Bra beslutsunderlag till företag - tips och exempel

Beslutsunderlag: Vad är ett bra beslutsunderlag? 

Ett beslutsunderlag ska klargöra fakta, visa samband och lämna ett eller flera olika förslag till beslut samt redogöra för effekterna av besluten. Besluten ska syfta till att nå ett mål. Den som producerar underlaget har skyldighet att anpassa beslutsunderlaget så att mottagaren kan förstå och ta till sig innehållet. Den som tar emot underlaget ska känna sig trygg med att beslutet är väl underbyggt och förankrat i fakta, kvalificerade prognoser eller genomarbetade analyser. 

Beslutsunderlag från redovisningskonsult till företagare

Enligt Reko, som är en kvalitetsstandard för redovisningsbranschen, ska redovisningskonsulter ta fram bra beslutsunderlag till sina kunder. Byrån ska ha rutiner som säkerställer det. Det vanliga är att skicka en månatlig ekonomisk rapport. Många företagare uppfattar inte det som ett bra beslutsunderlag eftersom de inte själva är ekonomer. De kan inte dra slutsatser ur innehållet. Det finns ett glapp mellan ekonomens kompetens och företagarens, som kanske är grym på att baka, spela golf eller måla hus men inte är bäst på företagsekonomi. Dessutom handlar siffrorna i rapporterna om dåtid - de är inte helt aktuella. Och kunden betalar för rapporten - utan att förstå den, vilket kan vara lite obekvämt att erkänna.

Många redovisningskonsulter ser det här glappet och vill samarbeta med kunden i Visma eEkonomi och att också träffas fysiskt och diskutera framtiden och företagarens mål. Ett sådant upplägg sparar administrativ tid och ger bättre förutsättningar för ett bra beslutsunderlag. 

 Samarbeta med dina kunder i Visma eEkonomi

1. Förklara rapporterna

Sätt dig ned med din kund några gånger per år och gå igenom rapporterna. Förklara vad de olika begreppen står för och vad de signalerar. De här mötena kommer att ge dig större insyn och nya uppdrag från kunden.

• På resultatrapporten finns resultatet.

• På balansräkningen kan din kund få information om pengarna räcker.

• Ett handelsföretags bruttovinst kan vara av särskilt intresse att följa och diskutera med kunden.
• Ett tjänsteföretag kanske behöver ha fokus på omsättning per anställd och hur ofta de fakturerar

2. Anpassa rapporterna

Låt säga att du har en kund som gör ett bra resultat. Du förklarar hur mycket skatt som ska betalas in. Men kundens likviditet är låg så det är ändå svårt att betala in skatten. Den här kunden kan behöva en anpassad rapport för att se, förstå och förutse vad som ska ske. 

Ta fram en visuell bild av hur pengarna används under året. Vinst är inte lika med likviditet – självklart för dig kanske, men inte för kunden. Du behöver anpassa din kommunikation efter kundens förutsättningar. Ta fram en enkel uppställning och kalla den: ”Vart tog pengarna vägen?” 

Om du gör en vanlig kassaflödesanalys är det inte säkert att kunden tar till sig budskapet på samma sätt. 

3. Ta ansvar för att kunden förstår

Du vet säkert redan att budskap behöver översättas och anpassas till respektive mottagare för att förstås. Du gillar till exempel inte när en läkare använder enbart latinska termer, du vill ju veta vad som gäller. Det gäller för redovisningskonsulter att försöka vara goda kommunikatörer – att ta ansvar för att våra kunder förstår. Det är alltid okej att prata på ett annat sätt för att bli förstådd.

Källa: Anders Bernåker

Kundcase: Gottebodens bokföringsskola hos Aekonom

– Det är helt underbart när företagarna äntligen förstår vad månadsrapporten betyder och hur de kan använda den som beslutsunderlag. De är överlyckliga och säger: "Jag förstår för första gången på tio år! Jag förstår vad min redovisningskonsult säger!"

Emelie Angesrud bor i Uppsala och driver redovisningsbyrån Aekonom. Hon är förskollärare i botten och utbildad redovisningskonsult. Med den kombinationen är det inte konstigt att kunderna lär sig ekonomi på ett lekfullt sätt. "Läromedlet" är en fiktiv butik kallad Gotteboden. Emelie Angesrud utvecklade den när hon upptäckte att företagarna inte förstod månadsrapporten. 

– Det hände att kunden slängde rapporten och sedan ringde och frågade om de hade råd. Då blev ju mitt arbete lönlöst. Kunderna ska känna att jag hjälper dem framåt och att deras pengar kommer tillbaka i annan form. Då måste de förstå vad alla begrepp betyder. 

Bra beslutsunderlag 

Företagare ska ta beslut baserat på kunskap, anser Emelie Angserud. Och hennes jobb upplevs som mer värdefullt (och värt att betala för) om siffrorna blir användbara. 
– Företagaren är den som har koll på framtiden och omvärlden. De vet hur det ser ut på jobbfronten, om en stororder är på väg in eller om de precis har förlorat en storkund. Det, i kombination med informationen de får från mig, är grunden för bra beslut.

Gottebodens bokföringsskola

Gottebodens bokföringsskola har en anpassad kontoplan och mallar för balansräkning och resultaträkning. Det handlas intensivt med lakritsremmar, klubbor och sega nappar. 
– I början blir det mycket fniss. Men de uppskattar det för vem gillar inte godis? När jag sedan skickar den riktiga balansräkningen svarar de: "Nu har jag köpt remmar, jäklar vad gott det var! Mycket bättre än att småhandla klubbor!" När poletten trillar ner är det som att en ny värld öppnas. 

Arbeta tillsammans mot företagets mål

Emelie Angesrud har alltid järnkoll på företagarens eget mål för det påverkar hur hon lägger upp sitt arbete. 
– Inom gällande lag så kan du anpassa. Då är det superviktigt att veta om målet är att bli större, bygga kapital, ta ut mer lön, ta ut mindre lön eller som äldre att bygga pension långsiktigt. Några vill ombilda bolaget eller anställa. Det kan finnas extremt olika mål. 

Ta ut högre lön

Företagarna får också mentala morötter av Emelie Angserud. "Hur ska vi komma vidare framåt?", frågar hon ofta.
– Många är glada om det trummar på och de får ut 20 000 i månaden. "Men vore det inte trevligt om du kunde ta ut 25 000 istället", frågar jag. "Jo, går det?" undrar de då. En del är nöjda med plus minus noll, men jag undrar, vad är tanken med det? Jag förklarar att jag är deras ekonomiavdelning. Jag säger saker för att jag tror jag på dem. Vi är ett team.

Vad har hänt konkret i bolagen som du hjälpt med bokföring och ekonomi?
– Många har ombildat till aktiebolag. En del har jag pratat pension med. Jag har byggt upp bra kontakter med lokala banker. Kunden hälsar från mig och säger att jag rekommenderar det ena eller andra.

Sedan en tid tillbaka har du Visma Advisor, Visma eEkonomi och Visma Ekonomiöversikt. Varför valde du de tjänsterna?
– Visma har erkänt bra molnprogram som funkar och har hög säkerhet. Det är smidigt att jobba tillsammans i Visma eEkonomi, jag har cirka15 kunder i Visma eEkonomi. Kunderna kan ringa mig och säga: Kan du gå in och titta? Istället för att skicka SIE-filer. Jag sparar tid och bensin på att inte åka in till kunden och bokföra en halvtimme och sedan köra tillbaka. Mitt allra bästa tips är Visma Advisor. Innan hade jag post-it-lappar överallt. 

Bemöta olika typer av kunder

För den som vill bli redovisningskonsult men också lära sig rådgivning rekommenderar Emelie Angserud utbildningen Operativ redovisningsekonom av Iterum. Den ger träning i rollen som konsult och rådgivare.
– Framförallt lärde vi oss hur man bemöter olika typer av kunder. Vi pratade mycket om olika personlighetstyper och vad kunderna efterfrågar. 

"Finns ett kunskapsglapp"

Joakim Johansson, revisorsassistent på Hagsgård Revision i Uddevalla ser samma behov som Emelie av att ge företagarna utbildning i ekonomi och bokföring. Det finns ett informations- och kunskapsglapp, konstaterar han. En särskild risk är att fel fortsätter att ackumuleras under lång tid. 

– Jag tror det behövs något slags startpaket. Det går ofta väldigt fort för entreprenörer, de frågar först i efterhand och då ska vi försöka reda upp alltihop, ler han.