Representation är ett samlingsbegrepp för avdragsgilla utgifter som görs för att främja verksamheten. Låter det lite tungt? Oroa dig inte! Vi ska bryta ner det här åt dig så att det blir enkelt och tydligt. Faktum är att representation kan vara något riktigt trevligt – som att bjuda på fika eller till och med teaterbesök – och samtidigt kunna få tillbaka pengarna! Låt oss dyka rakt in och förklara hur det fungerar.
Skatter & skatteregler > Representation
Gå direkt till steg:
Vad är representation?
Representation, eller "representation fees" på engelska, är ett samlingsbegrepp för avdragsgilla utgifter som syftar till att gynna verksamheten.
Det kan till exempel vara enklare förtäring, teaterbesök eller andra aktiviteter som främjar din verksamhet. Låter det trevligt? Det är det också!
Dessa utgifter är ofta avdragsgilla, så kallad avdragsgill representation. Utgifterna måste ha en direkt koppling till verksamheten och ofta ingå i ledet för affärsförhandlingar.
Till exempel kan du tidigare ha kunnat dra av för måltider – men den möjligheten försvann vid årsskiftet 2017.
Vi går igenom alla detaljer, så läs vidare!
Avdragsgill representation – det här säger Skatteverket
Det är Skatteverkets regler som styr vad som räknas som avdragsgill representation och vilka belopp som är aktuella. Här anger vi Skatteverkets regler för representation.
Hur mycket får representation dras av med?
För förfriskningar och enklare förtäring, som kaffe, te, smörgåsar, m.m., så får avdrag göras på högst 60 kronor per tillfälle och person.
För andra utgifter, övrig representation, såsom teaterbesök, green fee och/eller personalfester får avdrag göras med högst 180 kronor per person och tillfälle.
Representation gäller både internt och externt, vilket innebär att representation gäller kostnader för både externa kunder och gentemot anställda.
Halva priset
Som nystartad företagare får du halva priset på bokföringen första året. Så du kan lägga mer tid på din passion.
Representation och moms per person - vad gäller?
Om ett företag inte är momsregistrerat gäller det att avdrag ges för samma summor plus den moms som avses utgiften.
Om du har ett företag som är momsregistrerat och har avdragsrätt för moms får avdrag för moms på representationer göras i momsdeklarationen.
Representationsmåltider
För sju år sen slopades avdragsrätten vid inkomstbeskattningen för representationsmåltider som lunch, middag, supé och annan förtäring. Men lugn – det finns fortfarande möjligheter!
Utgifter för förfriskningar och enklare förtäring av mindre värde är fortfarande avdragsgilla. Dessutom kan du göra momsavdrag på representationsmåltider upp till 300 kr per person exklusive moms.
Tycker du att det låter krångligt och motsägelsefullt? Vi håller med om att det kan kännas så i början. Det är faktiskt så att även om du inte kan göra kostnadsavdrag för måltider längre, kan du fortfarande dra momsen på ett underlag upp till 300 kronor per person.
Om du anlitar en restaurang- eller cateringfirma för både mat och alkoholhaltiga drycker gäller olika momssatser: 12 procent för mat och 25 procent för alkoholen.
Om utgiften överstiger 300 kronor exklusive moms ska avdraget för moms beräknas på den verkliga fördelningen mellan mat och alkohol.
Schablon för förenklat avdrag
Skatteverket tillåter dock att du använder en schablon för att förenkla processen.
Med schablonen kan du göra avdrag på 46 kronor per person och tillfälle, under förutsättning att kostnaderna överstiger 300 kronor exklusive moms per person, och att den debiterade momsen är minst 46 kronor per person och tillfälle.
Reglerna om borttaget representationsavdrag för måltider trädde i kraft den 1 januari 2017 och tillämpas på beskattningsår som började samma datum eller senare.
För andra former av representation är reglerna oförändrade, och vi beskriver några av de vanligaste fallen nedan.
Olika typer av representation
För att få göra avdrag för representation är det viktigt att utgifterna har en tydlig koppling till verksamheten och att representationen är en naturligt del av affärsförhandlingar.
Intern och extern representation är två typer som vi tittar närmare på.
Extern representation
Extern representation handlar om att bjuda personer utanför företaget som har en koppling till verksamheten.
Det kan till exempel vara kunder eller samarbetspartners. Typiska exempel på utgifter inkluderar:
- Teaterbiljetter
- Biljetter till idrottsevenemang
- Greenfeeavgift vid golf
För att kunna dra av för extern representation måste syftet vara att upprätthålla eller inleda en affärsförbindelse. Glöm inte att anteckna vilka som deltog vid representationstillfället och vilket syfte aktiviteten hade.
Exempel: Du spelar golf med din kund som en del av att bygga och upprätthålla en affärsrelation.
Intern representation
Intern representation riktar sig till företagets egna anställda. Det kan vara tillfällen som:
- Personalfester
- Konferenser
- Kick-offs
Personalfester kan ordnas upp till två gånger per år och vara avdragsgilla. För konferenser gäller att programmet ska omfatta minst 6 timmar per dag för att avdrag ska medges.
Samma avdragsbelopp som för extern representation gäller – upp till 180 kronor per person för aktivitet eller kringkostnader.
Om mat serveras är det dock endast momsen som är avdragsgill, upp till 300 kronor per person.
Exempel: Vid en personalfest hyr du bord och stolar och anlitar musikunderhållning. Här kan du få göra avdrag med upp till 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
Får man göra avdrag för representation där man endast dricker alkohol?
Om representationstillfället bara innehåller alkohol så är det en ej avdragsgill kostnad.
Hur funkar det med representation utomlands?
Beloppen för representation och avdrag gäller oavsett om den externa representationen är förlagd utomlands eller i Sverige.
Representerar du i utlandet finns dock ingen moms att lyfta (utländsk moms, VAT eller vad det nu kallas räknas inte enligt den svenska momslagen som moms). Därmed blir de belopp som är avdragsgilla inklusive moms.
Vid exempelvis köp av biljetter till en hockeymatch är det avdragsgilla beloppet därmed 180 kr, inklusive den eventuella utländska momsen. Något lägre avdragsbelopp än vid representation i Sverige alltså.
Maxbeloppen för avdrag gäller per representationstillfälle och om en representation sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett representationstillfälle.
Exempel: Vid köp av biljetter till en hockeymatch utomlands är det avdragsgilla beloppet 180 kronor, inklusive eventuell utländsk moms. Detta innebär att avdragsbeloppen är något lägre än vid representation i Sverige.
Kom ihåg att maxbeloppen för avdrag gäller per representationstillfälle. Om representationen sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett separat tillfälle.
Förtäring vid demonstrationer och visningar
Även vid demonstrationer och visningar får du göra avdrag för enklare förtäring till ett värde av max 60 kronor, exklusive moms, per person.
Representationsgåvor och reklamgåvor
Gåvor till kunder delas upp i reklamgåvor och representationsgåvor. Avdragsgilla kostnader medges för reklamgåvor och representationsgåvor med högst 300 kr exklusive moms per person.
Reklamgåvor - vad gäller?
En reklamgåva som du ger bort ska vara av obetydligt värde och vara en produkt från din verksamhet eller innehålla reklam för ditt företag. Exempel på reklamgåvor är:
- Varor som säljs av ditt företag
- Handdukar
- Nyckelringar
- Pennor
- Musmattor
- Brevpapper med ditt företags logotyp
Representationsgåvor – så fungerar det
En representationsgåva kan till exempel vara biobiljetter, blommor, chokladaskar eller vinflaskor. Dessa ges för att bibehålla eller inleda en relation till en kund eller leverantör, utan krav eller förväntningar på ökad försäljning.
Men här är det viktigt att vara försiktig – gränsen mellan en gåva och en muta kan vara hårfint tunn. Därför rekommenderas det att hålla sig till mindre belopp.
Observera att representationsgåvor inte är avdragsgilla vid personliga högtidsdagar eller vid inköp av blommor till en begravning hos ett kundföretag.
Bokföra representation
När du bokför representation är det viktigt att använda rätt konton för att hålla isär avdragsgill och icke avdragsgill representation.
Ett vanligt upplägg är att bokföra avdragsgill representation på ett separat konto, medan icke avdragsgill representation bokförs på ett annat konto.
Glöm inte att bifoga dokumentation, såsom kvitton och en anteckning om syftet med representationen samt vilka som deltog. Detta kan vara avgörande vid en eventuell granskning från Skatteverket.
Att använda bokföringsprogram med specifika funktioner för representation kan dessutom underlätta hanteringen av dessa kostnader och minska risken för misstag.
Faktagranskare: Jan-Åke Jernhem, skatteexpert
Jan-Åke Jernhem är en av landets mest anlitade utbildare i skattefrågor, expert på fåmansföretagslagstiftningen och har skrivit flera böcker i ämnet. Han är delägare i Skattehuset i Göteborg AB. På fritiden tycker han om att fotografera och vara med familjen i huset på Gotland.
