Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter

Idag gäller digitala underlag, digital bokföring och digitala pärmar. Allt fler ser webben som fullkomligt självklar och ställer sig helt frågande till papper. Men det är inte alltid lätt att veta vad som gäller vid en övergång till molnet. Här frågar vi experterna vad lagen säger och vad reglerna innebär i vardagen. 

– Det funkar alldeles utmärkt att låta bli att skriva ut elektroniska dokument. Stora företag kräver ju elektroniska fakturor, huvudbok och balans- och resultaträkning finns elektroniskt. Efter det är det inte så mycket kvar som räknas som räkenskapsinfo. Det är dags att vi börjar spara lite på våra träd, säger Anders Bernåker, redovisningskonsult och före detta ordförande i Srf-konsult.

Det här säger lagen

Grundregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem. När du skapar räkenskapsinformationen själv så kan du själv välja i vilken form den lagras. 

Undantaget är grundbok, huvudbok och behandlingshistorik som alltid måste finnas i elektronisk form (förutsatt att du har ett bokföringsprogram) eftersom de uppdateras kontinuerligt. Tre år efter räkenskapsårets utgång får du i båda fallen arkivera om räkenskaperna i en annan form, om du skulle vilja. 

• Bokföringslagen 7 kap §1
  Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.
• Bokföringslagen 7 kap §6
  Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformationen som avses i §1, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överföres till någon annat sådant material.
• Om materialet är sådant som avses i §1, får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

 Bokföringsbrott, vad är det?

Exempel på vad som är originalhandling

Exempel på digitalt till papper: Har du fått en PDF på mejlen, skriver ut den, sätter papperet i en pärm och slänger PDF:en så har du alltså förstört originalet. Själva mejlet kan du slänga om du sparar PDF:en, men oftast är det enklast att spara mejlet också och söka på kundnamn eller mappa alla mejl från en viss kund. Du kan också skapa en regel i mejlprogrammet som automatiskt mappar alla mejl från samma avsändare.

Och tvärtom, papper till digitalt: Om du får ett dokument i pappersform, som en leverantörsfaktura eller kvitton, och scannar in dem så måste du ändå spara pappersoriginalet i tre år. Det fjärde året kan du ta bort pappersoriginalet och fortsätt att spara bokföringen endast digitalt i ytterligare fyra år. (Totalt sju år.)
Kvitton har dessutom en tendens att blekna snabbt och all räkenskap måste vara läslig. (All bokföring ska enligt bokföringslagen vara överskådlig och i god ordning!) Det kan vara idé med just kvitton att scanna in och ta ut en kopia som arkiveras tillsammans med originalkvittot – som med tiden kommer att bli oläsligt. Själva bokföringen kan sedan presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet. 

Ett annat exempel är e-fakturor. Det är fakturans identitetssträng som är originalet, utskriften blir en kopia. Mottagen post via e-post skall lagras och sparas i 7 år men efter tre år får du föra över det till annan form om det görs säkert. Lagras fakturorna hos annan än företaget, exempelvis en byrå, se till att upprätta avtal om att informationen sparas enligt bokföringslagen. 

 Digitala kvitton – slipp pappershögen

Vilka papper kan du strunta i?

Det behövs alltså inte papperskopior på alla verifikationer, i ordningsföljd i en pärm, bara för säkerhets skull. Det viktiga är ha koll på vad som är originalhandlingen och i vilken form företaget väljer att presentera sin bokföring. Det kan vara väl investerad tid att lämna papper och pärmar och istället lära sig söka och skapa vyer i det program företagare och redovisningsbyrå gemensamt arbetar i, exempelvis Visma eEkonomi, Visma Scanner och Rillion One. Här är hela listan på dokument som inte måste finnas som papperskopior: 

• Kundfakturor och leverantörsfakturor du fått elektroniskt.
• Kontoutdragen med in- och utbetalningar om du sparar dem elektroniskt.
• Bokföringen – verifikationslista och huvudbok.
• Kontoplanen – om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet).
• Behandlingshistoriken.

Det är generellt säkrare att lagra i molnet. Data säkerhetskopieras konstant samtidigt som alla lagar och regler hålls uppdaterade.

 Din redovisningsbyrå efter Corona – ta hjälp av Visma Affärsutveckling

FAQ Digital bokföring

Fråga 1

Har funderat en hel del kring detta med papperslöst. Jag sparar allt i pappersform som det är nu och har en del funderingar kring det praktiska om man ska övergå till papperslöst. Hur gör man vid revision t ex? Jag har mest småkunder, skickar pärmarna till revisorn för revision. Hur gör man om man ska spara en hel del av materialet elektroniskt?

SVAR: Det beror på vilket program du arbetar med och hur revisorn arbetar. Det bästa är att prata med revisorn om hur han eller hon vill få tillgång till bokföringen. Det finns många alternativ. 

Om du har din bokföring på nätet (t ex i Visma eEkonomi) kan du komma in i bokföringsprogrammet från vilken dator som helst och då kan revisorn läsa ditt elektroniska material utan att det behöver föras över på något sätt.

Om du har ett lokalt installerat program (som Visma Administration) och revisorn har samma program kan en säkerhetskopia skickas över för revision.

Om du och revisorn har olika program kan grundbok och huvudbok skickas över med en så kallad SIE-4-fil. Du exporterar filen från ditt program, skickar över den till revisorn exempelvis som bilaga i mail och revisorn läser in filen i sitt program. Sie-funktioner finns i de allra flesta standardprogram.

Fråga 2

Hur märker jag t ex en pdf jag fått och sparar elektroniskt med verifikationsnummer? Vilket material ska jag då skicka över till revisorn? 

SVAR: Det vanligaste sättet att märka en pdf som är underlag till bokföringen är att ange verifikationsnumret i filnamnet. Om du sparar fakturor som pdf kan du maila dem till revisorn eller lägga dem på t ex ett USB-minne och skicka över.

Fråga 3

Om kunden råkar ut för en skatterevision, hur gör jag rent praktiskt då för att förse Skatteverket med alla underlag?

SVAR: För en skatterevision gäller samma som för en annan revision. Skatteverket kan läsa in SIE-filer. Men även i det fallet är det bäst att fråga dem vilken typ av material de vill ha. Du behöver inte löpande skriva ut allting för att ha ifall det blir en skatterevision utan om de skulle vilja ha viss räkenskapsinformation på papper kan du skriva ut det när Skatteverket behöver det.

Fråga 4

Hur gör jag om kunden slutar hos mig och jag ska överföra allt till en ny redovisningsbyrå eller om kunden ska arkivera allt material? 

SVAR: Kontoplan, huvudbok och grundbok kan föras över med hjälp av SIE4. Kundfakturor kan läggas på pdf som sparas på usb-minne. Men här gäller det att tänka på att man inte får byta format förrän efter 3 år. Det innebär att man inte får byta från elektroniskt format till pappersformat tidigare. Däremot får man byta mellan olika elektroniska format om det görs på ett säkert sätt. Räkenskapsinformation som sparas elektroniskt i bokföringsprogrammet kan skrivas ut på pdf för att skickas över till kunden eller den nya redovisningsbyrån, eftersom pdf räknas som ett elektroniskt format.

Fråga 5

Måste jag enligt lagen skriva ut journaler eller kan jag spara dem som pdf?

SVAR: Du behöver inte skriva ut dem alls om det går att se dem i efterhand i programmet. Det går t ex i Visma Administration. Du behöver inte spara dem som pdf heller eftersom journalerna redan finns lagrade elektroniskt i programmet.

Fråga 6

Om jag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till min kund, kan jag lagra fakturan elektroniskt eller måste jag skriva ut den och arkivera papperskopian? Ni skriver så här i er artikel:

”Du behöver alltså inte spara alla verifikationer i en pärm för att ha dem i ordningsföljd – om du inte vill. Det kan vara väl investerad tid att istället lära sig söka och skapa rätt vyer i de program du arbetar i. Här är hela listan, sammanfattningsvis:

Kundfakturorna
Leverantörsfakturor du fått elektroniskt
Kontoutdragen med in- och utbetalningar (om du sparar dem elektroniskt)
Bokföringen (verifikationslista och huvudbok)
Kontoplanen (om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet)
Behandlingshistoriken”

Enligt min revisor är svaret följande:

”Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning om bokföring.”

Vad gäller?

SVAR: Det som står i bokföringslagen och i bokföringsnämndens vägledning bokföring kapitel 7, innebär att du kan välja att spara dina fakturor elektroniskt. Det viktiga i texten är hur du väljer att presentera dem i företaget. Det är ju när de är klara för presentation de anses sammanställda och det är den formen de ska sparas i.

Har du då valt att presentera dem elektroniskt så är det i det formatet de ska sparas oavsett om du skickat dem i elektronisk form eller pappersform.

Fråga 7

Jag undrar vad som gäller med journaler. Alltså faktura-, leverantörsfaktura-, in- och utbetalningsjournaler. Dessa kräver ju mycket papper. Jag brukar därför skriva ut dem i pdf och spara elektroniskt på kundmappen. I pärmen skriver jag en hänvisning till att dessa finns sparade. Är detta ok eller borde jag skriva ut alla journaler?

SVAR: Nej, du behöver inte skriva ut dina journaler på papper om det går att se dem i efterhand i programmet. Det finns heller ingen anledning att spara dem som pdf eftersom de redan är lagrade elektroniskt i programmet.

 I Visma Administration behöver du skriva ut journalen som fil eller PDF i programmet och godkänna den för att den ska bokföras och bli en verifikation. Men det behövs ändå ingen papperskopia eftersom det är lagrat elektroniskt. 

Fråga 8

Jag läste er artikel om kopior. Behöver jag alltså inte skriva ut en kopia av Swishbetalning och bankgiroinbetalning i samband med försäljning utan kundfaktura, om dessa uppgifter finns sparade på fil på min dator exempelvis? Stämmer det även för kortbetalningar och bankgiroinbetalning? 

SVAR: Det stämmer att du inte behöver skriva ut det du fått in elektroniskt, såsom Swishbetalningar, om du har det sparat på din dator eller något annat medium som du förfogar över. Det kan vara ett usb-minne exempelvis.

Men tänk på att det måste vara sparat på din egen utrustning. Det räcker inte att det finns sparat hos banken så att du kan se det via internet eftersom du måste kunna presentera din räkenskapsinformation direkt i sju år. Banken håller den inte tillgänglig för dig så länge. 

Det gäller även inbetalningar och kortbetalningar om du har fått eller gjort informationen elektroniskt och sparar den hos dig själv så att du kan plocka fram den och visa eller skriva ut under hela den tid räkenskapsinformationen ska sparas.

Enda undantaget är om du fått in dokumenten på papper. Då måste pappersoriginalet finnas kvar i tre år innan du får föra över det och spara i elektroniskt format. 

Fråga 9

Årsbesked och engagemangsbesked som kommer i pappersform, får man scanna in dem och slänga papperet eller måste man spara det? Särskilt med tanke på att de ibland är undertecknade av bankmannen?

SVAR: När det gäller externa intyg så ska originalet sparas. Revisorerna vill ofta att banken, på kundens uppdrag, skickar årsbeskeden direkt till revisorn. 

Fråga 10 

Jag har en fråga vad som gäller som giltigt bokföringsunderlag vid elektroniska kvitton. Elektroniska kvitton är ett giltigt bokföringsunderlag men vi har på mitt jobb när det gäller reseräkningar att man väljer ett reseräkningsdokument där kvittot visas, dvs man bifogar inte kvittot i en separat pdf. Är det gitligt eller måste man skriva ut kvittot för sig?

SVAR: