Så får du koll på föreningens bokföring

Dags för någon ny att ta över bokföringen eller är det kanske bara läge att bli mer effektiv? Så här kan du göra räkenskapsåret mycket roligare och enklare.

Du har redan en viktig roll i föreningen men varför inte se till att bokföringen och arbetssättet rullar på så smidigt som möjligt? Det finns flera knep du kan ta till för att göra bokföringsåret både roligare och enklare. Sug i dig 7 snabba tips.

1. Bestäm dig 

Vi har väl alla ett uppskjutarbeteende i en eller annan form och omfattning. Men att ha det just kring sin bokföring innebär ofta onödig stress. Bara genom att börja läsa den här texten har du tagit första steget mot att jobba smartare. Effektivitet börjar med översikt och planering. Vårt tips är att du planerar in bokföringsarbetet i din kalender, så att du kan färdigställa jobbet god tid i förväg.

2. Arbeta på webben

Det låter kanske klyschigt men sanningen är att en ideell förening har mycket att vinna på att arbeta med bokföringen på webben. För vem drömmer inte om mer tid och smidigare administration? Är du digital blir du både flexibel och snabbrörlig. Dels sparar du massa plats, men framförallt blir det enklare för dig att hitta och komma åt dina viktiga dokument var du än är, så länge det finns en internetuppkoppling. Ett exempel är Visma eEkonomi för föreningar som ger dig möjlighet att komma åt bokföringen överallt.

3. Låt programmet göra jobbet

Du behöver inte göra mer än nödvändigt – om du inte vill. Att bokföra manuellt är klassiskt, men inte särskilt effektivt och idag hittar du olika typer av automatisk bokföring. Finesserna finns där för att underlätta din vardag, och göra bokföringen säkrare. Så se till att du nyttjar alla smarta funktioner som kommer med ditt bokföringsprogram, allt från möjligheten med att programmet hjälper dig med kontoval till att skicka likadana fakturor till många medlemmar

4. Kontrollera inköp – smidigt

Är du kassör kanske du inte har koll på alla inköp som föreningen gör men du sitter där ändå med alla fakturor. Hur ska du göra för att göra det enklare för dig? Ett bra bokföringsprogram ska ge dig möjligheten att smidigt skicka leverantörsfakturor för godkännande inom föreningen. Kanske är det enklast om ni har en app att arbeta ifrån? Se över vilka möjligheter som finns för att bli mer flexibel.

5. Tydlig överblick

Att förstå en balans- och resultatrapport kan vara nog så krävande. Men en tydlig bild på hur mycket pengar som föreningen fått in under året, och hur mycket pengar som gått ut, det kan nog de flesta relatera till. På årsmötet kan det vara lätt att underskatta vikten av att styrelsen och medlemmarna förstår hur föreningen mår rent ekonomiskt och vad som påverkar resultatet, för att fatta rätt beslut inför kommande säsong. Det är bra att kunna visa på om det finns utrymme för att köpa in utrustning eller göra specifika satsningar i föreningens intresse. Med bra grafiska bilder på ekonomin blir det helt klart enklare att fatta beslut.

  I Visma Ekonomiöversikt skapar du enkelt en budget och följer upp hur det går. Du kan också visa och presentera resultatet i tydliga grafer. 

6. Spara kvitton och fakturor digitalt

Fysisk pärmen med alla kvitton och fakturor i all ära, men att bläddra i den varje gång du vill jämföra ett inköp är troligtvis inte favoritsysslan. Om alla pappersunderlag istället lagrades som bilaga till din bokföring skulle du hitta dem snabbt och alltid ha dem tillgängliga. Inte minst är det otroligt användbart att ha allt lagrat i programmet när en ny kassör gör entré och vill kika på hur det sett ut bakåt i tiden. Ett utmärkt exempel på en smart funktion är appen Visma Scanner; där du enkelt fotar kvitton och leverantörsfakturor direkt i mobilen, ett annat är möjligheten att skicka fakturor automatiskt med Visma AutoInvoice.  

7. Gör en budget, följ upp resultatet och luta dig tillbaka

Det kanske inte låter som det mest spännande att pyssla med men en budget hjälper föreningen att se vikten av att hålla kostnader nere och att sträva efter en viss nivå av intäkter under säsongen. Är du kassör blir du en av få personer som verkligen ser hur pengarna flödar in och ut ur föreningens bankkonto och du har troligtvis också insyn i vilka händelser som verkligen gör skillnad ekonomiskt. Gör ett budgetförslag till kommande möte och bjud in till diskussion, vilka förslag har medlemmarna på hur ni kan öka intäkterna.

 Så gör du en likviditetsbudget

Vårt bästa tips: Visma eEkonomi – allt en förening behöver

Visma eEkonomi är programmet som har allt du egentligen behöver. Oavsett om du är kassör i bostadsföreningen eller dina barns idrottsklubb kan du enkelt sköta föreningens administration med programmet.

Programmets smarta funktioner för föreningar:

• Klistra in bankutdraget i programmet och bokför utifrån dina faktiska affärshändelser på kontot. Programmet känner av om händelserna på kontot matchar fakturor i programmet. Om du aktiverar en bankkoppling hämtas dessutom kontoutdraget automatiskt varje dag. 

• Gruppera dina medlemmar i olika lag/familjer eller kategorier. Massfakturera medlemsavgifterna med några enkla steg, t ex till en särskild grupp. Du skickar enkelt fakturorna på mejl eller kan skicka dem för print, då slipper du skriva ut och posta dem själv.

• Använd funktionen Kassakonto och få ett bra system för att hålla koll på alla kontanter. När nya intäkter i t ex kiosken räknats lägger du in beloppet i programmet i ditt eget kassakonto. Om kontanter används för att fylla på lagret fotas kvittot och matchas mot kassakontot. 

•Godkänna leverantörsfakturor i appen. Det här är en fiffig funktion om du vill ha ett extra öga på fakturorna innan de bokförs och betalas. Bestäm vilka i föreningen som ska attestera fakturor, så kan de kontrollera och godkänna dem i eEkonomi-appen på nolltid.

•Fota alla kvitton och fakturor med eEkonomi-appen och få in dem direkt i programmet, så kan bokföringen hanteras löpande och du slipper vänta in alla fysiska papper. Dessutom sparas de digitalt i bokföringen och ni kommer alltid åt dem för att kika på hur kvittot eller fakturan såg ut.

•Betala ut arvoden med en enkel funktion och få hjälp med att beräkna skatter och arbetsgivaravgifter.

•Checklista för hur du gör ett årsavslut. Programmet hjälper dig hela vägen.

Ideell förening

Ekonomisk förening

3/5 - 3 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi