Sara Öhman jobbar ofta från sitt sommarställe vilket var målet när hon startade sin redovisningsbyrå. Att kunna jobba helt digitalt på den plats hon själv har valt. För på Framtidens Redovisning AB förekommer inga papper. I avtalet beskriver Sara att kunden måste spara kvitton och andra pappersoriginal i sju år. Men “digital first” gäller ändå, hos henne. Papperet är en formalitet.
Vi frågade Sara hur hennes byrå har lyckats bli helt digital. Här kan du läsa svaren.
Den digitala resan börjar redan i den första kontakten med Framtidens Redovisning AB. På företagets hemsida har Sara medvetet valt att inte lägga ut telefonnummer utan ett kontaktformulär för den som är intresserad av hennes tjänster.
Byrån tar bara emot kunder som är aktiebolag. En anledning till det är att det är väldigt mycket tydligare var gränsen går för företagets ekonomi och kundens privatekonomi. Om man vill jobba helt digitalt så behöver det vara tydligt, menar Sara.
Hur har ni lyckats att bli en helt digital byrå?
– Jag tror att det enda sättet att lyckas med att bli en digital byrå, är att köra digitalt hela vägen. Att köra hälften digitalt och hälften traditionellt med papper tror jag inte på. När en kund kommer till mig så informerar jag om att på den här byrån jobbar vi bara i ekonomiprogrammet Visma eEkonomi, vi använder bankkoppling, jag är deklarationsombud och allt underlag måste komma in digitalt från kunden. Och det funkar!
– Det är klart att uppstarten är ett ganska stort steg som tar en del tid. Jag har ett möte med kunden via Teams, som är bra när man vill dela skärmar. Här visar jag hur appen till Visma eEkonomi fungerar, som hur kunden fotograferar sina kvitton och laddar upp filer. Ett introduktionsmöte helt enkelt. Sedan får de försöka själva och höra av sig om något inte fungerar och så får jag visa igen.
Hur ser samarbetet ut när allt är på plats?
– Det är lite olika beroende på hur mycket kunden vill göra själv. En del kunder bokför helt själva och sedan går jag bara in och gör bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration 2. Andra kunder stöttar jag med till exempel moms- och arbetsgivardeklarationer. Jag trycker mycket på att det handlar om ett samarbete och det är viktigt att kunden förstår det så att de inte förväntar sig att jag är deras leverantör. Det handlar mycket om personkemi. Vi är människor och vi samarbetar.
Hur tänker du kring prissättningen?
– Jag arbetar bara med fasta priser per månad, kvartal eller årsvis och då ingår allt. Men det gäller att räkna med alla extratjänster, som till exempel rådgivning, i totalpriset och det är en utmaning.
Vilken nytta ser du med att köra digitalt?
– Jag kan ta min dator och åka ut till landet. Det var det som var målet, och så är det otroligt smidigt.
Saras tre tips till dig som vill driva en helt digital redovisningsbyrå:
- Välj ett program och berätta att på den här byrån jobbar vi i det programmet bara och allt måste komma in digitalt.
- Kör helt digitalt. Inget hälften papper och hälften digitalt.
- Se till att du har tittbehörighet till banken, att du är deklarationsombud, att kunden har bankkoppling och Kivra.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
