Få betalt! Agera inte bank åt dina kunder

Fakturering > Få betalt

1. Skicka snabbt
Huvudregeln bör vara att du skickar fakturan strax efter att du har levererat varan eller tjänsten. Då får du in pengarna på företagskontot snabbast möjligt och kan betala dina egna fakturor. Ett alternativ kan vara att du fakturerar en dag i veckan.

2. Delfakturera 
Om du arbetar med större projekt som sträcker sig över lång tid kan det vara bra att avtala med din kund om att du fakturerar med jämna mellanrum under arbetets gång, till exempel en gång i månaden. Detta kallas för delfakturering. Det finns flera typer av delfakturering så välj det som passar dig och din kund bäst.

3. Fakturera elektroniskt
Hur du fakturerar påverkar både kostnader och hur du uppfattas av dina kunder. Om du fakturerar på det gamla sättet genom att skriva ut och skicka med vanlig post och frimärke har du dels en frankeringskostnad och dels jobbet med att skriva ut och posta. Det blir också en miljöpåverkan när du förbrukar papper och fakturan ska transporteras till kund.

Elektronisk fakturering har däremot flera fördelar. Det är kostnadseffektivt, spårbart och miljövänligt. Den enklaste varianten av elektronisk fakturering är att du sparar din faktura som pdf och skickar via e-post. Detta kan vara ett alternativ om du skickar väldigt få fakturor. Nackdelen är att du inte får veta om ditt mail har hamnat i mottagarens skräpkorg eller om mailet har öppnats.

Du kan också använda dig av en faktureringstjänst som kan skicka dina fakturor både elektroniskt och via vanlig post om någon av dina kunder skulle ha det som önskemål. Fördelen med faktureringstjänster är att du slipper all manuell hantering som tar tid från verksamheten. Du kan skicka fakturorna direkt från ditt ekonomiprogram. Om du både skickar och tar emot e-fakturor via systemet får du dessutom en säker hantering av dina fakturor. Fakturauppgifterna registreras automatiskt i ditt program. Med ett smart system för fakturering har du möjlighet att fakturera var som helst och när som helst. Du behöver inte vänta tills du är på kontoret.

 Elektronisk fakturahantering levererar alla fakturor från ditt ekonomisystem oavsett om det handlar om en e-faktura eller faktura som skickas med post.  Tjänsten kan också hämta dina leverantörsfakturor direkt till ditt program.

4. Överväg betalningsvillkoren noga
Om du har som betalningsvillkor 30 dagar så innebär det att du ger din kund kredit i 30 dagar. Kreditdagarna räknas från fakturadatum till förfallodag. När du ger kredit så innebär det att ditt företag ligger ute med pengarna tills kunden betalar. Det betyder att du tjänar på att ha så kort kredittid som möjligt men det är förstås en avvägning som också handlar om din relation med kunden. För kunden är det en fördel att få så lång tid som möjligt på sig att betala.

 Läs också: Så här gör du när kunderna inte betalar i tid

5. Ta kreditupplysning
Om du säljer till en ny kund bör du ta en kreditupplysning innan du säljer på faktura vilket per automatik ger en viss kredittid. Även på befinliga kunder kan det vara lämpligt att ta en kreditupplysning med jämna mellanrum. Du kan köpa kreditupplysningar och se betalningsförmågan från din bank eller från ett kreditupplysningsföretag.

Om kreditupplysningen visar på tveksamheter i kundens ekonomi finns det några andra sätt att ta betalt:

• Begära kontant betalning

• Skicka mot postförskott, det vill säga kunden får betala när denne hämtar ut sitt paket på posten.

• Du kan låta kunden betala i förväg och så skickar du varan när du har fått betalt.

Så kan du också göra om din kund är ett nystartat företag och det kan vara svårt att bedöma kundens kreditvärdighet. Du bör också själv vara försiktig med att ge kredit om du är ny som företagare.

6. Ge dina kunder incitament att välja digitalt
Faktureringsavgift är ett sätt för dig att ta betalt för de administrativa kostnaderna. Men du kan bara ta ut en faktureringsavgift och om du har avtalat det med kunden. Med fakturaavgiften kan du styra dina kunder mot en effektivare fakturahantering genom att till exempel endast  ta betalt för faktura via post. Ett incitament för dina kunder att välja elektronisk faktura.

 Vill du läsa mer om fakturering? Vi har samlat tips, inspiration och information på ett ställe. Besök vår sida om fakturering!

De här kraven ställer Skatteverket när du gör faktura

Det finns vissa formkrav du måste rätta dig efter när du gör en faktura. En faktura måste innehålla:

• Datum då fakturan är utställd
• Fakturanummer

• Säljarens och köparens adress

• Säljarens momsregistreringsnummer

• Köparens momsregistreringsnummer i vissa fall (t ex vid EU-handel)

• Transaktionens art och omfattning

• Datum då leverans eller tillhandahållande skett eller a contobetalning (delbetalning, vanligen i form av förskottsbetalning) gjorts om det är annat än fakturadatum

• Specifikation (vad fakturan omfattar)

• Pris

• Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag

• Tillämpad momssats

• Momsbelopp

• Vid befrielse från moms – hänvisning till relevant bestämmelse.

I aktiebolag är följande uppgifter obligatoriska:

• I vilken kommun bolaget har sitt säte.

• Bolagets organisationsnummer.

• Bolagets namn.

Skatteverkets webbplats med faktureringsregler

Det här bör också stå med på fakturan

• Betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta.

• Säljarens plus- och bankgironummer.

• Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt.

• Vilken typ av faktura det är fråga om, exempelvis delfaktura eller kreditfaktura.

• Avsändarens och mottagarens referenser.

• Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter.

• Leveransvillkor.

Källor: 

Skatteverket
Verksamt.se