Vägen till Årets framtidsbyrå 2020

Redovisningsbyrån Win Win Ekonomi grundades 2011 av Ludvig Grimlund och bara ett år senare anslöt brodern Martin Grimlund till verksamheten. De har varit kunder hos Visma sedan starten och sedan dess har de vuxit till dagens dryga 30 anställda. 

– Att vi har varit kunder hos Visma så länge beror framförallt på det breda programutbudet, säger Martin. Men det har också varit viktigt att Visma har visat ett så tydligt intresse i vad vi ser för behov i allt från teknik till processer och IT-utveckling, och att vi hela tiden har haft en långsiktig dialog för framtiden. Visma har varit ett viktigt bollplank på vägen mot där vi är idag.

Visma Advisor är kärnan i den interna verksamheten

– Kärnan i vår interna planering är Visma Advisor och i det systemet resursplanerar vi varje uppdrag, dokumenterar kring ansvar, arbetsuppgifter, rutinbeskrivningar och vem som är backup. I Advisor har vi våra bevakningslistor, sköter vår tidsregistrering och våra checklistor. Visma Advisor hjälper oss att utvärdera hur effektiva vi är i uppdragen.

Visma Panalitix  – en extern partner som hjälper dig att nå dina mål

Som byrå har de alltid strävat framåt och vuxit varje år. Men när de började bli större kom också utmaningar och de ville göra saker ännu bättre och få till en tydlig struktur.

– Visma Panalitix är vår externa partner som har ställt oss till svars när det kommer till vad vi har gjort för att uppnå våra mål. I Visma Panalitix har vi fått verktyg att arbeta med, och det har funnits en regelbundenhet där vi haft kvartalsmål och uppföljningar.  Coacherna är insatta i vår bransch, och kan tack vare det ge oss initierad input med erfarenheter från andra byråer. När vi skapade vår One Page Strategic Plan fick vi en tydlig bild av vart vi skulle och i vilken ordning vi skulle göra saker. Tidigare hade vi kanske gjort en del insatser för tidigt, istället för att se helheten och prioritera utifrån den.

Från timpris till fastpris över en sommar

De hade börjat införa fast pris innan de gick med i Visma Panalitix, men i mindre omfattning.

– I Visma Panalitix fick vi stor hjälp att öka takten i omställningen. Vi gick med i maj 2018 och redan när hösten kom hade vi omvandlat  80 procent av kundavtalen till fasta priser. 

Martin berättar att byråer kan gå över till fastpris på två olika sätt. Antingen tecknar företaget nya avtal med kunderna, eller så skickar man enbart ut information om att företaget nu gått över till fast pris. 

– Vi valde att teckna nya avtal med kunderna. Det blev en hel del administrativt jobb men vi ville att våra kunder aktivt skulle ha accepterat prissättningen så att vi var helt överens. En av våra medarbetare tog huvudansvaret och la en stor del av sin arbetstid på detta under ett helt kvartal.

– Vi valde att lägga priset ungefär där det legat tidigare och det spelade nog en viss roll för att det gick förhållandevis lätt att få kundernas acceptans för fastprisavtal. Vi tappade några av de minsta kunderna, som fick en procentuellt sett större prishöjning, men det fanns med i beräkningen. Det handlar om att våga prissätta det värde företaget erbjuder och att aktivt välja sina kunder. 

Fastpris en trygghet för kunden

Samtidigt är fast pris en trygghet för kunden och många nya kunder tycker det är lätt att välja Win Win, delvis tack vare det tydliga erbjudandet med en förutsägbar kostnad.  

– Kunderna vet exakt vad deras redovisning kommer att kosta. Det blir lättare att ha gemensamma förväntningar och vi slipper ha kunder som upplever att det har blivit dyrare än de förväntat sig.

 Vill du att din byrå ska gå från timpris till fast pris? Gå Vismas Fastpris-skola!

Visma Panalitix – ett världsomspännande nätverk

I Visma Panalitix ingår det både mindre och större nätverk. De mindre nätverken träffas oftare och mer regelbundet, medan de större träffas på årlig basis.

– För oss har det också betytt mycket att få nätverka med andra redovisningsbyråer, både i vår lilla grupp som träffas regelbundet, men också de årliga större träffarna har varit betydelsefulla. Vi har även 2018 deltagit i en internationell Panalitix-konferens, där vi både satt med i paneldebatter och faktiskt vann en fin utmärkelse, ”Best in attracting Clients”

– Nätverkandet har påverkat vårt sätt att tänka, byråns självförtroende, att våga välja rätt kunder. Vi har tagit influenser från mer nischade byråer, både i Sverige och utlandet. Det har hjälpt oss att bli mer selektiva och tydliga med vad vi vill och vilka kunder vi vill ha.

En arbetsplats i toppklass

Win Win Ekonomi har blivit tydligare med vilka kunder de vill ha. Men de attraherar även den kompetens som de behöver och har nöjda medarbetare. 2019 vann de Medarbetarnas pris i Visma Accounting Awards. 

Hur har ni uppnått detta?

– Vi tänker långsiktigt, berättar Martin. Och vi har skapat en arbetsplats vi själva vill jobba på. När vi startade Win Win var vi alla småbarnsföräldrar och vi har velat ha en familjevänlig arbetsplats. Det har exempelvis inneburit att vi inte har någon systematisk övertid, samtidigt som vi ser till att, tack vare god framförhållning, ha snabba och högkvalitativa leveranser till våra kunder.

– I och med att vi har en stadig tillväxt kan vi dessutom dra nytta av den i vårt arbete med att jämna ut arbetstoppar. Genom att anställa fler medarbetare runt årsskiftet så har vi god bemanning under högsäsongen. När säsongen sedan ebbar ut har vi hunnit få in så många nya kunder att alla medarbetare har tillräckligt med uppdrag.  

Hur engagerar ni medarbetarna i er framgångsrika utveckling?

– Flera gånger om året arrangerar vi konferenser där alla medarbetare i företaget deltar. Fokus vid dessa dagar är företagets utveckling, och alla uppmuntras att bidra i ett brett spektrum av frågor. Tack vare det får våra medarbetare en god förståelse av vart vi är på väg. Sedan får varje team bryta ner målen på ett års sikt och per kvartal, för att bestämma hur teamet ska arbeta för att uppnå målen. Vi är också en ganska platt organisation, som inte lägger vikt vid  hierarkier och titlar. Kommer någon med en bra idé så spelar det ingen roll vilken position han eller hon har.

Ni har också medarbetare som inte är redovisningskonsulter. Hur tänker ni kring dessa yrkesroller?

– Många redovisningskonsulter ägnar en del av sin arbetstid åt administration, som man inte behöver vara utbildad ekonom för att utföra. För att frigöra tid för redovisningskonsulterna, och för att dessa arbetsuppgifter ska skötas med både högre kvalitet och effektivitet, har vi valt att anställa medarbetare till flera specialiserade roller. Dessa medarbetare blir proffs på sina uppgifter och helheten löses därför så mycket bättre. 

Vilka andra yrkesroller har ni?

– Dels har vi en applikationskonsult, Erica, som sköter onboardingen av nya kunder. . Tidigare skötte redovisningskonsulterna själva uppstart av kunder och nivån på den onboardingen påverkades av hur insatt konsulten var i de olika systemen och integrationerna.

Nu när Erica sköter onboardingen av kunder utvecklar hon hög kompetens inom detta. När en kund ska gå över till oss från en annan leverantör löser Erica det tekniska inklusive integrationer och utbildar kunden i tekniken. Hon säkerställer att den teknik vi har verkligen används på rätt sätt. Det höjer kvaliteten på mottagandet av nya kunder.

Vi har en ekonomiassistent som jobbar heltid med leverantörsreskontra åt ett stort antal av våra kunder, så att konsulterna inte ägnar tid åt detta. Utöver det har vi två kund-koordinatorer vars roller är att effektivisera processerna för redovisningskonsulterna och bistå dem i olika administrativa uppgifter, exempelvis med att tidsätta bokslut och att ta fram alla underlag inför bokslutsarbetet. De kommer också att stötta vårt Payroll-team där vi har ojämn arbetsbelastning under månaden. För att plana ut deras toppar kommer koordinatorerna att bistå i olika administrativa processer.

Martins 5 tips till byråer som vill utvecklas:

1. Som företagare börjar allt med kunderna – utan dem har du ingen verksamhet. Fundera igenom vilka kunder som är dina bästa kunder – de som är dina mest nöjda kunder, och som du även uppskattar samarbetet med. När du har identifierat den kundgruppen: lär känna den mer på djupet, och fundera på vad ett fokus på den kundgruppen innebär för din byrå. Det kan vara olika aspekter av roller på er byrå, etc.
2. Sätt ett långsiktigt mål, definiera syftet med din byrå och vad ni vill åstadkomma. Våga vara bold, sträva efter något riktigt ambitiöst (som samtidigt känns stimulerande för dig/er).
3. Utifrån det långsiktiga målet, bryt ner vad ni behöver göra på olika sikt (3-5 år, 1 år, närmaste kvartalet).
4. Ta sedan tag i utvecklingsresan. Den kommer sällan innebära stora plötsliga kliv – utan snarare många små steg som på lång sikt kommer att ta dig till helt andra nivåer än du befinner dig på idag.
5. Vad är du bra på – och vilka är dina luckor/svagheter? Komplettera dig med personer som förstärker din byrå – det gäller såväl medarbetare/delägare som externa leverantörer/samarbetspartners. Inom vissa områden behöver du kompletteras dagligen – då är det en medarbetare som ska göra det. Inom andra områden är det snarare några gånger om året du behöver komplettering/stöd – då är det läge att anlita en konsult för detta.

Tack Martin Grimlund och Win Win! Det ska bli spännande att följa er fortsatta resa framåt.