Steg för steg-guide: Konsten att importera från Kina

Du har en lysande företagidé och vet att den rätta tillverkaren borde finnas i Kina eller möjligen ett annat land i Asien. Det är bara ett problem: Du har ingen erfarenhet av import. Lugn, Visma Spcs erfarna experter Jih-Dar Chen, ImportKina.se och Fredrik Grönkvist, ScandinAsian.se, guidar dig tryggt igenom processen. Här får du koll på det viktiga, exempelvis hur du väljer rätt tillverkare och säkrar kvaliteten.

STEG 1: Förbered äventyret på hemmaplan

Passar Kina- och Asienimport mig? 
Ja, om du vill utveckla nya produkter även i liten skala eller sälja under eget varumärke. Vanliga produkter är textil, accessoarer, bilprodukter, köksutrustning, keramik och elektronik. 

Kina och Asien är generellt bäst där det krävs manuell hantering under tillverkningsprocessen. Är tillverkningen högt automatiserad, som för plaster och glasvaror, kan EU vara ett bättre alternativ.

Att starta en import tar minst sex månader. Företagsresearch tar ett par veckor, produktutveckling allt från två veckor till sex månader, produktion en till två månader och frakt cirka 50 dagar om du väljer shipping. 

 Lästips: Planerar du sköta utlandstransaktioner i euro? Så här fungerar SEPA-betalningar!

Tull
Tullverket.se är ett jättebra ställe att börja på. Gå till A-Ö och välj Import. Den här sidan sammanfattar en hel del: Import (övergång till fri omsättning)
Alla varor har en internationell HS-kod och för att kunna beräkna kostnaden måste du klassificera varan rätt. Tullavgifterna varierar normalt sett från noll till 12 procent. Du registrerar dig som importör genom att ansöka om ett EORI-nummer. 

Teknisk produktspecifikation – kanske viktigast av allt! 
Många problem kan undvikas med en bra produktspecifikation. Lämna inget öppet för tolkning, då kommer leverantören att välja ett praktiskt eller billigt alternativ och du får inte den vara du vill ha. Varan kanske inte ens är laglig. 

Exempel: För en t-shirt med tryck behövs designdraft, materialspecifikation, färgkoder, fullständiga dimensioner per storlek, alla märkningar, hur lappen i nacken ska se ut och filer för alla broderier och tryck.

Vilka EU-standarder är aktuella? Krävs CE-märkning eller ska produkten klara ett REACH-test? Garantitider?
Även om du bara vill ha en standardprodukt under eget varumärke måste du ha detaljerade produktspecifikationer.

Om du vet vad du vill ha och kan din produkt på djupet så blir det lättare att välja rätt tillverkare och skriva ett bra avtal. Avtalets syfte är att kommunicera kvalitetskrav och specifikationer och därmed undvika fusk och missförstånd.

Det går också snabbare att tillverka provexemplar och prototyper. 

Frakt och försäkring
Kontakta några speditörer och ta reda på så mycket som möjligt. Du kan ansvara för frakten själv via en egen speditör, låta leverantören ansvara, eller dela på ansvaret.

Tänk på att ditt gods ska vara försäkrat hela vägen. Här finns många olika lösningar, hör med speditörerna och ditt försäkringsbolag. 

Incotermerna är internationella koder som reglerar vem som ansvarar för godset. De skrivs exempelvis "CIF Gothenburg" eller "FOB Shanghai" i avtalet beroende på vad du väljer.  

 Cost, Insurance and Freight, CIF 
Här ansvarar leverantören via sin speditör för att godset levereras till en destination i Sverige. Exportklarering i kinesisk hamn och fraktförsäkring ingår. Så fort godset är på svensk mark måste du själv ta över ansvaret via egen speditör. 

 Delivered at Place, DAP
Samma som CIF men godset levereras hela vägen hem till din dörr. Allt är inkluderat utom tullavgiften och momsen. 

 Free on Board, FOB
Leverantören ansvarar för att godset fraktas till lasthamn och ombord på flyget eller fartyget i exempelvis Shangai. Exportklarering inkluderas. Så fort godset är ombord ansvarar du.

 Ex Works, EXW
Ex Works passar gör-det-självaren. Via din speditör hanterar du frakten hela vägen från start till mål. Du kan boka om själv om det skulle behövas. 

STEG 2: Gå till en handelssajt och gör ett första urval

  • Alibaba.com är världens största e-handelssajt för importörer och exportörer. Andra mötesplatser är Globalsources.com och HKTDC.com. Stora mässor är Canton Fair och HKTDC & China Sourcing Fairs.
  • Undvik de lägsta priserna eftersom du oftast får vad du betalar för.
  • Ta reda på vad som ingår i priset. 
  • Hittar du en leverantör i en region där många tillverkar samma sak är sannolikheten större att du får kvalité till rätt pris.
  • De flesta fabriker levererar inte enligt EU-standarder.
  • Guldstatus på Alibaba.com innebär att ägaren har köpt ett medlemskap, det är ingen garanti. 

Sålla fram 15-30 möjliga leverantörer. Ställ de här frågorna:
1 Har ni erfarenhet av att exportera till Europa eller Sverige?
2 Tillverkar ni främst den produkt som jag handlar med?
3 Har ni dokument som bevisar att ni tillverkat i enlighet med EU-direktiv och standarder?

Så här gör du en djupare företagresearch:
Du kan researcha företag på Kinas motsvarighet till Bolagsverket. Dokumenten är på kinesiska så du behöver anlita en agent. Du kan bland annat få uppgift om verksamhetstillstånd, verksamhetsområde, rättslig status och aktiekapitalets storlek. 

iStock_Chinese Lantern

STEG 3: Beställ varuprover och utse en vinnare

  • Skicka produktspecifikationen så att ni kan diskutera den ingående i alla detaljer.  
  • Sålla fram 1–3 leverantörer baserat på om de har rätt fokus och produktcertifikat samt testrapporter från tidigare tillverkning. Det är bra om de kan visa att de har en historia av att tillverka varor i enlighet med de krav du ställer.
  • Beställ ett varuprov eller en prototyp. Att det första provet är perfekt är mycket sällsynt. Vanligtvis krävs två eller tre test innan allt är som det ska.
  • Innan du bestämmer dig, se till att ha den totala prisbilden klar för dig baserad på produktionskostnad, fraktavgifter, tullavgift och moms. Vad är inkluderat i leverantörens pris? Kan det tillkomma hamnavgifter? Lokaltransporter? Och hur var det med försäkringen? 
  • Få också bekräftat att leverantören kan producera i den omfattning du behöver, inom uppsatt tid.

STEG 4: Tänk på det här när du skriver avtal

Avtalet skriver du själv baserat på din produktspecifikation. Avtalets funktion är inte främst att vinna en rättsstrid utan att kommunicera: Så här ska varan se ut. Så här ska den inte se ut. Vad är defekt vara?  

Det ska framgå tydligt att om produkten inte är så som angivits så kommer den inte att slutbetalas av dig. Vanligtvis betalas 30% i förskott och resterande 70% när hela leveransen är testad, godkänd och klar. Returer förekommer inte, däremot kan du få en ny leverans. 

I avtalet ska också finnas:

  • Betalningsvillkor
  • Bankkonto
  • Fraktvillkor
  • Exportemballagevillkor
  • Text som beskriver processen för hur affären ska gå till.
  • Alla bilagor såsom licenser, ritningar och fotokopior, listas.

Skriv också in att kontraktspråket är engelska men att avtalet utgår från kinesisk lagstiftning och att eventuella dispyter ska lösas i Kina.

STEG 5: Delbetala och starta produktionen

Håll gärna en löpande kontakt med leverantören under produktionstiden, be om en statusuppdatering varje vecka. Har du en liten import kan du behöva bevaka så att den inte "glöms bort" om fabriken får in en större order. 

Eventuella kvalitetskontroller görs på plats. Du kan inte ta för givet att den andra leveranser håller samma kvalité som den första. Ett bra avtal och en bra relation med fabriksledningen är avgörande om, eller när, du stöter på problem. Se till att ha kontaktuppgifter till flera personer.

Steg 6: Leveransen är på väg mot Sverige

Nu är det spännande! Shipping tar cirka 50 dagar från fabrik till din dörr, flyg cirka en vecka. Förhoppningsvis får du hem felfria varor som du kan slutbetala direkt. Om varorna är defekta, begär en ny leverans.

Alla dokument finns digitalt hos speditören och ligger till grund för tullavgiften. Räkningen för tullavgiften skickas till speditören eller till dig. Du kan be din speditör betala direkt vid införseln mot några procent i avgift eller ansöka om tullkredit. 

Liten ordlista för dokument:
Commercial invoice: Fakturan från leverantören
Packing List: Tas fram av leverantören och listar innehållet i din leverans 
Bill of Lading: Fraktdokumentet för leveranser till sjöss
Airway Bill, AWB: Fraktdokumentet för leveranser med flyg

 Visma Advantage ger rabatt på frakten. Läs mer här.

Sådär ja! Vi hoppas att du har fått lite överblick och koll på hur du väljer rätt tillverkare? Har du synpunkter eller frågor, hör gärna av dig till oss på redaktionen.


Bild: iStockphoto.com

Om våra källor:

ImportKina Jih-Dar ChenImportKina.se, Jih-Dar Chen, vd
ImportKina är baserat i Shanghai. Företaget tar fram de fabriker som passar importören bäst, förhandlar ner priser och kvalitetsgranskar. De erbjuder frakttjänster och hjälp med administrationen. 
Bloggposter på ImportKinas webbplats:
Guide till dropshipping
Hur man lyckas med dropshipping

 

ScandinAsia Fredrik GrönkvistFredrik Grönkvist, ScandinAsia.se, Outsourced Production & International Trade, e-handelsexpert. Shanghaibaserade ScandinAsian.se utför prisundersökningar, gör kvalitetskontroller på plats och sköter avtalsförhandlingar. De erbjuder också frakttjänster eller hjälp med administrationen. På den engelska sajten går det att beställa företagsresearch online. 
Bloggposter på ScandinAsians webbplatser: 
Product Specifications When Importing from China: A Complete Guide
Frakt från Kina – läs vår guide

Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Läs mer