Sociala medier på jobbet

Oroar du dig över vad dina anställda skriver om dig och ditt företag i sociala medier? Då är du inte ensam – mer än var tredje småföretagare oroar sig för ryktesspridning på nätet. 

Sociala medier ger småföretagare helt nya möjligheter att marknadsföra sig och etablera relationer till sina kunder. Samtidigt oroar sig många arbetsgivare för problem med negativ ryktesspridning om den egna verksamheten. Enligt en undersökning från försäkringsbolaget Trygg-Hansa oroar sig mer än var tredje småföretagare för ryktesspridning på nätet.

Företag dåliga på bevakning

Maria Moberg är advokat och jobbar med arbetsrättsfrågor på Moll Wendén Advokatbyrå i Malmö. Hon berättar att företagen redan har problem med sociala medier på jobbet.

"Nästan vart fjärde företag har varit med om att deras medarbetare talat illa om dem i sociala medier. Trots det saknar vart fjärde företag bevakning av vad som skrivs om dem i sociala medier", förklarar Maria Moberg.

Rädslan för att säkerheten inte håller måttet är också en anledning till att relativt få småföretagare använder sociala medier i sin verksamhet. Enligt en undersökning från Visma använder knappt en av fem småföretagare Facebook eller Twitter i sin verksamhet.

Oron och osäkerheten över sociala medier kan i många fall vara berättigad. En rapport från IT-säkerhetsföretaget McAfee visar att fem av sex företag någon gång har drabbats av att konfidentiell information har läckt ut via sociala medier.

Negativa kommentarer från medarbetare

När en anställd skriver på ett anställningsavtal med en privat arbetsgivare, intygar den anställde automatiskt sin lojalitet till arbetsgivaren. "Det kallas lojalitetsplikt och behöver faktiskt inte skrivas in i avtalet som speciell klausul för att träda i kraft. Lojalitetsplikten är ett skydd för dig som anställer", berättar advokat Maria Moberg, verksam på Moll Wendén Advokatbyrå i Malmö.

Lojalitetsplikten ställer starka krav på dina anställda, men samtidigt har alla svenska medborgare enligt regeringsformen rätt till yttrandefrihet. Frågan många företagare ställer sig är därför: Vilken lag trumfar när en anställd skriver illojala eller negativa saker om mitt företag på sin privata Facebooksida?

Detta innebär lojalitetsplikten

Informationsplikt: Den anställde är skyldig att i första hand informera dig som arbetsgivare om missförhållanden på arbetsplatsen.

Tystnadsplikt: Enligt lagen om skydd för företagshemligheter (1990:409) får den anställde inte sprida företagshemligheter utanför företagets verksamhet. En anställd som medvetet sprider konfidentiell information utanför företaget och även är medveten att informationen kan skada företaget, riskerar arbetsrättsliga konsekvenser.

Det är vanligt att anställningsavtal innehåller sekretessklausuler som medför att den anställde måste betala vite om den sprider hemliga uppgifter om bolaget. I vissa fall kan du som arbetsgivare kräva att dina anställda har särskild tystnadsplikt om viktig företagsinformation även efter det att anställning är avslutad. Även i dessa fall måste detta ha avtalats i anställningsavtalet.

Förbud mot konkurrerande verksamhet: Den anställde får inte bedriva verksamhet som direkt konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet under anställningstiden. Undantag kan meddelas efter tillstånd från arbetsgivaren.

Vilken lag trumfar på företaget?

Som privat arbetsgivare har du möjlighet att begränsa den anställdes yttrandefrihet genom avtal, till exempel i anställningsavtalet, för att skydda din verksamhet. Samtidigt har svenska domstolar hittills inte alltid dömt till företagens fördel i tvister om anställdas agerande i sociala medier och arbetsrätten har inte riktigt hängt med i utvecklingen av sociala medier. Maria Moberg sammanfattar:

• Som privat arbetsgivare kan du begränsa dina anställdas yttrandefrihet genom avtal, vanligtvis genom en sekretessklausul i anställningsavtalet eller ett separat sekretessavtal. Dock får inte begränsningen stå i strid med "god sed på arbetsmarknaden", en fras som styrs av arbetsrättslig praxis och som vid tvist slutligen kan behöva tolkas i domstol.

• Den anställde är i stort "fri i sin livsföring" på sin fritid, men får inte lov att uttrycka sig i sociala medier på ett sätt som är ägnat att skada dig som arbetsgivare. Eventuell medial uppmärksamhet som kan uppstå till följd av den anställdes agerande läggs inte in i bedömningen. I en tvist bedöms däremot vilka riktlinjer kring lojalitet och sociala medier som företaget kommunicerar till sina anställda.

• Om du som privat arbetsgivare upplever att en anställd bryter mot sin lojalitetsplikt i sociala medier, kan det vara grund för arbetsrättsliga åtgärder, som tillsägelse, erinran, omplacering, förändrade arbetsuppgifter, uppsägning eller till och med avsked. Den anställde kan också bli skadeståndsskyldig. Möjlighet till uppsägning vägs i en tvist både mot den anställdes intresse av att behålla jobbet, dels mot hur den anställde har använt sig av grundlagsskyddade rättigheter.

Detta innebär yttrandefriheten

Vår svenska yttrandefrihet garanterar enligt regeringsformen att "varje svensk medborgare är gentemot det allmänna tillförsäkrad rätt enligt denna grundlag att i ljudradio, television och vissa liknande överföringar, offentliga uppspelningar ur en databas samt filmer, videogram, ljudupptagningar och andra tekniska upptagningar offentligen uttrycka tankar, åsikter och känslor och i övrigt lämna uppgifter i vilket ämne som helst".

Vår yttrandefrihet är även fastställd i Europakonventionen, som säger att "var och en har rätt till yttrandefrihet. Denna rätt innefattar åsiktsfrihet samt frihet att ta emot och sprida uppgifter och tankar utan offentlig myndighets inblandning och oberoende av territoriella gränser", samt att "var och en har rätt till respekt för sitt privat- och familjeliv, sitt hem och sin korrespondens". Att uttrycka sig på webben, till exempel i sociala medier, ingår alltså som en naturlig del av vår grundlagsskyddade yttrandefrihet.

Offentligt anställda – en helt annan sak

Hos offentliga arbetsgivare, som kommuner och statliga myndigheter, har anställda i princip alltid rätt att använda sin yttrandefrihet för att kritisera sin arbetsgivare eftersom arbetsgivaren tillhör "det allmänna", konstaterar Maria Moberg.

Även meddelarfrihet gäller hos offentliga arbetsgivare, vilket innebär att den anställde har möjlighet att straffritt bryta mot tystnadsplikten och lämna ut konfidentiell information till massmedia. Självklart får detta dock inte innebära att den anställde till exempel bryter mot offentlighets- och sekretesslagen.

Lär dig mer om juridiken kring sociala medier på din arbetsplats:

Domtvist på privat arbetsplats: AD 2012 nr 25 - "Rektorsfallet" 

Yttrandefrihetsgrundlag (1991:1469) »
Lag (1994:1219) om den europeiska konventionen angående skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna »

Men whistleblowers då?

Får en anställd på ditt företag verkligen kontakta massmedia om missförhållanden på din arbetsplats? Tillsammans med advokaten Maria Moberg tar vi reda på vad lagen säger.

På offentliga arbetsplatser har det engelska begreppet "whistleblowing", på svenska "visselblåsning", blivit ett allt mer spritt fenomen. En whistleblower är en person som påkallar uppmärksamhet om korruption eller andra oegentligheter på en arbetsplats, även om personen riskerar negativa konsekvenser för detta.

Yttrandefriheten garanterar i de flesta fall att offentligt anställda uppmärksammar missförhållanden på sin arbetsplats, men gäller samma skydd för privatanställda? Maria Moberg, advokat på Moll Wendén Advokatbyrå i Malmö, sammanfattar vad lagen säger om whistleblowing på privata arbetsplatser:

• Den anställde får inte lov att visselblåsa på ett sätt som avser att skada dig som arbetsgivare. Då bryter den anställde mot sin lojalitet gentemot dig. I stället bör den anställde ta upp missförhållanden direkt med sin närmsta chef på företaget.

• Om den anställde ändå väljer att visselblåsa om din verksamhet i sociala medier, kommer domstolen vid en eventuell tvist att ta hänsyn till hur proportionerligt avslöjandet är till vad som avslöjas. Domstolen väger även in sanningshalten i påståendena och huruvida den anställde har handlat i god tro.

Det kan vara bra för dig som företagare att upprätta ett så kallat "whistleblowing-system", eller varningssystem, som anställda kan använda för att uppmärksamma dig om något inte står rätt till på företaget. Då minskar du även risken att någon av dina anställda läcker information om missförhållanden i massmedia eller sociala medier.

Att upprätta ett whistleblowing-system

• Syftet med varningssystemet är att ge dina anställda en möjlighet att ventilera händelser eller påståenden om diskriminering, korruption och andra oegentligheter på ditt företag.

• Du kan välja att upprätta ett varningssystem som hanteras antingen på din arbetsplats eller av ett externt företag eller rådgivare. Oavsett lösning så ansvarar din företagsledning för att verksamheten sköts enligt rådande lagar (främst personuppgiftslagen), eventuella kollektivavtal och god sed på arbetsmarknaden.

• Varningssystemet bör minimera spridningen av personuppgifter och ge anställda möjlighet att vara anonymt skyddade i största möjliga mån.

• I första hand bör anställda alltid uppmanas att använda företagets normala rapporteringsrutiner vid oegentligheter.

• Varningssystemet bör endast användas för att meddela om allvarliga oegentligheter. Anmälningar om brott får endast avse anställda i nyckelpositioner eller ledande ställning i företaget.

• Anställda bör uppmanas att lämna uppgifter som är riktiga, adekvata och relevanta.

• Uppgifter får inte bevaras i varningssystemet under en längre tid än vad som är nödvändigt.

Skaffa en policy för sociala medier

Har du en policy på företaget för sociala medier? Inte? Då är det hög tid att du skapar en sådan för att skydda din verksamhet på nätet. Svensk arbetsrätt har tyvärr inte riktigt hängt med utvecklingen av sociala medier, konstaterar Maria Moberg, advokat på Moll Wendén Advokatbyrå i Malmö. Företag bör tänka på att det har förekommit att anställda i privat verksamhet har lagt ut innehåll på sina privata Facebooksidor, som har riskerat att skada företaget – utan att domstol har godkänt uppsägning (se till exempel AD 2012 nr 25).

Trots att lojalitetsplikten för anställda ställer höga krav har svensk domstol hittills inte dömt lika hårt som i till exempel USA och Storbritannien. Det betyder dock inte att dina anställda får lov att uttrycka sig hur som helst om ditt företag på Facebook, förklarar Maria Moberg. Sammanfattningsvis kan vi konstatera:

• Det är viktigt att du som företagare upprättar en policy om sociala medier till dina anställda. Policydokumentet ska utgöra ett vägledande ramverk för när lojalitetsplikten bryter friheten för dina anställda i sociala medier.

• Det räcker inte med att upprätta en policy om sociala medier – se till att aktivt kommunicera den till dina anställda och förankra den i företaget.

• Upplever du att de interna rapporteringssystemen i företaget inte är tillräckliga för att fånga upp oegentligheter på arbetsplatsen? Överväg då att inrätta ett whistleblowing-system.

Innehåll i ett policydokument om sociala medier:

• Vilken närvaro ska företaget bedriva i sociala medier?

• Om och hur bevakar företaget sina anställda i sociala medier?

• Hur omsätts företagets värdegrund i praktiken i sociala medier?

• Hur ska anställda agera i sociala medier i förhållande till dig som arbetsgivare? Till exempel: Hur kan kritik mot företaget framföras, om och hur får kollegor och kunder omnämnas, och hur kan anställda bemöta negativ ryktesspridning av allmänheten i sociala medier?

• Riktlinjer för vad som utgör olämpligt privat beteende på nätet, till exempel bilder, kontroversiella åsikter och lojalitetsplikt.

• Hur hanteras skyddad företagsinformation i sociala medier?

• Vilka riktlinjer gäller för de sociala nätverk som företaget använder sig av i intern och extern kommunikation?

• Hur hanteras den psykosociala arbetsmiljön bland anställda, till exempel nätkränkningar, i sociala medier?

• Påminnelse till alla anställda om att all information på nätet finns kvar för alltid.