Jobba digitalt – smart och effektivt

Coronakrisen och myndigheternas rekommendationer om hemmajobb och fysisk distansering har gjort att många företag tvingats tänka nytt kring hur man jobbar. Men redan innan corona hade mycket hänt och många småföretagare vittnade då om en mer flexibel vardag tack vare digitala verktyg. I den här artikeln förklarar experten varför du vinner på att arbeta digitalt. Du får också tips för ditt digitala arbete så att du får möjlighet att göra det du gör bäst – driva ditt företag framåt.

I orostider är det extra viktigt att få hjälp. Oavsett om du jobbar digitalt i vanliga fall eller behöver arbeta mer digitalt nu under coronakrisen ska du försäkra dig om att du jobbar så effektivt som det går, så att du kan utveckla ditt företagande. 

En undersökning från Visma, som gjordes under 2020, visar att fyra av tio småföretagare har fått en mer flexibel företagarvardag de senaste tre åren tack vare digitala arbetsverktyg för till exempel bokföring och fakturering. Men undersökningen berättar också att efterfrågan på att kunna sköta sitt företag, oavsett var man befinner sig, är stor (64 procent). 

 Testvinnare 2020! Jobba smidigt. Bokföring på autopilot med Visma eEkonomi. Prova gratis nu!

Även om allt arbete självklart inte går att göra digitalt så är det många saker som kan lösas via dator, surfplatta och mobilen – och som eliminerar irriterande tidstjuvar. Visst kan det ta lite tid att gå över till digitala arbetsprocesser men det behöver inte vara en krånglig process och vinsterna är så mycket större och kommer direkt. Det menar Helene Struthers som är affärsområdeschef inom digitala ekonomiprocesser på Visma Spcs. Hon är expert på hur man automatiserar och digitaliserar sitt företag.

– Några av de vanligaste tidstjuvarna är bokföringen, faktureringen och lönehanteringen samt avstämning mot kontoutdraget. Det är typiska rutiner och områden som går att effektivisera avsevärt med digitala arbetsflöden – och som ger dig värdefull tid över, säger Helene Struthers och fortsätter:

– Självklart går det att automatisera så mycket mer. Exempel på det är rutiner för arbetsfördelning, tidrapportering, inköp och lagerhantering. Det här är dessutom processer som kräver flera steg och där många är inblandade så här finns stor risk för fel vid manuellt arbete, något man minimerar vid digital hantering.

Börja med värsta tidstjuven

Men var ska du då börja din digitala resa? Jo, det kan vara värt att först ta tag i den rutin som du lägger mest tid på. Därefter utökar du. Men ta en sak i taget, automatisera en process åt gången så kommer du känna att det bli smidigare. Tids nog kommer du ha skapat smarta flöden och hållbara arbetsprocesser som frigör värdefull tid, tid som du kan lägga på affärsutveckling och öka din konkurrenskraft.

– Och välj en stabil systemleverantör som satsar på utvecklingen och framtiden, som följer och uppdaterar sina lösningar efter lagar och regler. Då vet du att du under lång tid framöver kan arbeta tryggt i dina system, avslutar Helene Struthers.

Nu är det dags att ge dig tips och verktyg för ditt digitala arbete. Läs mer längre ner i artikeln.

Planera, strukturera och organisera

 Planera digitalt

Lägg in ett möte i mobilen och se det när du sitter vid datorn. Dela de kalendrar du vill med andra så kan de enkelt se när du är tillgänglig för möten. Du delar bara det du vill förstås. Du kan även lägga in påminnelser, beskrivningar och annan information så är du alltid helt uppdaterad när du behöver. Google Calendar är ett bra verktyg för planering.

 Samarbeta i molnet

Det går utmärkt att ha möten med kunder, medarbetare och partners via datorn eller mobilen. Google Chat är ett enkelt gratisverktyg för att skicka meddelanden och hålla videomöten. Dokument går också att dela i molnet för enkelt samarbete och även där har Google bra lösningar via Google Drive. Slack är en annan samarbetslösning som är använd av många.

 Så jobbar du hållbart hemma

 Webbaserat tidredovisningssystem

Med ett webbaserat tidredovisningssystem kan du och dina anställda rapportera tid var ni vill, både i datorn och direkt i mobilen eller surfplattan. På så sätt får du en god överblick av verksamheten. Kan du dessutom integrera det med ditt bokföringsprogram, ja då har du digitaliserat en rad flöden. Visma Tid är en lösning där du kan rapportera både fakturerbar tid, interntid, frånvaro, övertid, lönetillägg, resor och materialåtgång - allt i en enda lösning. 

 Signera digitalt

Med Visma Sign kan du signera avtal och överenskommelser digitalt utan att ha någon fysisk kontakt. Du kan göra avslut på den där härliga affären även om kunden befinner sig på annan ort. En rekrytering kan gå i lås fast att den kommande medarbetaren inte är där du är just nu. Identifieringen sker tryggt och säkert med BankID och avtalet sparas digitalt i sju år.

 Digital fakturahantering

Nu i kristider är det extra viktigt att du ser till att få betalt så snart det går. Med ett digitalt fakturahanteringssystem går det snabbt och smidigt att fakturera och du kan även skapa en faktura på språng eller ute hos kund. 

Du som skickar fakturor med posten har mest tid och pengar att spara med ett faktureringsprogram. Glöm utskrifter, kuvert, porto och osäkerhet kring om posten verkligen har kommit fram. Med digitala alternativen levererar du fakturan direkt till kundens e-post eller ännu bättre rakt in i kundens affärsystem som e-faktura.

När du är mottagaren

Tänk om dina leverantörsfakturor kom direkt in i ditt system och du slapp allt manuellt arbete med att lägga in och bokföra? Med ett faktureringsprogram är det möjligt. 

 Test! Vilken typ av faktureringsperson är du? Testa dig här.

 Scanningstjänster

Använd smarta scanningtjänster som Visma Scanner för att omvandla papper till digitala bilder. Exempel: Dina medarbetare lämnar in kvitton digitalt för att ni just nu inte kan ses. Appen läser av och tolkar innehållet så att datum, belopp, moms och inköpsställe fylls i automatiskt och läggs i ditt program när du ska bokföra. Du slipper en massa manuellt arbete och dina medarbetare kan enkelt redovisa kvitton och inköp. 

 Dela hur det går för företaget

Dela med dig av hur det går för företaget med dina kollegor. Visma Ekonomiöversikt ger en snabb och överskådlig bild av ekonomin och möjlighet till diskussion i programmet. Alla får samma information oavsett var ni befinner er, om ni är på kontoret eller någon annanstans var för sig. Detta gör att ni alltid är uppdaterade och kan agera vid behov. 

Om du har lämnat över bokföringen till en redovisningsbyrå kan de enkelt bjuda in dig till samarbete i Visma Ekonomiöversikt. Då kan redovisningsbyrån när som helst ladda upp bokföringen så att du kan få aktuella diagram och siffror på företaget. På så sätt vet du alltid hur ditt företag mår.

 Sälj digitalt

Med en webbshop kan du sälja på nätet. Kanske vill du komplettera din fysiska butik eller så behöver du ställa om din affärsmodell när allt fler handlar digitalt. Visma Webshop ger dig möjligheten att nå dina kunder utan fysiska möten. En webbshop kan också vara en utmärkt marknadsföringskanal.

 Bokföring på autopilot

När du behöver lägga mindre tid på bokföringsarbetet får du mer tid över till din verksamhet och dina kunder. Och den tid du lägger på ekonomin blir mer strategisk och effektiv. 

Med en bankkoppling till ditt företagskonto förs uppgifterna från din bank automatiskt över till ditt bokföringsprogram om du använder Visma eEkonomi. Så nära automatisk bokföring du kan komma.

Jobbar du hemifrån i coronatider? Inga problem! Du kan samarbeta med både din redovisningskonsult och dina medarbetare i programmet. Och faktureringen kan du sköta via appen var du än är. 

 Bokföring i excel är inte tillåtet - Vi berättar varför!

 För redovisningskonsulten: Effektivisera periodavstämningar och årsbokslut

Visste du att du kan jämna ut arbetsflödet över året? Gör boksluten klara månad för månad så är jobbet gjort när årsbokslutet ska lämnas in. Med Visma Advisor Period och År automatiseras bokslutsprocessen - systemet hjälper dig att hitta avvikelser, du får noter digitalt och färdiga checklistor, exempelvis. 

3,9/5 - 10 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi