Automatisk bokföring - för dig som anser att tid är pengar

Vilka fördelar ger automatisk bokföring dig som företagare? I den här artikeln läser du mer om hur vi arbetar för att göra bokföringen automatisk på sikt - så att du får mer tid över till att utveckla affärerna.

Du som drev eget företag för tjugo år sedan kommer säkert ihåg hur det var; kassar med kvitton som lämnades in till redovisningsbyrån, för att sedan stansas in manuellt. Än idag är det många småföretagare som lägger mer tid på bokföringen än vad som egentligen behövs. Samtidigt är digitaliseringen av bokföringsbranschen mer aktuell än någonsin och berör dig som småföretagare i allra högsta grad. Den som inte anpassar sig efter ny teknik och människors beteende riskerar att hamna på efterkälken, eller i värsta fall försvinna helt. Ett bra exempel är kameraföretaget Kodak, som inte förstod vidden av digitalkameran och därför konkurrerades ut. Historien har alltså lärt oss att en företagsstrategi som drar nytta av ny teknik och människors IT-vanor fömodligen blir mer framgångsrik än en analog sådan. Frågan är hur du ser på det hela?

Hur fungerar automatisk bokföring?

Maskininlärning är en del inom datavetenskapen, nära besläktad med begreppet som kallas artificiell intelligens. Enkelt förklarat handlar det om bygga en modell av beräkningar, så kallade algoritmer. Dessa algoritmer kan lära sig av historisk data, och på så sätt förutsäga information baserat på den historiska datan. 

   Lär dig mer om hur maskininlärning fungerar.

Genom maskininlärning kan bokföringsprogrammen alltså ge förslag, baserat på historisk data när programmet tidigare använts. Det är denna process som kallas automatisk bokföring. Ambitionen är att på sikt automatisera hela bokföringsprocessen för dig som småföretagare. 

Vår målsättning är att presentera smarta funktioner som sparar tid och gör det smidigare och effektivare för kunder att sköta sin bokföring. 
– Gunilla Jaltsén, Project Manager på Visma.

 Med Visma eEkonomi kan du fakturera och bokföra online. Prova gratis i 20 dagar!

Smarta funktioner som förenklar ditt arbete

Idag innehåller de flesta av Vismas program och tillägg någon form av automatisk bokföring. AutoInvoice är ett populärt tillägg som hjälper dig att skapa elektroniska fakturor. Ett annat är appen som tillhör löneprogrammet, där anställda själva kan registrera sina arbetstider på ett enkelt sätt. I Visma eEkonomi  finns nya funktionen Bokföringshjälpen, där programmet själv ger förslag på konto, baserat på vad andra kunder valt. Vad har dessa smarta funktioner gemensamt? De är alla framtagna för att underlätta din vardag som småföretagare, så att du får tid över till kärnan i din verksamhet.

Johan Bellander arbetar med utvecklingen av Vismas appar. Han menar att det många gånger handlar om att ta fram små smarta funktioner som sparar tid och på så sätt kan underlätta betydligt för någon som sitter och arbetar med den typen av arbetsuppgifter.

automatisk-bokforing-som-en-klockaDet finns flera fördelar med digitalisering och automatisk bokföring i stort. Exempelvis  blir samarbete och kommunikation betydligt enklare när du arbetar i molnet. Automatisk bokföring gynnar dig som samarbetar med byråer, eftersom arbetsprocessen blir ännu effektivare för båda parter. Det blir också säkrare; dels eftersom informationen sparas i molnet men också eftersom programmet själv ger kontoförslag baserat på historisk data, vilket minskar risken att bokföra fel.

 
Tankar om framtidens bokföringsprogram 

Det är viktigt att du som företagare känner dig trygg med de uppdateringar som görs i dina affärssystem, och att dessa system följer utvecklingen i samhället. Bestämmelser som påverkar hur vi planerar för framtiden kan exempelvis vara regler gällande digitala kvitton. Det digitala kvittot ska enligt bokföringslagen sparas i 7 år, men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år*. Dessa lagar innebär en del dubbeljobb för många småföretagare, och är sådant som vi behöver ta hänsyn till när morgondagens bokföringsprogram utvecklas.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Jostein Håvaldsrud är utvecklingsdirektör på Visma. Han tror att det i framtiden kommer ställas krav på att bokföringsprogrammen blir ännu mer digitala, vilket förutsätter att dagens pappersdokument blir helt digitaliserade. Digital data är en förutsättning för att vi ska kunna genomföra större analyser av data och vidareutveckla maskininlärningen inom bokföringsområdet. 

Jostein förutspår också att systemet i ännu större utsträckning kommer kunna ge förslag hur du förbättrar din affär och ger nytt värde till existerande kunder, samt förädlar interna processer i företaget för att på så sätt säkerställa digital data av hög kvalitet.

Affärssystem i framtiden kan liknas vid utvecklingen som vi just nu ser tydligt i bilbranschen, det vill säga en gradvis ökning av att bilar blir mer och mer självkörande. Vismas vision för framtida affärslösningar är att systemet automatiskt bearbetar transaktioner, samtidigt som användaren har kontroll genom att övervaka processen. –Jostein Håvaldsrud, Utvecklingsdirektör på Visma.

Såhär kan ditt företag dra nytta av automatisk bokföring

  Du sparar tid, istället kan du lägga tid på det som är viktigt för dig.
  Ett automatiserat system för bokföring blir säkrare, då risken för att bokföra fel minskar.
 Du är i framkant vad gäller teknik och människors beteende, vilket antas vara en förutsättning för att lyckas framöver.

 Här får du tips på hur du kan utveckla företaget och förnya affärsidén.

Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Läs mer