Arbetsgivardeklaration - så funkar det!

HR & personal > Arbetsgivardeklaration

Vad är en arbetsgivardeklaration?

Arbetsgivardeklarationen innebär att du en gång i månaden berättar för Skatteverket hur stora skattepliktiga utgifter du har haft för din anställde. Uppgifterna är bruttolöner, olika förmåner, kostnadsavdrag, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminärskatt. Redovisningen ska ske för samtliga anställda och en arbetsgivardeklaration ska även innehålla uppgift om betalnings­mottagare. 

Vad ingår i arbetsgivardeklarationen?

Bruttolön
Här ingår samtliga löner och ersättningar, inklusive den skattepliktiga delen av milersättningen och traktamenten, samt belopp som är avsatta till vinstandelsstiftelse. 

Förmåner
Här avses bil, bränsle, mat, bostad med mera som bekostas av företaget och används privat av den anställde. 

Utgifter i arbetet
Vissa yrkesgrupper beviljas skattelättnader för att de använder exempelvis egna instrument, verktyg eller fordon i tjänsten. I arbetsgivardeklarationen redovisas skatteavdraget och enligt en procentsats som är beslutad av Skatteverket. Villkoret är att utgifterna motsvarar minst 10 procent av den anställdes bruttoersättning.

Arbetsgivaravgifter
Vilken arbetsgivaravgift som ska betalas beror på åldern på den anställde. Full arbetsgivaravgift gäller för personer som är födda 1954 och senare. Från och med det år en anställd fyller 66 år ska du däremot bara betala ålderspensionsavgift. Det gäller även för anställda anställda som fyllt 15 men ännu inte 18 år vid årets ingång. Ålderspensionsavgiften är 10,21 procent. Du betalar inga avgifter om den som får ersättningen är född 1937 eller tidigare.

2017 kom en ny, tillfällig regel gällande sänkta arbetsgivaravgifter. Detta kallas för Växa-stöd och gäller t.o.m. 2021. Läs mer om växastöd i textrutan längst ner.

I Vismas löneprogram görs alla beräkningar automatiskt efter att den första inställningen är gjord.

 Läs i detalj vad varje ruta i arbetsgivardeklarationen har för funktion.

Särskilda regler och avdrag

I vissa andra fall kan du också beviljas lägre arbetsgivavgift, se nedan:

• Vid arbete utomlands eller om ditt företag saknar fast arbetsställe i Sverige. Läs mer här 

• För vissa anställda som arbetar med kvalificerad forskning och utveckling. Läs mer här

• Vissa branscher inom regionala stödområden. Gäller för verksamhet vid fast driftställe. Läs mer här

Deklarera avdragen skatt

Som arbetsgivare beräknar du underlaget för skatteavdrag på lön och förmåner.

Till försäkringskassan

När du gör din arbetsgivardeklaration, ska du även fylla i uppgifter till Försäkringskassan om sjuklönekostnad. Detta för att Försäkringskassan ska kunna räkna ut om du kan få ersättning för höga sjuklönekostnader. Läs mer om sjuklönekostnader på Försäkringskassans sajt.

 Håll koll på alla viktiga datum med vår skattekalender

Arbetsgivardeklaration i Visma eEkonomi

Tips från supporten:

Om du använder Lön-modulen i Visma eEkonomi så kan du skapa arbetsgivardeklaration för lönerna via Lön - Arbetsgivardeklaration.När du klickar på Skapa ny arbetsgivardeklaration får du välja period, du väljer den månad som lönen var utbetald i. Klicka sedan på Bokför, det skapas då en verifikation som bokar om skatt och arbetsgivaravgifter till skattekontot. Du kan klicka på Åtgärder och välja Skapa fil, då skapas en XML-fil som du sparar på din dator och du kan sedan kan ladda upp på Skatteverkets hemsida.

Om du inte använder ett löneprogram kan du mata in uppgifterna själv direkt på hemsidan.

Arbetsgivardeklaration på blankett

Om du är registrerad som arbetsgivare men inte har möjlighet att använda tjänsten Arbetsgivardeklaration på Skatteverkets Mina sidor kan du hämta ner blanketterna, fylla i uppgifterna och skicka dem per post till skatteverket. 

Arbetsgivardeklaration - datum

Rapporteringen ska vara inne hos Skatteverket senast den 12:e månaden efter att lönen har betalats ut. Om ditt företag omsätter mer än 40 miljoner kronor gäller istället den 26:e månaden efter att lönen har betalats ut.

Information till betalningsmottagaren

Du ska informera betalningsmottagaren om vad som redovisats till Skatteverket i exempelvis en lönespecifikation. Detta ska ske senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.

De anställda kan också löpande se sina värden på bruttolön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på skatteverket.se. 

Om det blir fel?

Om du redan har lämnat in arbetsgivardeklarationen när du upptäcker att något ska ändras begär du en rättelse eller omprövning. Det gör du enklast genom att lämna in en ny arbetsgivardeklaration för den aktuella redovisningsperioden.

Vikten av bra rutiner

Det är viktigt att ha bra rutiner kring löneadministrationen. Det krävs att rapporteringen är rätt från början och det är nödvändigt att stämma av inför varje utbetalning. Hela kedjan från upplägg av anställda till attestering och utbetalning måste säkerställas. När det blir fel handlar det ofta om bristande rutiner och att avstämningar saknas.

Betala in skatter och arbetsgivaravgifter

Arbetsgivaravgiften och den avdragna skatten som framgår i arbetsgivardeklarationen måste vara insatt på kontot hos Skatteverket senast den sista inlämningsdagen för din arbetsgivardeklaration. Om det inte följs kan du få betala påminnelseavgift och dröjsmålsränta. 

Undantag

Det finns ett par undantag då du inte behöver lämna arbetsgivardeklaration varje månad. Om du betalar ut lön eller ersättningar, men inte är skyldig att betala arbetsgivaravgifter eller göra skatteavdrag kan du istället välja att lämna kontrolluppgifter en gång per år.

Det gäller till exempel om du betalar ut en ersättning på mindre än 1000 kronor per kalenderår eller är en idrottsförening som betalar ut ersättning till idrottsutövare och ersättningen är mindre än 23 250 kronor per kalenderår.

Förenklad arbetsgivardeklaration – för privatpersoner

Den förenklade arbetsgivardeklarationen använder du som är privatperson när du har betalat ut ersättning (i pengar eller andra förmåner) för ett arbete som en annan person gjort åt dig. Mer information om den förenklade arbetsgivardeklarationen finns på Skatteverkets sajt.

Varför betalar vi arbetsgivaravgifter?

Arbetsgivaravgifterna går in i statens budget för socialavgifter. Därifrån betalas de ut som bland annat sjukpenning och föräldrapenning, men också socialbidrag och arbetsskadeersättning. 

Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)

Arbetsgivardeklaration på individnivå (förkortat AGI) är idag samma sak som arbetsgivardeklaration. Reglerna ändrades 2019 från att arbetsgivaren redovisade avdragen skatt som en klumpsumma till att beloppen delades upp på individnivå. Till en början gällde denna regel vissa branscher men eftersom det nu gäller alla företag är arbetsgivardeklaration och arbetsgivardeklaration på individnivå samma sak.

Tillfälligt sänkta arbetsgivaravgifter (Växa-stödet)

Växa-stödet är ett tillfälligt stöd och innebär att en enskild firma, ett aktiebolag eller ett handelsbolag som anställer en person, bara ska betala ålderspensionsavgift (10,21 procent) på den ersättning som betalas till den först anställda medarbetaren.

Lagen gäller när företaget har anställt sin första medarbetare efter den 31 mars 2017 och gäller bara för ersättning som har betalats ut under perioden 1 januari 2018 – 31 december 2021. Läs mer om den tillfälligt sänka arbetsgivaravgiften på Skatteverket.