AGI-checklistan för löneadministratören

AGI är bland det största som hänt på området löneadministration och ställer stora krav på dig, ditt företag och dina interna system. Här kommer checklistan på vad du som löneadministratör bör tänka på gällande AGI.

Från och med 1 januari 2019 ska samtliga arbetsgivare redovisa lön och skatteavdrag för sina anställda på ett nytt sätt i arbetsgivardeklarationen. Reformen innebär att den årliga kontrolluppgiften slopas och ersätts istället med en månadsvis rapportering: Arbetsgivardeklaration på individnivå, förkortat AGI.

Syftet med AGI

För arbetsgivare

Skatteverkets syfte med AGI är att underlätta för Sveriges företagare, genom att kvalitetssäkra och förenkla löneprocessen. En konkret fördel med AGI för dig som löneadministratör är enklare felsökning. Istället för att du eller en anställd upptäcker ett fel först efter nästan ett år, när kontrolluppgifterna ska skickas, kan du i och med AGI:s ankomst regelbundet kontrollera att rätt uppgifter rapporteras till Skatteverket.

För myndigheter

När samtliga system är fullt utbyggda, kommer AGI-reformen även underlätta för myndigheter. Istället för att begära information från företagen, kan de hämta korrekt information direkt från Skatteverket.

För löntagare

Även löntagarna gynnas av reformen, som kommer att ha direkt tillgång till uppgifterna på månadsbasis istället för vid ett enda tillfälle per år. Detta kommer den anställde att kunna följa på sitt skattekonto på Skatteverket:

  • Skattegrundande inkomster

  • Förmåner

  • Avdragna skatter


Vad innebär AGI för dig i stora drag?

 Inga fler kontrolluppgifter

När AGI trätt i kraft behöver du inte skicka ut några fler kontrolluppgifter till de anställda. Detta rapporteringskrav ska istället den månatliga lönespecifikationen ta hand om.

 Jämnare arbetsbelastning

Trots att det kan tyckas att AGI medför en massa extraarbete, är det troligt att AGI gör det behagligare att jobba med arbetsgivardeklarationen. Peaken i arbetsbördan i samband med att kontrolluppgifterna ska skickas ut försvinner och ersätts med något mer administration i det vardagliga arbetet.

 Större kvalitetskrav

Den månatliga löneprocessen kommer att bli mer omfattande och kräver avstämning inför varje utbetalning. Det ställer också högre krav på att de uppgifter som ligger till grund för rapporteringen är korrekta från början.

Hur påbörjar du då anpassning inför Arbetsgivardeklaration på individnivå? Här har du fyra tips på hur du kan komma igång!

1. Se över rutiner

Det är ingen hemlighet att förändringar tar tid. Och ju större förändring, desto längre tid. Därför rekommenderar vi att du redan nu börjar se över alla rutiner som du just nu har kring kontrolluppgifterna, och försöker se hur dessa kan göras om och anpassas till det nya arbetssättet. Kanske kan ni samköra arbetet kring AGI med någon annan, befintlig rutin som ni har varje månad? 

2. Tillsätt resurser

Efter att ni kartlagt rutinerna kommer ni förhoppningsvis upptäcka ifall ni har en resursbrist, och ni kan redan nu ta höjd för det. Det är svårt att på förhand ge en uppskattning på hur mycket extraarbete AGI kommer att innebära för personalavdelningen. Däremot kan man anta att, likt fallet GDPR, det kommer innebära oförutsett merarbete. Lite trial and error, särskilt i början. Om ni känner att det finns en risk för en tillfällig resursbrist kanske en extern konsult kan hjälpa er att komma igång. Om ni redan nu har en tydlig resursbrist kan det istället vara läge att rekrytera mer permanent.

3. Säkerställ att lönesystemen har stöd för AGI

Eftersom Skatteverket sedan uppstarten av AGI-reformsprojektet har bjudit in, och i stor utsträckning samarbetat med, flera större svenska leverantörer av lönesystem, kommer de allra flesta programvaruleverantörer ha stöd för Arbetsgivardeklaration på individnivå i sina program. Men gör en check för säkerhets skull.

  Kommer ert system ha uttalat och användarvänligt stöd för AGI?

Det är en sak att ha stöd för en lagförändring, en annan att ha ett genomgripande och användarvänligt intuitivt dito. Se till att din leverantör verkligen har ansträngt sig för att programmet och leverantörens kundservice ska hjälpa er i omställningen. I annat fall: Börja skanna marknaden efter en ny leverantör!

  När kommer ert lönesystem ha stöd för AGI?

Tid är pengar. I fallet AGI är det uppenbart. Ju tidigare som din leverantör går ut med guidedande information om hur programmet funkar efter att AGI trätt i kraft, desto tidigare kan ni börja “träna” och dra upp ert nya arbetssätt. Om du får otydliga besked från din nuvarande leverantör bör du kanske byta ut den.

 Lästips! Så här gör du i våra program: Visma Lön 600, Visma Lön 300, Visma eEkonomi Smart

4. Se till att uppgifterna blir rätt från början

Det är viktigt att hela kedjan i flödet av uppgifter är korrekt. Dels för att det ska bli rätt från början och minimera behovet av felsökning, och dels för att effektivisera processerna. Med smarta program och tjänster kan en stor del av arbetsbördan skötas av tekniken. Ett exempel är att alla anställda rapporterar tid och avvikelser via en digital stämpelklocka. Ett annat är chefer som sköter attesteringen i ett effektivt verktyg.

 Läs mer om Visma Lön Anställd – den enda app en anställd behöver

 Spara en uppsjö av värdefull tid i arbetet med reseräkningar och utlägg med Visma Resa & Utlägg

 

4,2/5 - 16 röster
Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Just nu kan du köpa Visma eEkonomi med deklaration till rabatterat pris.

Läs mer