Så lyckas även små företag med upphandling

Lagar & regler > Upphandling

Stat, kommuner och landsting upphandlar varje år för jättebelopp.

Under 2015 publicerades totalt 18 486 offentliga upphandlingar i Sverige till ett värde av omkring 625 miljarder kronor, enligt Vismas Upphandlingsbarometer.

– Och det är fritt fram för alla att delta, även för mindre företag. Det finns till och med fördelar med att vara ett litet företag. Men det finns också svårigheter, säger Per Eriksson som bevakar allt om upphandling på uppdrag av tidningen Upphandling24.

Många mindre företag faller på målsnöret för att de inte förstått eller lyckats uppfylla regelverket. Men det behöver inte vara så. Och även om byråkratin kan upplevas som omfattande finns det oerhört mycket att vinna på att vara med.

– Man kan ju även se det som en möjlighet. Konkurrensen blir ju mindre när inte så många deltar. Och den som sätter sig in i regelverket kan ha mycket att tjäna på att få vara hovleverantör till en storkund, tillägger Per Eriksson. 

Per Erikssons bästa upphandlingstips till småföretagare

 Följ vad som händer i en elektronisk upphandlingstjänst. Ett tips är Commerces hemsida där du kan klicka på ditt län på Sverigekartan och se alla upphandlingar som pågår där just nu. Det går även att få automatiska e-postaviseringar på allt nytt som rör just din verksamhet i tjänster som Upphandlingskoll.

 Delta. Var inte rädd för att erbjuda dina varor eller tjänster i en upphandling, men se till att informera dig ordentligt och ta tid på dig i arbetet med att formulera ditt anbud.

 Var realistisk. Gapa inte över för mycket och sätt ett anbudspris som både fungerar för ditt företag och som är attraktivt för kunden.

 Luta dig inte tillbaka och tro att jobbet är gjort om du vunnit eller placerat dig bra i en upphandling. I många ramavtalsupphandlingar gäller förnyad konkurrensutsättning, de bästa ställs mot varandra, och då gäller det att vara på hugget.

 Du kan även överklaga. Har du kämpat ärligt och tycker att ditt anbud är det bästa, fast att kontraktet gick till en konkurrent? Du har även möjlighet att överklaga det så kallade tilldelningsbeslutet. Det måste göras till förvaltningsrätten inom tio dagar.

Det här är offentlig upphandling

Idag måste alla statliga verk, kommuner och landsting göra en offentlig upphandling för allt de behöver köpa in som kostar mer än 505 800 kronor. Upphandlingen är lagstadgad och regelverket som bygger på EG-direktiv är likadant i hela EU/EES.

Svensk tillsynsmyndighet är Konkurrensverket och där kan man även tipsa om otillåtna direktupphandlingar eller andra överträdelser av upphandlingslagstiftningen om man känner sig felbehandlad.

– De som lyder under upphandlingslagen kan även köpa in varor och tjänst direkt från en leverantör. Det kallas för direktupphandling och är bara tillåtet under vissa omständigheter, som till exempel när totalsumman understiger ett visst belopp.

Vad köps in via upphandling?

Det handlar om alla möjliga varor och tjänster – kopieringsmaskiner, drift av vårdboenden, färdtjänst, byggtjänster, mat till skolbarn…

”Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.” 
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, kap 1, 9 §

Vilka möjligheter har små företag att delta?

– Små företag har lika stora möjligheter som de stora företagen, det är i alla fall andemeningen med offentlig upphandling. I pengar mätt hittar vi dock företag som Saab, Atea, NCC Construction, Skanska, Keolis, Nobina, Attendo, Martin & Servera, NCC Roads samt MTR bland de tio största leverantörerna till offentlig sektor.

Fördelar för små och lokala företag

Det kan vara svårt för det mindre företaget att konkurrera med de bjässar som tar de största affärerna, men det finns också fördelar med att vara ett litet och lokalt företag.

– Många kommuner ”krattar” för mer lokalproducerat genom att dela upp exempelvis livsmedelsupphandlingar i många varugrupper. Det underlättar för leverantörer som inte har hela sortimentsbredden eller klarar av stora åtaganden, tipsar Per Eriksson.

Förutom den jättelika marknaden är det offentliga dessutom en bra kund som både betalar i tid och inte går i konkurs. Så visst finns det anledning att vara med även för mindre företag.

Samordnade distributioner underlättar också

I allt fler kommuner faller dessutom den gamla invändningen att det är krångligt för en liten leverantör att köra ut varorna till alla leveransställen. Samordnad distribution gör att det räcker med att köra potatisen, dillen eller vad det nu kan vara, till en distributionscentral.

Hur ska man bära sig åt för att lyckas?

– Informera dig ordentligt och ta tid på dig i arbetet med att formulera ditt anbud. Upphandling är hårt regelstyrt och det räcker med att du glömmer att bifoga ett intyg för att diskvalificeras.

Första gången kanske det kan vara bra att ta hjälp av en konsult eller en kollega som gjort detta förr. Visma Commerce (som tidigare hette Opic) är en god början om du vill få hjälp och lära dig själv mer om upphandling.

Var hittar man upphandlingar?

Du kan följa offentliga upphandlingar via elektroniska upphandlingstjänster som Visma Commerces Upphandlingskoll. Men det finns också mindre och lokala direktupphandlingar värda att följa.

– Kika in på din hemkommuns webbplats. Nästan alla kommuner annonserar ut sina upphandlingar på webben, ofta också sådana som är värda mindre än brytgränsen för när utannonsering måste ske (för närvarande 505 800 kronor för de flesta varor och tjänster).

Antalet direktupphandlingar har ökat lavinartat det senaste året efter att tröskelvärdet höjdes den 1 juli 2014 från 271 000 kronor till 505 800 kronor. Detta har också lett till att fler mindre företag nu tagit sig in i den offentliga sektorn via dessa direktupphandlingar.

– För små företag är det antagligen dessa lokala eller varuspecifika uppdrag som är allra mest intressanta.

Hur går det till?

De flesta upphandlingar genomförs i dag elektroniskt – och krav på e-faktura efter leverans blir ett allt vanligare krav.

– För den som är datorovan är detta kanske en tröskel att komma över, men i gengäld ger systemen struktur åt ditt anbud och håller koll på att du fyller i alla uppgifter som krävs så att anbudet inte faller på grund av formalia.

Vilka är de största hindren?

– Alltför många upphandlingar är fortfarande för stora för små företag. Fast det är inget som hindrar att flera småföretagare går samman om ett anbud.

Vilka nya regler är på gång inom upphandling?

Vid årsskiftet kom flera nya riktlinjer med avsikt att förenkla förfarandet vid upphandling och göra det mer flexibelt. Bland annat så är det nu obligatoriskt att kommunicera elektroniskt vid upphandlingar. Det infördes också bestämmelser om att reservera kontrakt för skyddade verkstäder eller yrkesmässig integration.