Därför ska du ta emot fakturor i programmet
När du tar emot leverantörsfakturor i programmet slipper du fysiska mappar fyllda med gamla fakturor eftersom den digitala filen räknas som originalfilen och lagras automatiskt i Visma eEkonomi. Fakturan kopplas till affärshändelsen, vilket gör det lättare för dig om du behöver gå tillbaka och kolla på fakturan i efterhand.
Vid ett digitalt flöde tar man också bort onödiga ledtider och manuella processer, vilket bidrar till att alla parter blir mer effektiva och lönsamma. Därför är e-faktura en viktig hållbarhetsfråga.
Så fungerar det
Via e-post direkt in i Visma eEkonomi
Din leverantör skickar fakturan till din unika Visma eEkonomi-mejl och fakturan hamnar direkt i programmet. Ett perfekt alternativ för dig som vill slippa att hantera leverantörsfakturor från olika mejlkorgar och knappa in uppgifterna i programmet. Visma eEkonomi informerar dig när du har mejlade fakturor att hantera.
E-faktura
En e-faktura är 100% automatiserad och skickas från din leverantörs ekonomisystem direkt in i Visma eEkonomi. Du får en notifiering i programmet och ett mejl när det finns e-fakturor att hantera. E-faktura är det säkraste och snabbaste sättet att ta emot leverantörsfakturor på!
Aktivera tjänsterna
Du aktiverar tjänsterna under Appar och tillval - Digitala fakturor och fliken Ta emot fakturor.
När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till bland Vismas register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo att ta emot e-fakturor.
När du aktiverar att ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer.
Vad är e-faktura?
E-fakturor eller “elektroniska fakturor” skickas i ett format som kan läsas in av mottagarens affärsystem, internetbank eller digitala brevlåda. Distributionen av fakturan är då helt digital, korrekt och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor brukar också kallas EDI-fakturor (Electronic Data Interchange), Svefaktura eller PEPPOL-faktura (Pan-European Public Procurement On-Line). Visma eEkonomi har stöd för alla format av e-faktura.
Skillnaden mellan vanlig e-post och att mejla till programmet
Vad är skillnaden mellan en vanlig e-postfaktura och fakturan som mejlas till Visma eEkonomi?
Vanlig e-postfaktura
I en vanlig e-postfaktura, det vill säga en faktura som skickas till din privata eller ditt företags e-postadress, skickas fakturan som en PDF. Alla betaluppgifter och all räkenskapsinformation ligger inbäddade i bilden och du får manuellt eller maskinellt kopiera informationen till Visma eEkonomi för att registrera den.
E-post till Visma eEkonomi
När du aktiverar tjänsten Ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du delar med dina leverantörer. Du tar emot fakturorna under Inköp - Bildunderlag i programmet och behöver bara kontrollera uppgifter samt lägga till bokföringskonton innan du bokför.
Såhär enkelt är det
1. Aktivera digitala fakturor
Logga in i Visma eEkonomi och gå till Appar och tillval, välj Ta emot fakturor. Aktivera e-faktura eller e-post.
2. Be dina leverantörer att skicka digitala fakturor
Meddela dina leverantörer att du vill få digitala fakturor. Läs mer om hur under vanliga frågor längre ner på sidan.
3. Hantera mottagna fakturor
Under fliken Inköp finns mottagna digitala fakturor. Se över upgifterna och lägg till konto som fakturan ska konteras mot. Skapa fakturan!
4. Klart!
Fakturan är bokförd och om du har bankkoppling förs fakturorna automatiskt över till banken. Easy peasy!
Vanliga frågor
E-faktura
För att bjuda in dina leverantörer till att skicka e-fakturor till dig, går du till Inköp - Leverantörer i Visma eEkonomi och klickar på länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor längst ner till vänster i fönstret, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån. Här kommer du kunna mejla dina leverantörer och be dem skicka e-fakturor till dig i fortsättningen.
Om du inte har alla dina leverantörers e-postadresser kan du istället gå till Appar och tillval och välja Ta emot fakturor. Där kan du ladda ner ett informationsblad i pdf-format som du kan skicka till dina leverantörer.
E-post direkt till Visma eEkonomi
Du kan bjuda in leverantörer till att skicka fakturor direkt till Visma eEkonomi via den unika e-posten under Inköp - Bildunderlag och Hantera avsändare, som du hittar i det nedre vänstra hörnet. Listan innehåller de e-postadresser du har registrerat under Grunduppgifter och Kontaktperson på dina leverantörer.
När en leverantör skickar en e-faktura till dig får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna e-fakturorna under Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
När en leverantör skickar e-post direkt in till Visma eEkonomi får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna fakturorna under Inköp - Bildunderlag.
Om du tar emot e-fakturor kan du lita på att alla uppgifter om fakturan blir rätt registrerade, eftersom de skickas i elektronisk form direkt från leverantörens program till ditt, och behöver inte tolkas eller knappas in manuellt däremellan.
Om du tar emot fakturor via e-post direkt in till Visma eEkonomi, kommer programmet att tolka fakturaunderlaget. Om det är någon uppgift som inte tolkas behöver det läggas till manuellt på fakturan.
Du aktiverar tjänsterna under Appar och tillval - Digitala fakturor och fliken Ta emot fakturor.
När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till bland Vismas register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo att ta emot e-fakturor.
När du aktiverar att ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. Den visas under Inköp - Bildunderlag.
Det kostar 3 kr/mottagen faktura i Visma eEkonomi.
Ja. Om leverantören inte finns inlagd sedan tidigare skapas och sparas den automatiskt.
Läs mer i den skrivna hjälpen: Ta emot e-fakturor »
