Webbaserad bokföring vs. papper
Spara tid och slipp onödigt arbete

Papperslösa kontoret, vad betyder det i dag när vi har digital bokföring? Det är ju rimligt att skriva ut en kopia och sätta i pärmen. Är det ens lagligt att låta bli? Ja, ofta. Här får du veta:
 Vad säger lagen?
 Vilka papper är helt onödiga (där det räcker att ha uppgifterna i datasystemet) och vilka måste fortfarande finnas fysiskt? 

Publicerat: 2017-05-18

Många företagare, ekonomiansvariga och redovisningskonsulter förlitar sig mentalt på papperet och tycker att det som finns i molnet är svårt att hitta eller inte riktigt “finns”. Samtidigt väljer fler och fler kunder, oavsett verksamhet, att arbeta på internet och bokföra digitalt.

– Det funkar alldeles utmärkt att låta bli att skriva ut elektroniska dokument. Stora företag kräver ju elektroniska fakturor, huvudbok och balans- och resultaträkning finns elektroniskt. Efter det är det inte så mycket kvar som räknas som räkenskapsinfo. Så det kanske är dags att vi börjar spara lite på våra träd, säger Anders Bernåker, ordförande i Srf-konsult och partner till Visma Spcs. 

 UB Redovisning jobbar pappersfritt

Det här säger lagen

Grundregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem. När du skapar räkenskapsinformationen själv så kan du själv välja i vilken form den lagras. Undantaget är grundbok, huvudbok och behandlingshistorik som alltid måste finnas i elektronisk form (förutsatt att du har ett bokföringsprogram) eftersom de uppdateras kontinuerligt. Tre år efter räkenskapsårets utgång får du i båda fallen arkivera om räkenskaperna i en annan form, om du skulle vilja. 

  • Bokföringslagen 7 kap §1
    Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.
  • Bokföringslagen 7 kap §6
    Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformationen som avses i §1, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överföres till någon annat sådant material.
  • Om materialet är sådant som avses i §1, får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Exempel: Har du fått en PDF på mejlen, skriver ut den, sätter papperet i en pärm och slänger PDF:en så har du alltså förstört originalet. Själva mejlet kan du slänga om du sparar PDF:en, men oftast är det enklast att spara mejlet också och söka på kundnamn eller mappa alla mejl från en viss kund. Du kan också skapa en regel i mejlprogrammet som automatiskt mappar alla mejl från samma avsändare.

Och motsvarande: Om du får ett dokument eller papper, exempelvis ett kvitto eller ett avtal, och scannar in det så måste du spara orginalet i tre år.  Kvitton har en tendens att blekna snabbt så att de blir oläsliga och all räkenskap måste vara läslig. Därför ska man enligt lag göra en kopia som arkiveras tillsammans med det, med tiden, oläsliga kvittot. 

Ett annat exempel är om du får en e-faktura. Det är fakturans identitetssträng som är originalet, utskriften blir en kopia. All mottagen post via e-post skall lagras och sparas i 7 år på ett eller annat sätt men efter tre år får du föra över det till annan form om det görs säkert. Lagras fakturorna hos annan än företaget, se till att upprätta avtal om att informationen sparas enligt bokföringslagen.

Vilka papper kan du strunta i?

Du behöver alltså inte spara alla verifikationer i en pärm för att ha dem i ordningsföljd – om du inte vill. Det kan vara väl investerad tid att istället lära sig söka och skapa rätt vyer i de program du arbetar i. Här är hela listan, sammanfattningsvis:

  • Kundfakturorna
  • Leverantörsfakturor du fått elektroniskt
  • Kontoutdragen med in- och utbetalningar (om du sparar dem elektroniskt)
  • Bokföringen (verifikationslista och huvudbok)
  • Kontoplanen (om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet)
  • Behandlingshistoriken

Det är ingen risk att något försvinner i molnet, programmet lagrar allt och säkerhetskopieras konstant. Du vinner tid, sparar miljö och hyllmetrar och sliter inte på skrivaren. Hur gör du? Vilka funderingar har du kring digitalt och papperslöst? Mejla infoline@vismaspcs.se. 

Källor: Karin Berggren, redovisningsexpert, Visma Spcs, Anders Bernåker, Ordförande i Srf-konsult, Ulla Stenfors, Bokföringsnämnden.

 Karin Berggren svarar på 9 följdfrågor till artikeln

Annica Jönsson
Foto: iStock

Du kanske också är intresserad av ...

Fastpriskalkyl – räkna på ditt digitala erbjudande – få 3 mallar
Vill du dubbla vinsten på ett år? Anmäl dig till The Perfect Firm före 21 maj till rabatterat pris
Möt Ily, Jane och Vickie, konsulter i England. Så här tycker de om The Perfect Firm
Kopierar du arbetssättet från Administration till eEkonomi?
Så här nöjd vill vi att du blir! 

 

Ont om tid? Stora utmaningar? Här är ett nyhetsbrev för dig som är redovisningskonsult eller revisor. Vi hjälper dig framåt.

ja, jag vill ha nyhetsbrevet 

Är du kund får du nyhetsbrevet utan att du behöver anmäla dig. 
Du kan säga upp prenumerationen när du vill.