Representation är ett samlingsbegrepp för avdragsgilla utgifter som görs för att främja verksamheten. Låter det lite tungt? Det behöver det inte vara. Representation är egentligen någonting härligt för här finns möjlighet att bjuda både på fika och teaterbesök – och få pengarna tillbaka!
Skatter & skatteregler > Representation
Gå direkt till steg:
Vad är representation?
Representation, representation fees på engelska, är ett samlingsbegrepp för avdragsgilla utgifter som görs för att gynna verksamheten. Det kan vara kostnader för enklare förtäring, teaterbesök eller dylikt som har använts för att främja företagets verksamhet. Visst känns det trevligt?
Dessa utgifter är ofta avdragsgilla, så kallad avdragsgill representation. Dock gäller det att de har ett direkt samband med verksamheten och ingår i ledet för affärsförhandlingar för att de ska vara avdragsgilla. Tidigare har man även kunnat dra av för måltider, men denna avdragsrätt slopades vid årsskiftet 2017. Mer om detta senare. Nu drar vi igång förklaringen av alla regler.
Avdragsgill representation – det här säger Skatteverket
Det är Skatteverkets regler som styr vad som räknas som avdragsgill representation och vilka belopp som är aktuella. Här anger vi Skatteverkets regler för representation.
Hur mycket får representation dras av med?
För enklare förtäring så får avdrag göras på högst 60 kronor per tillfälle och person.
För andra utgifter såsom teaterbesök, greenfee och/eller personalfester får avdrag göras med högst 180 kronor per person och tillfälle. Representation gäller både internt och externt, vilket innebär att representation gäller kostnader för både externa kunder och gentemot anställda.
Representation och moms
Om ett företag inte är momsregistrerat gäller det att avdrag ges för samma summor plus den moms som avses utgiften.
Om du har ett företag som är momsregistrerat och har avdragsrätt för moms får avdrag för moms på representationer göras i momsdeklarationen.
Packat med coola grejer. Oavsett om du driver företag eller har en helt-fantastisk-affärsidé-du-måste-förverkliga-nu, har vi bokföringssystemet för dig. Prova gratis idag!
Representationsmåltider
Vid årsskiftet 2017 slopades avdragsrätten för representationsmåltider som lunch, middag, supé och annan förtäring. Utgifter för förfriskningar och enklare förtäring av mindre värde är fortfarande avdragsgilla. Däremot får du göra momsavdrag på utgifter för representationsmåltider upp till 300 kr per person exklusive moms.
Verkar det krångligt och motsägelsefullt? Ja, det är faktiskt så att du inte får göra kostnadsavdrag för måltider men ändå dra momsen på belopp upp till 300 kronor per person.
Om du har anlitat en restaurang- eller cateringfirma för både mat och alkoholhaltiga drycker är momssatsen för mat 12 procent och för alkoholen 25 procent. Om utgiften är mer än 300 kronor exklusive moms ska avdraget för moms beräknas på den verkliga fördelningen mellan mat och alkohol.
Skatteverket medger dock att man i stället kan beräkna avdraget enligt en schablon. Avdrag kan då göras med 46 kr per person och tillfälle. Det gäller under förutsättning att kostnaderna överstiger 300 kr exklusive moms och att den debiterade momsen är minst 46 kr per person och tillfälle.
Reglerna om borttaget representationsavdrag för måltider började gälla 1 januari 2017 och tillämpas på beskattningsår som börjar 1 januari och senare.
Reglerna för andra former av representation är oförändrade och vi beskriver några av de vanligaste nedan.
Olika typer av representation
För att få göra avdrag för representation gäller alltid att utgifterna måste vara direkt kopplade till verksamheten och representationen ska vara ett naturligt led i affärsförhandlingar.
Extern representation
Extern representation riktar sig till utomstående personer med koppling till företaget. Exempel på dessa utgifter kan vara teaterbiljetter, biljetter till idrottsevenemang eller greenfeeavgift vid golf.
För att du ska få dra av för extern representation måste det finnas ett syfte att upprätthålla eller inleda en affärsförbindelse. Du behöver också anteckna vilka som varit med vid representationstillfället och i vilket syfte du har haft representationen.
Exempel
Du spelar golf med din kund som ett led i att bygga och upprätthålla en affärsrelation.
Får man göra avdrag för representation där man endast dricker alkohol?
Om representationstillfället bara innehåller alkohol så är det en ej avdragsgill kostnad.
Hur funkar det med representation utomlands?
Beloppen för representation och avdrag gäller oavsett om den externa representationen är förlagd utomlands eller i Sverige. Representerar du i utlandet finns dock ingen moms att lyfta (utländsk moms, VAT eller vad det nu kallas räknas inte enligt den svenska momslagen som moms). Därmed blir de belopp som är avdragsgilla inklusive moms. Vid exempelvis köp av biljetter till en hockeymatch är det avdragsgilla beloppet därmed 180 kr, inklusive den eventuella utländska momsen. Något lägre avdragsbelopp än vid representation i Sverige alltså. Maxbeloppen för avdrag gäller per representationstillfälle och om en representation sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett representationstillfälle.
Intern representation
Intern representation är när du bjuder företagets anställda. Det kan vara att du ordnar personalfester, konferens eller kick-off. Personalfester får ordnas max två gånger per år för att vara avdragsgilla. En konferens ska ha ett program som omfattar minst 6 timmar per dag för att vara avdragsgill. Samma belopp som gäller för extern representation gäller också för intern representation, det vill säga du får göra avdrag för max 180 kronor per person för aktivitet eller kringkostnader men om du bjuder på mat så är det endast momsen som är avdragsgill för måltidens kostnad upp till 300 kronor.
Exempel
Vid en personalfest hyr du bord och stolar samt har utgifter för musikunderhållning. Då kan du få göra avdrag med högst 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
Förtäring vid demonstrationer och visningar
Även vid demonstrationer och visningar får du göra avdrag för enklare förtäring till ett värde av max 60 kronor, exklusive moms, per person.
Representationsgåvor
Gåvor till kunder delas upp i reklamgåvor och representationsgåvor. Avdragsgilla kostnader medges för reklamgåvor och representationsgåvor med högst 300 kr exklusive moms per person.
En reklamgåva som du ger bort skall vara av obetydligt värde och vara en produkt från din verksamhet eller innehålla reklam för ditt företag. Reklamgåvor kan exempelvis vara varor som säljs av dig, handdukar, nyckelringar, pennor, musmattor och brevpapper med ditt företags logotyp på.
Representationsgåva kan till exempel vara biobiljetter, blommor, chokladask eller vinflaska och lämnas för att bibehålla eller inleda en relation till kund eller leverantör utan krav eller förväntningar på en ökad försäljning. Här är gränsen hårfin och gåvan kan lätt uppfattas som en muta istället. Därför är det lämpligt att hålla sig till ringa belopp.
Representationsgåvor är inte avdragsgilla vid personliga högtidsdagar eller vid inköp av blommor till en begravning hos ett kundföretag.
Här kan du läsa mer om gåvor såsom julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva.
Bokför representation
Här kan du läsa om hur du bokför företagets representation.
Faktagranskare: Jan-Åke Jernhem, skatteexpert
Jan-Åke Jernhem är en av landets mest anlitade utbildare i skattefrågor, expert på fåmansföretagslagstiftningen och har skrivit flera böcker i ämnet. Han är delägare i Skattehuset i Göteborg AB. På fritiden tycker han om att fotografera och vara med familjen i huset på Gotland.
