Digital bokföring vs spara och arkivera bokföring på papper? Vi reder ut!

Tänk dig en arbetsdag utan pappershögar, där allt du behöver finns några klick bort. Visst låter det lockande? Många tycker och tror fortfarande att de måste skriva ut en papperskopia och arkivera i en pärm för bokförings skull. Men det finns faktiskt tillfällen då det är helt inom lagens ramar att låta bli! Vi djupdyker i världen kring digital bokföring, sparande av kvitton och verifikationer! 

Ändringar i Bokföringslagen

Regeringen har beslutat att fysiska kvitton inte behöver sparas om de finns digitalt. Det gäller även om en digital bild tagits på kvittot. Förändringen i lagen kommer börja gälla från den 1 juli 2024.

Det här säger lagen

Grundregeln i Bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem. När du skapar räkenskapsinformationen själv så kan du välja i vilken form den lagras. 

Undantaget är grundbok, huvudbok och behandlingshistorik som alltid måste finnas i elektronisk form (förutsatt att du har ett bokföringsprogram) eftersom de uppdateras löpande. Tre år efter räkenskapsårets utgång får du i båda fallen arkivera om räkenskaperna i en annan form, om du skulle vilja. 

  • Bokföringslagen 7 kap §1
    Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.
  • Bokföringslagen 7 kap §6
    Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformationen som avses i §1, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överföres till någon annat sådant material.
  • Om materialet är sådant som avses i §1, får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 


 Vill du veta mer hur du sköter bokföringen på korrekt sätt? Här kan du läsa mer om bl a ansvar för arkivering, vem som har yttersta ansvaret och hur räkenskapsinformation ska hanteras enligt Ekobrottsmyndigheten i artikeln Bokföringsbrott, vad är det?

Exempel på vad som är originalhandling

Exempel på digitalt till papper

Om du har fått en PDF via mejl, som du skriver ut och sen sätter det utskrivna papperet i en pärm och till sist slänger PDF:en - då har du förstört originalet. 

Själva mejlet kan du slänga om du sparar PDF:en, men oftast är det enklast att spara mejlet också och söka på kundnamn eller mappa alla mejl från en viss kund. 

Du kan också skapa en regel i mejlprogrammet som automatiskt mappar alla mejl från samma avsändare.

Och tvärtom, papper till digitalt

Hur länge måste man spara bokföring då? Om du får ett dokument i pappersform, som en leverantörsfaktura eller kvitton, och scannar in dem så måste du ändå spara pappersoriginalet i 3 år. Det fjärde året kan du ta bort pappersoriginalet och fortsätta att spara företagets bokföring digitalt i ytterligare fyra år (totalt alltså minst sju år).

Kvitton har dessutom en tendens att blekna snabbt och all räkenskap måste vara läslig. (All bokföring ska enligt bokföringslagen vara överskådlig och i god ordning!) 
Det kan alltså vara en bra idé med just kvitton att scanna in och ta ut en kopia som arkiveras tillsammans med originalkvittot – som med tiden kommer att bli oläsligt. Själva bokföringen kan sedan presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet. 

Ett annat exempel är e-fakturor. Det är fakturans identitetssträng som är originalet, utskriften blir en kopia. Mottagen post via e-post skall lagras och sparas i sju år men efter tre år får du föra över det till annan form om det görs säkert. Lagras fakturorna hos annan än företaget, exempelvis en byrå, se till att upprätta avtal om att informationen sparas enligt bokföringslagen. 

Läs också: Digitala kvitton – slipp pappershögen

Exempel när du inte måste spara bokföring i pappersform

Du behöver alltså inte papperskopior på alla verifikationer, i ordningsföljd i en pärm, bara för säkerhets skull. Det viktiga är att du har koll på vad som är originalhandlingen och i vilken form ditt företag valt att presentera sin bokföring. 

Det kan vara väl investerad tid att lämna papper och pärmar och istället lära sig söka och skapa vyer i det program som företagare och redovisningsbyrå gemensamt arbetar i, exempelvis Visma eEkonomi, Visma Scanner och Rillion. 

Lista på dokument som inte måste finnas som papperskopior

  • Kundfakturor och leverantörsfakturor du fått elektroniskt.
  • Kontoutdragen med in- och utbetalningar om du sparar dem elektroniskt.
  • Bokföringen – verifikationslista och huvudbok.
  • Kontoplanen – om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet).
  • Behandlingshistoriken.

Det är generellt säkrare att lagra i molnet. Data säkerhetskopieras konstant samtidigt som alla lagar och regler hålls uppdaterade.

Vanliga frågor om att spara bokföring digitalt

Hur kan jag övergå till en mer digital arkivering av företagets bokföring?

Har funderat en hel del kring detta med papperslöst. Jag sparar allt i pappersform som det är nu och har en del funderingar kring det praktiska om man ska övergå till papperslöst. Hur gör man vid revision t ex? Jag har mest småkunder, skickar pärmarna till revisorn för revision. Hur gör man om man ska spara en hel del av materialet elektroniskt?

SVAR: Det beror på vilket program du arbetar med och hur revisorn arbetar. Det bästa är att prata med revisorn om hur han eller hon vill få tillgång till bokföringen. Det finns många alternativ.

Om du har din bokföring på nätet (t ex i Visma eEkonomi) kan du komma in i bokföringsprogrammet från vilken dator som helst och då kan revisorn läsa ditt elektroniska material utan att det behöver föras över på något sätt.

Om du har ett lokalt installerat program (som Visma Administration) och revisorn har samma program kan en säkerhetskopia skickas över för revision.

Om du och revisorn har olika program kan grundbok och huvudbok skickas över med en så kallad SIE-4-fil. Du exporterar filen från ditt program, skickar över den till revisorn exempelvis som bilaga i mail och revisorn läser in filen i sitt program. SIE-funktioner finns i de allra flesta standardprogram.

Hur kan jag enkelt spara verifikationsnummer för bokföringen?

Hur märker jag t.ex en pdf jag fått och sparar elektroniskt med verifikationsnummer? Vilket material ska jag då skicka över till revisorn? 

SVAR:

Det vanligaste sättet att märka en pdf som är underlag till bokföringen är att ange verifikationsnumret i filnamnet. Om du sparar fakturor som pdf kan du maila dem till revisorn eller lägga dem på t ex ett USB-minne och skicka över. 

Hur fungerar digital bokföring vid revision?

Om kunden råkar ut för en skatterevision, hur gör jag rent praktiskt då för att förse Skatteverket med alla underlag?

SVAR:

För en skatterevision gäller samma som för en annan revision. Skatteverket kan läsa in SIE-filer. Även i det fallet är det bäst att fråga dem vilken typ av material de vill ha. Du behöver inte löpande skriva ut allting för att ha ifall det blir en skatterevision. Om Skatteverket skulle vilja ha viss räkenskapsinformation på papper kan du skriva ut det när det efterfrågas.

Hur ska jag hantera förflyttning av underlag och material?

Hur gör jag om kunden slutar hos mig och jag ska överföra allt till en ny redovisningsbyrå eller om kunden ska arkivera allt material?

SVAR:

Kontoplan, huvudbok och grundbok kan föras över med hjälp av SIE4. Kundfakturor kan läggas på pdf som sparas på USB-minne. Här gäller det att tänka på att man inte får byta format förrän efter 3 år. Det innebär att man inte får byta från elektroniskt format till pappersformat tidigare. Däremot får man byta mellan olika elektroniska format om det görs på ett säkert sätt. 

Räkenskapsinformation som sparas elektroniskt i bokföringsprogrammet kan skrivas ut som pdf för att skickas över till kunden eller den nya redovisningsbyrån, eftersom pdf räknas som ett elektroniskt format.

Måste jag enligt lagen skriva ut journaler eller kan jag spara dem som pdf?

SVAR:

Du behöver inte skriva ut dem alls om det går att se dem i efterhand i programmet. Det går t ex i Visma Administration. Du behöver inte spara dem som pdf heller eftersom journalerna redan finns lagrade elektroniskt i programmet.

Vad gäller kring lagring av fakturor elektroniskt?

Om jag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till min kund, kan jag lagra fakturan elektroniskt eller måste jag skriva ut den och arkivera papperskopian? Ni skriver så här i er artikel:

”Du behöver alltså inte spara alla verifikationer i en pärm för att ha dem i ordningsföljd – om du inte vill. Det kan vara väl investerad tid att istället lära sig söka och skapa rätt vyer i de program du arbetar i. Här är hela listan, sammanfattningsvis:

Kundfakturorna

Leverantörsfakturor du fått elektroniskt

Kontoutdragen med in- och utbetalningar (om du sparar dem elektroniskt)

Bokföringen (verifikationslista och huvudbok)

Kontoplanen (om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet)

Behandlingshistoriken”

Enligt min revisor är svaret följande:

”Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning om bokföring.”

Vad gäller?

SVAR: 

Det som står i bokföringslagen och i bokföringsnämndens vägledning bokföring kapitel 7, innebär att du kan välja att arkivera dina fakturor elektroniskt. Det viktiga i texten är hur du väljer att presentera dem i företaget. Det är ju när de är klara för presentation de anses sammanställda och det är den formen de ska sparas i.


Har du då valt att presentera dem elektroniskt så är det i det formatet de ska sparas oavsett om du skickat dem i elektronisk form eller pappersform.

Måste jag skriva ut alla journaler?

Jag undrar vad som gäller med journaler. Alltså faktura-, leverantörsfaktura-, in- och utbetalningsjournaler. Dessa kräver ju mycket papper. Jag brukar därför skriva ut dem i pdf och spara elektroniskt på kundmappen. I pärmen skriver jag en hänvisning till att dessa finns arkiverade. Är detta ok eller borde jag skriva ut alla journaler?

SVAR:

Nej, du behöver inte skriva ut dina journaler på papper om det går att se dem i efterhand i programmet. Det finns heller ingen anledning att spara dem som pdf eftersom de redan är lagrade elektroniskt i programmet.

I Visma Administration behöver du skriva ut journalen som fil eller pdf i programmet och godkänna den för att den ska bokföras och bli en verifikation. Det behövs ändå ingen papperskopia eftersom det är lagrat elektroniskt. 

Behöver jag inte skriva ut kopior av t.ex. Swishbetalningar?

Jag läste er artikel om kopior. Behöver jag alltså inte skriva ut en kopia av Swishbetalning och bankgiroinbetalning i samband med försäljning utan kundfaktura, om dessa uppgifter arkiveras på fil på min dator exempelvis? Stämmer det även för kortbetalningar och bankgiroinbetalning?

SVAR:

Det stämmer att du inte behöver skriva ut det du fått in elektroniskt, såsom Swishbetalningar, om du har det sparat på din dator eller något annat medium som du förfogar över. Det kan vara ett USB-minne exempelvis.

Tänk på att det måste vara sparat på din egen utrustning. Det räcker inte att det finns sparat hos banken så att du kan se det via internet eftersom du måste kunna presentera din räkenskapsinformation direkt i sju år. Banken håller den inte tillgänglig för dig så länge.

Det gäller även inbetalningar och kortbetalningar om du har fått eller gjort informationen elektroniskt och sparar den hos dig själv så att du kan plocka fram den och visa eller skriva ut under hela den tid räkenskapsinformationen ska sparas.

Enda undantaget är om du fått in dokumenten på papper. Då måste pappersoriginalet finnas kvar i tre år innan du får föra över det och spara i elektroniskt format. 

Måste jag spara originalet av externa intyg, besked och papper om de finns digitalt?

Årsbesked och engagemangsbesked som kommer i pappersform, får man scanna in dem och slänga papperet eller måste man spara det? Särskilt med tanke på att de ibland är undertecknade av bankmannen?

SVAR:

När det gäller externa intyg så ska originalet sparas. Revisorerna vill ofta att banken, på kundens uppdrag, skickar årsbeskeden direkt till revisorn. 

Vad räknas som ett giltigt bokföringsunderlag?

Jag har en fråga vad som gäller som giltigt bokföringsunderlag vid elektroniska kvitton. Elektroniska kvitton är ett giltigt bokföringsunderlag men vi har på mitt jobb när det gäller reseräkningar att man väljer ett reseräkningsdokument där kvittot visas, dvs man bifogar inte kvittot i en separat pdf. Är det giltigt eller måste man skriva ut kvittot för sig?

SVAR: 

Om den anställdes roll är sådan att den anställde har agerat för företagets räkning, är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation som ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.

Var kvittot i pappersform när den anställde tog emot det, är utgångspunkten att det är just det dokumentet som ska bevaras under tiden för arkiveringen. 

Vårt företag har fått en faktura i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?

SVAR:

Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas.  Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering. Läs mer i punkt 7.4, BFN:s vägledning Bokföring.

Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan, innebär reglerna kring arkivering i bokföringslagen att även den ursprungliga pappersfakturan ska sparas i tre år. Pappersfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Företaget tar då inte emot fakturan i olika form utan överför den till annan form. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen. 


Fortsätt gärna ställa frågor till [email protected]
Källor: Anders Bernåker, utbildare och medförfattare till REKO, Bokföringsnämnden, David Stenmark, Visma.



Visma Smarta Byrån

Brinner du lite extra för redovisning?

Här är paketet för professionella användare som brinner lite extra för det här med redovisning. Ingen bindningstid och du bara betalar för det du använder, i efterskott. Inte så dumt va?

Visma Smarta Byrån

Visma Smarta Byrån


Visma Smarta Byrån

Med vårt nya byråpaket i molnet betalar du månadsvis i efterskott.

Läs mer



Följ vårt nyhetsbrev

Vi hjälper dig att driva en framgångsrik redovisningsbyrå.

Följ