Vad gör en virtuell assistent – och hur blir man det?

Entreprenörskap > Virtuell assistent

Vad är en virtuell assistent?

En virtuell assistent (VA) är en person som erbjuder tjänster digitalt – oftast på distans – till företag eller privatpersoner. Det kan handla om att jobba med allt från att svara på mejl och sköta kundtjänst till att lägga upp inlägg på sociala medier och hantera fakturor. Det är ett jobb som kräver struktur, ansvarskänsla och god digital kompetens.

Du arbetar ofta hemifrån eller varifrån du vill, vilket gör jobbet väldigt flexibelt. Kanske är du en av dem som drömmer om att spendera vintrarna i Thailand och jobba från en strand? Många som jobbar som virtuella assistenter uppskattar friheten att kunna kombinera arbete med familjeliv och barn, resor eller andra projekt.

Exempel på vanliga arbetsuppgifter:

• Svara på mejl och hantera kalenderbokningar

• Administrera sociala medier

• Göra enklare bokföring eller fakturering

• Sammanställa statistik eller göra research

• Hantera kundservice via chatt eller e-post

• Publicera inlägg i WordPress eller andra CMS

• E-handel

• Grafisk design och annan content creation

Det finns alltså en stor variation – och du kan välja att specialisera dig inom just det du gillar mest.

Visste du att: Kärt barn har många namn brukar man ju säga, och som virtuell assistent kan du ofta ha en hel del olika titlar förutom VA. Det kan exempelvis vara administratör, ekonomiassistent, administrativ assistent, sociala medier manager, marknadsförare, assistent med mera.

 Relaterad läsning: Passiv inkomst – så tjänar du pengar medan du sover

Vilka personliga egenskaper passar för jobbet?

Det här yrket passar dig som:

• Gillar att ha många bollar i luften

• Är noggrann och strukturerad

• Tycker om att hjälpa andra

• Har lätt att lära dig nya digitala verktyg

• Vill ha kontroll över din egen tid

Många som arbetar som virtuella assistenter har tidigare jobbat inom administration, kundservice eller som egenföretagare. Men du kan också komma från helt andra branscher. Det viktiga är att du är lösningsorienterad, organiserad och tycker om att göra jobb som hjälper andra att spara tid.

Vad kan du redan – och vad vill du lära dig?

Börja med att fundera på vilken målgrupp du vill jobba med, vilka behov de har och hur andra virtuella assistenter löser liknande uppdrag. Exempel på tjänster du kan göra som virtuell assistent är e-posthantering, sociala medier, innehållsskapande och SEO – är det något du redan är duktig på? Då kanske du kan börja där!

Läs mer: Starta eget företag – steg för steg. Guide med 22 enkla tips!

Utbildningar för dig som vill bli virtuell assistent

Det finns inga formella krav på utbildning för att bli virtuell assistent, men det är viktigt att veta vilka kurser som kan vara väldigt bra att ha – särskilt om du vill sticka ut eller rikta in dig på en viss typ av uppdrag.

Exempel på relevanta utbildningar:

• Kurser i digital marknadsföring

• Bokföringsutbildning eller ekonomiprogram

• VA-kurser hos privata utbildare (ofta på distans)

• Yrkesutbildningar inom administration

• Grundläggande kurser i WordPress, Excel eller Canva

• Resurser och guider att ladda ner för att optimera din VA-verksamhet

Flera aktörer erbjuder virtuell assistent-utbildning på distans, vilket gör det enkelt att kombinera med jobb eller familjeliv. Det finns både kortare kurser och längre program – välj det som passar ditt mål.

Hur blir man virtuell assistent?

Att komma igång som virtuell assistent går oftast snabbare än man tror. Det första du behöver göra är att fundera på vilka tjänster du vill erbjuda – och till vem. Du bör också lära dig hur dina konkurrenter arbetar och vilka strategier de använder för att marknadsföra sig.

Sedan kan du börja bygga upp din profil och marknadsföra dig. När du väl har kommit igång, kommer du att upptäcka många framtida möjligheter inom yrket.

Så här kan du gå tillväga:

1. Välj en nisch – till exempel assistent inom sociala medier, bokföring eller e-handel

2. Bestäm om du vill vara frilansare eller bli anställd

3. Registrera en enskild firma eller aktiebolag

4. Skaffa ett bokföringsprogram

5. Skapa en enkel hemsida eller LinkedIn-profil

6. Sätt dina priser – till exempel per timme eller per paket

7. Börja snabbt söka kunder!

Många börjar genom att jobba extra vid sidan av sin anställning, medan andra går all in direkt. Det viktiga är att du testar dig fram, vågar ta betalt och är tydlig med vad du erbjuder.

 Relaterad läsning: Så registrerar du enskild firma eller aktiebolag

Vad tjänar virtuella assistenter?

Lönen för dig som jobbar som virtuell assistent beror på flera faktorer: erfarenhet, typ av uppdrag, om du är anställd eller egenföretagare, och hur mycket du jobbar. Arbetsmodellen ger både frihet och flexibilitet för arbetstagare, samtidigt som den möjliggör för företag att anpassa sin arbetskraft effektivt.

Det finns ingen officiell lönestatistik för vad en virtuell assistent tjänar i Sverige, men enligt Indeed ligger genomsnittslönen för en virtuell assistent i USA på cirka 24 USD per timme, vilket motsvarar ungefär 273 kronor i timmen.

I Sverige varierar timpriserna kraftigt beroende på om du är anställd eller frilansar. Som egenföretagare tar många mellan 300 och 700 kronor per timme, beroende på erfarenhet, typ av tjänst och målgrupp.

Tänk på att om du har eget företag, så ska du dra av för skatt, egenavgifter och semester. Många väljer att ta betalt per timme, men du kan också skapa paketlösningar (t.ex. “10 timmar admin/månad” eller “sköta Instagram för X kr i månaden”).

Så hittar du kunder som virtuell assistent

Att hitta köpare är en av de största utmaningarna i början – men också något som ofta löser sig när du väl är igång. De flesta börjar genom att berätta i sitt nätverk att de söker uppdrag. Det är viktigt att arbeta tillsammans med dina kunder för att etablera tydliga riktlinjer och förväntningar på samarbetet. Genom att gemensamt sätta ramarna för hur assistansen ska se ut, skapar ni en mer strukturerad och effektiv arbetsrelation.

Här är några sätt att få uppdrag:

• Nätverka i Facebook-grupper för frilansare och småföretagare

• Skriv inlägg på LinkedIn där du visar vad du erbjuder

• Skapa en enkel hemsida där du beskriver dina tjänster

• Erbjud en provmånad eller fast pris för första kunden

Många kunder letar inte efter den billigaste VA:n – de letar efter rätt person. Visa att du förstår deras behov och ser hur du kan hjälpa dem spara tid.

Starta eget som virtuell assistent – så gör du

Om du vill ha full kontroll och kunna välja dina egna kunder, priser och arbetstider, kan du starta eget som virtuell assistent. Många känner en känsla av frihet när de tar steget att börja som enskild firma, men om du planerar att växa kan aktiebolag vara ett alternativ.

Saker du behöver för att komma igång:

• F-skatt

• Bokföringsprogram

• Offertmall och avtal

• Tjänstebeskrivningar och prislista

• Försäkring och GDPR-policy

Att starta verksamhet som VA kräver inte stora investeringar – ofta räcker en dator, mobil och uppkoppling. Däremot behöver du lägga tid på att bygga relationer och ett rykte som pålitlig och professionell.

Är jobbet som virtuell assistent något för dig?

Att jobba som virtuell assistent passar dig som vill arbeta självständigt, gillar struktur och vill ha friheten att bestämma över din egen tid. Det är också ett sätt att komma igång med företagande utan att behöva stora investeringar eller ta stora risker. Dessutom ger det dig möjlighet att få mer tid till annat viktigt och att arbeta från olika platser, vilket kan vara särskilt bra om du vill bo i ett annat land.

Du behöver inte kunna allt från början – det viktigaste är att du vill lära dig, göra skillnad för dina kunder, och att du vågar testa. Kanske är det här ditt första steg mot ett nytt yrkesliv?

Vill du ha hjälp att komma igång med företagandet? Hos oss hittar du allt du behöver för att registrera företag, bokföra, fakturera och växa tryggt.