Byt från Visma Administration till Visma eEkonomi - FAQ

Jobba direkt mot kassa- och bankhändelser, inte med reskontra och manuella verifikat. 
Det går inte att kopiera arbetssättet från Visma Administration när du byter till Visma eEkonomi. Här är en FAQ.

Uppdaterat 2019-02-14

1 Vart tog journalerna vägen?

En väldigt vanlig fråga från vana Administration-användare! Som bekant används ett journalsystem i Administration för att bokföra Kund- och Leverantörsfakturor samt In- och Utbetalningar. 

I eEkonomi slipper du skriva ut journaler, eftersom Kund- och Leverantörsfakturor samt In- och Utbetalningar bokförs direkt, i en verifikation per affärshändelse. Fördelarna är många. Antalet moment blir färre, spårbarheten ökar och risken för differenser mellan reskontra och huvudbok minskar drastiskt.

2 Hur byter jag räkenskapsår?

I Administration byter du mellan räkenskapsår och du behöver ha rätt år aktivt när du bokför. I eEkonomi slipper du byta mellan år, verifikationer bokförs automatiskt på rätt år baserat på datumet som väljs.

Om du bokför en verifikation på ett år som inte finns upplagt föreslår programmet att räkenskapsåret ska skapas, så att du snabbt kommer vidare i arbetet.

 Så börjar ni samarbeta på webben - 7 vanliga frågor 

3 Hur uppdaterar jag ingående balans?

Om jag i Administration gör en rättelse eller annan verifikation i föregående räkenskapsår så måste Ingående balanser för innevarande år uppdateras manuellt via ett kommando.

I eEkonomi är IB alltid automatiskt synkroniserat mot UB fg år, vilket gör att IB och UB inte kan diffa.

4 Hur kopplar jag en konteringsmall till en leverantör?

I Administration går det att koppla konteringsmallar till leverantörer, för att få kostnadskonto föreslaget automatiskt vid kontering av leverantörsfakturor. 

Visma eEkonomi är smartare än Visma Administration och därför behövs inte konteringsmallar. Första gången du bokför en leverantörsfaktura ger programmet automatiskt förslag på kostnadskonto, baserat på vilket konto andra användare valt för samma leverantör. 

Nästa gång du skapar en leverantörsfaktura för samma leverantör kommer programmet ihåg det konto eller de konton som senast användes och föreslår dom. Är det bara ett konto föreslår programmet dessutom beloppet i debetkolumnen vilket innebär att det enda som återstår är att klicka på Bokför.

För manuella verifikationer går det fortfarande att använda mallar, men i eEkonomi kallas de för Bokföringsförslag istället för konteringsmallar.

5 Var uppdaterar jag valutakurserna i eEkonomi?

I Administration anges valutakurser manuellt men i eEkonomi behövs inte det eftersom de hämtas dagligen från Europeiska Centralbanken. Historiska kurser hämtas också, så oavsett vilket datum du sätter på en faktura eller en betalning så hämtas rätt kurs automatiskt

 5 viktiga saker att tänka på när kunden bokför själv

6 Stöd för Kontantmetoden

I Administration kan du inte arbeta på ett effektivt sätt med reskontran när du bokför enligt Kontantmetoden. Det resulterar oftast i att allt hanteras som manuella verifikationer och därmed tappar du stöd i programmet för reskontran. eEkonomi har fullt stöd för kontantmetoden, en inställning som enkelt markeras vid uppstarten.

När du har kontantmetoden och skapar kund- och leverantörsfakturor så bokförs intäkt/kostnad och moms helt enkelt inte förrän betalningen sker, vilket innebär att du jobbar precis som vanligt med reskontran trots kontantmetoden. Givetvis finns en funktion för att boka upp kundfordringar och leverantörsskulder i samband med årsavslutet. Det görs automatiskt när du skapar momsrapporten för sista perioden på året.

7 Varför kan jag inte ändra momskod och konto direkt på en kundfaktura?

I eEkonomi är momskod och konto knutet till artiklar via Artikelkonteringar. Samma typ av koppling finns i Administration, där det heter Konteringskod. Skillnaden i eEkonomi är att fakturering måste ske via artiklar. Detta innebär att momskod och konto inte kan ändras direkt på fakturan. Fördelen är att faktureringen blir mycket mer strukturerad.

Exempelvis kan en redovisningsbyrå förbereda Artikelkonteringar som passar de olika typer artiklar som kunden fakturerar. Företagaren kan sedan administrera artikelregistret och hantera sin fakturering med minimal risk för att det blir fel intäktskonto eller momskod på fakturorna.

8 Finns det någon lagerhantering i eEkonomi?

Det finns en viss lagerhantering i eEkonomi men inte lika bred som i t ex Administration 1000 och 2000. I eEkonomi kan du se lagersaldo på artiklar och utleveranser sker automatiskt i takt med att artiklar faktureras. Den stora skillnaden är att inleveranser inte har någon koppling till programmets inköpsmodul utan de görs genom manuella justeringar av lagersaldot. Det finns heller ingen funktion i eEkonomi för att automatiskt bokföra lagervärdet, likt Lagerförändringsjournalen i Administration.

– Behov av utökad lagerfunktionalitet är inget som nödvändigtvis behöver sätta käppar i hjulet för ambitionen att jobba i molnet. Det finns tredjepartslösningar för lagerhantering med integration mot eEkonomi. Läs mer här: www.vismaspcs.se/integrationslosningar

9 Var i eEkonomi skapar jag en budget?

Det gör du inte, den finns i Visma Ekonomiöversikt, betalvarianten för 59kr/mån.

Utöver budget får du i Ekonomiöversikt även en snabb och tydlig överblick av ekonomin med hjälp av överskådliga diagram och du kan djupdyka i siffror och verifikationer.

Perfekt för styrelser, ledningsgrupper och redovisningsbyrån som vill presentera sifforna på ett snyggt och lättförståeligt sätt.

10 Säkerhet

Till sist den självklara skillnaden: Visma eEkonomi är webbaserat. Det uppdateras och säkerhetskopierar automatiskt. Säkerheten håller högsta möjliga internationella standard. 

Annica Jönsson 

Du kanske också är intresserad av ...

Visma Affärsutveckling - se alla våra erbjudanden