Vad är e-faktura & EDI-faktura? Vi förklarar.
E-faktura, även kallat EDI-faktura, är ett system för att skicka fakturor elektroniskt.
Fakturering > e-faktura
Vad är en e-faktura?
Begreppet e-faktura är en förkortning av elektronisk faktura. E-fakturor brukar också kallas EDI-faktura (Electronic Data Interchange), EFH-faktura, Svefaktura eller PEPPOL-faktura (Pan-European Public Procurement On-Line).
Ett vanligt missförstånd är att digital faktura är synonymt med begreppet e-faktura.
Definition av e-faktura
Trots att en e-faktura, en PDF-faktura och en faktura i Word alla är digitala, skiljer sig e-fakturan på så sätt att fakturainformationen på den struktureras i ett särskilt format som kan läsas in i mottagarens internetbank, digitala brevlåda eller ERP. Denna princip att strukturera affärsinformation på kallas EDI, Electronic Data Interchange. Därför kallas e-faktura ibland för EDI-faktura.
Distributionen av fakturan är med EDI helt digital och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor / EDI-fakturor är således mer än digitala fakturor.
Med Visma eEkonomi och elektronisk fakturahantering kan du skicka och ta emot e-fakturor.
Hur fungerar e-faktura?
All viktig information på fakturan som totalsumma, moms, förfallodatum, fakturautställare, betaluppgifter etc presenteras för mottagaren med en digital bild i fakturamottagarens internetbank, digitala brevlåda eller affärssystem. I bakgrunden följer dessutom alla uppgifter med som ren elektronisk data som mottagarens system läser in och behandlar.
Det gör exempelvis att mottagaren kan behandla betalningen utan att behöva ange uppgifterna för hand.
För företag ger denna automatisering också en möjlighet för affärssystemet att bokföra och arkivera fakturan digitalt med ett exakt underlag över affärshändelsen.
Relaterad läsning: Elektronisk fakturering – företag vinner på e-faktura
E-faktura mellan företag och myndigheter
Företag, myndigheter och kommuner som använder ett modernt affärssystem har oftast möjlighet att ta emot e-faktura från ett annat företag. Även fakturautställaren (företaget som sålt en vara eller tjänst) behöver ha ett affärssystem där möjligheten finns att skicka elektroniska fakturor via EDI.
Innan fakturan kan distribueras elektroniskt gör avsändarens affärssystem en kontroll att fakturamottagaren kommer ha möjlighet att ta emot den. Det krävs dock oftast att mottagaren gjort ett aktivt val i sitt affärssystem för att den elektroniska fakturan ska kunna skickas helt elektroniskt mellan parterna.
E-faktura till privatperson
När företag och myndigheter skickar e-fakturor till privatpersoner skickas de vanligtvis till mottagarens internetbank. Tekniken att skicka e-faktura till en privatpersons internetbank är dock oftast kostsamt för mindre företag att implementera och det kräver att respektive mottagare i internetbanken ger sitt medgivande innan fakturan kan levereras. Vid långsiktig och återkommande fakturering till samma kunder kan e-faktura till internetbanken vara en bra lösning.
Men fakturautställare kan också skicka e-fakturor direkt till mottagarens digitala brevlåda, exempelvis Kivra. Då får de fakturan helt digitalt och kan betala den med BankID. Personen i fråga måste ha en aktiv digital brevlåda för att affärssystemet ska kunna kontrollera om mottagaren finns och leverera fakturan till rätt person.
E-faktura på engelska
Electronic invoice
Relaterade ord
I vår ordlista hittar du fler ekonomiska begrepp, termer och ord