Lönekörning? Bästa tipsen för dig som hanterar löner!

Hanteringen av löner är ett stort och viktigt område med många lagar och regler. Lön är också den enskilt största utgiftsposten för många företag, och en mycket viktig faktor för de anställda. Så det finns många anledningar att effektivisera lönearbetet. Men hur är det, när behövs egentligen ett löneprogram?

– Så fort du har en anställd. En anställd innebär att du ska betala ut lön varje månad, det ska beräknas skatt på lönen, du ska ha ut bokföringsunderlag till bokföringen och du ska göra inbetalningen till banken varje månad, säger Adam Wetterstrand, Product Owner, Visma Spcs. 

– Skulle den anställde vara sjuk eller ha någon annan typ av frånvaro som föräldraledighet finns det ett regelverk att ta hänsyn till. Semester är ytterligare ett stort område man behöver ha koll på. Dessutom ska arbetsgivare varje månad lämna in en arbetsgivardeklaration på individnivå. Har du ett löneprogram så får du detta serverat. 

Lär dig löneadministration - Gå Vismas Löneskola

Vill du lära dig löneadministration eller fräscha upp dina kunskaper? Vismas Löneskola är en gratis kurs online som ger dig ger en grundläggande förståelse för löneadministration i småföretag.

Vad är det som är så intressant med lönefrågor?

– Kanske att det känns lite mer personligt än exempelvis bokföring. Lön är en väldigt viktig del för alla som jobbar och då är det förstås viktigt att det blir rätt. Det är även ett mycket stort område med många regelverk att ta hänsyn till. Man blir helt enkelt aldrig fullärd och måste hela tiden hänga med i nya lagar och regler.

Vad är det för lagar och regler som ska följas?

– Förutom lagar om till exempel skatt och semester finns det även olika kollektivavtal och företagspraxis att ta hänsyn till. Visste du att det finns över 500 kollektivavtal i Sverige och att dessa kan ändras varje år? Det är ganska mycket att ta hänsyn till när lönerna ska betalas, och det är precis detta ett löneprogram kan hjälpa till med.

– Allt som krävs är att du lägger in grunduppgifterna om de anställda och företaget, sedan sköter programmet resten. Programmet gör en skatteberäkning och avsätter arbetsgivaravgifter beroende på den anställdes ålder. När du gör en lönekörning i programmet hjälper snabbvalen dig med rätt lönearter och korrekta löner. Du får ut färdiga bankfiler, rapporter, arbetsgivardeklaration, bokföringsfiler, kort sagt allt som krävs, vilket sparar dig mycket tid. 

När lönar sig ett löneprogram ekonomiskt?

– Så fort du kommit igång med löneprogrammet. Då blir ditt lönearbete så mycket effektivare att du snabbt tjänat in programkostnaden med mer tid över till din verksamhet. Och nästkommande månader går det förstås ännu snabbare när det inte krävs något förarbete.

Maximera Visma Lön med internettjänster

– Till Visma Lön så har vi vår tidsregistreringsapp Visma Lön Anställd som finns både på webben via datorn och app för iPhone och Android. I denna applikation kan de anställda själva registrera sina arbetstider och lägga in eventuell frånvaro. Eftersom det är en internettjänst kan de stämpla in och ut oavsett vart de befinner sig. 

– Med Visma Lön Anställd får både de anställda och arbetsgivaren full koll på arbetstider, övertider, flextider och sjukfrånvaro. När månaden är slut klarmarkerar den anställde sin tidrapport, sedan är den redo för attest eller direkt överföring till löneprogrammet. Det sker med automatik i löneprogrammet när lönekörningen görs. På så sätt är ju egentligen hela lönearbetet klart, allting är ju redan inrapporterat, kontrollerat och klart när lönekörningen skapas, säger Adam Wetterstrand.

– En annan stor fördel med Visma Lön Anställd är att den anställde själv får koll på sina saldon. Man ser direkt i Lön Anställd sitt aktuella saldo för semester, komptid och flex. Något som besparar lönekontoret många frågor.

– Mitt Lönebesked är en annan internettjänst som finns tillgänglig både i datorn och som app på iPhone och Android. Applikationen tillhandahåller de anställdas lönebesked digitalt för att de snabbt och enkelt ska kunna se sin lön för månaden. Dessutom har Mitt Lönebesked en integration till Kivra. Så att den anställde, även kan få sitt lönebesked skickat dit. 

– Visma Resa & Utlägg och Visma Companyexpense är webbaserade tjänster för smidig hantering av reseräkningar och utlägg. Det är en stor hjälp för både företag och anställda då tjänsterna håller reda på traktamenten och alla regler som gäller resor och utlägg. 

– Reseräkningen och utlägget förs över till löneprogrammet vid lönekörningen som i sin tur skapar bokföringsunderlaget. Tjänsten är alltid uppdaterad med Skatteverkets regelverk, olika traktamentesnivåer, både för resor i Sverige och i utlandet.

Visma Resa & Utlägg passar företaget som gör enstaka utlägg och har behov av basfunktioner för reseräkningar och utlägg. Du betalar endast för de utlägg du skapar. 

Visma Companyexpense är anpassat för företag som som vill automatisera processen kring reseräkningar och utlägg och registrera direkt i mobilen. Du betalar per användare och månad och kan göra hur många utlägg du vill. 

– Det är verkligen tidsbesparande och en stor hjälp för både den anställde och löneadministratören som slipper sitta och kontrollräkna. Den som gjort en reseräkning på papper vet hur mycket det är att tänka på.

Vad kostar det?

Visma Resa & Utlägg - 12 kr/reseräkning
Visma Companyexpense - från 69 kr/ anställd och månad
Visma Lön Anställd - 25 kr/anställd och kalendermånad
Mitt Lönebesked - 5 kr/lönebesked 

4,3/5 - 3 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi