktionen med rätt kvitto.
3. Lättare att spåra
Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lättillgängliga. Säg hejdå till blekta och skrynkliga kvitton!
4. Mindre administration och enklare utläggshantering
När all data finns i samma system blir det lättare för de som arbetar med kvittounderlag. Att rapportera och attestera går blixtsnabbt. Inga kvitton samlas på hög. Anställda behöver bara godkänna och får sedan en notis om att en rapport producerats.
De flesta kvittosystem har dessutom integrationer mot olika bokföringsprogram, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras. Hantering och utbetalning av utlägg kan nästan inte bli enklare.
5. Rätt från början
En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Istället för att anställda ska tolka siffrorna och använda rätt regler sköts det automatiskt av tjänsten, och alla regler uppdateras automatiskt. Mindre missar och mindre krångel helt enkelt.
6. Koll på garantier
En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du egentligen köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?
7. Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån
Företagare och redovisningskonsulten bör samarbeta genom att arbeta på samma plattform. Det är då alla fördelar skapas! Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. För digitala kvitton rekommenderar vi Visma Utlägg.
Tips! Automatisera allt kring kvitton och utlägg. Så enkelt kan det bli. Upptäck Visma Utlägg.
Digitala kvitton till företaget vid köp
Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år.
Den nya lagändringen och hur den påverkar företag
Nyligen presenterade regeringen en lagändring som kommer innebära förändrade krav kring huruvida fysiska kvitton måste sparas om det finns en digital variant. Förändringen i lagen började gälla från den 1 juli 2024.
Den nya lagändringen innebär att pappershanteringen kan minska och processer kring kvittohantering och utlägg blir både smidigare och snabbare. Rent praktiskt innebär det att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara behöver sparas tills dess att informationen sparats digitalt.
Hur länge ska kvitton sparas?
Hur länge kvitton ska sparas beror på den ursprungliga formen. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att presentera och spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Notera att det elektroniska kvittot då ska sparas i 7 år.
Fota, mejla och bokföra kvitton – smidig utläggshantering
Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto direkt vid tidpunkten för inköpet. Då blir hanteringen smidigast. Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form. Visma Spcs har två olika lösningar för hur du kan hantera kvitton, beroende på just ditt företags behov. Visma Utlägg är en komplett, effektiv och automatiserad lösning som enkelt tar hand om hela processen digitalt, allt från inskickat kvitto till attest, bokföring och utbetalning.
Här kan användare arbeta både mobilt eller via dator. Hela utläggshantering blir enklare för den anställde, chefen samt ekonomi-och löneavdelningen. Har företaget inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ekonomiprogram som Visma eEkonomi. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag. Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.
Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om de är organiserade digitalt. Men kom ihåg att du just nu fortfarande måste spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.
*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
På jakt efter en mall för reseräkningar? Ladda ner vår mall – gratis.
Digitala kvitton från företaget vid försäljning
Det bästa är att använda elektronisk fakturahantering som är helt digital för dig, men där kunden kan få fakturan i önskat format. Elektronisk fakturahantering hos Visma Spcs hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.
Kom ihåg att du däremot fortfarande (med vissa undantag) måste ge din kund möjligheten att välja ett papperskvitto, oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.
Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens webbplats.
Lästips! Digital bokföring vs. papper – detta gäller för arkivering
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
