Hur betalar jag ut slutlön? 5 vanliga frågor till lönesupporten

Hur beräknas bilförmån? Vilken frånvaro är semestergrundande? Jesper Fogelström är supportansvarig för Visma Spcs löneprogram. Han och hans drygt 100 kollegor besvarar cirka 10 000 löneärenden i månaden. 

– När det gäller semester är det många som ringer i april för de ska göra sitt semesterårsavslut. Då tipsar vi om vår checklista för arbetsgången. Men vi får också många frågor under sommaren och ofta då om semesterregler, säger Jesper Fogelström. För den som har ett löneprogram fungerar det mesta automatiskt.

Här är 5 vanliga frågor till lönesupporten: 

1. Hur betalar jag ut en slutlön?

– Du betalar ut sparade dagar från tidigare år, kvarvarande dagar på nuvarande semesterår och eventuella intjänade semesterdagar om du har föregående år som intjänandeår. Reglera också den anställdes kompbank för övertid samt tidbank för arbetstidsförkortning/arbetstidskonto. Även en eventuell förskottskuld ska generellt dras av i slutlönen.

2. Hur betalar jag semesterlönen när en anställd är sjukskriven på deltid?

– Du kan bara betala ut hela semesterdagar och du ska därför betala ut hela semesterdagar även om den anställde är sjukskriven på deltid. Det kan verka konstigt att en anställd kan få full semesterersättning och dessutom ersättning från försäkringskassan men det grundar sig i att semesterlönen redan är intjänad. Det är alltså fullt möjligt att få betalt för en heldag från sin arbetsgivare och för sin deltidssjukskrivning av Försäkringskassan.

3. Kan jag betala ut semester i förskott till en nyanställd?

– Förskottssemester innebär att en nyanställd får betald semesterledighet redan första anställningsåret trots att intjänandeåret av semesterdagar är föregående år. Det finns inga regler i semesterlagen som anger hur många förskottsdagar en anställd har rätt till utan det är något som du som arbetsgivarare bestämmer. Tänk på att överenskommelsen bör göras skriftligt eftersom det underlättar den dag då skulden ska räknas av från slutlönen.
Enligt praxis så ska förskottsskulden dras av från slutlönen om den anställde slutar inom fem år. Om anställningen varar mer än fem år nollställer du skulden.

4. Vad är semestergrundande frånvaro?

Semestergrundande frånvaro är frånvaro som ger rätt till semester.
– För sjukpenning är 180 kalenderdagar semestergrundande på första intjänandeåret, plus ytterligare 180 kalenderdagar nästkommande semesterår. För föräldraledighet är 120 kalenderdagar per barn semestergrundande och för ensamstående gäller 180.

5. Hur beräknas bilförmån?

När en anställd för privat bruk använder bil som får disponeras på grund av anställning eller uppdrag, så uppkommer en skatte- och avgiftspliktig förmån. Förmånsvärdet för en skattepliktig bilförmån bestäms av schabloner som har fastställts av Skatteverket. I Visma Lön hämtas det värdet in automatiskt.

Det vanligaste sättet att hantera bilförmån  är att den anställde förmånsbeskattas för bilen. Detta innebär i  praktiken att den skattegrundande lönen ökar med förmånsvärdet.

Fler sätt att beräkna bilförmån:

Bilförmån med nettolöneavdrag

– Den anställde betalar för en förmån med beskattade pengar. Den anställde har då kvar sin ursprungliga bruttolön medan förmånsvärdet sjunker i takt med betalningen. Underlaget för sjuklön, sjukpenning m m påverkas inte av en sådan löneväxling.

Exempel

En anställd får en dyrare förmånsbil än vad företagets bilpolicy medger mot att hen betalar för förmånen genom ett avdrag från nettolönen varje månad. Det kan vara att den anställde får betala för hela förmånen med ett nettoavdrag eller del av förmånen.

Ett annat exempel på när förmånsvärdet blir mindre är när den anställde står för reparationer, besiktning, försäkring, fordonsskatt, extra utrustning, trängselskatt eller bekostar parkeringen av förmånsbilen vid arbetsplatsen.

Bilförmån med utökad bruttolön

– Den anställdes månadslön ökar med förmånsvärdet samtidigt som han/hon betalar in motsvarande belopp till arbetsgivaren i form av ett nettoavdrag på lönebeskedet. Vad som betalas ut till den anställde och vad företaget betalar i arbetsgivaravgifter blir detsamma.

– En fördel är att den anställde får en högre sjukpenninggrundande inkomst (SGI). SGI används när Försäkringskassan ska beräkna vilken ersättning den anställde har rätt till vid eventuell sjukpenning. Om den anställde istället hade behållit samma månadslön och betalat skatt för bilförmånen genom ett bruttolöneavdrag hade han/hon fått en lägre sjukpenninggrundande inkomst.  

– Det kan vara fördelaktigt för delägare i fåmansbolag att använda den metoden. Eftersom när man ser över en ägares löneuttag får man nämligen inte räkna med förmån i löneunderlag men om man istället använder löneväxling med nettolöneavdrag och räknar upp lönen så får de med sig bilförmånen i löneunderlaget. Det har med utdelningen som delägare sedan kan ta ut ur företaget.

Vanliga begrepp när det gäller semesterregler

  • Semesterår: Oftast 1 april-31 mars, eller 1 januari-31 december. Vilket det är styrs av kollektivavtalet och saknas kollektivavtal kan du själv välja intervall.

 Så fungerar ett semesterårsavslut i Visma Lön

  • Intjänande föregående år: Den anställde jobbar ett semesterår och får semesterdagar påföljande semesterår.
  • Förskottssemester (gäller vid intjänande föregående år): Arbetsgivaren kan ge ut semesterdagar redan första året, då som förskottssemester.
  • Intjänande innevarande år: Här får de anställda semesterdagar under innevarande år, utan att egentligen ha tjänat in dem. 

 

Semestergrundande frånvaro är den frånvaro som ger rätt till semester.
– För sjukpenning är 180 kalenderdagar semestergrundande på första intjänandeåret, plus ytterligare 180 kalenderdagar nästkommande semesterår. För föräldraledighet är 120 kalenderdagar per barn semestergrundande och för ensamstående gäller 180.
3,9/5 - 7 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi