Därför ska du skicka e-faktura

Det gynnar mottagaren

När du väljer att skicka e-faktura blir livet bra mycket enklare för mottagaren. All information på fakturan registreras automatiskt och korrekt hos kunden - oavsett om det är till ett affärssystem eller i Kivra. Helt digitalt, utan mänskliga fel.

För en mer hållbar framtid

Myndigheterna har som mål att 80% av de fakturor som skickas i Sverige ska skickas elektoniskt till 2024. Det finns såklart ett syfte med det - en mer hållbar framtid. Vi måste hjälpas åt för att nå dit.
Det är enkelt

Ja, det är enkelt i Visma Administration. När du skapar en ny kundfaktura kontrollerar Visma Administration automatiskt om kunden kan ta emot e-fakturor och informerar dig om det. 

Så gör du på fakturan »

Skicka e-faktura till privatperson

Direkt till Kivra

Det är både dyrt och krångligt att skicka e-fakturor till privatpersoners internetbank i Sverige idag. Därför ger vi i Visma Administration möjlighet att skicka fakturor till Kivra-brevlådan istället. Där blir kunden notifierad om fakturan, får påminnelser om fakturan och kan betala fakturan med ett knapptryck. Det är säkert, tillgängligt och miljövänligt.

Kivra
E-post eller e-faktura?

Skickar du fakturor på e-post till dina privatkunder idag? Har du tänkt på hur svårt det är att betala en faktura som skickats som PDF till mejlen? Vill du ha betalt i tid gör det skillnad att skicka fakturan till kundens digitala brevlåda, där de kan betala fakturan med ett knapptryck istället för att mata in uppgifter själv i sin internetbank.

Skicka e-faktura till offentlig sektor

e-faktura som lagkrav

Sedan april 2019 är det lagkrav på att du som leverantör ska skicka e-faktura till dina kunder i offentlig sektor. Lagen omfattar alla varu- och tjänsteleverantörer, oavsett i vilket land leverantören finns. 

Det här gäller »

Skickas enligt PEPPOL  

Fakturorna ska skickas enligt den europeiska standarden PEPPOL. Det står för Pan-European Public Procurement On-Line och är en samling regler för inköp och e-handel. 
Känn dig trygg  

Visma Administration uppfyller alla krav enligt Peppol och hittar automatiskt mottagare i Peppol-nätverket så att du kan skicka fakturan i det format som krävs. 

Så fungerar det »

Därför ska du inte skicka fakturor som e-post

Nackdelar för din kund

  • Det är ansträngande och blir dubbelarbete
  • Fakturan kan försvinna i mängden
  • Det är stor risk att glömma betalningen

Nackdelar för din affär

  • Du vet inte om kunden har tagit emot fakturan
  • Din likviditet påverkas om du inte får betalt i tid
  • Det blir efterarbete om du måste påminna kunden

Vad är skillnaden mellan e-faktura och e-postfaktura?

E-faktura

E-fakturor eller “elektroniska fakturor” skickas i ett format som kan läsas in av mottagarens affärsystem, internetbank eller digitala brevlåda. Distributionen av fakturan är då helt digital, korrekt och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor brukar också kallas EDI-fakturor (Electronic Data Interchange), Svefaktura eller PEPPOL-faktura (Pan-European Public Procurement On-Line). Visma Administration har stöd för alla format av e-faktura.

E-post

I en e-postfaktura skickas fakturan som PDF. Alla betaluppgifter och all räkenskapsinformation ligger då inbäddade i bilden och mottagaren får manuellt eller maskinellt kopiera informationen till sitt affärsystem eller till sin internetbank för att betala fakturan. 

En hållbarhetsfråga

Myndigheterna i Norden vill att vår region ska vara den mest integrerade och hållbara handelsregionen i världen 2027 och att livet ska bli betydligt enklare för företagen. I samprojektet Nordic Smart Government har man därför målsatt att 80% av fakturorna i Norden ska skickas helt elektroniskt. 

Genom att digitalisera informationsutbytet vid fakturering och betalning mellan företag och företag samt mellan företag och myndigheter, sker affärerna snabbare och med betydligt mindre ansträngning. Genom att ta bort onödiga ledtider, hinder och manuella moment som företag lägger tid på idag, blir alla parter mer effektiva och lönsamma. Därför är e-faktura en viktig hållbarhetsfråga.

Vanliga frågor

Vanliga frågor - innan du är igång

Funktionen att skicka e-fakturor finns redan inbyggd i Visma Administration. Du kan skicka alla fakturor som e-fakturor, oavsett om du skickar dem en åt gången, skickar till flera mottagare samtidigt eller om du skapar återkommande fakturor. 

Till vilka kan jag skicka e-fakturor? »
Hur mycket kostar det att skicka e-fakturor? »
Hur skickar jag e-fakturor i Visma Administration? »
Hur ser jag om e-fakturan har skickats till kund? »
Hur ser jag om min kund kan ta emot e-fakturor? »
Vad gör jag om jag inte får någon sökträff på min kund som kräver e-faktura? »
Vad är en referenskod och var lägger jag in min kunds referenskod? »
Invoice - green.png

Så här tar du emot e-fakturor i Visma Administration

Läs mer