Vilka regler är det som gäller vid semester och lön? Adam Wetterstrand är löneexpert hos Visma Spcs vars supportavdelning besvarar omkring 10 000 löneärenden i månaden. Här ger han svar på de fem vanligaste frågorna.
– När det gäller semester har de flesta precis avslutat sitt semesterår och räknat fram nya semesterdagar inför sommaren. Arbetar du med våra löneprodukter tipsar vi om vår checklista för arbetsgången. Men vi får också många frågor under sommaren och ofta då om semesterregler, säger Adam Wetterstrand. För den som har ett löneprogram fungerar det mesta automatiskt.
Här är 5 vanliga frågor till lönesupporten:
1. Hur betalar jag ut en slutlön?
– Du betalar ut sparade dagar från tidigare år, kvarvarande dagar på nuvarande semesterår och eventuella intjänade semesterdagar om du har föregående år som intjänandeår. Reglera också den anställdes kompbank för övertid samt tidbank för arbetstidsförkortning/arbetstidskonto. Även en eventuell förskottskuld ska generellt dras av i slutlönen.
Tips! Skicka digitala och säkra lönebesked med löneprogram. Smidigast är att använda ett webbaserat som Visma Lön Smart. Ge de anställda tydlig överblick samtidigt som du säkerställer deras personuppgifter.
2. Hur betalar jag semesterlönen när en anställd är sjukskriven på deltid?
– Du kan bara betala ut hela semesterdagar och du ska därför betala ut hela semesterdagar även om den anställde är sjukskriven på deltid. Det kan verka konstigt att en anställd kan få full semesterersättning och dessutom ersättning från försäkringskassan men det grundar sig i att semesterlönen redan är intjänad. Det är alltså fullt möjligt att få betalt för en heldag från sin arbetsgivare och för sin deltidssjukskrivning av Försäkringskassan.
3. Kan jag betala ut semester i förskott till en nyanställd?
– Förskottssemester innebär att en nyanställd får betald semesterledighet redan första anställningsåret trots att intjänandeåret av semesterdagar är föregående år. Det finns inga regler i semesterlagen som anger hur många förskottsdagar en anställd har rätt till utan det är något som du som arbetsgivarare bestämmer. Tänk på att överenskommelsen bör göras skriftligt eftersom det underlättar den dag då skulden ska räknas av från slutlönen.
Enligt praxis så ska förskottsskulden dras av från slutlönen om den anställde slutar inom fem år. Om anställningen varar mer än fem år nollställer du skulden.
4. I vilken ordning får man ta ut de olika semesterdagarna?
– Det finns olika typer av semesterdagar, vissa har vi varit inne på redan. Betalda semesterdagar, obetalda semesterdagar, förskotts-dagar och sparade dagar. Semesterlagen ger dig rätten att spara högst 5 semesterdagar per semesterår om den anställde tjänat in mer än 20 dagar under det aktiva semesteråret.
Men hur ska de egentligen plockas ut, vilken ordning gäller?
Årets betalda semesterdagar ska tas ut innan man kan ta ut sina sparade dagar eller obetalda dagar. Det är först när årets betalda dagar har blivit uttagna som man kan plocka ut de sparade dagarna - här ska man också komma ihåg att de är de äldsta sparade dagarna som tas ut först.
5. Tjänar man in semester under frånvaro?
– Normalt sett så tjänar du inte in semester när du inte har möjlighet att arbeta eller är frånvarande från jobbet. Däremot så finns det tillfällen där viss frånvaro, också kallad semestergrundande frånvaro som ger rätt till semester.
Vanligast är att man blandar ihop hur länge man tjänar in semester under sjukdom och föräldraledighet. För sjukpenning är 180 kalenderdagar semestergrundande på första intjänandeåret, plus ytterligare 180 kalenderdagar nästkommande semesterår. För föräldraledighet är 120 kalenderdagar per barn semestergrundande och för ensamstående gäller 180.
Vanliga begrepp när det gäller semesterregler
- Semesterår: Oftast 1 april-31 mars, eller 1 januari-31 december. Vilket det är styrs av kollektivavtalet och saknas kollektivavtal kan du själv välja intervall.
Så fungerar ett semesterårsavslut i Visma Lön
Så fungerar ett semesterårsavslut i Visma Lön Smart
* Du kan både se filmer och bli guidad direkt i produkten när det är dags för semesterårsavslut
- Intjänande föregående år: Den anställde jobbar ett semesterår och får semesterdagar påföljande semesterår.
- Förskottssemester (gäller vid intjänande föregående år): Arbetsgivaren kan ge ut semesterdagar redan första året, då som förskottssemester.
- Intjänande innevarande år: Här får de anställda semesterdagar under innevarande år, utan att egentligen ha tjänat in dem.
Vi ger dig en rundtur – gratis! Under en personlig genomgång visar vi de häftgaste funktionerna och de smartaste knepen. Visma Lön Smart – boka gratis demo!
Faktagranskare: Adam Wetterstrand, löneexpert
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
