Topp 5: De vanligaste semesterfrågorna till lönesupporten

Vilka regeler är det som gäller vid semester och lön? Adam Wetterstrand är löneexpert hos Visma Spcs vars supportavdelning besvarar omkring 10 000 löneärenden i månaden. Här ger han svar på de fem vanligaste frågorna. 

– När det gäller semester har de flesta precis avslutat sitt semesterår och räknat fram nya semesterdagar inför sommaren. Arbetar du med våra löneprodukter tipsar vi om vår checklista för arbetsgången. Men vi får också många frågor under sommaren och ofta då om semesterregler, säger Adam Wetterstran. För den som har ett löneprogram fungerar det mesta automatiskt.

Här är 5 vanliga frågor till lönesupporten: 

1. Hur betalar jag ut en slutlön?

– Du betalar ut sparade dagar från tidigare år, kvarvarande dagar på nuvarande semesterår och eventuella intjänade semesterdagar om du har föregående år som intjänandeår. Reglera också den anställdes kompbank för övertid samt tidbank för arbetstidsförkortning/arbetstidskonto. Även en eventuell förskottskuld ska generellt dras av i slutlönen.

 Tips! Skicka digitala och säkra lönebesked med löneprogram. Smidigast är att använda ett webbaserat som Visma Lön Smart. Ge de anställda tydlig överblick samtidigt som du säkerställer deras personuppgifter. 

2. Hur betalar jag semesterlönen när en anställd är sjukskriven på deltid?

– Du kan bara betala ut hela semesterdagar och du ska därför betala ut hela semesterdagar även om den anställde är sjukskriven på deltid. Det kan verka konstigt att en anställd kan få full semesterersättning och dessutom ersättning från försäkringskassan men det grundar sig i att semesterlönen redan är intjänad. Det är alltså fullt möjligt att få betalt för en heldag från sin arbetsgivare och för sin deltidssjukskrivning av Försäkringskassan.

3. Kan jag betala ut semester i förskott till en nyanställd?

– Förskottssemester innebär att en nyanställd får betald semesterledighet redan första anställningsåret trots att intjänandeåret av semesterdagar är föregående år. Det finns inga regler i semesterlagen som anger hur många förskottsdagar en anställd har rätt till utan det är något som du som arbetsgivarare bestämmer. Tänk på att överenskommelsen bör göras skriftligt eftersom det underlättar den dag då skulden ska räknas av från slutlönen.
Enligt praxis så ska förskottsskulden dras av från slutlönen om den anställde slutar inom fem år. Om anställningen varar mer än fem år nollställer du skulden.

4. Kan jag beräkna semesterersättning vid korttidsarbete med löneväxling?

– Med anledning av coronaviruset infördes stöd för korttidsarbete (tidigare benämnt korttidspermittering). Det innebar att arbetsgivaren kunde minska anställdas arbetstid och få stöd från staten för att täcka stora delar av kostnaden. Nu är vi tillbaka i det ordinarie systemet och det förstärkta som fanns under stora delar av pandemin finns inte längre. Men tillämpning är densamma.

– Vid korttidsarbete hanteras semester som vanligt. Enligt semesterlagen beräknas semesterlönen på den lönen du har vid uttagstillfället. Avdraget för frånvaro vid semester görs också på den reducerade lönen, men på den ordinarie schematiden.
Vissa kollektivavtal säger att semestertillägg och semesterlön ska beräknas på ordinarie lön innan korttidsarbete. Vi rekommenderar att du alltid kontrollerar med ditt kollektivavtal hur olika typer av frånvaro hanteras vid korttidsarbete.

 Gå Löneskolan! Lär dig mer om semesterregler och andra viktiga lagar, regler och begrepp. Vismas löneskola är en gratis guide online för löneadministratörer som ger en grundläggande förståelse för löneadministration i småföretag.

5. Hur beräknas bilförmån?

– När en anställd för privat bruk använder bil som får disponeras på grund av anställning eller uppdrag, så uppkommer en skatte- och avgiftspliktig förmån. Förmånsvärdet för en skattepliktig bilförmån bestäms av schabloner som har fastställts av Skatteverket.

– Det vanligaste sättet att hantera bilförmån  är att den anställde förmånsbeskattas för bilen. Detta innebär i  praktiken att den skattegrundande lönen ökar med förmånsvärdet.

Fler sätt att beräkna bilförmån:

Bilförmån med nettolöneavdrag
– Den anställde betalar för en förmån med beskattade pengar. Den anställde har då kvar sin ursprungliga bruttolön medan förmånsvärdet sjunker i takt med betalningen. Underlaget för sjuklön, sjukpenning m m påverkas inte av en sådan löneväxling.

Exempel 1:
En anställd får en dyrare förmånsbil än vad företagets bilpolicy medger mot att hen betalar för förmånen genom ett avdrag från nettolönen varje månad. Det kan vara att den anställde får betala för hela förmånen med ett nettoavdrag eller del av förmånen.

Exempel 2:
Förmånsvärdet blir mindre när den anställde står för reparationer, besiktning, försäkring, fordonsskatt, extra utrustning, trängselskatt eller bekostar parkeringen av förmånsbilen vid arbetsplatsen.

Bilförmån med utökad bruttolön
– Den anställdes månadslön ökar med förmånsvärdet samtidigt som han/hon betalar in motsvarande belopp till arbetsgivaren i form av ett nettoavdrag på lönebeskedet. Vad som betalas ut till den anställde och vad företaget betalar i arbetsgivaravgifter blir detsamma.

– En fördel är att den anställde får en högre sjukpenninggrundande inkomst (SGI). SGI används när Försäkringskassan ska beräkna vilken ersättning den anställde har rätt till vid eventuell sjukpenning. Om den anställde istället hade behållit samma månadslön och betalat skatt för bilförmånen genom ett bruttolöneavdrag hade han/hon fått en lägre sjukpenninggrundande inkomst.  

– Det kan vara fördelaktigt för delägare i fåmansbolag att använda den metoden. Eftersom när man ser över en ägares löneuttag får man nämligen inte räkna med förmån i löneunderlag men om man istället använder löneväxling med nettolöneavdrag och räknar upp lönen så får de med sig bilförmånen i löneunderlaget. Det har med utdelningen som delägare sedan kan ta ut ur företaget.

Vanliga begrepp när det gäller semesterregler

  • Semesterår: Oftast 1 april-31 mars, eller 1 januari-31 december. Vilket det är styrs av kollektivavtalet och saknas kollektivavtal kan du själv välja intervall.

 Så fungerar ett semesterårsavslut i Visma Lön
 Så fungerar ett semesterårsavslut i Visma Lön Smart

* Du kan både se filmer och bli guidad direkt i produkten när det är dags för semesterårsavslut

  • Intjänande föregående år: Den anställde jobbar ett semesterår och får semesterdagar påföljande semesterår.
  • Förskottssemester (gäller vid intjänande föregående år): Arbetsgivaren kan ge ut semesterdagar redan första året, då som förskottssemester.
  • Intjänande innevarande år: Här får de anställda semesterdagar under innevarande år, utan att egentligen ha tjänat in dem. 

Semestergrundande frånvaro är den frånvaro som ger rätt till semester
– För sjukpenning är 180 kalenderdagar semestergrundande på första intjänandeåret, plus ytterligare 180 kalenderdagar nästkommande semesterår. För föräldraledighet är 120 kalenderdagar per barn semestergrundande och för ensamstående gäller 180.

 Tips! Boka personlig demo – gratis. Få en personlig visning av löneprogrammet Visma Lön Smart. Vi går igenom dina behov och visar hur programmet kan underlätta vardagen för just dig. Visma Lön Smart – boka gratis demo!

Faktagranskare: Adam Wetterstrand, löneexpert

Visma Lön Smart

Låt degen sköta sig själv

Visma Lön Smart är inte bara smart, utan väldigt smart. Fullpackat med finesser och finurligheter som du inte ens visste att du behövde.

Visma Lön Smart