Som ett sätt att öka andelen vita jobb kräver Skatteverket personalliggare på vissa arbetsplatser som anses extra utsatta. Personalliggaren ska innehålla information om vilka personer som är verksamma på en arbetsplats och vad de har för arbetstider. Men vad är en personalliggare, vilka berörs och hur fungerar Vismas digitala personalliggare i mobilen?
HR & personal > Elektronisk personalliggare
Varför elektronisk personalliggare?
Tanken med personalliggaren är att den ska innehålla all nödvändig information om vilka som är närvarande på en arbetsplats och att Skatteverket ska kunna göra oanmälda besök för att se vilka som är på plats vid ett visst tillfälle.
I dag omfattas en mängd branscher av reglerna, vilket gör att det manuella arbetet riskerar att bli tidsödande för många småföretagare.
Det finns i dag sätt att föra elektronisk personalliggare som kan effektivisera och digitalisera det manuella arbetet. Visma har funktionen för digital personalliggare inbyggd i appen Visma Lön Anställd som funkar både i mobilen eller på datorn.
Hur fungerar en elektronisk personalliggare?
För verksamheter förutom byggbranschen kan en personalliggare både vara en bok som förs manuellt eller ett datorprogram. Kraven från Skatteverket är att en manuellt förd personalliggare ska vara bunden i sin form och ha förnumrerade sidor. Det duger alltså inte att använda lösa papper eller spiralblock.
I datorn krävs ett program av samma typ som ett bokföringsprogram som loggar alla händelser, det går alltså inte att göra en egen liggare i Excel eller Word.
Tanken är att den som bedriver verksamheten ska anteckna vilka som är verksamma i lokalen och när de är där. Det innebär namn och personnummer för varje verksam person och när de börjar och slutar sina arbetspass.
Gäller det bara personalen eller måste alla som vistas i lokalen föras in?
Det är i första hand personalen, men du måste även föra in praktikanter eller släktingar som är med och hjälper till, eller personer som hyrs in från ett bemanningsföretag.
Du behöver däremot inte föra in tillfälliga besökare som exempelvis en servicetekniker från ett annat företag som utför ett tillfälligt arbete hos dig.
Finns det några smarta lösningar eller rekommenderar du Skatteverkets manuella personalliggare?
För de allra minsta verksamheterna kan den manuellt skrivna boken vara ett enkelt alternativ, men det blir snabbt ganska mycket manuellt arbete om man är flera som ska föras in dagligen med namn, personnummer och när varje arbetspass startar och slutar.
Det finns i dag system som kan göra allt detta betydligt mycket enklare. Visma har funktionen inbyggd i Visma Lön Anställd som är ett smart verktyg för att registrera arbetstid direkt i mobilen eller på datorn.
Med Visma Lön Anställd kan du även föra personalliggare digitalt och hämta in registrerade tider från användarna som kan registrera sina arbetstider med telefonapp, widgets i datorn eller via webbläsare.
Byggbranschen får dock speciella krav på sig då det kan röra sig anställda från många olika företag på en byggarbetsplats. Där krävs speciella lösningar som du kan läsa mer om i artikeln om personalliggare för bygg.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
