Coronavirusets spridning gör att många väljer eller uppmanas att jobba hemifrån. För att jobba hållbart hemma är det en hel del saker man behöver tänka på. Vi reder ut begreppen och ger tips på hur du kan tänka kring hållbarhet när du och dina medarbetare ska jobba hemma.
HR & personal > Jobba hemifrån
Om du har anställda som ska jobba hemifrån är det viktigt att komma ihåg att det fortfarande är du som arbetsgivare som har det formella ansvaret för arbetstid och arbetsmiljö.
En vanlig utmaning när man arbetar hemifrån är att dra gränsen mellan arbete och fritid. Det blir upp till individen själv att sätta gränser, skapa rutiner och se till att hen gör vad som behövs för att skapa en god arbetsmiljö och en bra miljö för återhämtning. Så när vi byter ut den vanliga kontorsmiljön mot en miljö där man vanligtvis gör andra saker – umgås med nära och kära, tar igen sig och sover – så är det helt enkelt en del saker man behöver tänka på, både som medarbetare och ledare:
1. Skapa nya rutiner
När du plötsligt befinner dig i en annan miljö bryts invanda mönster och du behöver aktivt skapa nya rutiner för att bibehålla fokus, humör och motivation. Vardagliga rutiner som att hämta en kopp kaffe eller prata med en kollega som går förbi innan du sätter igång att jobba, fungerar som signaler till hjärnan att fokusera. Ett tips är därför att göra ett avbrott var 20:e minut för att exempelvis sträcka på dig eller gå fram till fönstret och titta ut innan du återvänder till skärmen. Då har du fått nytt blod till hjärnan och ögonen har fått vila en stund.
2. Planera dagen
Vilket jobb du har påverkar möjligheterna att styra din egen tid. För vissa är arbetstiden mer styrd, andra förfogar själva över och kan planera sin tid. För att inte få en allt för flytande gräns mellan arbete och fritid när man jobbar hemifrån kan det vara bra att inleda dagen med att planera. När är det kafferast och lunch, när ska jag göra vad och när är arbetsdagen slut? Glöm inte att planera in tid för paus och återhämtning!
Uppdatera dina kollegor när du är tillgänglig och när du inte är det. När dagen är slut kan du stänga av jobbdatorn – en tydlig signal till dig själv och andra att du har slutat jobba för dagen.
3. Pausa smart
Att sitta hemma en dag eller två tycker de allra flesta är skönt. Man får mycket gjort när man jobbar eftersom de naturliga avbrotten är få. De första dagarna är man supermotiverad, men redan dag tre börjar det bli svårt. Efter tre veckor, om det blir aktuellt, upplever många att det är supertufft.
En längre period av hemmajobb innebär därför en rejäl dos av självledarskap, både vad gäller själva arbetsuppgifterna och att ta hand om sig själv. Att pausa smart, med en löprunda eller promenad på lunchen, är därför viktigt. Att pausa regelbundet och vara utomhus en stund varje dag är bra för att hålla sig stark!
4. Håll kontakt med kollegorna!
Många tycker att den största nackdelen med hemmajobb är avsaknaden av småprat med kollegorna. Det är ofta samtalen med kollegor som gör att vi känner oss som en del av arbetsgruppen. Det är också i samtal med kollegor som information sprids och ger oss möjlighet att diskutera problem och påverka beslut. Därför är det viktigt att hålla kontakten med kollegorna även när vi jobbar på distans. Och i den digitala eran råder det ingen brist på kanaler, utan det går alldeles utmärkt att ta en fika med kollegorna via Google Chat.
5. Tänk på ergonomin
På kontoret finns höj- och sänkbara bord, kontorsstolar som ger stöd för nacken och underlättar en rak rygg. Det finns större skärmar och andra arbetsredskap som inte finns hemma. En viktig arbetsmiljöfråga även utanför kontoret är ergonomin. Om du jobbar i soffan eller i köket bestämmer du själv, men du bör fundera ett extra varv på ergonomin och hur du sitter när du jobbar aktivt. Om ergonomin inte är optimal, desto viktigare är det att du tar pauser.
6. Digitala möten (11 snabba tips)
Digitala möten är en viktig del av att jobba hemifrån och det finns en hel del att tänka på för att de ska bli effektiva. Vi ger dig den ultimata checklistan för hur du lyckas med dina digitala möten:
- Var alltid i tid
- Se till att ha testat kameran och mikrofonen innan
- Ha alltid din kamera på
- Sitt mittemot kameran och titta rakt in i den, så att du har ögonkontakt med de andra
- Går det att välkomna alla personligen så gör det
- Se till att alla som kan är med
- Planera en struktur för dina möten och skicka ut till alla berörda. Var tydlig med mål, mötespunkter och ev handuppräckning för talarturordning
- Vet du att några är mer försiktiga med sina åsikter eller mer introverta än andra, kom ihåg att fråga dem specifikt efter input
- Stäng inte av ditt ljud när någon annan har ordet om ni är färre än fem personer, då får ni med fler skratt och andra känslor, och på så sätt känns samtalet mer levande. Stäng av ditt ljud om ni är fler än fem personer, för att inte störa gången i mötet
- Testa att köra en live poll i mötet eller använda till exempel tummen upp och tummen ner
- Var närvarande – undvik att ha telefonen nära dig eller svara på mejl eller andra meddelanden under tiden. Andra kan se när ögonen börjar gå åt andra håll
7. Arbeta hemifrån med mindre barn
Just nu är det mesta oförutsägbart. I första rummet kommer du och din familjs hälsa och välmående. Är du frisk och kan arbeta gör du det. Behöver du ta hand om barn som är sjuka eller hemma från skolan så gör du det. Kan du arbeta hela eller delar av arbetsdagen trots att barnen är hemma är det uppskattat av oss som arbetsgivare. Hur du planerar din tid och ditt arbete är alltid en dialog mellan dig och din närmsta ledare.
8. Vad händer om något händer?
Vi som arbetsgivare har det formella ansvaret för arbetstid och arbetsmiljön även om du jobbar hemma. Därför SKA du rapportera eventuella risker du stöter på när du jobbar hemma. På så sätt ger du din närmaste ledare och oss som arbetsgivare förutsättningar att ta vårt arbetsmiljöansvar. Det gäller särskilt om en olycka inträffar och om den är allvarlig och ska rapporteras till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Arbetsmiljöförsäkringen, som kan ge dig ersättning för skador uppkomna i samband med arbetet gäller även i hemmet, men bara om olyckan inträffar i direkt samband med arbetet.
9. Ledare: prioritera ledarskapet!
Ledarskap är alltid viktigt, men kanske särskilt viktigt när en kris står för dörren:
Ta hand om dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt, väl medveten om att alla reagerar olika i krissituationer.
Som närmaste ledare är det din uppgift att informera, lyssna och finnas till hands för frågor.
Var beredd på att du kan komma att bli måltavla för medarbetarnas reaktioner som ilska, förtvivlan och sorg.
Var uppmärksam på hur du själv drabbas och påverkas av krisen och vilket stöd du behöver för att kunna leda din grupp. Krisen kan påverka ditt omdöme och din förmåga att agera som chef. Blir det för ansträngande kan det vara lämpligt att lämna över till någon annan.
Vad som än händer behöver någon arbetsleda, omprioritera och organisera för att verksamheten ska fungera.
Källor: Unionen och Ledarna
Lästips! 7 tips för ett hållbart företagande
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
