Så utvecklar du företaget med små medel

Personlig utveckling för företagare > Utveckla ditt företag

Du vet att det är dags att utveckla när du tappar tempo i försäljningen som en långsiktig trend, börjar tappa kunder till konkurrenter, när "business as usual" inte räcker för lönsamhet eller om du satt ett högre mål för ditt företag. En vikande trend kan bero på många saker, till exempel den tekniska utvecklingen eller närvaron på nätet. Men för att inte hamna där så gäller det att vara lite extra förutseende. Då krävs inte alltid så stora insatser. Boo Gunnarson är företagarexpert på Visma Spcs och här ger han dig några tips på hur du kan tänka och vad du kan göra redan nu.

1. Hur kan du utvecklas? Summera och gör en SWOT-analys!

Att stämma av budget mot verkligheten är alltid viktigt. Här kan du se om försäljningen ligger på rätt nivå eller om det är det dags att öka tempot den närmsta tiden. Sätt av en timma i veckan för att följa upp försäljning, budget, avvikelser och företagets ekonomi. Har du kunder som släpar med betalningar så påminn eller sälj fakturan.

Säkert har du redan en känsla för var det brister eller vad som krävs för att nå målet. Vill du gå lite djupare ner och lägga lite extra tid på utvckling så gör en SWOT-analys, en enkel analys av nuläget med styrkor, svagheter, hot och möjligheter. Då får du mer struktur än om du bara går på magkänsla. Här finns en mall.

Gör gärna jobbet tillsammans med en duktig redovisningsekonom om du vill ha stöd. Den konsulten kan också hjälpa dig att analysera företagets ekonomi och förstå trenden rent ekonomiskt. 

Resultatet av SWOT-analysen ger ibland att säljarbetet inte räcker till. I andra fall är det marknaden som förändrats eller tekniken som utvecklas och då är det andra lösningar som behövs.

Sätt ett nytt mål för din verksamhet. Sedan kan du börja kika på lösningar och vägar för att nå dit. 

2. Utveckla och förenkla lönearbetet

Sköter du lönerna? Då vet du vilket viktigt arbete du har. Löner tillhör företagets största kostnader och är samtidigt ett område fullt av lagar och regler. Här gäller det att veta vad man gör. Har du idag inte ett löneprogram ska du absolut införskaffa det. Arbetet blir inte bara mer effektivt, även risken för fel minimeras och all rapportering förenklas. Dessutom kan du smidigt samarbeta med all personal som genom digitala lösningar rapporterar rakt in i ditt system. Så sträva mot att få bort onödiga och analoga moment i typiskt administrativa uppgifter som exempelvis att beräkna lön, bokföra kvitton och betala ut utlägg till anställda. Smidigt och arbetseffektivt!

3. Ta vara på det som funkar

Du behöver verkligen inte uppfinna hjulet på nytt. Jobba med det du har. Lista 5 punkter med det som fungerat bra och låt det senaste halvårets höjdpunkter ge dig energi till kommande planering. Stolpa upp några saker, inte för många, som du vill göra om eller bättre. Det kan handla om att träna på säljsamtalet, att uppdatera din webbplats eller något annat du vill förbättra. Sätt datum när det ska vara klart.

4. Se över ditt erbjudande

Rätt erbjudande mot rätt målgrupp under rätt tid ger mer klirr i kassan. Så hur ser ditt erbjudande ut? Är det fortfarande relevant? Fungerar det under den närmsta perioden eller är det kanske dags att lägga till tjänster eller produkter? Eller plocka bort. Genom att känna din marknad kan du vinkla ditt erbjudande på att sätt som ger ökad försäljning. Men hur lär du känna din marknad? Ett sätt hittar du under punkt 5.

5. Kunder – hur kan de hjälpa dig?

Tro det eller ej men nöjda kunder vill hjälpa dig. Så passa på att ringa minst 5 kunder du hjälpte i våras och hör dig för vad de gillar i ditt erbjudande – och vad de saknar. Det ger dig nya idéer på hur du kan ta verksamheten ett steg framåt med ett uppgraderat erbjudande.

Försök också att knyta fler kunder till dig, gärna också skapa en god relationsbild med dem, så du har en riskspridning. Det gäller både att låta kunderna hitta dig (se punkt 6) men också att du söker upp kunder. Var finns de som kan tänkas ha nytta av ditt erbjudande? Ta en titt på hur du kan skapa en digital närvaro i exempelvis sociala medier. Det är svårt att få spridning på organsika inlägg, alltså gillningar, delningar och kommentarer. Därför kan du annonsera. En fördel med det är att du ganska träffsäkert kan ställa in vilken målgrupp du vill nå med din annons. En annan del i att nå nya kunder är att prata med nöjda existerande kunder, de är dina bästa säljare. Jobbar du med en specifik bransch - kolla hur många företag det finns där. Sätt mål på hur stor andel av företagen du ska kontakta under hösten.

6. Skapa relevans digitalt

Se till att du har en fungerande webbplats eller webbshop och håll den uppdaterad. Brukar du själv googla när du ska köpa något? Merparten av inköp inleds med en Googlesökning. Google gillar när du har tydliga svar och delar med dig av din kunskap så se till att ha relevant innehåll på plats. Det viktiga är att få Google att just gilla ditt innehåll så att du hamnar högt upp i sökresultatet, vilket kan göras på flera olika sätt bland annat genom sökmotoroptimering (SEO). Det ökar samtidigt din trovärdighet.

7. Håll koll på ekonomin

Handen på hjärtat, har du koll på företagets ekonomi? Se din budget som ett träningsprogram, tydliga mål är enklare att uppnå. När du tar kommandot över företagets ekonomi får snabbare återkoppling på hur det går. Se till att alla transaktioner (inköp, försäljning mm) hamnar i ditt ekonomiprogram och digitalisera alla tidsödande arbetsprocesser. Det är helt enkelt inte hållbart att spendera värdefull arbetstid på manuell hantering av arbetsuppgifter. Och faktura direkt – det bättrar din likviditet avsevärt. Använder du dessutom flera system, kanske ett system för din bransch, går det med största sannolikhet att koppla ihop systemet med ditt ekonomiprogram så att din vardag effektiviseras ännu mer. Det är bara du som kan ta kommandot över din verksamhet.

Vad är automatisk bokföring – och hur ska du tänka?

Digitaliseringen av bokföringsbranschen är mer aktuell än någonsin och berör dig som småföretagare i allra högsta grad. Den som inte anpassar sig efter ny teknik och människors beteende riskerar att hamna på efterkälken, eller i värsta fall försvinna helt.

Idag finns flera exempel på automatisering i exempelvis bokföringsprogram. Med hjälp av så kallad maskininlärning lär sig programmen vilka konton som används vid en viss typ av bokföring. Den här kunskapen nyttjar sedan programmen genom att föreslå vilka konton du kan bokföra dina transaktioner på. Men det finns så klart även andra smarta lösning. Några av många är digitala fakturor, direktattester i appar, tidsregistrering och scanning av kvitton via mobilen – allt kopplat till ditt bokföringsprogram.  Att se över den automatiska processen i ditt företag ger dig flera fördelar. Inte bara får du ett enklare och tydligare flöde, du sparar tid till kärnan i din verksamhet och får dessutom en säkrare hantering av dina ekonomiska uppgifter.

8. Hållbart företagande blir allt viktigare

Har du börjat fundera på vad hållbarhet innebär för dig och ditt företag? Allt fler kunder har denna aspekt med sig när de väljer leverantör. Småföretag har en central roll att spela i omställningen till en hållbar utveckling och bidrar till att säkra långsiktig svensk tillväxt. Att hitta sätt att göra sin verksamhet mer hållbar gynnar såväl det egna företaget som planeten. Ett effektivt sätt att starta sitt hållbarhetsarbete är att se över administrativa rutiner. Digitala program och tjänster hjälper företag både att effektivisera och att minska klimatavtrycket. Så gå igenom materialval och arbetssätt. Många gånger kan du spara pengar på just bättre arbetssätt. Börja med att skicka elektroniska fakturor om du inte redan gjort det. Det sparar på både miljön och din frimärksbudget. En faktura som skickas i ett kuvert ger 7,2 gram koldioxidutsläpp och 12 kronor i porto. Dags att sluta köpa frimärke och kuvert - det sparar tid, pengar och utsläpp!

9. Hur snabbt går den tekniska utvecklingen?

Ett generellt tips för att komma vidare är att öka din kundskap. Det finns till exempel prognoser som visar att den tekniska utvecklinge går så snabbt att många manuella jobb kommer att tas över av smarta program inom en relativ snar framtid. Om IT-revoltionen går så snabbt som många förutspår vågar man nog påstå att vardagen för Sveriges företagare kommer att påverkas mer eller mindre. Människor kommer helt enkelt att få anpassa sig till en ny typ arbetsmarknad. Det innebär att du som är företagare också måste se över och fundera på hur det här kan komma att påverka just din verksamhet. Ta ett steg i taget så blir det inte så övermäktigt.

3 snabba att tänka på:

• Förbered dig redan nu på omställningar som kan komma
• Håll dig generellt uppdaterad om ny teknik för att snabbt kunna anpassa dig
• Analysera din bransch emellanåt och planera för hur du bemöter förändringar i just din verksamhet

Och till sist, kom ihåg att du tävlar bara mot dig själv. Det är inte vad du säljer utan hur du gör det som gör skillnad för dina kunder. Tänk igenom varför du startade eget, ditt ”varför” gör skillnad – inte dina tjänster eller produkter. Du kommer snart att upptäcka fördelen med detta förhållningssätt. Det är mycket enklare att utveckla ditt erbjudande eftersom dina kunder har valt dig och inte bara det du säljer!

Övriga tips

Resonera kring Ansoff-matrixen 

Men riktigt än vill jag inte släppa dig. Jag vill också tipsa om något som egentligen är lite av en sammanställning kring stora delar av det vi pratat om. Ansoff-matrixen från 1957. Den visar fyra sätt att utveckla verksamheter. Exemplen nedan är från stora företag men det funkar att resonera kring den här modellen också för ett litet företag. 

Exempel: 

• Sälja mer på befintlig marknad
  Du säljer det du kan, till de du känner. Ofta det säkraste kortet. ICA tog fram fyra koncept för att komma närmare kunderna och sälja mer på samma marknad: ICA Nära, ICA Supermarket, ICA Kvantum och ICA MAXI.

• Nå nya marknader
  Du säljer samma produkter eller tjänster till nya kundsegment eller nya marknader. Exportsatsningar hör hit, men ett svenskt exempel är Clas Ohlson som breddade sitt kundsegment rejält genom att gå från postorder till 180 butiker. 

• Erbjuda nya produkter eller tjänster
  Du säljer kompletterande produkter eller tjänster till samma kunder genom att bli bättre på att identifiera behov. Den här merförsäljningen stärker ofta kundlojaliteten. Trädgårdsbutiken Plantagen började även sälja hundfoder. Många av deras kunder har hund och det är bekvämt att slänga på en säck foder när man ändå köper träd, jord och växter. 

• Bredda verksamheten
  Det alternativ som ofta innebär störst risk är att diversifiera/bredda verksamheten och satsa på helt nya produkter i andra branscher. Ett exempel är skivbolaget Virgin Records som startade ett flygbolag.

Jobba ännu mer i nätverk

Ett sista tips är att satsa ännu mer på nätverk. Genom att knyta närmare kontakt med företagarkollegor som erbjuder kompletterande tjänster kan ni tillsammans hitta nya kunder. Ni kan, med egna enskilda firmor, gå samman och bildade ett gemensamt aktiebolag, skriva långtidsavtal med en eller flera företagare eller bara samarbeta i nätverk och rekommendera varandra. 

Faktum är att Visma Spcs startade som ett företag som samarbetade med andra, en för den tiden unik form. Det var flera företagare som bidrog med var sin del.

Ensam är inte stark och det gäller även företagare. Genom att samarbeta drar ni också nytta av varandras sociala marknadsföringskanaler, förutsatt att ni delar varandras innehåll. Den klassiska mun till mun-metoden, att rekommenderas av andra, har digitaliserats, idag ÄR vi på sätt och vis våra sociala digitala nätverk. Åtminstone i vissa branscher. 

Vi är alla vanemänniskor men ibland är det bra med en liten puff framåt. Vi hoppas att du fått några tankar kring hur du kan utveckla affärerna? Lycka till!