Du använder dem varje dag - molntjänsterna. Vår guide hjälper dig att förstå vad en molntjänst är och varför molnet är bra. Du får även tips från en företagare som lagt sin administration och produktion av redovisningstjänster i molnet.
Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Molntjänster
4 Börja med bokföring i molnet - praktisk kontorsguide
1 Vad är molntjänster?
Molntjänster är programvaror som används on demand och öppnas upp för dig via en webbläsare. Internet är ett krav. Det är lätt att komma igång. Registrerade användare betalar ofta - men inte alltid - månadsvis för att använda tjänsten.
En fördel med molntjänster för företag är att de kan integreras med varandra och överföra data vilket ökar värdet för användarna. Tjänste- och systemleverantörerna ansvarar till 100 procent för dataskydd, uppdateringar och dataintegritet i molnet. Molntjänster många använder är filmtjänsten Netflix, musiktjänsten Spotify eller Dropbox för att lagra bilder.
Molntjänster kallas även Software as a service, eller Saas. Ett annat namn är Cloud.
Vilka är dina bästa molntjänster?
I den här guiden tipsar vi bland annat om Zapier, Moffsoft, PDFsam och en del andra molntjänster som är smarta när du valt molnet som strategi för ditt företag. Men vi börjar med det mest grundläggande:
Mail
Mailen är troligtvis den molntjänst som allra flest använder. Vare sig du använder outlook, gmail eller någon annan leverantör ligger din e-post i ett datormoln som du kan komma åt var du än är i hela världen där det finns internetuppkoppling.
Banken
Du vill veta ditt saldo, föra över pengar mellan dina konton eller betala räkningar. Då är sannolikheten stor att du använder molnet antingen i bankappen eller utför dina ärenden på bankens webbplats. För att göra den här typen av tjänster i molnet behöver du en elektronisk legitimation.
Ansöka om vab
Är du förälder med ett barn som går i förskola eller skola så har du förmodlingen vabbat någon gång. Vab ansöker många om i molnet på Försäkringskassans hemsida eller via appen i mobilen. Precis som banktjänsterna kräver Försäkringskassans digitala tjänster att du har en elektronisk legitimation.
Deklarera
Med några klick är deklarationen klar vilket rekordmånga hade koll på i år. 72% deklarerade via någon av Skatteverkets digitala tjänster vilket är rekord. Kräver e-legitimation.
Spara dokument och bilder i molnet
Dropbox, Icloud, Google Drive, Microsoft Onedrive. Idag finns det många tjänster för att spara och dela bilder och dokument. Smidigt när man vill dela semesterbilderna med släkten eller arbetsdokument med kollegorna. De olika tjänsterna skiljer sig åt när det gäller bland annat hur mycket gratisutrymme de erbjuder och vilka betalalternativ som finns.
Förenkla ditt företagande
Bokföring i molnet
En företagare och en redovisningskonsult som samarbetar i vårt bokföringsprogram kan spara halva administrationstiden. Ni slipper papper och du som företagare kan hantera företagets administration i mobilen. Så gör Karl Ragneby, golftränare:
En annan fördel med bokföring i molnet - en självklarhet för alla som är uppvuxna med internet - är att lagar och regler alltid är uppdaterade. Som företagare förväntas du ha koll. Samma sak gäller med löneregler. Molnet är helt enkelt bättre.
Vismas molntjänst, Google och Zapier
Ett annat exempel är Zapier som kopplar samman olika molntjänster så att de kan skräddarsys efter företagets unika behov. Zapier ansluter till mer än 1500 webbappar och låter dig skapa arbetsflöden som effektiviserar dagliga processer. Det finns integrationer i Visma eEkonomi för nästan varje behov och programmet går att anpassa efter behov. Redovisningsbyrån Kite använder Google Drive,Visma eEkonomi och Zapier och får ett prisvärt och starkt stöd i molnet:
Alla Vismas integrationer
Hitta redovisningsbyrå som jobbar i molnet
Lokalt nedladdat och hosting
Samtidigt följer många företagare den traditionella modellen med lokalt installerad mjukvara på kontorsdatorn. ("Onprem".) Visma säljer fortfarande Visma Administration och kommer att fortsätta sälja och uppdatera det - vi lever i två världar eftersom våra kunder har olika vanor och behov. Värt att tänka på är dock att var tredje småföretagare inte heller säkerhetskopierar företagets data i molnet. Om datorn där programmet ligger skulle krascha, kontoret börja brinna eller datorn bli stulen så är all information om bokföring, fakturor, löner och personal borta.
Ett alternativ för lokalt nedladdade program är att hyra plats på en server som står någon annanstans än på kontoret. Servern och ägs och skyddas av ett IT-företag som säljer hosting-tjänster. Användaren loggar in via internet och hyr utrymme på den externa servern. För hostingtjänster krävs alltså internet.
Många företagare vill inte flytta all IT till molnet på en gång utan skapar hybridmiljöer med en blandning av molnlösningar och lokalt installerade program.
2 Skillnader mellan lokalt nedladdat (on-prem), hosting (Application service providers, ASP) och molnet (Software as a service, Saas, eller bara cloud)
Vad är lokalt installerad mjukvara (On-premises software, onprem)?
Lokalt installerade program körs på datorer enligt premisser som bestäms av dig själv och de program du använder. Du sköter själv installation, uppdateringar, licenser och annat som hör till dina program. För de allra flesta företag är detta den traditionella modellen att bedriva sin verksamhet på.
Enligt modellen för lokalinstallation ligger företagets servrar placerade på ditt kontor. Ditt företag har stått för inköpen av hårdvara och mjukvarulicenser, och ägs av dig.
Vad är hosting (ASP, Application Service Providers)?
Man kan också lägga ut driften av hårdvaran på en extern server som ägs av en leverantör av hostingtjänster. Mjukvaran får då en hosting-lösning. Modellen kallas ASP, Application Service Providers, och innebär att databasen för din lokalt installerade mjukvara driftas av din återförsäljare eller leverantör. Du behöver då internet för att få tillgång till din mjukvara. Mjukvaran behöver även integreras i ditt företags IT-miljö. Med en hostinglösning kan du behöva ta hjälp av ett lokalt IT-företag för att få allt att fungera inledningsvis.
Vad är molntjänster (SaaS, Software as a Service)?
Molntjänster är ett samlingsnamn för en typ av datortjänster som körs helt online via internet. Det är internet on demand, en datorresurs som körs när du behöver den. Det blir väldigt enkelt att komma igång. Användare betalar för användning, inte viss datorkapacitet på en fysisk server.
Skillnader mellan hosting och molnet
Det råder en del begreppsförvirring än i dag kring ASP och molntjänster. En hostad lösning upplevs som en molntjänst men under huven är det inte samma sak.
Hostinglösning innebär att användaren hyr en viss plats och kapacitet på en fysisk datorresurs och betalar för det oavsett hur mycket tjänsten används. Hostingtjänsten är dedikerad ditt företag.
Molntjänster har ett helt eget system för att dela ut datorresurser i stora datacenters till ett enormt stort antal användare samtidigt. Användaren får tillgång där det finns kapacitet över.
Tre modeller för molntjänster
Vi kan tillägga att det finns tre olika modeller för molntjänster: Programvara som tjänst (Software as a Service, SaaS), plattform som tjänst (PaaS) och infrastruktur som tjänst (IaaS).
I den här guiden fokuserar vi endast på SaaS, eftersom vi vill ge dig och ditt företag i första hand en överblick av de olika alternativen för mjukvara. Det är också mjukvaran som är den centrala frågan när många företag ser över sin IT-miljö och programutbudet till sina anställda.
För- och nackdelar med molntjänster
| Fördelar | Nackdelar |
| Samarbete i programmet mellan dig och kunden eller dig och kollegan sparar mycket tid och är effektivt. | Beroende av en fungerande internetanslutning och din molnleverantörs pålitlighet. |
| De flesta företag använder endast fem till tio procent av sin serverkapacitet. Med molntjänster betalar du endast för de serverresurser som ditt företag faktiskt behöver. | Om du misslyckas med eller glömmer bort en betalning till molnleverantören förlorar du tillgång tills du återigen har betalat. |
| Låga ingångskostnader på hårdvara och mjukvara. Enkelt och snabbt att implementera nya IT-lösningar. | Använder företaget många olika molnlösningar kan systemkostnaden ändå bli kännbar totalt sett. |
| Ju mer data som lagras i molnet, desto mer kan automatiseras. Hälften av administrationstiden kan sparas bort. | Vissa arbetsuppgifter försvinner tack vare att tekniken tar över repetetiva arbetsuppgifter som bygger på regler och siffror. Det innebär å andra sidan att resurser frigörs. |
| Skalbarhet som gör att du kan anpassa molnlösningen efter hand som dina behov förändras. | Det beror på leverantören vilken skalbarhet som erbjuds. Det är viktigt att välja rätt leverantör. |
| Tillgänglighet var som helst, när som helst. | Om din molnleverantör tvingas lägga ner sin verksamhet kan du förlora tillgången till dina program eller din information. |
| Alltid tillgång till den senaste versionen av programmet. | |
| Siffror och annan data i realtid skapar nya möjligheter för företagare. | |
| Geografi spelar ingen roll. Många har redan upptäckt att det går att jobba effektivt med kompetenta medarbetare och kunder som sitter överallt i världen. | |
| Färre musklick genom att slippa spara. Eller göra om arbete som försvunnit för att ett program har hängt sig. | |
| Lättare att söka i. Molnbaserade tjänster är ofta lättare att söka fram relevanta data i. Allt lagras, inget försvinner. | |
| Sparar papper och minskar behovet av skrivare. Information går direkt till digitalt format och kan bearbetas av olika system så att hela processen blir digital. Kvitton och fakturor är två exempel. | |
| Smartare tjänster som anpassar sig efter din profil och hur du tidigare använt den aktuella tjänsten. | |
| Versionshantering - när du ändrat något - eller din kollega - så kan ni backa till tidigare versioner. | |
| Smartare tjänster som kombinerar data från olika system via integrationer. |
Hybridlösningar som kombinerar moln, hosting och lokalt installerat
Många företag har hittat en bra kompromiss i hybridlösningar. En hybridlösning innebär att en del av dina resurser består av lokalt installerat eller en hostad lösning och att övriga resurser finns i ett datormoln. Den här typen av hybridlösning ger stora möjligheter att anpassa modellen efter din affärsverksamhet och få en stegvis förflyttning till molnet.
3 Datasäkerhet i molnet
“Vi människor med vår okunskap och våra vanor är den svagaste länken i kedjan. Vår uppgift här på Visma är att försöka hjälpa våra kunder att bli riskmedvetna.”
Ovanstående är ett citat från Vismas säkerhetschef. Faktum är att nästan alla användare har undermåliga lösenord - för uppenbara och för korta. Många har också samma lösenord överallt eftersom det är svårt att komma ihåg flera olika. Var tredje småföretagare sparar viktig företagsinformation lokalt. Det är inte att rekommendera.
5 sätt att öka säkerheten
- Säkra rutiner för lösenord
Ett lösenord ska vara långt och formulerat som en hel fras. Ha ett lösenord för varje tjänst och använd lösenordshanterare som Keypass, Lastpass eller Onepassword så behöver du bara komma ihåg en lösenfras. Byt lösenfras då och då.
VIDEO: Så här skapar du ett säkert lösenord - Använd tvåfaktorautentisering
Det innebär att du godkänner din inloggning två gånger, en gång med lösenord och en gång till med en app eller via sms. Visma erbjuder tvåfaktorautentisering liksom Apple, Google och många andra. Tack alltid ja till det. - Håll utkik efter falska mejl
Kontrollera alltid alla länkar i mejl från okända avsändare innan du klickar på dem. Flytta muspekaren över länken och kontrollera så att det är en länkadress som du känner igen och är rimlig i förhållande till mejlet du har fått. Inom Visma har vi som policy att aldrig skicka e-post med en länk till en login-sida eftersom det är en perfekt plattform för bedrägerier. Gör även en research på okända avsändare av mejl genom att klistra in länkar i exempelvis Domaintools eller liknande tjänster. - Jobba i molnet
Visma använder den högsta standarden för säkerhet och anlitar Amazon och Microsoft, vilka tillhör de bästa i världen. Visma är också ledande på att bekämpa hackerattacker och kompetensutbildar sin personal löpande. IT-tjänsterna övervakas dygnet runt. - Skaffa en tjänst som lagrar i molnet
Vill du inte jobba i molnet så kan du ändå lagra och säkerhetskopiera dina data där. Vismas lösning heter Storegate backup men det finns flera alternativ.
Molnet och hackerattacker
Den senaste tiden har mycket av nyhetsrapporteringen handlat om olika IT-attacker och så kallade ransomeware-virus riktade mot såväl privata företag, offentliga myndigheter som privatpersoner. Vill du som företagare ha det bästa skyddet för dina data ska du använda Vismas molntjänster och använda säkra lösenord, inte din egen kontorsdator. Men om du har en kontorsdator, så här skyddar du dig mot attacker:
- Filtrera inkommande e-postbilagor – tillåt inte exe-filer
- Blockera åtkomst till kända webbsidor som sprider skadlig kod/virus
- Säkerhetskopiera
- Uppdatera all mjukvara
- Installera säkerhetsuppdateringar
- Uppdatera antivirusskyddet
Källa: CERT.SE
Lär dig hur du skapar säkra lösenord på HowSecureIsMyPassword.
Är din e-post hackad? Kontrollera det på sajten HaveIBeenPwned? Är du hackad så byt lösenord.
YouTube – underhållande med Edward Snowden om för enkla lösenord
4 Börja jobba i molnet - praktisk kontorsguide
För företagare gäller det att förstå hur ny teknik förändrar människors beteenden och sätt att kommunicera och handla. En framtidsstrategi som drar fördel av ny teknik blir mer framgångsrik än en icke-digital. Digital first gäller – det digitala är affärsmässigt avgörande!
Molnlösningarna förändrar arbetsuppgifter i både stort och smått. Företagare behöver utbilda sina anställda och förse dem med den senaste tekniken.
Stabilisator la allt i molnet
Här kommer konkreta vardagstips från en redovisningsbyrå som började med bokföring och redovisning i molnet: Stabilisator, som har kontor i Östersund och Stockholm.
- Hade någon sagt till mig för ett par år sedan att kontoret skulle vara helt utan pärmar så hade jag inte trott det. Men det är faktiskt väldigt skönt att jobba i molnet, säger Petra Örjegren, ägare.
Inredningen på kontoret, rutinerna, kommunikationen, arbetets innehåll och syfte - allt påverkas av bokföring och redovisning i molnet. Det kan vara svårt att i förväg se helheten och vad som kommer att förändras innan man själv gjort resan.
8 "måste-ha"-verktyg för kontoret
Här är Stabilisator-teamets 8 "måste ha"-verktyg för molnbaserade kontoret:
- Ha två skärmar - minst - så att du kan växla mellan fönster och slipper klicka.
- Sluta skriva ut på papper. Sätt PDF som förval för skrivare och sluta okynnes-skriva ut.
- Den digitala överstrykningspennan som finns i programmet Acrobat Reader.
- Digital räknare av något slag, exempelvis Moffsoft. Eller Microsofts egen.
- Lär dig kortkommandon. Här är kortkommandon i eEkonomi Smart och här är generella kommandon. Ha dem bredvid dig tills du lär dig. Sluta aldrig använda dem.
- Gör bokslut som PDF.
- Dela upp och sätt ihop PDF:er med programmet Pdfsam.
- Spara filer i digitala mappar på en server som alla kommer åt eller i en molntjänst som Google Drive eller Dropbox.
Medarbetarna på Stabilisator jobbar i bokföringstjänsten Visma eEkonomi och utgår därmed från kassa- och bankhändelser - inte reskontra och manuella verifikat som i det lokalt nedladdade programmet Visma Administration.
- I Visma eEkonomi ser vi snabbt vad som är kvar att stämma av per månad. Mycket sker per automatik. Jag älskar ju Visma Administration också, men det är en helt fantastisk värld som öppnar sig för redovisningskonsulter som går till molnet, säger Petra Örjegren.
Sett i efterhand, vad hade du gjort annorlunda när du implementerade ett molnbaserat arbetssätt på kontoret?
- Jag önskar i efterhand att jag hade haft en lite bättre struktur för HUR vi alla skulle jobba, t ex hur vi namnade digitala mappar. Vi skulle gjort det på ett gemensamt sätt så att det blev lättare att hitta. Nu fick alla göra på sitt eget sätt.
Påverkade arbetssättet
När jätten KPMG gick över till klienthanteraren Visma Advisor, insåg personalen som ansvarade för implementeringen snabbt att tjänsten påverkade arbetssättet. Det säger Birgitta Åhlander, KPMG.
– Molnet är överlägset. Fördelen är att man kan göra anteckningar och logga tid i realtid. Man får en gemensam struktur, hittar information lättare och kan samarbeta mer. Rutinerna bli mer lika vilket innebär att en redovisningsassistent får samma arbetssätt oavsett vilken senior konsult hon eller han arbetar med, och hittar dokument på samma ställe.
Vad är syftet med digitaliseringen? Vilket mål vill vi nå och vad ska effektiviseras?
Hur ska vi rulla ut förändringen internt?Sist sker inköpet av programvara
VISMA NOW 2018 - Se Petra Örjegren och Pär Johansson. Vad innebär digitaliseringen för näringslivet?
Magnus Mörstam är ägare till Intelliger som hjälper andra företag att digitalisera även produktionen, alltså sådant som inte är ren företagsadministration. Många vet inte riktigt var de de ska börja - eller vad som kan och bör digitaliseras. Besvara följande tre frågor för att komma fram till vad som ska göras:
- Vad kan vårt företag göra bättre? Har vi exempelvis någon kvalitetsbrist vi kan åtgärda? (Genom att digitalisera något.)
- Kan vi addera ytterligare ett mervärde till kunden? (Genom att digitalisera något.)
- Kan vi därmed också få en ny intäktsström?
Som företagare kan det vara klurigt att göra rätt val som passar den egna verksamheten.
På Visma Spcs erbjuder vi både avancerade molntjänster och lokalinstallerade program. Företagare som går från lokalt nedladdat till bokföring och fakturering i molnet sparar hälften av den administrativa tiden med hjälp av våra molnlösningar. Sök upp en redovisningsbyrå som jobbar modernt med Vismas molnlösningar, fast pris och rådgivning.
Haga Bageri sparade halva kontorstiden
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
