Lönekörning? Bästa tipsen för dig som hanterar löner!

Hanteringen av löner är ett stort och viktigt område med många lagar och regler. Lön är också den enskilt största utgiftsposten för många företag, och en mycket viktig faktor för de anställda. Så det finns många anledningar att effektivisera lönearbetet. Men hur är det, när behövs egentligen ett löneprogram?

Löner > Lönekörning tips

– Så fort du har en anställd behövs ett löneprogram. En anställd innebär att du ska betala ut lön varje månad, det ska beräknas skatt på lönen, du ska ha ut bokföringsunderlag till bokföringen och du ska göra inbetalningen till banken varje månad, säger Lena Ernstson, Product Owner, Visma Spcs. 

– Skulle den anställde vara sjuk eller ha någon annan typ av frånvaro som föräldraledighet finns det ett regelverk att ta hänsyn till. Semester är ytterligare ett stort område man behöver ha koll på. Dessutom ska arbetsgivare varje månad lämna in en arbetsgivardeklaration på individnivå. Har du ett löneprogram så får du detta serverat, förklarar Lena Ernstson.

Lär dig löneadministration – Gå Vismas Löneskola

Vill du lära dig löneadministration eller fräscha upp dina kunskaper? Vismas Löneskola är en gratis kurs online som ger dig ger en grundläggande förståelse för löneadministration i småföretag.

Vad är det som är så intressant med lönefrågor?

– Kanske att det känns lite mer personligt än exempelvis bokföring. Lön är en väldigt viktig del för alla som jobbar och då är det förstås viktigt att det blir rätt. Det är även ett mycket stort område med många regelverk att ta hänsyn till. Man blir helt enkelt aldrig fullärd och måste hela tiden hänga med i nya lagar och regler.

Vad är det för lagar och regler som ska följas?

Förutom lagar om till exempel skatt och semester finns det även olika kollektivavtal och företagspraxis att ta hänsyn till. Visste du att det finns över 500 kollektivavtal i Sverige och att dessa kan ändras varje år? Det är ganska mycket att ta hänsyn till när lönerna ska betalas, och det är precis detta ett löneprogram kan hjälpa till med.

– Allt som krävs är att du lägger in grunduppgifterna om de anställda och företaget, sedan sköter programmet resten. Programmet gör en skatteberäkning och avsätter arbetsgivaravgifter beroende på den anställdes ålder. När du gör en lönekörning i programmet hjälper snabbvalen dig med rätt lönearter och korrekta löner. Du får ut färdiga bankfiler, rapporter, arbetsgivardeklaration, bokföringsfiler, kort sagt allt som krävs, vilket sparar dig mycket tid. 

När lönar sig ett löneprogram ekonomiskt?

– Så fort du kommit igång med löneprogrammet. Då blir ditt lönearbete så mycket effektivare att du snabbt tjänat in programkostnaden med mer tid över till din verksamhet. Och nästkommande månader går det förstås ännu snabbare när det inte krävs något förarbete.

Maximera Visma Lön med internettjänster

Visma Lön är ett löneprogram som löser just de behov småföretagare många gånger möter i sitt dagliga arbete kring lön. Men förutom smidiga funktioner och aktuella uppdateringar kring lagar och regler så finns en del andra smarta lösningar kopplade till programmet. Allt för att vardagen ska bli så enkel och säker som möjligt, både för administratörer och personal.

Visma Lön Anställd – Till Visma Lön finns Visma Lön Anställd, en tidsregistreringsapp som kan användas både på webben via datorn och som app för iPhone och Android. I denna applikation kan de anställda själva registrera sina arbetstider och lägga in eventuell frånvaro. Eftersom det är en internettjänst kan de stämpla in och ut oavsett vart de befinner sig. 

– Med Visma Lön Anställd får både de anställda och arbetsgivaren full koll på arbetstider, övertider, flextider och sjukfrånvaro. När månaden är slut klarmarkerar den anställde sin tidrapport, sedan är den redo för attest eller direkt överföring till löneprogrammet. Det sker med automatik i löneprogrammet när lönekörningen görs. På så sätt är ju egentligen hela lönearbetet klart, allting är ju redan inrapporterat, kontrollerat och klart när lönekörningen skapas, säger Lena Ernstsson.

– En annan stor fördel med Visma Lön Anställd är att den anställde själv får koll på sina saldon. Man ser direkt i Lön Anställd sitt aktuella saldo för semester, komptid och flex. Något som besparar lönekontoret många frågor.

Visma Min Lön –  Det här är en annan internettjänst som finns tillgänglig både i datorn och som app på iPhone och Android. Applikationen tillhandahåller de anställdas lönebesked digitalt för att de snabbt och enkelt ska kunna se sin lön för månaden. Dessutom har Min Lön en integration till Kivra. Så att den anställde, även kan få sitt lönebesked skickat dit. 

Visma Utlägg –  Detta är webbaserade tjänsten för smidig hantering av reseräkningar och utlägg. Det är en stor hjälp för både företag och anställda då tjänsterna håller reda på traktamenten och alla regler som gäller resor och utlägg. 

– Reseräkningen och utlägget förs över till löneprogrammet vid lönekörningen som i sin tur skapar bokföringsunderlaget. Tjänsten är alltid uppdaterad med Skatteverkets regelverk, olika traktamentesnivåer, både för resor i Sverige och i utlandet.

Visma Utlägg är anpassat för företag som som vill automatisera processen kring reseräkningar och utlägg och registrera direkt i mobilen. Du kan välja att betala per utlägg för de användare som gör få utlägg eller en månadsavgift per användare för de som gör många utlägg. Väljer du det senare alternativet kan den personen göra obegränsat antal utlägg per månad. Du kan även ha olika avtal för olika anställda.

– Det är verkligen tidsbesparande och en stor hjälp för både den anställde och löneadministratören som slipper sitta och kontrollräkna. Den som gjort en reseräkning på papper vet hur mycket det är att tänka på.

Vad kostar det?

Visma Utlägg - 12 kr/utlägg eller från 69 kr/anställd och månad
Visma Lön Anställd - 25 kr/anställd och kalendermånad
Min Lön - 5 kr/lönebesked 

Visma Lön Smart

Lönehantering online

Visma Lön Smart passar dig som driver företag med upp till 25 anställda. Med funktioner som automatiserad semester, frånvaroberäkning och digitala lönebesked blir lönehanteringen lekande lätt.

Läs mer om Visma Lön Smart