Digitalisering ger frihet

En framgångsrik byråledare på dagarna och skärmflygare på kvällarna. Jobb i Sverige och fritid på Teneriffa. Hur får Max Blomqvist, vd på Maroni Redovisningsbyrå ihop det? Med en helhjärtad satsning på digitalisering och effektivisering.

När vi pratar med Max befinner han sig just på Teneriffa där solen skiner nästan jämt och där sandstranden ligger bara en bit bort. Maroni Redovisningsbyrås kontor finns på Folkungagatan i Stockholm. En byrå som har vunnit priset för Årets Framtidsbyrå och som ligger långt framme när det gäller digitalisering. Något som går hand i hand både med en hög vinstmarginal och med möjligheterna att jobba var som helst.

Detta visade sig inte minst under pandemin då byråns förmåga till anpassning verkligen sattes på prov. Det tog företaget endast två veckor att ställa om till ett helt remote arbetssätt där all personal jobbade hemifrån. 

Idag fortsätter Maroni Redovisningsbyrå att jobba delvis på distans. För att det flexibla arbetssättet ska fungera har Maroni sina arbetsprocesser. Dagen börjar med ett teamsmöte där de går igenom planen för dagen och gör avstämningar. Under dagen hörs de ofta i en gruppchatt och hjälper varandra. 

- Visma Advisor är det som håller ihop vårt arbete. Där har vi checklistor och bevakningspunkter för sådant vi behöver få in från kunder, som uppdragsbrev och företagsdokumentation. Den som är ansvarig kan direkt se vad som finns och vad som eventuellt saknas, säger Max Blomqvist. 

Kundrelationerna upprätthålls med hjälp av rapporter där Maroni har analyserat kundens data och kommer med förklaringar och råd. Kunderna får också sms när det är dags för moms och deklaration eller om något har lagts upp i Visma eEkonomi som de behöver agera på. Att så mycket görs digitalt och automatiskt innebär en stor tidsvinst för Max och hans medarbetare.

Digitaliseringen har inneburit en positiv utveckling även för Maronis kunder. Genom att fotografera och scanna in sina kvitton med appen i Visma eEkonomi och lämna in materialet digitalt sparar de väldigt mycket tid. 

Tid sparar Maroni Redovisningbyrå också med kontinuerliga avstämningar i Visma Skatt och Bokslut. Eftersom mycket av arbetet redan är gjort blir det inte så mycket jobb i slutet av bokslutsåret.

-Vi har många kunder men vi hinner ändå med för att vi har bra system och rutiner, säger Max. 

Han konstaterar att det verkligen gäller att bestämma sig för att jobba digitalt. Sätt ett datum när det nya digitala systemet ska vara infört och det gamla ska vara släppt. Det är då det blir gjort, när man har ett tydligt mål och en deadline.

Med arbete på distans från Teneriffa får Max Blomqvist stiga upp lite tidigare på morgnarna på grund av tidsskillnaden. Men det är det värt för att kunna hoppa in i skärmflygarkläderna direkt efter jobbet och kunna ägna kvällarna åt att skärmflyga, dyka och umgås med vänner.

Max Blomqvist 5 tips till andra som vill jobba digitalt och smart:

  1. Bestäm ett datum då alla kunder ska vara överförda i nya systemet.
  2. Bestäm dig för ett slutdatum då allt ska finnas i det nya digitala systemet - när ska vi ha släppt det gamla?
  3. Se till att ha molnbaserade lösningar, all data ska gå att nå från alla datorer. Vi använder Vismas program för bokföring, fakturering och byråstöd och Sharepoint för dokumenthantering.
  4. Ha tydliga mallar för hur man arbetar personalen emellan. Viktigast är att oberoende av vem som jobbar med vilken kund, ska alla jobba på samma sätt. Samma metodik med alla kunder. Tydliga processer, checklistor och mallar.
  5. Tydlighet när man utbildar sina kunder, att man tar sig tid och gärna bjuder på den tiden för hur de ska arbeta i systemet. Kunderna uppskattar verkligen det och den tiden man lägger ner får man igen för kunderna återkommer inte utan kan systemen från början.

Visma Smarta Byrån

– ditt nya byråpaket i molnet

Redovisning som det borde vara. Plocka ihop det du själv behöver och sköt alla uppdrag från ett ställe. Betala bara för det du använder.

Ditt nya byråpaket