Tänk dig en arbetsdag utan pappershögar, där allt du behöver finns några klick bort. Visst låter det lockande? Nu kan detta äntligen bli verklighet. Enligt bokföringslagen är det numera helt fritt att arkivera bokföringen digitalt! Det vill säga att du till exempel inte behöver spara kvitton på papper längre. Vi går igenom vad detta innebär för dig och vilka gamla rutiner du kan släppa på.
Företagsredovisning > Arkivering bokföring
Det här säger den uppdaterade Bokföringslagen
Sedan 1 juli 2024 behöver du inte längre ha ett pappersoriginal till din digitala räkenskapsinformation – oavsett hur du tar emot det. Skrivelserna om att spara bokföring i den form du fått den, det vill säga både pappersform och elektronisk form, är ett minne blott. Så även regeln om att du måste spara räkenskapsinformationens pappersoriginal i tre år (men bokföringen i 7 år).
Vad klassas som räkenskapsinformation?
För att förstå vad den uppdaterade lagen innebär, måste man först förstå vad räkenskapsinformation innebär. Så vi börjar med att reda ut detta begrepp.
Ett underlag klassas som räkenskapsinformation om innehållet är av vikt för att man dels ska kunna förstå ett bokföringssystems upplägg, eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd i ett företags bokföring.
Till räkenskapsinformation räknas exempelvis underlag såsom kvitton, fakturor, in- och utbetalningar, låneavier, bankinsättningsuppgifter, avtal (t ex hyresavtal) med mera.
I regel ska alla mottagna uppgifter användas som verifikationer, även om du bara tar emot enstaka uppgifter och själv kompletterar med egna uppgifter för att uppfylla de krav på en verifikations innehåll som anges i bokföringslagen.
En följesedel kan till exempel bli en del av en verifikation om det är så att fakturan/kvittot inte innehåller de obligatoriska uppgifterna, men följesedeln gör det. Årsbokslut, årsredovisning och förenklat årsbokslut utgör också räkenskapsinformation, likaså behandlingshistorik och systemdokumentation.
För mer information hänvisar vi till Skatteverket, där du kan läsa mer om Bokföringslagen.
Halva priset
Som nystartad företagare får du halva priset på bokföringen första året. Så du kan lägga mer tid på din passion.
Vad sa den gamla Bokföringslagen?
Grundregeln i den enligt Bokföringslagen innan den 1 juli 2024 var att underlag du tog emot från andra skulle lagras i den form du fick dem. När du däremot skapade räkenskapsinformationen själv så kunde du välja i vilken form den lagrades.
Hur länge måste man spara bokföring enligt den gamla lagen...tre år, sju år eller vad?
Den förra Bokföringslagen var lite förvirrande kring hur länge man ska spara bokföring. Den pratade nämligen om två olika tidsintervaller: tre år och sju år.
Vad skulle sparas i 3 år?
Regeln med att räkenskapsinformation ska sparas i tre år gällde enbart original i papperform. Efter dessa 3 år var det helt ok att digitalisera och slutförvara (minst sju år totalt) i elektronisk form.
Vad skulle sparas i 7 år?
Detta var, är och har alltid varit huvudregeln kring arkiveringen av bokföringen. ALLA underlag som hör till ditt företags bokföring ska sparas i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades – oavsett format.
Utdrag ur den förra lagen
- Bokföringslagen 7 kap §1
Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. - Bokföringslagen 7 kap §6
Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformationen som avses i §1, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överföres till någon annat sådant material. - Om materialet är sådant som avses i §1, får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Hur länge måste man spara bokföring? Fortfarande minst sju år!
Här är lagen precis som förut. Oavsett format, ska du som ansvarig för arkiveringen säkerställa att räkenskapsinformationen ska sparas i sju år – oavsett format.
Tidigare fanns som tidigare nämnt en särskild skrivning om arkiveringen av originalhandlingar på papper. Den skulle sparas i minst tre år. Det är denna som nu helt slopas i den uppdaterade lagen. En av anledningarna till att pappersoriginal "bara" behövde sparas i tre år, är att det finns en risk att underlagen blir oläsbara över tid.
Den uppdaterade lagen innebär att så länge du har digitaliserat all räkenskapsinformation, kan du strunta i att arkivera pappersditon i pärmar. Det enda du alltså behöver hålla koll på är att din all räkenskapsinformation sparas i 7 år.
Vill du veta mer hur du sköter bokföringen på korrekt sätt? Här kan du läsa mer om bl a ansvar för arkivering, vem som har yttersta ansvaret och hur räkenskapsinformation ska hanteras enligt Ekobrottsmyndigheten i artikeln Bokföringsbrott, vad är det?
Fördelar med att digitalisera sin bokföring istället för att fortsätta spara bokföring på papper
- Slipp blekta papper.
Därmed också risken för att underlagen inte går att läsa. Lagen säger fortfarande att all räkenskapsinformation ska vara "överskådlig" och i "ordnat skick". Detta är lättare och säkrare att få till i elektronisk form. - Slipp blanda olika format.
Genom att spara bokföringen i elektronisk form enbart, kan du fokusera på att hålla god ordning – på ett ställe!
Så kommer du igång med digital bokföring – 3 snabba tips
- Byt ut pappersfakturan mot den elektroniska fakturan
Be alla dina samarbetspartners att skicka elektroniska fakturor till dig. Då slipper du själv digitalisera, utan allt är förberett för arkivering direkt. - Be om digitala kvitton
När chansen finns; be om ett kvitto i digitalt format. Om detta inte erbjuds, ta för vana att fota kvittot så kan du kasta papperskvittot sen. - Storstäda i pärmhyllan
Om du vill digitalisera dina tidigare underlag, fota eller scanna dem och arkivera dessa tillsammans med dina nytillkomna digitala underlag. Beroende på hur länge du drivit företag kan denna uppgift vara stor eller liten, men ack så värd det i slutändan! Och du! Om du redan gjort detta ett tag och fotat/scannat dina gamla underlag, kan du bli fri från dessa pappersoriginal redan nu och slänga dem!
Sammanfattning
Nu har du en gyllene chans att verkligen effektivisera verksamheten, samtidigt som att du kan passa på att rensa upp bland alla gamla pärmar. Eller åtminstone; inte bygga på med nya kvittopärmar i bokhyllorna!
Den nya bokföringslagen gör att du som har "ansvar för arkiveringen" bara behöver bry dig om räkenskapsinformation i elektronisk form. Och att säkerställa att all räkenskapsinformation ska sparas på ett "betryggande sätt" i "elektronisk form" i minst sju år.
Detta gör du absolut enklast genom att välja en leverantör som ger detta inbyggt i sitt programstöd. Visma Spcs säkerställer våra bokföringsprogram följer den uppdaterade Bokföringslagen.
Äntligen har lagstiftningen tagit ett rejält kliv framåt för ett mer hållbart och digitaliserat företagande.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
