Jobba digitalt – smart och effektivt

Coronakrisen och myndigheternas rekommendationer om hemmajobb och fysisk distansering har gjort att många företag har tvingats tänka nytt kring hur man jobbar. Men mycket hade hänt redan innan corona. En färsk undersökning från Visma visar att fyra av tio småföretagare har fått en mer flexibel vardag de senaste tre åren tack vare digitala arbetsverktyg. Här är tips för ditt digitala arbete så att du får möjliget att göra det du gör bäst – driva ditt företag framåt.

I orostider är det extra viktigt att få hjälp. Oavsett om du jobbar digitalt i vanliga fall eller behöver arbeta mer digitalt nu i coronakrisen ska du försäkra dig om att du jobbar så effektivt som det går, så att du kan utveckla ditt företagande.

Vismas undersökning visar att fyra av tio småföretagare, 44 procent, har fått en mer flexibel företagarvardag de senaste tre åren tack vare digitala arbetsverktyg för till exempel bokföring och fakturering. Undersökningen visar också att efterfrågan på att kunna sköta sitt företag oavsett var man befinner sig är stor. Nästan två av tre småföretagare, 64 procent, tycker att det är viktigt. 

För även om inte allt arbete går att göra digitalt så är det många saker som kan lösas via dator, surfplatta och mobilen. I den här artikeln ger vi dig tips och verktyg för ditt digitala arbete.

Planera, strukturera och organisera

 Planera digitalt

Lägg in ett möte i mobilen och se det när du sitter vid datorn. Dela de kalendrar du vill med andra så kan de enkelt se när du är tillgänglig för möten. Du delar bara det du vill förstås. Du kan även lägga in påminnelser, beskrivningar och annan information så är du alltid helt uppdaterad när du behöver. Google Calendar är ett bra verktyg för planering.

 Samarbeta i molnet

Det går utmärkt att ha möten med kunder, medarbetare och partners via datorn eller mobilen. Google Chat är ett enkelt gratisverktyg för att skicka meddelanden och hålla videomöten. Dokument går också att dela i molnet för enkelt samarbete och även där har Google bra lösningar via Google Drive. Slack är en annan samarbetslösning som är använd av många.

 Så jobbar du hållbart hemma

 Webbaserat tidredovisningssystem

Med ett webbaserat tidredovisningssystem kan du och dina anställda rapportera tid var ni vill, både i datorn och direkt i mobilen eller surfplattan. På så sätt får du en god överblick av verksamheten. Kan du dessutom integrera det med ditt bokföringsprogram, ja då har du digitaliserat en rad flöden. Visma Tid Smart är en lösning där du kan rapportera både fakturerbar tid, interntid, frånvaro, övertid, lönetillägg, resor och materialåtgång - allt i en enda lösning. 

 Signera digitalt

Med Visma Sign kan du signera avtal och överenskommelser digitalt utan att ha någon fysisk kontakt. Du kan göra avslut på den där härliga affären även om kunden befinner sig på annan ort. En rekrytering kan gå i lås fast att den kommande medarbetaren inte är där du är just nu. Identifieringen sker tryggt och säkert med BankID och avtalet sparas digitalt i sju år.

 Digital fakturahantering

Nu i kristider är det extra viktigt att du ser till att få betalt så snart det går. Med ett digitalt fakturahanteringssystem går det snabbt och smidigt att fakturera och du kan även skapa en faktura på språng eller ute hos kund. 

Du som skickar fakturor med posten har mest tid och pengar att spara med ett faktureringsprogram. Glöm utskrifter, kuvert, porto och osäkerhet kring om posten verkligen har kommit fram. Med digitala alternativen levererar du fakturan direkt till kundens e-post eller ännu bättre rakt in i kundens affärsystem som e-faktura.

När du är mottagaren

Tänk om dina leverantörsfakturor kom direkt in i ditt system och du slapp allt manuellt arbete med att lägga in och bokföra? Med ett faktureringsprogram är det möjligt. 

 Test! Vilken typ av faktureringsperson är du? Testa dig här.

 Scanningstjänster

Använd smarta scanningtjänster som Visma Scanner för att omvandla papper till digitala bilder. Exempel: Dina medarbetare lämnar in kvitton digitalt för att ni just nu inte kan ses. Appen läser av och tolkar innehållet så att datum, belopp, moms och inköpsställe fylls i automatiskt och läggs i ditt program när du ska bokföra. Du slipper en massa manuellt arbete och dina medarbetare kan enkelt redovisa kvitton och inköp. 

 Dela hur det går för företaget

Dela med dig av hur det går för företaget med dina kollegor. Visma Ekonomiöversikt ger en snabb och överskådlig bild av ekonomin och möjlighet till diskussion i programmet. Alla får samma information oavsett var ni befinner er, om ni är på kontoret eller någon annanstans var för sig. Detta gör att ni alltid är uppdaterade och kan agera vid behov. 

Om du har lämnat över bokföringen till en redovisningsbyrå kan de enkelt bjuda in dig till samarbete i Visma Ekonomiöversikt. Då kan redovisningsbyrån när som helst ladda upp bokföringen så att du kan få aktuella diagram och siffror på företaget. På så sätt vet du alltid hur ditt företag mår.

 Sälj digitalt

Med en webbshop kan du sälja på nätet. Kanske vill du komplettera din fysiska butik eller så behöver du ställa om din affärsmodell när allt fler handlar digitalt. Visma Webshop ger dig möjligheten att nå dina kunder utan fysiska möten. En webbshop kan också vara en utmärkt marknadsföringskanal.

 Bokföring på autopilot

När du behöver lägga mindre tid på bokföringsarbetet får du mer tid över till din verksamhet och dina kunder. Och den tid du lägger på ekonomin blir mer strategisk och effektiv. 

Med en bankkoppling till ditt företagskonto förs uppgifterna från din bank automatiskt över till ditt bokföringsprogram om du använder Visma eEkonomi. Så nära automatisk bokföring du kan komma.

Jobbar du hemifrån i coronatider? Inga problem! Du kan samarbeta med både din redovisningskonsult och dina medarbetare i programmet. Och faktureringen kan du sköta via appen var du än är. 

 Bokföring i excel är inte tillåtet - Vi berättar varför!

 För redovisningskonsulten: Effektivisera periodavstämningar och årsbokslut

Visste du att du kan jämna ut arbetsflödet över året? Gör boksluten klara månad för månad så är jobbet gjort när årsbokslutet ska lämnas in. Med Visma Advisor Period och År automatiseras bokslutsprocessen - systemet hjälper dig att hitta avvikelser, du får noter digitalt och färdiga checklistor, exempelvis. 

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi