Så får du ihop semesterschemat – utan bråk

Redaktionen 2022-04-07

Det finns många viljor att ta hänsyn till. En del kräver att få sin igenom, andra fogar sig vänligt men slänger i hemlighet avundsjuka blickar mot kollegorna. Och i mitten står du – chefen. Så hur gör du då för att få semesterledigheten att gå igenom så smidigt som möjligt? Vi ger dig tipsen!

HR & personal > Göra semesterschema

Semesterledighet har varit en lagstadgad rättighet sedan 1938 i Sverige och det är semesterlagen som i grund och botten styr ledigheten. Men det finns så klart undantag. Semestern kan också styras av kollektivavtal eller avtalas mellan arbetsgivare och arbetstagare. Hur avtalen än ser ut har alla rätt till minst 20 dagars semester varje år och här i Sverige har anställda dessutom rätt till fyra veckor sammanhängande semesterperiod, om inte annat är avtalat.

Som anställd ska man få information om när semesterperiod är förlagd minst två månader i förväg. Det innebär att arbetsgivare måste påbörja semesterplaneringen i god tid. I mars bör allt vara klart.

Undvik osämja med bra semesterschema

Så när ska du och din personal ha semester? Det är inte helt ovanligt att många på samma arbetsplats vill ha semester under samma period. Småbarnsföräldrar kanske kräver ledighet när fritids och förskola håller stängt, någon vill endast ha sammanhängande semester och andra vill sprida ut sin. Det finns knep att ta till för att undvika osämja och gnisslande tänder.

Checklista – så här gör du

Skriv en policy. Fundera igenom vad som är viktigt för din verksamhet och stolpa ner vad det är som gäller vid semesterplanering. Det kan vara frågor som när planeringen ska vara klar, om vissa grupper ska tas extra hänsyn till eller om det finns en viss period då du vill att huvuddelen av semestern ska förläggas.
Gör en översyn. Hur viktigt är det att din verksamhet rullar på som vanligt? Det kanske är så att du kan dra ner på verksamheten under en period och låta så få som möjligt jobba.
Börja i god tid. Informera dina medarbetare om att börja titta på vilken eller vilka perioder de vill vara lediga. Att använda rullande semesterschema kan vara en bra idé då semesterperioderna blir tydliga men tvinga aldrig medarbetarna att turas om. Det är bra om perioderna inte börjar för tidigt. För ärligt talat, hur många vill ha semester bara i juni?
Skaffa dig en idé. Ha en tanke om hur semesterplaneringen ska se ut men låt alla medarbetare komma till tals. Det är viktigt att alla får förståelse för varandras hemmasituationer. Det är enklare att ta på sig ett arbetspass om man vet att kollegan har ett större behov av att vara hemma – just den här gången.
Låt medarbetarna bestämma. Det är bra om medarbetarna själva kan komma överens om hur de fördelar ledigheten men kom ihåg att det trots allt är du som bestämmer. Det är ditt ansvar att se till så att verksamheten flyter på även under semestertider. Sätt ner foten och förklara varför du tog just det beslutet.
Ta dig tid för ledighet. För att verkligen kunna koppla av behöver man en längre sammanhängande ledighet. Det gäller både dina anställda och dig. Du har ett helt år framför dig där du ska driva och leda ett företag.

Fixa en semesterplan som alla ser

För att underlätta arbetet för alla på arbetsplatsen kan det vara en bra idé att placera semesterschemat synligt. Det är viktigt att alla snabbt kan ta reda på vilka kollegor som är på plats.

 Ladda ner en semesterplanering för sommaren eller helåret

Använd ett tidredovisningssystem (och projektverktyg)

Ett annat sätt att underlätta arbetet för alla är att nyttja ett smart tidredovisningssystem och projektverktyg. Varför då? Jo, det ger er bland annat koll på resursplanering, frånvaro och ledighet. Men inte bara det. Du få även underlag för lönehanteringen. Underlaget kan exempelvis vara registrering av interntid, utlägg, kvitton och traktamente. Det här underlättar hela processen fram till löneutbetalningarna och kopplar du ihop systemet med ett löneprogram som Visma Lön, ja då har du skapat dig ett ännu smidgare arbetsflöde. En extra bonus är att anställda dessutom registrerar sin tid var de vill – i datorn, mobilen eller surfplattan.

 Prova gratis! Visma Tid är ett projektverktyg & tidredovisningssystem för småföretagare.

Ungdomar och säsongsanställda på företaget

Ska du anställa ungdomar i sommar? Har du säsongsanställda på företaget? Här ger vi dig kort men nyttig information om vad du bör tänka på. Det handlar om allt från skatteavdrag på lön till arbetstidsregler och försäkringar. Läs mer om ungdomar och sommarjobb

Redaktionen

Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.

[email protected]