Digitalisering: Därför ska du digitalisera ditt företag. Nu!

Det finns en tydlig ekonomisk vinst kring att effektivisera företaget och därmed skapa utrymme till kontroll, nya affärer och nöjdare medarbetare. För att få ett starkt fäste på sin marknad och vara med i konkurrensen kommer det i framtiden att krävas ett tydligt hållbart digitalt företagande. Och det är inte så svårt att nå dit. Det menar Helene Struthers, expert inom digitala ekonomiprocesser på Visma Spcs.

Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Digitalisering företag

Man kan undra varför det är så viktigt att satsa på en digital framtid men idag är det egentligen fullkomligt onödigt att ödsla mänsklig arbetskraft på sådant som går att digitalisera. Det är helt enkelt inte hållbart att spendera värdefull arbetstid på att manuellt eller analogt utföra arbetsuppgifter som kan skötas snabbare och mer effektivt i ett digitalt format.

Den tydliga ekonomiska vinsten kring att effektivisera företaget kan likställas med omställningen i industrin, när maskinerna ersatte arbetskraften. Tack vare insikten att maskinerna kunde göra jobbet fanns också möjligheten att öka produktionen till en helt annan kostnad. Dessutom är det idag ännu viktigare att sörja för en god arbetsplats och bra arbetsförhållanden, för att kunna attrahera personal och konkurrera på arbetsmarknaden. 

Digitalisera företag – smarta lösningar finns

Oavsett vilken bransch du verkar inom finns garanterat smarta lösningar på hur du digitaliserar återkommande och tidskrävande uppgifter, så att de kan skötas snabbare och frigöra tid till dina affärer.

– I grund och botten handlar det om att omvandla information och händelser i ditt dagliga företagsliv till data. Data i digital värld kan flyttas från ett system till ett annat och analyseras, användas och omvandlas igenom en hel process för att utföra något åt dig och som både i princip eliminerar risken för fel och samtidigt ger minimal ansträngning, förklarar Helene Struther.

Alla dina affärer består i grunden av en relation mellan dig och en kund eller mellan dig och andra företag/leverantörer. Genom smarta digitala och tekniska lösningar kan du förbättra dina relationer och snabba upp leveranser. Hela processen bli mer förutsägbart och framförallt sker fler korrekta transaktioner mellan alla parter.

Testvinnare 2021. Få koll på din bokföring och fakturering med Visma eEkonomi. Prova gratis idag!

Vad händer i framtiden?

När det gäller att digitalisera företag är det för många företagare bokföringen som man ska ha ett extra öga på. För även om mycket redan finns kommer utvecklingen med digitaliseringen i samhället att öka med rasande fart, inte minst med tanke på de omställningar som redan skett i samband med pandemin.

– I framtiden kommer din bokföring till stor del skötas automatiskt och vara självgående, så det gäller att var gärna med på resan redan nu, säger Helene Struthers.

Dina banktjänster kommer se annorlunda ut och därmed dina rutiner för hur du sköter och stämmer av transaktioner mellan dig och dina kunder – och gentemot dina leverantörer, myndigheter och anställda. Myndigheterna har dessutom som mål att all fakturering sker elektroniskt, därför rekommenderar Helene alla att börja e-fakturera redan nu.

– Du kommer behöva ha ett hållbarhetstänk i allt du gör. Med grund i företagets värderingar och med stor insikt i din sociala och ekonomiska påverkan på omgivning och miljö. Småföretagen har en central roll att spela i omställningen till en hållbar utveckling och bidrar till att säkra långsiktig svensk tillväxt. Ett effektivt sätt att starta sitt hållbarhetsarbete är att se över administrativa rutiner och att fler företagare hittar sätt att göra sin verksamhet mer hållbar gynnar såväl det egna företaget som planeten, menar Helene Struthers.

Många mindre företagare kan dra sig för att öka systemkostnaderna men många gånger tänker man kanske inte på hur mycket arbetstid som frigörs för att skapa nya intäkter, att felmarginalen i princip raderas eller för den delen att potentiellt arbete under kvällar och helger med tråkiga administrativa uppgifter minimeras.

Så pratar framtidens B2B med varandra

Även framtidens affärsrelationer kommer bli mer effektiva och digitala – i alla led. Utbytet av information blir mindre ansträngande och mer hållbart, allt ifrån hur du sköter överenskommelser till hur du söker och ger information. Därför kommer vi ha stor tillit till de leverantörer som har bra värderingar, arbetsmoral och liten klimatpåverkan – och som kan säkerställa att data förvaras tryggt. Du som företagare behöver planera för det redan nu.

– Datasäkerhet är A och O. Dagens mjukvaruleverantörer har enorma krav på sig att hålla din data och dina uppgifter säker från intrång och att de behandlas enligt lagar och regler. En bra leverantör ska självklart arbeta aktivt med säkerhet och ha muskler att prioritera den – dygnet runt. Välj en sådan leverantör så kan du njuta av att låta smarta verktyg förenkla din vardag, avslutar Helene Struthers.

Tips! Så kommer du igång med digitaliseringen

1. Börja med att digitalisera och effektivisera sådant som är ofta förekommande, då ser du resultatet direkt och kan snabbt frigöra tid. Sträva mot att få bort onödiga och analoga moment i typiskt administrativa uppgifter som exempelvis:

  • bokföra och betala leverantörsfakturor
  • beräkna lön till anställda
  • bokföra kvitton och betala ut utlägg till anställda
  • sammanställa och skicka ut korrekta kundfakturor
  • stämma av ditt företagskonto mot din bokföring

Dessa är typiska tidskrävande administrativa uppgifter, som påverkar många i företaget och som verkligen går att automatisera.

2. Rådfråga din systemleverantör. Oftast finns färdigpaketerade eller färdigintegrerade lösningar som du kan börja nyttja direkt, ihop med dina befintliga system där du sköter din administration idag. 

3. Satsa på ett system som ger dig översikt. Ju fler moment du automatiserar desto mer behov har du att få översikt på din övergripande ekonomi och på vad som faktiskt behöver din uppmärksamhet. 

4. Kostnader som uppstår för automatiserade tjänster är en självklarhet. Om du snabbt och enkelt kan börja förenkla enskilda processer eller moment med färdiga lösningar, tveka inte. Sondera systemleverantörer som kan din bransch. Du kanske kan slippa några manuella och ansträngande moment i vardagen om du byter ut eller uppgraderar din webshop, investerar i ett smartare kassasystem eller kommunicerar med dina anställda via ett digitalt arbetsordersystem. Möjligheterna är oändliga.

5. Automatisera ett flöde åt gången. Då når du längre snabbare.

Om du inte hinner

Om du inte är helt övertygad eller hinner göra några förändringar i närtid, börja notera hur mycket tid du faktiskt lägger på administrativa uppgifter eller hur ni sköter typiska händelsekedjor i företaget. Titta på hela kedjan och vilken input alla dina anställda har i en process. Räkna på hur mycket arbetstid ni gemensamt lägger på att slutföra en faktura eller ett lönebesked, eller hur många gånger du behövt mata in samma uppgift i olika system. När du får grepp om detta kommer en förändring mot ett mer digitalt arbetssätt att kännas mer självklar.

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi