Lönekörning? Bästa tipsen för dig som hanterar löner!

Hanteringen av löner är ett stort och viktigt område med många lagar och regler. Lön är också den enskilt största utgiftsposten för många företag, och en mycket viktig faktor för de anställda. Så det finns många anledningar att effektivisera lönearbetet. Men hur är det, när behövs egentligen ett löneprogram?

Jennie-Ann Karlsson, Product Manager, Visma Spcs Förenkla din lönehantering – Så fort du har en anställd. En anställd innebär att du ska betala ut lön varje månad, det ska beräknas skatt på lönen, du ska skicka in en korrekt ifylld arbetsgivardeklaration till Skatteverket, du ska ha ut ett bokföringsunderlag till bokföringen och du ska göra inbetalningen till banken varje månad, säger Jennie-Ann Karlsson, Product Manager, Visma Spcs.  

– Skulle den anställde vara sjuk finns det ett regelverk att ta hänsyn till och semester är ytterligare ett. Och när året är slut ska du skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket. Med ett löneprogram får du allt detta serverat.

Vad är det som är så intressant med lönefrågor?

– Kanske att det känns lite mer personligt än exempelvis bokföring. Lön är en väldigt viktig del för alla som jobbar och då är det förstås viktigt att det blir rätt. Det är även ett mycket stort område med många regelverk att ta hänsyn till. Man blir helt enkelt aldrig fullärd och måste hela tiden hänga med i nya lagar och regler.

Vad är det för lagar och regler som ska följas?

– Förutom lagar om till exempel skatt och semester finns det även olika kollektivavtal och företagspraxis att ta hänsyn till. Visste du att det finns över 500 kollektivavtal i Sverige och att dessa kan ändras varje år? Det är ganska mycket att ta hänsyn till när lönerna ska betalas, och det är precis detta ett löneprogram kan hjälpa till med.

– Allt som krävs är att du lägger in grunduppgifterna om de anställda och företaget, sedan sköter programmet resten. Programmet gör en skatteberäkning och avsätter arbetsgivaravgifter beroende på den anställdes ålder. När du gör en lönekörning i programmet hjälper snabbvalen dig med rätt lönearter och korrekta löner. Du får ut färdiga bankfiler, rapporter, arbetsgivardeklaration, bokföringsfiler, kort sagt allt som krävs, vilket sparar dig mycket tid. 

När lönar sig ett löneprogram ekonomiskt?

– Så fort du kommit igång med löneprogrammet. Då blir ditt lönearbete så mycket effektivare att du snabbt tjänat in programkostnaden med mer tid över till din verksamhet. Och nästkommande månader går det förstås ännu snabbare när det inte krävs något förarbete.

Maximera Visma Lön med internettjänster

– Till Visma Lön har vi vår stämpelapp Visma Lön Anställd, där de anställda registrerar sina arbetstider själva. Visma Lön Anställd är en internettjänst så att de anställda kan registrera sin tid genom att stämpla in och ut oavsett var de är. Tjänsten finns som app för iPhone och Android.

– Med Visma Lön Anställd får både de anställda och arbetsgivaren full koll på arbetstider, övertider, flextider och sjukfrånvaro. När månaden är slut klarmarkerar den anställde sin tidrapport, sedan är den redo för attest eller direkt överföring till löneprogrammet. Det sker med automatik i löneprogrammet när lönekörningen görs. På så sätt är ju egentligen hela lönearbetet klart, allting är ju redan inrapporterat, kontrollerat och klart när lönekörningen skapas, säger Jennie-Ann Karlsson. 

– En annan stor fördel med Visma Lön Anställd är att den anställde själv får koll på sina saldon. Man ser direkt i Lön Anställd sitt aktuella saldo för semester, komptid och flex. Något som besparar lönekontoret många frågor.

Visma Resa & Utlägg är ett reseräkningssystem online där de anställda kan registrera sina reseräkningar och utlägg. Det är en stor hjälp för både företag och anställda då tjänsten håller reda på traktamenten och alla regler som gäller resor. Den anställde behöver bara ange när resan startade, vad som ingått och när resan slutade så beräknar Visma Resa & Utlägg traktamenten, övriga ersättningar och eventuella avdrag.

– Även reseräkningen förs över med automatik till löneprogrammet vid lönekörningen som i sin tur skapar bokföringsunderlaget för reseräkningen. Tjänsten är alltid uppdaterad med Skatteverkets regelverk, olika traktamentesnivåer, både för resor i Sverige och i utlandet.

– Det är verkligen tidsbesparande och en stor hjälp för både den anställde och löneadministratören som slipper sitta och kontrollräkna. Den som gjort en reseräkning på papper vet hur mycket det är att tänka på.

Vad kostar det?

– Visma Resa & Utlägg kostar 12 kronor per reseräkning och Visma Lön Anställd kostar 25 kronor per månad och anställd. Men du betalar bara för de reseräkningar du gör och de månader Visma Lön Anställd används. Det finns inga fasta avgifter alls. 

4/5 - 2 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi