Arbetsgivardeklaration – så funkar det!

HR & personal > Arbetsgivardeklaration

Vad är en arbetsgivardeklaration?

Arbetsgivardeklarationen är en månatlig rapport där du som arbetsgivare informerar Skatteverket om de skattepliktiga utgifterna för dina anställda. Det inkluderar bruttolöner, förmåner, kostnadsavdrag, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminärskatt.

Du ska lämna uppgifter för samtliga anställda, och deklarationen ska även innehålla information om mottagaren av betalningen.

Vad ingår i arbetsgivardeklarationen?

Bruttolön

Här ingår samtliga löner och ersättningar, inklusive den skattepliktiga delen av milersättningen och traktamenten, samt belopp som är avsatta till vinstandelsstiftelse. 

Förmåner

Här avses bil, bränsle, mat, bostad m.m. som bekostas av företaget och används privat av den anställde. 

Utgifter i arbetet

Vissa yrkesgrupper beviljas skattelättnader för att de använder exempelvis egna instrument, verktyg eller fordon i tjänsten. I arbetsgivardeklarationen redovisas skatteavdraget och enligt en procentsats som är beslutad av Skatteverket. Villkoret är att utgifterna motsvarar minst 10 procent av den anställdes bruttoersättning.

Arbetsgivaravgifter

När det handlar om arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration beror detta på åldern på den anställde.

Full arbetsgivaravgift gäller för personer som är födda 1959 och senare. Från och med det år en anställd fyller 66 år ska du däremot bara betala ålderspensionsavgift. Det gäller även för anställda som fyllt 15 men ännu inte 18 år vid årets ingång. Ålderspensionsavgiften ligger på 10,21 procent. Du betalar inga avgifter om den som får ersättning för arbete är född 1937 eller tidigare.

 Tips! Visma Lön Smart görs alla beräkningar automatiskt efter att den första inställningen är gjord.

Särskilda regler och avdrag kring arbetsgivaravgifter

I vissa andra fall kan du också beviljas lägre arbetsgivarvgifter, se nedan:

• Socialavgiftsavtal: Vid arbete utomlands eller om ditt företag saknar fast arbetsställe i Sverige.
• Forskningsavdrag: För vissa anställda som arbetar med kvalificerad forskning och utveckling.
• Regionalt stöd: Vissa branscher inom regionala stödområden. Gäller för verksamhet vid fast driftställe.

Varför betalar vi arbetsgivaravgifter?

Arbetsgivaravgifterna går in i statens budget för socialavgifter. Därifrån betalas de ut som bland annat sjukpenning och föräldrapenning, men också socialbidrag och arbetsskadeersättning. 

Utökade uppgifter i arbetsgivardeklarationen från 2025

Från och med januari 2025 har Riksdagen beslutat att arbetsgivare ska redovisa ytterligare uppgifter i arbetsgivardeklarationen. Detta omfattar specifika detaljer om anställdas frånvaro som ger rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, såsom vård av barn (VAB) och föräldraledighet.

Hur redovisas uppgifterna?

Från och med januari 2025 kommer arbetsgivardeklarationen innehålla en ytterligare sektion där den anställda specificeras med:

• Vilken typ av frånvaro det handlar om.
• Vilka dagar frånvaron gäller.
• Hur många timmar eller procent av arbetstiden som frånvaron omfattar.
• Dessa uppgifter skickas till Skatteverket och vidare till Försäkringskassan, vilket bidrar till bättre kontroll och förhindrar felaktiga utbetalningar.

Vad innebär detta för lönehanteringen?

Om du använder ett löneprogram som Visma Lön Smart, Lön Direkt, eller version 2025.0 av Lön 300 och Lön 600 kommer rapporteringen hanteras automatiskt. Det är dock viktigt att säkerställa att korrekta underlag samlas in från de anställda.

Använder du manuell registrering rekommenderas snabbval i kalendern eller direkt på lönebeskedet för att inkludera datum, tid/procent och rätt löneart.

Viktigt för de anställda

För de anställda blir det extra viktigt att granska sina tidrapporter och lönespecifikationer innan arbetsgivardeklarationen skickas in för att undvika felaktigheter.

Förenklad arbetsgivardeklaration – för privatpersoner

Den förenklade arbetsgivardeklarationen används av privatpersoner när de betalar ersättning för arbete som en annan person utfört. Exempel på situationer där denna kan användas:

• Hushållsnära tjänster, som städning och barnpassning.
• Tillfälliga uppdrag, som små hantverkstjänster.

För att lämna en förenklad arbetsgivardeklaration:

• Gå till Skatteverkets e-tjänst för förenklad arbetsgivardeklaration.
• Fyll i uppgifter om betalningsmottagaren och ersättningen.
• Skicka in deklarationen och förvara kvittot.

OBS: För en förenklad arbetsgivardeklaration på individnivå gäller följande underlag: arbetsgivardeklaration individuppgift skv 4788. Mer information om den förenklade arbetsgivardeklarationen finns på Skatteverkets sajt.

Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)

Arbetsgivardeklaration på individnivå (förkortat AGI) är idag samma sak som arbetsgivardeklaration. Reglerna ändrades 2019 från att arbetsgivaren redovisade avdragen skatt som en klumpsumma till att beloppen delades upp på individnivå.

Till en början gällde denna regel vissa branscher men eftersom det nu gäller alla företag är arbetsgivardeklaration och arbetsgivardeklaration på individnivå samma sak.

 Lästips: Vad kostar en anställd? Allt du behöver veta!

Steg för steg: Lämna arbetsgivardeklaration i e-tjänsten

1. Samla in och granska uppgifter

Kontrollera löneutbetalningar, förmåner och skatteavdrag.
Säkerställ att alla uppgifter är korrekta och att inga fel finns i löneregistreringen.

2. Logga in på e-tjänsten hos Skatteverkets

Använd e-legitimation för att få tillgång till tjänsten ”Lämna arbetsgivardeklaration”.

3. Fyll i uppgifterna

Ange bruttolöner, förmåner och skatteavdrag per anställd.
Se till att företagets totala arbetsgivaravgifter och avdragen skatt redovisas korrekt.

4. Ladda upp deklarationen via XML-fil

Om du använder ett löneprogram som Visma eEkonomi kan du generera en XML-fil och ladda upp den direkt till Skatteverket.

5. Granska och skicka in

Kontrollera sammanställningen en sista gång.
Skicka in arbetsgivardeklarationen och spara kvittot från Skatteverket.

Deklarera avdragen skatt

Som arbetsgivare beräknar du underlaget för skatteavdrag på lön och förmåner.

Betala in skatter och arbetsgivaravgifter

Arbetsgivaravgiften och den avdragna skatten som framgår i arbetsgivardeklarationen måste vara insatt på kontot hos Skatteverket senast den sista inlämningsdagen för din arbetsgivardeklaration. Om det inte följs kan du få betala påminnelseavgift och dröjsmålsränta. 

Uppgifter till försäkringskassan

När du gör din arbetsgivardeklaration ska du även fylla i uppgifter till Försäkringskassan om sjuklönekostnad. Detta för att Försäkringskassan ska kunna räkna ut om du kan få ersättning för höga sjuklönekostnader. Läs mer om sjuklönekostnader hos Försäkringskassan.

Arbetsgivardeklaration i Visma eEkonomi

Om du använder Lön-modulen i Visma eEkonomi kan du skapa arbetsgivardeklaration för lönerna via Lön - Arbetsgivardeklaration. När du klickar på Skapa ny arbetsgivardeklaration får du välja period, du väljer den månad som lönen var utbetald i. Klicka sedan på Bokför, det skapas då en verifikation som bokar om skatt och arbetsgivaravgifter till skattekontot. Du kan klicka på Åtgärder och välja Skapa fil, då skapas en XML-fil som du sparar på din dator och du kan sedan kan ladda upp på Skatteverkets hemsida.

Om du inte använder ett löneprogram kan du mata in uppgifterna själv direkt på hemsidan.

Arbetsgivardeklaration på blankett

Om du är registrerad som arbetsgivare men inte har möjlighet att använda e-tjänsten hos Skatteverket kan du hämta ner blanketterna, fylla i uppgifterna och skicka dem per post till Skatteverket:

• Huvuduppgift (SKV 4786)
• Individuppgift (SKV 4788)

Arbetsgivardeklaration - Viktiga datum

Vet du när arbetsgivardeklarationen ska lämnas in? Rapporteringen varierar beroende på ditt företags omsättning.

• Företag med omsättning under 40 miljoner kronor: Senast den 12:e i månaden efter löneutbetalning.
• Företag med omsättning över 40 miljoner kronor: Senast den 26:e i månaden efter löneutbetalning

OBS: Vid högtider kan deadlines flyttas fram. Håll därför koll på skattekalendern!

 Lästips: Håll koll på alla viktiga datum med vår skattekalender

Information till betalningsmottagaren

Du ska informera betalningsmottagaren om vad som redovisats till Skatteverket i exempelvis en lönespecifikation. Detta ska ske senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.

De anställda kan också löpande se sina värden på bruttolön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på skatteverket.se. 

Vikten av bra rutiner

Det är viktigt att ha bra rutiner kring löneadministrationen. Det krävs att rapporteringen är rätt från början och det är nödvändigt att stämma av inför varje utbetalning. Hela kedjan från upplägg av anställda till attestering och utbetalning måste säkerställas. När det blir fel handlar det ofta om bristande rutiner och att avstämningar saknas.

Tillfälligt sänkta arbetsgivaravgifter (Det utökade Växa-stödet)

Från och med 1 januari 2025 görs en justering när det gäller Växa-stödet. Växa-stödet är ett tillfälligt stöd och innebär att en enskild firma, ett aktiebolag eller ett handelsbolag som anställer en person, bara ska betala ålderspensionsavgift (10,21 procent) på den ersättning som betalas till de två första anställda medarbetarna. Regeln gäller de 35 000 första kronorna på lönen, vilket är en ökning med 10 000 kronor jämfört med tidigare. Det utökade växastödet gör det enklare för mindre företag att växa och anställa.

 Läs mer om Växastödet och vad som gäller för just dig på Skatteverkets webbplats.

Vanliga frågor om arbetsgivardeklarationen

Finns det undantag när det gäller arbetsgivardeklarationen?

Ja! I vissa fall behöver du inte lämna arbetsgivardeklaration varje månad. Om du betalar ut lön eller ersättningar men inte är skyldig att betala arbetsgivaravgifter eller göra skatteavdrag, kan du istället lämna kontrolluppgifter en gång per år.

Vad händer om det blir fel i deklarationen?

Om du upptäcker ett fel efter att du har skickat in arbetsgivardeklarationen kan du begära en rättelse eller omprövning. Det enklaste sättet är att lämna in en ny arbetsgivardeklaration för den aktuella redovisningsperioden.