– Så fort du har en anställd behövs ett löneprogram. Vid varje lönekörning blir hanteringen enkel. Löneprogram är nämligen smarta och fullpackade med finesser som underlättar och säkerställer hanteringen.
Löner > Lönekörning tips
Det säger Adam Wetterstrand som är löneexpert på Visma Spcs. Han har arbetat med både lönefrågor och programutveckling under många år och har en gedigen förståelse för löneadministratörens utmaningar. Vi ställde några frågor till honom kring betydelsen av att använda löneprogram i sitt företagande. Han börjar med att förklara vad han menar med att alla behöver ett löneprogram.
Så underlättas lönehanteringen med ett löneprogram
– I ett bra löneprogram ska du egentligen bara behöva lägga in grunduppgifterna om de anställda och företaget och sedan ska programmet sköta resten. Programmet ska till exempel göra en skatteberäkning och avsätta arbetsgivaravgifter beroende på den anställdes ålder. Med integrerade system såsom tidssystem förser du programmet med mer information som ska kunna tas med i beräkningarna automatiskt när du bereder en lön. Dessutom ska ett bra program ha koppling till myndigheter så du slipper spara ner filer för t.ex arbetsgivardeklarationen.
Att ha en anställd innebär alltså att du varje månad har lönehantering att sköta. Följande saker ska göras:
- Du ska betala ut lön
- Det ska beräknas skatt på lönen
- Lönebesked ska skickas ut
- Du ska ha ut bokföringsunderlag till bokföringen
- Du ska göra inbetalningen till banken varje månad
- Ta hänsyn till regelverk för semester, föräldraledighet eller annan frånvaro
- Lämna in en arbetsgivardeklaration på individnivå
Lönekörningen är full av delmoment som måste stämma och har du ett löneprogram så får du detta serverat. Smidigt va?
Ta löneutbetalningarna till exempel. Den 25:e närmar sig och du måste klarmarkera löneutbetalningarna för dina anställda. Eller? Nej, så behöver det inte vara. Du behöver inte längre styras av ett visst datum. Det är old school. Med dagens smarta löneprogram kan dina anställda lägga in informationen redan innan t ex semestern och du kan förinställa allt och slippa logga in för att skicka ut alla lönebesked. Dessutom, du behöver inte oroa dig för skatter och sånt, programmet ser till att skattetabellerna alltid är uppdaterade.
– Man vill skapa trygghet med ett löneprogram och det ska ju vara byggt för dig och ditt företag så att du kan koppla av. Administration är viktigt men det ska inte äta din tid. Ditt företag ska bygga sin passion, tjäna pengar och du ska våga ta ledigt!, menar Adam.
Vill du lära dig löneadministration eller fräscha upp dina kunskaper? Vismas Löneskola är en gratis guide online som ger dig ger en grundläggande förståelse för löneadministration i småföretag.
Lönekörning och lönehantering, varför är det så intressant?
– Kanske känns det lite mer personligt med lönehantering än exempelvis bokföring. Lön är en väldigt viktig del för alla som jobbar och då är det förstås viktigt att det blir rätt. Det är även ett mycket stort område med många regelverk att ta hänsyn till.
Samtidigt utvecklas löneprogrammen hela tiden. De är inte längre bara smarta, utan väldigt smarta. Det mesta är automatiserat, lagar och regler uppdateras hela tiden och de innehåller finurligheter som du kanske inte ens visste att du behövde men som du kommer att älska.
Vilka lagar och regler ska följas?
– Förutom lagar om till exempel skatt och semester finns det även olika kollektivavtal och företagspraxis att ta hänsyn till. Det finns idag över 500 kollektivavtal i Sverige och dessa kan ändras varje år. Det är ganska mycket att ta hänsyn till när lönerna ska betalas, och det är precis detta ett löneprogram kan hjälpa till med.
När lönar sig ett löneprogram ekonomiskt?
– Så fort du kommit igång med löneprogrammet! Ditt lönearbete blir genast så mycket mer effektivt att du snabbt tjänat in programkostnaden. Att ha ett pålitligt och tryggt löneprogram gör att du kan lägga mer tid på din verksamhet. När du väl kommit igång kommer arbetet att gå ännu snabbare då förarbetet är gjort och tryggheten med ett löneprogram kommer att bli uppenbar.
Lönekörning och säkerhet – hur ska jag tänka?
– Att använda sig utav ett löneprogram ger dig smarta arbetsprocesser men säkerställer också att dina löner är korrekta när de väl betalas ut. Det hurrar dina anställda garanterat över samtidigt som du slipper jobb med rättelser. Det är viktigt att flera delar går hand i hand. Ett löneprogram ska vara smidigt och smart men också ge trygghet. Lönerna ska hanteras korrekt samtidigt som din data skyddas.
Skydda din data
Din data ska skyddas från intrång och uppgiftshantering ska behandlas enligt gällande lagar och regler. Se därför till att din leverantör har musklerna att säkerställa just det, att det finns policys för hantering av data och att systemen uppdateras löpande med nya lagar och regler.
Digital lönekörning – vad betyder det?
– Det finns idag olika varianter av lönesystem, både för de med lite färre anställda och med mindre behov till de som är stora aktörer och behöver utökade funktioner. Oavsett så hjälper lönesystem vid lönekörning! Det finns produkter på marknaden där man kan jobba klassiskt via ett lokalt installerat program eller i ett molnbaserat.
Få hjälp med beräkningar
Oavsett hur du väljer att jobba ska du inte behöva sitta och göra manuella beräkningar. Du ska inte lägga tid på det. Programmet ska vara så intelligent så det gör jobbet åt dig, med några enkla inställningar. Det ska till exempel beräkna övertid och OB samt semesterlön och semestertillägg. Allt enligt gällande lagar, avtal och de inställningar du valt. Superskönt!
Koppla smarta lösningar till ditt program
– Förutom att alla program ska följa aktuella lagar och regler ska det också finnas möjlighet att koppla smarta lösningar till programmen, för att göra vardagen enklare både för administratörer och personal, säger Adam.
– För att just ditt arbete ska bli effektivt, och inte minst digitalt, så bör man som medarbetare både jobba via sin mobil eller framför sin dator när det kommer till att registrera tider och avvikelser. Dessutom så är det smidigt att få sina lönebesked skickade direkt till mobilen eller direkt till sin digitala brevlåda, som hos Visma Spcs är Kivra.
Genom att låta medarbetarna jobba digitalt och rapportera in sina tider själva, sparar du som löneadministratör ofantligt mycket tid. Utöver detta får medarbetarna dessutom en väldigt bra överblick över hela sin tidrapportering, tid-saldo men också över sin semester och semesterdagar. Allt digitalt!
Visma Spcs lösningar
Visma Lön Smart
Visma Lön Smart är ett webbaserat löneprogram som löser just de behov småföretagare många gånger möter i sitt dagliga arbete kring lön. Men förutom smidiga funktioner och aktuella uppdateringar kring lagar och regler så finns en del andra smarta lösningar kopplade till programmet. Exempelvis går det att på företagsnivå besluta om medarbetare ska registrera tider själva via en app eller en webbportal via datorn - eller om de endast ska ha tillgång till digitala lönebesked. I programmet har anställda alltid tillgång till sina lönebesked via sin dator eller via app. Allt för att vardagen ska bli så enkel och säker som möjligt, både för administratörer och personal.
Visma Lön 600
Visma Lön 600 är ett klassiskt lokalt installerat program med en rad utökade funktioner för den som har behov av en större lösning.
Visma Lön Anställd
Visma Lön Anställd – Till Visma Lön finns Visma Lön Anställd (ingår i Visma Lön Smart), en tidsregistreringsapp som kan användas både på webben via datorn och som app för iPhone och Android. I denna applikation kan de anställda själva registrera sina arbetstider och lägga in eventuell frånvaro. Eftersom det är en internettjänst kan de stämpla in och ut oavsett vart de befinner sig.
– Med Visma Lön Anställd får både de anställda och arbetsgivaren full koll på arbetstider, övertider, flextider och sjukfrånvaro. När månaden är slut klarmarkerar den anställde sin tidrapport, sedan är den redo för attest eller direkt överföring till löneprogrammet. Det sker med automatik i löneprogrammet när lönekörningen görs. På så sätt är ju egentligen hela lönearbetet klart, allting är ju redan inrapporterat, kontrollerat och klart när lönekörningen skapas, säger Adam Wetterstrand.
– En annan stor fördel med Visma Lön Anställd är att den anställde själv får koll på sina saldon. Man ser direkt i Lön Anställd sitt aktuella saldo för semester, komptid och flex. Något som besparar lönekontoret många frågor.
Visma Utlägg
Visma Utlägg – Detta är webbaserade tjänsten för smidig hantering av reseräkningar och utlägg. Det är en stor hjälp för både företag och anställda då tjänsterna håller reda på traktamenten och alla regler som gäller resor och utlägg.
– Reseräkningen och utlägget förs över till löneprogrammet vid lönekörningen som i sin tur skapar bokföringsunderlaget. Tjänsten är alltid uppdaterad med Skatteverkets regelverk, olika traktamentesnivåer, både för resor i Sverige och i utlandet.
Visma Utlägg är anpassat för företag som som vill automatisera processen kring reseräkningar och utlägg och registrera direkt i mobilen. Du kan välja att betala per utlägg för de användare som gör få utlägg eller en månadsavgift per användare för de som gör många utlägg. Väljer du det senare alternativet kan den personen göra obegränsat antal utlägg per månad. Du kan även ha olika avtal för olika anställda.
– Det är verkligen tidsbesparande och en stor hjälp för både den anställde och löneadministratören som slipper sitta och kontrollräkna. Den som gjort en reseräkning på papper vet hur mycket det är att tänka på.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
