Digital expense management – därför är det avgörande för ditt företag

Löner > Expense management

Varje år skapas 4 miljarder kvitton i Sverige; 200 miljoner* av dessa är kopplade till företag, och många av dessa har gjorts av medarbetare som vill få ersättning så snabbt som möjligt.

Med manuell expense management (utläggshantering) kan medarbetare spendera upp till en timme per månad** på att hantera sina utlägg, eftersom processen är pappersbaserad. Har du koll på hur många timmar du och dina kollegor lägger på utlägg under ett år? Och vilka värdeskapande aktiviteter ni istället skulle kunna lägga denna tid på? Fortsätt läsa för fler möjligheter!

5 fördelar med digital expense management

Fördelarna med modern utläggshantering är många, både för medarbetare, attesterande chef och ekonomiansvarig. De digitala möjligheterna gör bland annat att kvitton kan analyseras automatiskt och att hela processen för hantering av utlägg går snabbare, vilket minskar ställtider och risken för mänskliga fel. Här lyfter vi några av fördelarna:

Automatisera mera

Alla möjliga kostsamma manuella processer har de senaste åren effektiviserats i och med den digitala transformation som pågår i världen. Med en digital expense management-lösning som kopplas ihop med företagets andra verktyg kan du minska den tid ni lägger på administrativa uppgifter. Till exempel kan underlag från en utläggslösning automatiskt skickas till ditt lönehanterings- och bokföringssystem.

 Lästips! Digitalisering för företag. 5 tips från experten.

Utläggsrapportera, attestera och godkänn när och var du vill

Att erbjuda moderna verktyg som förenklar vardagen för dig och dina kollegor är en konkurrensfördel, speciellt idag när många arbetar hemifrån. Modern expense management innebär verktyg som stöttar istället för förvirrar. Det är nu möjligt att varifrån som helst – via webben eller en app – göra utlägg, attestera och godkänna.

Inga fler borttappade kvitton

Den digitala kopian av kvittot finns lagrad tillsammans med utläggsrapporten och fysiska kvitton, som har en digital kopia, behöver bara sparas i tre år; jämfört med sju om enbart en fysisk version finns. Tiden med borttappade kvitton är över!

 Lästips! Digitala kvitton och bokföring –  så slipper du pappershögen

Minimera risken för fel

Andelen digitala kvitton ökar för varje år som går och dagens lösningar för utläggshantering drar full nytta av detta. I och med att kvittot analyseras automatisk minskar risken för mänskliga fel. Med digitala lösningar ökar dessutom spårbarhet och tillgänglighet för datan, och därmed minskas risken för misstag eller fusk.

Utläggshantering i 5 steg

Digital expense management sparar tid både för medarbetare, attesterande chef och för dig som är ekonomiansvarig eller administratör, så se till att du hittar en lösning som förenklar processen för dig och alla inblandade. I ett bra system följer du enkelt dessa fem steg för en smidig utläggshantering:

1. Medarbetaren gör ett köp och får ett fysiskt eller digitalt kvitto.
2. Kvittot fotas eller mailas till systemet, där kvittot analyseras automatiskt. En rapport skapas och skickas in.
3. Attestanten granskar rapporten i appen eller på webben.
4. Ekonomiansvarig godkänner rapporten och skickar den vidare för utbetalning.
5. Kvittot bokförs i ekonomi- och lönesystem

Framtiden med digital expense management

Det har tagit tid för expense management att digitaliseras, och förändring och transformation kan vara svårt. Det handlar inte bara om att byta plattform eller programvara, utan ett nytt sätt att arbeta. Men verktyg som stöttar dig inom digital expense management är ofta utformade för att du och medarbetare enkelt ska komma igång och få värde direkt. Och när det dessutom kopplas ihop med löne- och bokföringssystem frigör du ännu mer tid.

Så vad vill du lägga din tid på i framtiden?

Källor:
*Beräkningar baserade på ”Betalningsstatistik”, Riksbanken, 2017; Skogssverige.se; Storaenso.se
**Time is Money, KTH Royal Institute of Technology, 2017