Skicka inkassokrav? Så gör du när kunder inte betalar i tid

Fakturering > Få betalt i tid

Redan när du levererar dina varor eller tjänster mot faktura tar du en ekonomisk risk. När en kund inte betalar din faktura efter den överenskomna kredittiden ökar ditt ekonomiska risktagande ännu mer.

Som regel förväntar sig kunderna även att få fortsatta leveranser trots att de tidigare inte betalats, och det ökar förstås ditt ekonomiska risktagande ytterligare. Därför är det viktigt att du vidtar rätt åtgärder för att minska ditt risktagande, och att du gör åtgärderna i tid. 

Här är fyra vanliga anledningar till att en faktura inte betalas i tid:

 Fakturan har inte nått fram till kunden.

 Det kan vara något fel på fakturan som fått kunden att lägga den åt sidan.

 Din kund kanske inte är överens med dig om den levererade varan eller tjänsten, eller om fakturans belopp, och därför inte betalat.

 Det kan bero på att din kund har ekonomiska problem och inte kan eller vill betala.

Oavsett anledning är det viktigt att du snabbt får besked om anledningen till att kunden inte betalar så att du får möjlighet att göra någonting åt saken. Beskedet är även något som bör påverka dina framtida leveranser till kunden. Du bör även fundera på om du kan nyttja en påminnelse- och inkassotjänst för att få snabbare betalt. Bäst är om tjänsten kopplas till ditt ekonomiprogram. I Visma eEkonomi aktiverar du tjänsten Påminnelse Direkt under Appar och Tillval.

Ditt arbete med att minimera dina ekonomiska risker bör dock börja långt innan fakturans betaltid passerats, allra helst redan när fakturan skrivs.

Börja med fakturan

Det är på fakturan du anger hur lång kredittid som gäller och om och i så fall vilken kreditränta som gäller vid försenad betalning. Kravavgifterna är lagstadgade så de behöver du däremot inte ha med på din första faktura.

Jobbar du med offerter bör du ta med betalningsvillkor redan där. Då får du ju dina betalningsvillkor godkända av kunden redan när offerten antas. Så vad är det då för betalningsvillkor man ska ha med?

30 dagar är normen

När du säljer en vara eller tjänst mot faktura till ett annat företag är det vanligtvis 30 dagars betaltid som gäller om inget annat överenskommits.

Säljer du till privatpersoner mot faktura finns egentligen ingen norm, men med tanke på att många betalar sina räkningar i slutet av månaden kan det vara klokt att anpassa betaltiden så att förfallodatumet hamnar kring den 30:e.

Du kan även välja en kortare betaltid, som till exempel 10 eller 20 dagar netto, eller direkt vid leverans mot kontantfaktura även till företag, men det är då en överenskommelse du måste göra med företaget i fråga innan leveransen.

Öppet för egna överenskommelser

Om din kund betalar din första faktura inom din valda kredittid är det att se som en ny betalningsöverenskommelse och du kan med gott samvete fortsätta att fakturera kunden med samma korta betaltid.

Protesterar kunden och vill ha längre betaltid är det som regel lättast att göra en direkt överenskommelse eller att ändra till 30 dagar och hålla sig till det. Men då om inte förr kan det vara klokt att ta en kreditupplysning på kunden för att se så de inte har några tidigare betalningsanmärkningar.

Många större företag brukar ha invändningar mot korta betalningstider och begär ofta längre betaltider än 30 dagar för att hinna med sin interna administration med attestrundor och kostnadsställen före fakturabetalningar.

Och så finns det förstås en annan rent ekonomisk sida av saken – långa kredittider är önskvärda då det ger köparen en gratis kredit. Men det är alltså en kredit som sker på din bekostnad.

Så hur gör man då när betaltiden gått ut och ingen betalning skett?

 Vill du läsa mer om fakturering? Vi har samlat tips, inspiration och information på ett ställe. Besök vår sida om fakturering!

Det är viktigt att du agerar snabbt

Hur du ska gå tillväga är mycket beroende på vilken relation du har till kunden och vilken relation du vill ha med kunden i framtiden. Viktigt är dock att du gör något och inte bara låter tiden gå.

Steg ett är att ta kontakt med kunden och fråga om det är några problem, så att du får reda på orsaken till att betalningen uteblivit och kan göra något åt det.

Gör du många mindre affärer av engångskaraktär är det kanske inte rimligt att kontakta alla kunder som inte betalar i tid individuellt. Och då är det ännu viktigare att agera snabbt med påminnelser, kravavgifter och ränta.

Så här gör du när kunden inte betalar

När den överenskomna kredittiden passerat och kunden ännu inte betalat har du som säljare rätt att ta ut en påminnelseavgift och lägga på en dröjsmålsränta. Från första dagen efter att betaltiden gått ut. Påminnelseavgiften är för närvarande 60 kronor och dröjsmålsräntan 8 procent över referensräntan.

Enklast gör du detta genom att skicka en betalningspåminnelse där den tidigare fakturan fått ett påslag med påminnelseavgiften och en ny tidsfrist på 10 dagar. Betalningspåminnelser finns som regel inbyggda i alla bättre faktureringsprogram där du kan få hjälp med såväl påminnelseavgifter som räntekrav.

Betalar kunden inte inom dessa dagar är det dags att vidta nästa steg. Och det är lika bra att ta tjuren vid hornen direkt. Även om det kan kännas tungt mot kunden blir det sällan bättre av att vänta.

Om kunden ändå inte betalar trots påminnelse

Om du ändå inte får betalt efter att ha skickat en påminnelse kan du välja hur du vill gå vidare – skicka fler påminnelser, skicka inkassokrav eller lämna över ärendet till Kronofogden för indrivning.

Det finns inga regler som säger att man måste skicka en eller flera påminnelser innan ärendet går vidare till inkasso eller indrivning. Du kan lämna en obetald fordran direkt till indrivning utan att skicka en enda påminnelse om du vill. 

Men om din kund har stora ekonomiska problem bör du även ställa dig frågan om det är värt att gå vidare eller om fordran bör skrivas av. En allt för liten fordran kan bli dyrare att driva in än vad den eventuellt kan inbringa.

Ta hjälp så ökar chanserna att få betalt

Chansen att få betalt ökar som regel när du lämnar vidare en fordran till inkasso eller indrivning, åtminstone när det handlar om tvister eller ovilja att betala.

De avgifter som tillkommer för inkasso och indrivning läggs dessutom ovanpå kundens skuld. Men om kunden ändå inte betalar är det du som riskerar att få stå för dessa avgifter.

Ett annat alternativ som kan ge dig ännu snabbare betalt, men som vanligtvis kostar något mer, är att proaktivt sälja fakturorna via s.k. factoring eller fakturaköp. Bolaget som köper fakturan tar då över kreditrisken mot en avgift. Detta förutsätter dock att du säljer din faktura i samband med att du skickat ut den – man kan förstås inte sälja en faktura som redan har passerat förfallodagen.

 Läs mer: Sälja fakturor? Köpa faktura? Fakturaköp för företag

Stora skillnader mellan olika inkassotjänster

Kostnaderna för att ta hjälp kan skilja stort mellan olika inkassobolag. Så se till att vara proaktiv och jämför priser och villkor i förväg innan du behöver anlita deras tjänster.

Titta inte bara på deras avgifter för påminnelser och inkasso, dessa drabbar som regel kunderna. Mer värt för din del är att jämföra de årsavgifter och anslutningsavgifter som du får betala för deras hjälp.

Om du etablerar ett samarbetsavtal med den inkassobyrå du finner passa dig bäst innan du behöver deras hjälp riskerar du inte att tvingas in i ett onödigt kostsamt avtal på grund av tidsbrist.

  Med en påminnelse- och inkassotjänst får du snabbare betalt. I Visma eEkonomi aktiverar du tjänsten för Påminnelse Direkt under Appar och Tillval. 

Detta är inkasso

Inkasso är egentligen bara en annan form av påminnelse med högre påminnelseavgift, för närvarande 180 kronor. Men ett inkassokrav är även en starkare påminnelse då det även innebär ett hot om indrivning och påföljande betalningsanmärkning. Och det är något som får många betalningsovilliga att betala. För betalningsanmärkningar vill ingen ha. 

Så drabbar en betalningsanmärkning

Den som får en betalningsanmärkning anses vara en opålitlig betalare och får svårt att få krediter i framtiden. De allra flesta företag som ska ge krediter till nya kunder tar först en kreditupplysning på kunden för att se så de inte har några betalningsanmärkningar.

Betalningsanmärkningarna förs i ett register som är tillgängligt för kreditupplysningsföretag och visar sig så fort någon gör en kreditupplysning om företaget eller personen.

Noteringen om en betalningsanmärkning finns kvar i tre år för fysiska personer och fem år för företag och kan förlängas om skulden inte betalas.

Indrivning med hjälp av Kronofogden

Alla som vill ha betalt (eller få tillbaka något) kan ansöka om betalningsföreläggande hos kronofogdemyndigheten mot en föreläggandeavgift. Om den som ska betala inte protesterar resulterar ansökningen i en betalningsanmärkning. Efter betalningsanmärkningen kan du även låta kronofogdemyndigheten driva in skulden genom utmätning mot en utmätningsavgift.

Även detta är saker som inkassoföretag kan hjälpa dig med så att du slipper. Men när Kronofogden anlitas får du ofta betala avgifterna i förskott, för att sedan få tillbaka dem när kunden betalat sin skuld.

Du kan begära företaget i konkurs

Ytterligare ett alternativ till inkasso och indrivning är att vända sig till tingsrätten för att begära den skuldsatte i konkurs för att på det sättet kunna få del i den skuldsattes tillgångar när de sålts och fördelats.

En konkursbegäran är en ganska drastisk åtgärd som främst kan tas till när varken påminnelser, inkasso eller betalningsanmärkningar hjälper. Företag som begärs i konkurs kan sällan reglera sina skulder och har ofta skulder till flera fordringsägare. Risken är därför stor att du ändå blir utan eller bara får tillbaka en bråkdel av skulderna vid en konkurs.

Klokt att ha en proaktiv betalningsbevakning

Du kan aldrig skydda dig helt mot kundförluster så länge du inte får betalt i förskott. Men du kan ganska enkelt minska dina ekonomiska risker genom att ta regelbundna kreditupplysningar på dina kunder och ha en proaktiv kreditstrategi.

– Agera inte bank åt dina kunder. Jobba proaktivt – en faktura, en påminnelse och sedan inkasso, tipsar Anders Lindén på Visma Financial Solutions, som har sett alltför många små företagare drabbas av onödiga kreditförluster som många gånger kunnat undvikas.

Allra enklast är förstås att låta ett inkassoföretag sköta allt från påminnelser till inkasso och indrivning. När din kund inte betalar i tid lämnar du bara över ärendet till inkassoföretaget så sköter de resten.

Har du dessutom program från Visma kan du få allt detta integrerat direkt i ditt faktureringsprogram. I Visma eEkonomi aktiverar du tjänsten för Påminnelse Direkt under Appar och Tillval. 

 Du kanske också är intresserad av: Sälja fakturor – fakturaköp på säkert sätt