Tidsregistrering är faktiskt en himla bra grej, inte bara för dig som fakturerar din tid. Genom att hålla koll på din tid kan du använda resurserna på bästa sätt och göra smartare prioriteringar. Dessutom får du bättre koll på faktureringen – och det blir lättare att hålla koll på vad som behöver betalas ut i löner. Här listar vi 7 anledningar till att ha koll på din tid!
Projekthantering & tidshantering > Tidsregistrering
Med smart registrering av arbetstiden spiller du ingen tid och slipper komma på dig själv med att säga "jag gör det sedan". För handen på hjärtat, kommer du då ihåg hur mycket tid du eller dina anställda verkligen lagt ner?
Har du och din personal dessutom liknande rutiner och samma system för att registrera tid eller rapportera frånvaro, då har ni ett arbetssätt som inte bara stärker verksamheten och ger dig ett smidigare arbetsflöde utan även säkerställer rätt siffror vid exempelvis fakturering och lönekörningar.
Här är 7 starka skäl till varför du ska tidsregistrera – oavsett bransch!
1. Rätt arbetsbelastning
I vår ofta stressiga vardag är det alltid lika aktuellt att ta makten över sin tid, lära sig att prioritera eller hjälpa andra att prioritera. Ett bra stöd hittar du i tidrapporteringsverktyget som hjälper till att i ett tidigt skede fånga upp avvikelser som kan resultera i hög arbetsbelastning.
Det är dessutom ett bra resursfördelningsverktyg så att anställda får tid och möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter – eller så att du kan ge dem fler om de inte har tillräckligt. Nyttja resurserna rätt, helt enkelt.
2. Rätt prioriteringar och budget
Mycket av det här grundar sig redan i företagets budget. En väl genomarbetad budget är en bra grund i ett välmående företag. Fakturerar du tjänster/tid är det klokt att stanna upp och titta på utfallet i relation till din budget. Ju oftare du gör det, desto tryggare blir ditt företagande.
Bästa verktyget är ett tidsregistreringssystem som ger ett bra underlag för att diskutera prioriteringar i arbetet. Det passar extra bra för företag med många projekt igång samtidigt då sådana här lösningar oftast kommer med en god översiktsmöjlighet där du snabbt kan få en blick över hur dina projekt fortlöper eller vilka resultat de ger. Du får förhoppningsvis också en lugnare tillvaro och sover gott på nätterna.
3. Lönsamheten i fokus
Smart tidsregistrering ger dig underlag till att fatta rätt beslut (direkt) i verksamheten, så att du och ditt företag kan bli ännu mer lönsamma i framtiden. Lägger du tid på rätt saker, som i slutändan betalar sig? Och tar du tillräckligt betalt för era tjänster? Fakturerar du regelbundet under ett projekt?
Du behöver själv ta ut din lön för att betala mat och boende till att börja med. Annars blir du själv ditt företags bank. Detta påverkar din lönsamhet och möjligheten för dig att lära nytt och vässa ditt kunderbjudande. Tidsregistreringen visar verkligheten. Det kan också vara ett bra verktyg för att skapa en kostnadsmedvetenhet.
4. Smidigare fakturering
Som företagare ska du kunna lita på att din tidsregistrering stämmer, både för dig själv och din kund. Genom att registrera din eller dina anställdas tid på rätt sätt blir din fakturering bra mycket enklare.
Många tidsregistreringsverktyg har också funktionen att fakturera direkt från systemet eller kan synkas med dina andra system, vilket möjliggör en ännu enklare fakturering och bokföring. (Mycket tack vare att dina fakturaunderlag skapas nästintill automatiskt.)
Det är inte helt ovanligt att företagare slarvar med att fakturera regelbundet och istället väntar tills projektet är klart. Det är klokt att redan i offerten och affärsförslaget komma överens om att fakturera löpande. Det kallas vanligtvis a conto och en slutreglering sker när uppdraget är genomfört. Varför ska du göra så här? Jo, du slipper helt enkelt att ligga ute med pengar. Se också till att du skickar elektroniska fakturor.
5. Allt till löneunderlaget – fördelar med digital tidrapportering
Tänk dig att du inte bara har koll på din och dina anställdas tid, ni använder er dessutom av ett system som har en direktkoppling till ditt löneprogram. Digitaliseringens under hjälper dig att enkelt och korrekt att få rätt siffror på lönerna (och i bokföringen).
För om du sköter din tidredovisning digitalt då har du också oftast ett komplett löneunderlag med allt från arbetstid, kvitto, utlägg och traktamente till resor och körjournal. Rätt och korrekt!
6. Effektivisering
Med tiden kommer ditt tidsregistreringsystem att kunna stötta dig med historiska data. Då finns det möjlighet att effektivisera verksamheten ännu mer, baserat på vilken tid som idag läggs på olika projekt.
Med tiden lär du dig mer om när uppdragen kommer och du kan skapa en relevant årsplan och realistisk budget.
7. Tidsregistrering är ett krav från EU
EU-domstolen har bestämt att arbetsgivare måste registrera den tid som de anställda arbetar. Syftet är att skydda anställda och motverka osunda arbetsförhållanden. Systemet som används ska vara pålitligt och lättillgängligt för både anställda och myndigheter och informationen om arbetstider ska sparas i 5 år.
Välja system för tidsregistrering? Tänk på det här!
Vilka behov har du?
Börja med att kartlägga dina behov, för att vara säker på att du och ditt företag hittar rätt tidsregistreringssystem. Kom ihåg att du ska kunna anpassa verktyget efter din verksamhet, inte verksamheten efter verktyget! Ett tidsregistreringsverktyg som kan växa med ditt företag är också att föredra.
Ställ dig frågorna:
- Vad ska verktyget göra åt dig?
- Vad vill du ha svar på?
- Vad förväntar du dig?
- Vilken uppföljningsmöjlighet får du?
- Vad vill du ha underlaget till?
- Vilket färdigt material behöver du i slutändan?
- Kan du integrera programmet?
När du kartlagt behovet och besvarat frågorna här ovan, är nästa steg att se till att arbeta så effektivt som möjligt i en tjänst som passar din verksamhet. Dagens tidsregistreringsverktyg är utrustade med smarta funktioner så att du ska slippa dubbelarbete. Om du samarbetar med en redovisningsbyrå kan denne enkelt hämta underlag till bokföringen direkt ifrån tidsregistreringsverktyget.
Vilka alternativ finns på marknaden?
Det finns en uppsjö av alternativ på tidsregistreringsverktyg, men låt oss smalna av det lite – ett digitalt tidsregistreringsystem med smarta funktioner, som dessutom är enkelt att använda är att föredra. Ett exempel på ett sådant program är Visma Tid.
Tidrapportera i appen - enkelt och effektivt för alla
Föreställ dig att tidsregistrering är något av det enklaste du gör under en hel dag, hur fantastiskt låter det inte? Med Visma Tid är det möjligt för anställda att tidrapportera direkt i en app, smidigt och flexibelt! Det är dels skönt för de anställda att kunna göra det på språng, hemifrån eller kontoret och det minskar även risken för felrapportering.
Tre anledningar till att gilla Visma Tid
Anställda registrerar i appen och kan nyttja smarta funktioner
Oavsett om dina anställda har månadslön eller timpenning, kan de enkelt rapportera sin tid och avvikelser direkt i Visma Tid-appen. Som administratör kan du själv välja vilka anställda som ska rapportera tid mot order för debitering av kund.
Dina anställda kan också fota och dokumentera utlägg och rapportera bilresor direkt i appen, allt efter vilka behov ni har. I funktionen Arbetsorder kan anställda själva ange sin arbetade tid och arbetsmaterial direkt kopplad till en specifik aktivitet.
Det är också möjligt att skapa checklistor och arbetsplatsbeskrivningar, så att alla inblandade i ett projekt får samma underlag. Då säkerställer ni att jobbet blir gjort enligt kundens önskemål, och uppföljningen blir enklare att genomföra.
Med resursplanering nyttjas resurserna på bästa sätt
Det gäller att nyttja resurser optimalt och undvika exempelvis överbelastning eller underbemanning. Personal och konsulter ska ha tillräckligt med arbetsuppgifter men också tid att utföra dem. Genom att använda översikten i systemet får du inte bara koll på beläggning, interntid, frånvaro och semester så du kan planera projekt och nyttja resurser på bästa sätt, det hjälper er också att planera ledigheter.
Vill du ha det ännu smidigare? Då kan anställda ansöka om semester eller registrera frånvaro direkt i systemet. På så sätt ser du enkelt om du behöver tillsätta mer resurser på ett visst projekt. Och för att göra det ännu enklare kan du sedan importera underlaget till ett löneprogram, som exempelvis Visma Lön, så blir det rätt på lönen direkt.
Synka tidsregistreringen med övriga program
Ett smart tidsregistreringssystem, som Visma Tid, synkar med dina andra programlösningar för fakturering och löneunderlag. På så sätt slipper du dubbelarbete. Dina anställda har möjlighet att själva rapportera in arbetstid, avvikelser, utlägg och resor. Det är även möjligt för din redovisningsbyrå att hämta underlagen i verktyget för att få hjälp med fakturering, redovisning och löner.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
