Bokföring och redovisning till fast pris? Så här byter du prismodell

Vad är timpris?

Timbaserad prissättning är när ett företag tar betalt av sin kund per arbetad timme. Fördelen är att det är enkelt att sätta ett pris på en tjänst - bara att klocka tiden. 

Nackdelar med timpriser

• Att ta betalt per timme innebär ofta att den anställde jobbar utan att skriva upp tid eftersom det skulle bli för dyrt att räkna all tid.
• Om fel tid - timpris - registreras, kan det innebära tappade intäkter.
• Incitament att effektivisera arbetssättet saknas.
• Det gynnar heller inte företagets vilja att utveckla nya tjänster. 
• Osäkert för kunden som inte vet hur mycket det kommer kosta.
• Osäkert för byrån eftersom kunden kan vilja förhandla om priset i efterhand och det blir många frågor om fakturan.

Vad är värdebaserad prissättning?

Värdebaserad prissättning betyder att företaget tar betalt av sina kunder helt utefter det värde som tjänsten utgör för kunden - inte hur lång tid det har tagit att leverera den.

Vad är fast pris? (Kallas även fastpris)

Fast månadspris är ett pris för en tjänst som utförs löpande varje månad i samma omfattning. Ett exempel är löpande redovisning och bokföring, eller lönetjänster. Det är tydligt reglerat vad som ingår i det fasta priset.

Fördelar med fast pris:

• Möjlighet att fakturera i förskott

• Du är överens med kunden om priset innan du börjar göra jobbet.

• Ökad trygghet för kunden - inga överraskningar.

• Ökad trygghet för byrån - fakturan ställs ut innan jobbet påbörjas vilket minskar risken för kundförluster.

• Ju snabbare du utför jobbet - desto större blir lönsamheten. Fastpris är en viktig grund för att kunna skapa lönsamhet och frigöra kapacitet genom att effektivisera.

 Är du företagare? Hitta en redovisningsbyrå

Fast pris = högre kundvärde

Bokföring och redovisning i molnet effektiviserar bort en stor del av den tiden som redovisningsbyråer lägger i produktionen. Med fasta priser tappar man inte intäkter vid effektivisering utan sparar bara tid - tid som kan läggas på ekonomisk rådgivning vilket stärker kundföretagen.

Redovisningskonsulter som erbjuder rådgivning frågar sina kunder om företagets framtid och planerar budget, förbättrar kassaflödet, tar bort onödiga kostnader, diskuterar prissättning, går igenom prognoser, avvikelser och scenarier och gör konkurrensanalyser, bland mycket annat. Konsulterna utbildar även i bokföringsprogrammet Visma eEkonomi så att företagaren kan bokföra själv, med regelbundna avstämningar.

Fast pris: Guide i 4 steg 

Steg 1. Få betalt i förväg, effektivisera din tid 

Din kund är mer benägen att köpa en tjänst innan den är utförd än efteråt. Berätta vad du kan bidra med och säg vad det kostar. När kunden har accepterat priset kan du skicka fakturan (varför vänta?) och sedan utföra jobbet.

Registrera tiden för att kunna följa upp nedlagd tid och hålla dig inom (din egen) tidsbudget. Jobba aktivt för att effektivisera och tänk att du ska kunna sälja samma sak till en annan kund - till samma pris men på kortare tid. Du söker högt kundvärde utåt - effektiv arbetsprocess internt.

Exempel:

Ett jobb kräver att du kontaktar en skattejurist som debiterar dig. Du lägger ner många timmar eftersom området är nytt för dig och fakturerar din kund 25.000 kronor. Du frågar en annan kund om hen vill ha samma tjänst och får ja. Du behöver nu bara lägga ner några få timmar för att skapa samma kundvärde.

Är det rättvist att den första kunden betalar 25.000 kronor för tjänsten och den andra bara 4.000 kronor? Att utveckla tjänsten tar en viss tid men värdet är konstant för varje ny kund du säljer till. 

2. Paketera tjänster

Du kan paketera både gamla och nya tjänster. När du ska paketera, tänk så här: Definierad tjänst. Ta exemplet ovan, det var en skattetjänst. Deklaration är en annan tjänst. Kan du ta fram fler? Vilka behov har dina kunder? Vilka mål har de med sitt företagande? Om du inte vet så mycket om kundernas mål så fråga. Visma hjälper dig med affärsutveckling

Om du inte hinner prata med kunderna är det ett tecken på att du behöver effektivisera bort tid med hjälp av Visma eEkonomi, Visma Advisor, Visma Ekonomiöversikt och Visma Skatt och Bokslut Pro. 

3. Viktigt! Definiera vad som ingår 

Om du erbjuder ett fast pris per månad är det noga att definiera och kommunicera vad som ingår och vad som inte ingår. Det som inte ingår paketeras som separata tjänster som du aktivt säljer in baserat på kundens behov. 

Var uppmärksam på avvikelser. En husförsäljning i en enskild firma påverkar priset. Kunden har också skyldighet att komma in med material. För sent inlämnat material ska avgiftbeläggas. 

4. Ha en testperiod

Får du en ny kund kan det vara svårt att veta hur mycket den vill ha hjälp med och vilken typ av hjälp. Ett tips kan vara att testa först i 3-6 månader innan ni utvärderar gemensamt. Hamnade ni rätt? 

 Så jobbar du med fast pris i klienthanteraren Visma Advisor

Kundcase: Ekonomibyrån i Halmstad

Ekonomibyrån i Halmstad har vunnit Företagarnas pris i Visma Accounting Awards och ägaren Elisabeth Svensson var en var en av de första i landet att gå över till fast pris. 

- Framförallt handlar det om att ändra mindset. Jag brinner för rådgivningen och tar betalt för kundvärde, inte tid, säger ägaren Elisabeth Svensson.

Det började för flera år sedan med att hon fick en insikt. 
- Jag tänkte: "Detta är inte klokt. Hur många utbildningar jag än går och hur duktig jag än är så kan jag aldrig tjäna mer pengar, för jag kan inte skriva upp fler timmar." Jag fick ingen kostnadstäckning för kurser jag gick, det kändes helt absurt. Då bestämde jag mig för att tänka om. 

Så här började det

Påhejad av en god vän på branschorganisationen FAR vågade hon ta klivet till fast prissättning, det fick bära eller brista. Innan hon började med fast pris tog hon ut statistik på hur mycket hon fakturerat respektive kund de senaste tre åren. Det låg på ungefär samma summa varje år. Hon delade årssumman med tolv. 
- Sedan la jag på tid för flera avstämningssamtal per år, kundevent, utbildning i Visma eEkonomi och ett supportpaket med fria samtal. Det blev ett paketpris för respektive kund. 

Efter förberedelser sålde hon in förändringen hos kunderna.
- Det var en jättevånda. Men mottagandet blev långt över förväntan och idag har nästan alla mina kunder fast pris. 

Kunskap om kunden driver merförsäljning

Elisabeth Svensson har valt Visma eEkonomi eftersom hon tycker att det är ett enkelt och bra program för kunderna som bokför själva efter utbildning. Hon träffar kunderna fyra-sju gånger per år och planerar och följer upp. Möten med kunden är det som ytterligare driver försäljning. Hon får en stor insyn i bolagen och lär känna företagaren som person.

- Vi har fått hur mycket kunskap som helst om kunderna vilket innebär att de ringer mycket mer till oss. Vi får alltså väldigt mycket arbete på grund av att vi öppnat upp för samtal. Jag får in lika många timmar på att rimlighetsbedöma kundens bokföring som att själv göra debet och kredit.

Vill företagare prata mer med sin redovisningskonsult?
- Ja, man kan känna sig rätt ensam där hemma vid köksbordet. Istället för att tjata med sin fru eller man får de diskutera sin ekonomi med ett proffs. Frågor jag svarar på förutom det löpande kan vara: "Ska jag ta lånet på lång eller kort tid?", "Kan inte du följa med till Almi?" eller "Vet du något om crowdfunding?"

- Får jag en fråga jag inte kan svara på så kollar jag upp det och återkommer. Vi är mer som lärare har mycket mer tacksamma kunder. 

Att prissätta nya kunder rätt är inga större problem. 
- Jag har mest små kunder och vet ungefär var det ligger. Är jag osäker så kör jag löpande i tre månader och sätter fast pris efter det.

Bokför i Visma eEkonomi

Visma eEkonomikunder får utbildning några timmar inledningsvis. De måste ha med sig kunskap om programmet och "bokföringsfacit".
- Sedan gäller det att peppa dem och få dem att tro på sig själva. De ska ringa och fråga om de undrar över något!

Finns det fällor att undvika i en omställning till fast pris? 
- Var noga med vad som ingår och inte ingår i paketet och tänk igenom det själv så det inte kommer som en överraskning. 

Fast pris - Elisabeth Svenssons steg för steg-guide

1. Äger du en byrå kan du fråga dig: Hur ser din drömroll ut yrkesmässigt? Vill du ha kunder som efterfrågar en engagerad konsult? Vill du ha kunder som berättar mycket för dig om sitt företag? Tycker du att det är bättre att de frågar en gång för mycket än en gång för lite?
2. Gå tillbaka och se hur mycket du har fakturerat respektive kund de tre senaste åren. Lägg på en kostnad för utbildning, events, möten och support.
3. Glöm inte att lägga på en summa för småsamtalen. Ofta glömmer man att tidrapportera dem. Du får bättre lönsamhet med ett fast påslag som är lika för alla kunder.
4. Var tydlig med vad som ingår och inte ingår i paketpriset så att kunden har kontroll. 
5. Du behöver ha Visma Advisor för att kunna planera dina kunder. Vad köper kunderna? Hur lång tid tar varje moment? 

 Vill du att din byrå ska gå från timpris till fast pris? Gå Vismas Fastpris-skola!

Källor: Marcus Shirén & Tintti Dahlin, Visma, Elisabeth Svensson, Anders Bernåker, Tidningen Balans.