Så får du bättre betalt med inkasso

Långa kredittider är ett problem i sig, men de ökar även risken att inte få betalt. Ju längre tid du ligger ute med pengarna, desto mer riskerar du att bli av med vid en eventuell kundförlust. Då är det bättre att jobba proaktivt med fakturorna.

– Korta ner ledtiderna. Agera inte bank åt dina kunder. Jobba proaktivt – en faktura, en påminnelse och sedan inkasso. Det är Anders Lindéns bästa råd till företagare som säljer mot faktura.

Anders Lindén är försäljningschef på Visma Financial Solutions och har sett alltför många små företagare drabbas av kreditförluster som många gånger varit onödiga och kunnat undvikas.

Och visst förstår han den oro många känner för att störa kundrelationer med tuffa betalningskrav, påminnelser och inkassokrav.

– Men det är en snällhet som kan straffa sig. En kund som vet med sig att du tillåter extra långa betaltider prioriterar gärna ner dina fakturor. Det är här inkasso kommer in i bilden och den ger dig även högre betalningsprioritet bland dina kunder. 

 Vill du läsa mer om fakturering? Vi har samlat tips, inspiration och information på ett ställe. Besök vår sida om fakturering!

Vad är inkasso?

– Inkasso är som en påminnelse fast med olika avgift. Påminnelsen är en uppmaning att korrigera en skuld där man får påföra en avgift på max 60 kronor. Inkasso används vanligen när en påminnelse inte blivit betald och då får man påföra en avgift på 180 kronor. Detta är en lagstadgad avgift som gäldenären är skyldig att betala enligt lag, tillägger Anders Lindén.

Det finns dock ingen lag som säger att man måste skicka en påminnelse eller ett inkassokrav. Man kan gå direkt till Kronofogden med sitt ärende, men det är ofta en både dyrare och mer tidskrävande process som även kan kosta dig din kundrelation.

Så här gör du ett inkassokrav

När man skickar en påminnelse eller ett inkassokrav ska uppgifterna på den förfallna fakturan ingå, vad skulden avser, när den förföll, till vilket belopp samt köparens kund- och kontaktuppgifter. Du har rätt att lägga på en påminnelseavgift på 60 kr och en inkassoavgift på 180 kr.

– Vänder du dig till en inkassobyrå som Visma Financial Solutions kan vi hjälpa dig med såväl påminnelser som inkassokrav. Det kostar dig i regel ingenting alls, inkassobyråns intäkter blir de avgifter som kunden åläggs att betala utöver fakturabeloppet.

Vad händer om kunden inte betalar inkassokravet?

– När Visma Financial Solutions skickar ut ett inkassokrav har gäldenären tolv dagar på sig att betala. Därefter gör Visma Financial Solutions en solvenskontroll och bedömer ärendets vidare gång. I vanligt fall går ärendet vidare till ett betalningsföreläggande. Dock hör de flesta gäldenärer av sig ganska omgående när de fått kravet för att slippa vidare åtgärd i processen och hitta en lösning att reglera sin skuld.

Betalningsföreläggande är en möjlighet för uppdragsgivaren att ta ärendet vidare till Kronofogden. När kronofogden tar ärendet och driver det vidare påförs nya avgifter som läggs på gäldenärens skuld och om skulden inte betalas kan gäldenärens tillgångar även utmätas.

 – Det innebär även att ett företag kan försättas i konkurs och att ägaren till en enskild firma kan få privata tillgångar tagna i anspråk. Men om det inte går att mäta ut några tillgångar för stunden lägger man tillbaka ärendet hos Visma Financial Solutions som då bevaka ärendet på något som heter långtidbevakning eller efterbevakning. Detta gör att en skuld aldrig kan preskriberas.

 Inkasso direkt kopplat till ditt program

Visma AutoCollect sköts påminnelser och inkasso helt integrerat med ditt ekonomiprogram Visma Administration eller Visma Fakturering. Det innebär att du kan välja hur du vill hantera varje enskilt betalningsuppdrag och samtidigit får full återkoppling på dina pågående ärenden. Du kan när som helst välja att avbryta ett pågående uppdrag.

Bevakning av uppdrag, påminnelser och inkasso sköts av Visma Spcs systerbolag Visma Financial Solutions.

Läs mer: Visma AutoCollect

Är det skillnader på privatkunder och företag?

– Nej, det är egentligen ingen skillnad i hantering av ärendena – en faktura som inte betalas har samma avgifter för påminnelse och inkasso oavsett om det gäller ett företag eller en privatperson. Det finns dock ytterligare ett sätt att driva in pengar från företag med en förhöjd avgift på för närvarande 450 kronor som man inte kan använda mot privatpersoner. Annars är tillvägagångssätten lika. Om förseningsavgiften på 450 kronor tas ut av gäldenären kan inte ersättning för påminnelse, inkassokrav eller amorteringsplan tas ut, dessa avgifter anses konsumeras av förseningsavgiften.

Kan man bestrida ett inkassokrav man anser vara felaktigt?

– Ja, den som anser sig ha fått ett inkassokrav på felaktiga grunder kan bestrida kravet. Du måste då skicka ett skriftligt bestridande till inkassoföretaget som då stoppar ärendet för att utreda det ytterligare. Om kravet visar sig vara ogrundat eller felaktigt ska det inte fullföljas.

Har du till exempel fått en faktura som kan misstänkas vara en bluffaktura har du stora chanser att slippa ifrån den helt bara genom att bestrida den. Då är det upp till den som skickat fakturan att bevisa att den är berättigad innan ärendet kan drivas vidare.

Vad händer om man inte kan avgöra vad som är rätt eller fel?

– Det beror förstås på vad som är avtalat. Ett muntligt avtal gäller lika väl som ett skriftligt, men är ofta mycket svårare att bevisa. Tvister om krav avgörs i Tingsrätten och det kan bli kostsamt för den förlorande parten. Så låt det inte gå dit om du inte är säker på din sak.

Vilka skulder är berättigade att driva vidare och vilka är det inte?

– När det gäller medlemsavgifter och liknande saker som inte är bindande är det något som man mycket väl kan skicka påminnelser om, men sällan inkassokrav. Slutar en medlem att betala sin avgift blir den av med medlemskapet och avtalet brukar upphöra, med undantag för avgifter som inte är betalda men där tjänst eller produkt har kommit kunden tillhanda. När man handskas med inkassokrav måste man göra det med sunt förnuft och man får inte påföra gäldenärer avgifter i onödan enligt lag.

– Mitt bästa tips till dig som ska driva in en skuld är att ha alla papper i ordning – alltså full dokumentation av vad som är gjort eller levererat. Då är det sällan några problem att få rätt vid en tvist. Men dröj inte för länge, vid betalningsproblem har du alltid tiden mot dig.

Kan en fordran preskriberas?

– Preskription innebär att borgenären förlorar rätten att kräva in fordran/skulden efter en viss tid. Huvudregeln är att en fordran preskriberas tio år efter tillkomsten. En fordran mot en konsument preskriberas dock redan tre år efter tillkomsten. Men det finns undantag.

Preskriptionen kan nämligen avbrytas innan tiden har löpt ut genom att gäldenären får ett skriftligt krav eller påminnelse om fordringen. Den avbryts också om borgenären åberopar fordringen gentemot gäldenären vid domstol eller hos Kronofogdemyndigheten. Preskriptionen avbryts även om gäldenären på något sätt erkänner fordringen, till exempel genom att betala en del av den. När preskriptionen avbryts börjar preskriptionstiden att löpa på nytt.

– Om Visma Financial Solutions hanterar fordran ser vi alltid till att hålla den vid liv genom att avbryta preskriptionen, tipsar Anders Lindén. 

4,3/5 - 60 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi