Företag vinner på e-faktura

Skippa pappersfakturan! Fakturera elektroniskt istället. E-faktura är både billigare, går snabbare och ger dessutom så mycket mer på mottagarsidan. 

För de större företagen och organisationerna har e-fakturor varit aktuella länge. Sveriges alla småföretagare har dock haft det svårare. De var tidigare tvungna att anpassa sig efter andras system, och det var både dyrt och svårt. Men så är det inte längre.

Elektronisk fakturering har aldrig varit så enkelt och billigt

I dag behöver man inte längre anpassa sina e-fakturor efter mottagaren. Nu kopplas e-fakturatjänsterna till affärsnätverk som tar hand om alla omvandlingar och anpassningar som kan behövas för att utbyta e-fakturor med andra system. Och det gör det otroligt mycket billigare än förr.

Därför är det numera både billigare, enklare och snabbare att skicka e-fakturor. Det kostar som regel betydligt mycket mindre att skicka en e-faktura än att skicka en pappersfaktura.

 Läs också: Lagkrav: e-faktura i offentlig sektor – detta gäller

Många fördelar med elektronisk fakturering

Det finns dessutom en mängd andra fördelar med att e-fakturera, både när man skickar men också när man tar emot.

3 fördelar med e-fakturering

  • Du spar tid och slipper skriva ut, frankera och posta fakturorna
  • Du får bättre kontroll över dina fakturor
  • Dina kunder får dina fakturor snabbare

5 fördelar med att ta emot e-fakturor i ditt ekonomiprogram

  • Du slipper pappershanteringen och kan arkivera leverantörsfakturorna som de kommer – digitalt
  • Du slipper mata in alla sifferuppgifter manuellt
  • Det är säkrare - risken för fel vid inmatning elimineras då alla värden läses in direkt i ditt ekonomiprogram, även leverantörsuppgifterna
  • Du kan få fakturan konterad och klar – med automatik
  • Det blir så mycket enklare att söka och kontrollera en digitaliserad leverantörsfaktura i efterhand

Så enkelt är det att skicka och ta emot e-fakturor

Det allra smidigaste är när du kan skicka och ta emot e-fakturor direkt inifrån ett ekonomiprogram. Det är en möjlighet som finns redan i dag i merparten av Vismas programvaror där e-fakturering kallas för Visma AutoInvoice.

Men även den som inte har möjligheten i sitt ekonomiprogram kan skicka sina fakturor som e-fakturor genom att skriva ut dem till en så kallad fakturaskrivare som tar emot och gör om utskriften till en e-faktura.

Det går till och med att ta emot e-fakturor via mottagartjänster och få dem levererade i digital form, vanligtvis som en PDF-fil.

Du kan skicka dina e-fakturor till alla

Den e-fakturatjänst du får som privatperson i internetbanken är egentligen en autogirotjänst där du ger företaget fullmakt att dra pengar från ditt konto med möjlighet att granska och godkänna betalningen.

Som företagare kan du förstås också använda dig av denna tjänst för att skicka dina fakturor elektroniskt via banken. Men du kan även skicka dem direkt till dina kunder på elektronisk väg.

Affärsnätverken har som regel fler möjligheter när e-fakturorna anpassas efter mottagare, de kan även göras om till PDF-filer som mejlas till mottagaren eller skrivas ut, kuverteras och postas.

Den stora vinsten för din del blir då att du kan skicka e-fakturor till alla dina kunder oavsett om de är företag eller privatpersoner utan egna möjligheter att ta emot e-fakturor.

Öppna för att ta emot

När det gäller mottagning av e-fakturor är det alltid upp till mottagaren om denne vill och kan. Därför krävs det ett manuellt val i ditt ekonomiprogram för att dina leverantörer ska se och få möjlighet att skicka e-fakturor direkt in i ditt system.

Ett hett tips är därför att öppna för möjligheten och testa omedelbart. Det är nämligen här du får den allra främsta nyttan och gör de största tidsbesparingarna. Skulle du av någon anledning inte vilja ta emot e-fakturor kan du alltid avvisa dem eller stänga av möjligheten helt och hållet. Men när du väl har provat är sannolikheten stor att du aldrig mer vill gå tillbaka till pappersfakturor.

Och du, genom att skicka och ta emot e-fakturor skonar du dessutom miljön. Du bidrar ju till att minska på antalet papper som skrivs ut och transporteras.

Internetbanken har också e-fakturor

Visst är det smidigt – när månadens privata räkningar ska betalas finns många av dem redan i digital form på din internetbank. Då slipper du ju ange gironummer, belopp och OCR-nummer som med dina pappersfakturor. Men det är förstås ännu smidigare för de som skickar fakturorna som e-fakturor – de behöver ju bara klicka på skicka-knappen.

För dig som vill veta mer om e-fakturor

Visma AutoInvoice

Därför ska du fakturera med Visma AutoInvoice

Vattenhuset vattnade rätt och skördar nu e-frukterna

Kom igång-filmer: 

Förenkla din fakturahantering med Visma AutoInvoice i Visma Administration/Fakturering/Förening

Skicka e-faktura med Visma AutoInvoice i Visma Administration/Fakturering/Förening

Ta emot e-faktura med Visma AutoInvoice i Visma Administration/Fakturering/Förening

  Vill du läsa mer om fakturering? Vi har samlat tips, inspiration och information på ett ställe. Besök vår sida om fakturering!

De 7 vanligaste supportfrågorna om e-fakturering

"Be dina leverantörer skicka fakturorna elektroniskt till InExchange i formatet Svefaktura. Därefter ser vi till att leverera fakturorna direkt till ert program." Joanna Norlander, supporttekniker på Visma Spcs

Vi får många frågor om hur e-fakturering via Visma Autoinvoice fungerar. Här är de sju vanligaste frågorna, och supportavdelningens svar:

1. Vad är egentligen en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form mellan ekonomisystemen.

2. Varför ska man egentligen skicka fakturan elektroniskt?

Du får en effektivare och säkrare fakturahantering genom att du inte behöver skriva ut och skicka via posten. Dina kunder får fakturorna snabbare och risken för manuella fel minskar när informationen skickas direkt mellan ekonomisystemen.

3. Vad innebär referenskod?

Vissa fakturamottagare kräver att du anger en märkning/beställarreferens. Detta anger du i fältet Referenskod på fakturan.  Kontakta din kund om du är osäker på vilken referens du ska använda.

4. Hur kommer jag igång med AutoInvoice?

Det är enkelt. Allt som krävs är några inställningar i ditt program.

Här är inställningarna för Visma AutoInvoice »

Film: Så här skickar du e-fakturor med Visma AutoInvoice »

5. Vad innebär utskriftsvalet "Brev via AutoInvoice"?

Utskriftsvalet innebär att Visma AutoInvoice skriver ut och postar dina fakturor åt dig med den fakturamall du har valt i programmet.

Så här gör du inställningen »

6. Hur vet jag att min faktura gått fram?

Med hjälp av kolumninställningarna Skickad AutoInvoice och Utskriftsval ser du exakt när och hur fakturan skickades.

Läs mer här »

Om fakturan av någon anledningen inte kunde levereras får du ett meddelande om detta i programmet.

Så här hanterar du en ej levererad e-faktura »

7. Vad innebär det att ta emot leverantörsfakturor elektroniskt?

Det är först när du valt att ta emot som dina leverantörer kan skicka e-fakturor till dig. När du får e-fakturor meddelar programmet dig att det finns fakturor att läsa in. När du läser in e-fakturan följer alla belopp, värden och uppgifter med direkt in i ditt ekonomiprogram. Finns leverantören inte tidigare upplagd i ditt program kan du välja att lägga upp den automatiskt. Du kan dessutom få leverantörsfakturan konterad och klar i din bokföring.

Så här väljer du om du vill ta emot e-fakturor »

Film: Så här tar man emot e-fakturor med Visma AutoInvoice » 

3/5 - 1 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi