Coworking space – är kontorshotell framtidens arbetsplats?

HR & personal > Coworking

Vad är coworking?

Coworking innebär i korthet att flera företag i vitt skilda storlekar och branscher delar på ett gemensamt utrymme. Dessa utrymmen kallas för coworking spaces och liknar på många sätt ett traditionellt kontorshotell, men med större fokus mer på flexibilitet, gemenskap och service.

Trenden har vuxit sig allt starkare de senaste åren. Populariteten beror sannolikt på digitaliseringens och globaliseringens framfart. Allt fler företag har sett att skrivborden på kontoret till stor del står tomma när medarbetare jobbar hemifrån och reser runt på ett helt annat sätt än för bara tio år sedan. Det ställer nya krav på skalbarhet och kostnadseffektiva lösningar.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser lyfts ofta fram Coworking-sammanhang. Det bygger på att arbetsuppgifterna helt enkelt får styra din arbetsmiljö. Ibland vill du ha ett fast skrivbord, ibland vill du ha ett mötesrum med en stor whiteboard där du kan brainstorma fritt. Ibland vill du ta en kaffe med en annan medlem på stående fot, ibland vill du sjunka ned i en skön fåtölj i en tyst avdelning.

I slutet av 2019 fanns det omkring 19 000 Coworking Spaces och totalt 3 miljoner Coworkers runt om i världen, om man ska tro på de knapphändiga uppgifter som finns tillgängliga. Prognoser visar dessutom att det lär finnas närmare 25 000 redan 2022.

Coworking är fortfarande ett relativt nytt fenomen, men den forskning som hittills har gjorts på området talar för att formatet upplevs som positivt av de flesta. I september 2015 fastslog tre forskare i en artikel i Harvard Business Review att människor som arbetar på Coworking Spaces upplever sitt arbete som mer meningsfullt.

Vilka är fördelarna med coworking?

 Flexibilitet

Det finns mycket som är flexibelt med coworking spaces. Skalbarheten lockar många företag, som vill kunna skala upp eller ner sin verksamhet snabbt, genom att lägga till eller ta bort medlemmar och kontorsstolar, välja bland små och stora mötesrum. Det går inte att göra på samma sätt i ett eget kontor – där varje kvadratmeter och varje ombyggnation regleras av ett strängt hyresavtal.

I takt med att gränserna för 9 till 17-arbetsdagar suddas ut har även öppettiderna förändrats. Du har ofta tillgång till lokalerna 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, 365 dagar om året. Det lockar såväl nattugglor som internationella företag som behöver verka över flera olika tidszoner.

Medlemmar hos coworking spaces som finns på fler platser – runt om i Sverige, Europa och resten av världen – brukar dessutom ha tillgång till samtliga lokationer. Det här ger dig chansen att jobba hur, när och var du vill.

 Gemenskap

Coworking spaces handlar till stor del om att lära känna andra människor! Många av aktörerna anordnar återkommande frukostbufféer, affärsmingel och after works för sina medlemmar. Det här är något som stimulerar både personliga och affärsmässiga relationer.

 Service

Det är snarare regel än undantag att kostnader för internet, utskrifter, kaffe, städning, posthantering och liknande bekvämligheter ingår i medlemsavgiften. Om det finns en receptionen tar personalen säkerligen gärna emot dina besökare under vanliga kontorstider.

Det är inte heller ovanligt att receptionen mot självkostnadspris erbjuder frankering av brev, försäljning av kontorsmaterial eller till och med inlämning av kläder för strykning eller kemtvätt.

 Läget

Coworking spaces har ofta centrala lägen med attraktiva adresser som är svåra att ha råd med om du själv skulle stå för hyran. Det gör att det är enkelt för kunder att navigera till dig, att du har nära till kollektivtrafiken och att du gör ett professionellt intryck med din adress. Här får du allt inbakat i ett oftast rimligt pris.

 Representativt

Det här är guld för dig som är trött på att möta kunder eller samarbetspartners ute på caféer. Det har förstås också sin charm, men på ett Coworking space har du tillgång till flera mötesrum som går att anpassa för mötets karaktär.

Vilka är nackdelarna?

Arbetsro

Coworking Spaces kan bli en utmaning för dig som är lättstörd och har svårt att koncentrera dig. Konceptet bygger till stor del på relationsbyggande och socialiserande, vilket leder till att man då och då avbryts av pratglada kontorskamrater. Det behöver i och för sig inte vara värre än på en vanlig arbetsplats. Det finns många företag som envisas med kontorslandskap, trots att forskning gång på gång fastslår att det inte alls är bra för koncentrationen...

Anpassningar

Till skillnad från en lokal som du äger, eller hyr under längre perioder, kan du inte anpassa din arbetsplats helt efter dina behov. Du kan antagligen inte spika upp en egen anslagstavla i receptionen eller måla toalettens väggar skrikrosa. I samband med att avtalet skrivs på och nycklarna lämnas ut är det vanligt att du betalar en deposition. Det rör sig normalt om 1-2 månadsavgifter – som du sedan får tillbaka förutsatt att du under din medlemstid inte har orsakat några större skador på lokalerna.

Integritet

Konceptet bygger på öppenhet och tillit till andra människor och det här är inte ett problem för de allra flesta aktörer. Om du hanterar affärskritiska uppgifter eller har klienter som kräver diskretion vid fysiska möten är det här något som du ändå bör ta i beaktning. Konkurrenter kan trots allt finnas runt hörnet. Var därför extra noggrann med att ha tillgång till telefonbås eller mötesrum där du kan ta känsliga samtal.

Undersök om det finns möjlighet att låsa in prylar och hantera fysiska dokument på ett säkert sätt – och gör vad du själv kan för att lösenordsskydda dina enheter.

Vad ingår i ett coworking space-medlemskap?

Det beror såklart på vilken aktör du väljer och vilket medlemskap du betalar för, men bland vanliga förmåner ingår:

• Internet, utskrifter, kaffe, te
• Bemannad reception
• Städning och underhåll
• Gratis föreläsningar och evenemang
• Rabatterade mötes-/konferensrum
• Ljudisolerade telefonbås
• Egen företagsadress och brevlåda
• Personlig förvaringsbox
• Tillgång 24/7/365
• Fullservice

Vilka är medlemmarna?

Det finns en stor variation när det kommer till kön, ålder och klädstil. Coworking spaces rymmer allt från hoodie-bärare till kostymnissar – som jobbar på verksamheter inom allt från juridik och ekonomi till kommunikation och media.

Verksamheterna har en omsättning om allt från ett par hundratusen till flera miljarder kronor per år. Om vi får raljera lite finns där fem typer av medlemsföretag:

• Små- och medelstora företag som lika gärna skulle kunna hyra ett eget kontor, men som är beredda att lägga en extra slant för bekvämligheter,
• Företag eller organisationer som växt ur sitt huvudkontor och därför placerat några av sina medarbetare på andra ställen i väntan på en annan lösning,
• Internationella företag, organisationer eller myndigheter som har en filial med några få anställda som inte är i behov av ett helt eget kontor,
• Startups som snabbt vill kunna skala upp allt eftersom nya medarbetare och investerare hoppar på projektet,
• Ensamföretagare som vill komma hemifrån för att socialisera med andra.

Var finns coworking spaces?

Våra tre största städer har, inte helt oväntat, flest coworking spaces. I Stockholm, Göteborg och Malmö är några av de största aktörerna är WeWork, Regus, Epicenter, Convendum och Castellum-ägda United Spaces. Tillsammans har de tusentals medlemmar.

Det är dock inte bara storstäderna som får ta del av coworking spaces! Du har antagligen ett närmare dig än vad du kanske tror: Jönköping har Friendly Corner, Karlstad har Karlstad Business Center och Luleå har T22 Coworking, bara för att nämna några.

Om du är på jakt efter en plats kan du låta en enkel Google-sökning visa dig rätt!

Vad kostar coworking?

Det är en fullt rimlig fråga! Det är först och främst vara bra att känna till att coworking spaces oftast inte pratar om “hyresavgifter”, utan om “medlemsavgifter”. Det kan vara förvirrande, men förklaringen är enkel. Du betalar ju för så mycket mer än bara den fysiska platsen.

Priserna varierar förstås kraftigt beroende på plats och tillgänglighet. Det finns inte alltid någon fast prislista, utan lösningar förhandlas och offereras utifrån ditt behov.

I skrivande stund kostar en öppen plats (utan eget kontorsrum) i Stockholm, Göteborg eller Malmö mellan 2 000 till 7 000 kr per månad. Eget kontorsrum brukar kosta från 4 000 kr och uppåt – beroende på storlek och antal personer. I mindre städer kan du i vissa fall få tag på en öppen plats för så lite som 1 000 kr per månad.

Glöm inte att undersöka eventuella rabatter och erbjudanden! Det kan hända att affärsnätverket eller branschorganisationen som du är medlem i har samarbeten med lokala Coworking Spaces.

Medlemskapsavgiften bör vara som avdragsgill, så länge du kan visa att det är en förutsättning för att du ska kunna tjäna pengar i företaget, precis som med alla andra avdrag. Frågan som kommit upp i flera rättsfall är om medlemskapet ska räknas som lokalhyra eller service. Det saknas tyvärr generella riktlinjer eftersom upplägget kan variera mycket mellan olika aktörer. Vi rekommenderar dig därför att kontakta Skatteverket och beskriva din situation för att få deras vägledning.

Vad bör jag tänka på?

Långa uppsägningstider

Långa uppsägningstider är ett klassiskt misstag i avtalssammanhang. Standard är 3-6 månader. Försök förhandla ner uppsägningstiden och se gärna till att alltid ha en till två månadshyror på kontot för att undvika likviditetsproblem.

Tydliga kostnader

Det är inte alltid helt självklart vad som inkluderas i månadskostnaden. Be gärna om en detaljerad offert som bryter ner alla kostnader. Kostar det något ytterligare att boka mötesrum? Hur många fria utskrifter ingår per månad? Får du skriva ditt företag på adressen utan extra kostnad?

Skaffa ansvarsförsäkring

Olyckor kan hända – bränder, vattenläckor, fläckar… Därför bör du alltid ha någon form av företagsförsäkring som hjälper dig om något går snett. Det kan hända att ditt coworking space redan har en försäkring, men säkerställ i sådant fall att även du omfattas av den. Om inte bör du kontakta ett försäkringsföretag för att fråga vad som gäller.

Är det värt det?

Det är en fråga som bara du kan svara på. I den här artikeln har vi vridit och vänt på konceptet och gått igenom både för- och nackdelar, men om du fortfarande är osäker på om det här är rätt väg för dig att gå kan du tänka vidare kring följande tre punkter.

Tänk på avkastningen

Om du exempelvis har svårt att koncentrera dig hemma finns en stor chans att du får gjort mycket mer i en annan, mer professionell miljö. Coworking-medlemskapet kan då plötsligt bli en investering med hög avkastning. Om du får mer gjort på kortare tid kan det i förlängningen innebära fler uppdrag, vilket i sin tur leder till mer pengar och tid över till annat som du vill göra.

 Lästips: Jobba hemifrån – så arbetar du hållbart hemma!

Räkna på saken

Vad kostar ett eget kontor kontra en plats på ett coworking space? Du kanske kommer fram till att det faktiskt är dyrare att ha ett eget kontor. Du ska bland annat städa, ordna sophämtning, beställa kaffe och hämta post. Det är små moment som kanske inte tar så mycket tid för stunden, men som sammanräknat handlar om flera arbetsdagar per år. Är det värt det? Gör en noggrann kalkyl och räkna med allt som du kan tänkas behöva.

Prova dig fram

Viktigast av allt är väl ändå att sällskapet är rätt! Besök platsen flera gånger vid olika tillfällen och känn på atmosfären. Var inte rädd för att fråga om du kan få provjobba i en eller ett par dagar innan du bestämmer dig. Du kommer snabbt att märka om det är en plats för dig eller inte.

Källor
Statista, Coworking Resources, Harvard Business Review