Därför ska du ta emot fakturor i programmet
När du tar emot leverantörsfakturor i programmet slipper du fysiska mappar fyllda med gamla fakturor eftersom den digitala filen räknas som originalfilen och lagras automatiskt i Visma eEkonomi. Fakturan kopplas till affärshändelsen, vilket gör det lättare för dig om du behöver gå tillbaka och kolla på fakturan i efterhand.
Så fungerar det
Via e-post
Din leverantör skickar fakturan till din unika Visma eEkonomi-mejl. Ett perfekt alternativ för dig som vill slippa att hantera leverantörsfakturor från olika mejlkorgar och knappa in uppgifterna i programmet. Visma eEkonomi informerar dig när du har mejlade fakturor att hantera.
E-faktura
En e-faktura är 100% automatiserad och skickas från din leverantörs ekonomisystem direkt in i Visma eEkonomi. Du får en notifiering i programmet och ett mejl när det finns e-fakturor att hantera.
Aktivera tjänsterna
Du aktiverar tjänsterna under Appar och tillval - Digitala fakturor och fliken Ta emot fakturor.
När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till bland Vismas register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo att ta emot e-fakturor.
När du aktiverar att ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer.
Vad är e-faktura?
E-fakturor eller “elektroniska fakturor” skickas i ett format som kan läsas in av mottagarens affärsystem, internetbank eller digitala brevlåda. Distributionen av fakturan är då helt digital, korrekt och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor brukar också kallas EDI-fakturor (Electronic Data Interchange), Svefaktura eller PEPPOL-faktura (Pan-European Public Procurement On-Line). Visma eEkonomi har stöd för alla format av e-faktura.
Skillnaden mellan vanlig e-post och att mejla till programmet
Vad är skillnaden mellan en vanlig e-postfaktura och fakturan som mejlas till Visma eEkonomi?
Vanlig e-postfaktura
I en vanlig e-postfaktura, det vill säga en faktura som skickas till din privata eller ditt företags e-postadress, skickas fakturan som en PDF. Alla betaluppgifter och all räkenskapsinformation ligger inbäddade i bilden och du får manuellt eller maskinellt kopiera informationen till Visma eEkonomi för att registrera den.
E-post till Visma eEkonomi
När du aktiverar tjänsten Ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du delar med dina leverantörer. Du tar emot fakturorna under Inköp - Bildunderlag i programmet och behöver bara kontrollera uppgifter samt lägga till bokföringskonton innan du bokför.
En hållbarhetsfråga
Myndigheterna i Norden vill att vår region ska vara den mest integrerade och hållbara handelsregionen i världen 2027 och att livet ska bli betydligt enklare för företagen. I samprojektet Nordic Smart Government har man därför målsatt att 80% av fakturorna i Norden ska skickas helt elektroniskt.
Genom att digitalisera informationsutbytet vid fakturering och betalning mellan företag och företag samt mellan företag och myndigheter, sker affärerna snabbare och med betydligt mindre ansträngning. Genom att ta bort onödiga ledtider, hinder och manuella moment som företag lägger tid på idag, blir alla parter mer effektiva och lönsamma. Därför är e-faktura en viktig hållbarhetsfråga.
Vanliga frågor
Det är enkelt att ta emot fakturor i programmet men ibland kan frågor uppstå.
Nedan hittar du vanliga frågor kring e-faktura.
Hur mycket kostar det att ta emot e-fakturor?
Hur får jag mina leverantörer att skicka e-fakturor?
Var hittar jag mina mottagna e-fakturor?
Vilken information matchas på mottagna e-fakturor?
Sparas nya leverantörer automatiskt i programmet när jag tar emot e-fakturor från dem?