Optimera din hantering av kvitton & leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

I några enkla steg får du dina kvitton och leverantörsfakturor tolkade, bokförda och sparade digitalt.

“Ni har lyckats igen! Supersmidig tolkning av bildunderlagen, hamnar rätt direkt på leverantörer och kvitton. Ett bra AI troligen.. Kan inte vara bättre!!!”

Användare av Visma eEkonomi

Så här enkelt hanterar du kvitton

Med ett par enkla steg hanterar du dina kvitton helt digitalt och sparar allt i din egen digitala pärm.

STEG 1

Läs in kvitton till programmet

Hanteringen av kvitton som ska redovisas i bokföringen kan vara tidskrävande. Belopp, datum och moms ska identifieras på de ofta skrynkliga pappersoriginalen och matas in i programmet som en affärshändelse. I Visma eEkonomi slipper du det - med automatisk tolkning och automatiska bokföringsförslag blir det roligt att redovisa inköpen.

Gå till Inköp - Bildunderlag för att hantera dina kvitton.

Fota kvittot med mobilen

Fota kvittot med mobilen

Appen Visma Scanner fungerar med ett obegränsat antal användare per företag och minskar risken att glömma att registrera kvitton. Perfekt för den som inte alltid är på kontoret. Fota kvittot med mobilen så har du underlaget i programmet på bara några sekunder.

Kom igång med Visma Scanner

Film: Kom igång med Visma Scanner

Visma Scanner

Visma Scanner

Ladda ner på App Store Ladda ner på Google Play Store

Dra & släpp/importera från datorns skrivbord

Vill du hellre scanna av dina kvitton t.ex i en fysisk scanner eller om du på annat sätt fotat bilderna kan du enkelt dra och släppa underlaget från datorns skrivbord direkt in i programmet. Du kan även ladda upp filen genom att klicka på Ladda upp fil.

Lägg till bildunderlag

Koppla underlag

STEG 2

Uppgifter tolkas automatiskt

När du läser in en bild på ett kvitto använder programmet sig av artificiell intelligens för att tolka uppgifter som belopp, moms och inköpsställe så att du slipper mata in informationen manuellt.

STEG 3

Bokför med automatiskt bildförslag

Det finns två sätt att bokföra kvittot.

Bokför under Kassa- och bankhändelser

Om belopp och datum för en händelse på kontoutdraget stämmer överens med belopp och datum på kvittot kopplar Visma eEkonomi automatiskt bilden till händelsen och all information från fylls på. Programmet föreslår även vilket konto du ska bokföra händelsen på.

Bokför under Inköp - Bildunderlag

Leta upp kvittot det gäller och välj Koppla bild. Välj bankkonto och vad köpet avser. Information som moms och belopp tolkas och fylls på automatiskt och du får ett bokföringsförslag.

Gå till Inköp - Bildunderlag för att hantera dina kvitton.

Från fysisk till digital pärm

Från fysisk till digital pärm

Dina inlästa bildunderlag kopplas till bokförda händelser och sparas i programmet - som i en digital pärm. Du kommer alltid åt bilden genom att gå tillbaka och titta under Inköp - Bildunderlag där du får en överblick och kan söka efter ett specifikt underlag eller filtrera på olika perioder. Bilden finns även bifogad i verifikationen som du hittar i din verifikationslista.

Digital bokföring vs papper >

Visma CompanyExpense

Spetsa hanteringen med Visma Utlägg

Gör dina anställda inköp med egna pengar? Eller gör du mestadels inköp med kreditkort? Då kan du använda dig av Visma Utlägg.

Förutom att du får automatisk tolkning av kvitton kan du hantera utlägg, resor, milersättning m.m. Allt görs i mobilen eller på webben.

Visma Utlägg

Kom igång med Visma Utlägg

Automatisera dina arbetsflöden med leverantörsfakturor

Sitter du fortfarande och lägger in all information från en pappersfaktura manuellt? Visma eEkonomi är inte som andra program, här kan du få in all information per automatik. 

STEG 1

Läs in leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

Är du en av dem som lägger onödigt mycket tid på administrationen av leverantörsfakturor från olika leverantörer genom att manuellt knappa in fakturorna i din redovisning? Det finns massor med tid att spara i Visma eEkonomi. Läs in leverantörsfakturor och låt programmet läsa av informationen helt automatiskt. Programmet känner till och med av hur liknande händelser brukar konteras och kommer med förslag när det är dags att bokföra. Så smart!

Det finns olika sätt att hantera dina leverantörsfakturor.

Ta emot fakturor direkt i ditt program

Ta emot fakturor direkt i ditt program

Aktivera dig för att ta emot fakturor digitalt och ta emot alla fakturor direkt i ditt program oavsett om din leverantör skickat dem på brev, via mejl eller som e-faktura. Du behöver bara kontrollera, betala och bokföra. Du slipper all hantering av fakturaunderlag, värnar om miljön och sparar massor med tid.

e-faktura

Med e-faktura skickas fakturan helt elektroniskt från leverantörens system direkt till Visma eEkonomi.

Ta emot e-fakturor

Film: Ta emot leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

Omvandla pappersfakturor och mejlade fakturor till e-fakturor

Använd scanningtjänsten och låt alla leverantörsfakturor som inte skickas som e-faktura skickas till en central för att omvandlas till helt digitala fakturor. Under Appar och tillval och Digitala fakturor aktiverar du tjänsten och kan ladda ner ett informationsblad till dina leverantörer.

  • Aktivera Scanningtjänsten
  • Meddela dina leverantörer
  • Ta emot alla leverantörsfakturor direkt in i programmet

Läs mer om Scanningtjänsten 

Bildunderlag

Fota leverantörsfakturor med mobilen

Appen Visma Scanner fungerar med ett obegränsat antal användare per företag och minskar risken att glömma att registrera leverantörsfakturor. Perfekt för den som inte alltid är på kontoret. Fota fakturan med mobilen så har du underlaget i programmet på bara några sekunder.

Ladda ned Visma Scanner-appen gratis i App Store eller Google Play.

Kom igång med Visma Scanner 

Film: Kom igång med Visma Scanner 


Dra & släpp/importera från datorns skrivbord

Har du fått en leverantörsfaktura via mejl eller kanske har du scannat fakturan med en fysisk scanner för att få över den till datorn? Då kan du enkelt dra och släppa fakturan från datorns skrivbord direkt in i programmet eller ladda upp filen genom att klicka på Ladda upp fil.

Lägg till bildunderlag

Koppla underlag

Från Kivra till Visma eEkonomi

Har du fått en leverantörsfaktura i din digitala brevlåda hos Kivra? Genom att använda Visma Scanner kan du på några få klick skicka underlaget från Kivra till Visma eEkonomi.

  1. Välj upp leverantörsfakturan
  2. Välj Hantera - Skicka
  3. Välj Visma Scanner-appen
  4. Skicka dokument

Fungerar för Android men kommer snart även för Iphone.

Kivra
Centsoft

Spetsa hanteringen med Centsoft

Vill du förbättra ditt attest-flöde samtidigt som du får hjälp med scanning och tolkning av dina leverantörsfakturor? Då kan du använda dig av Centsoft.

Centsoft passar dig som har minst 500 leverantörsfakturor per år eller om du har flera medarbetare som ska godkänna och attestera.

Centsoft och Visma eEkonomi

STEG 2

Uppgifter tolkas automatiskt

När du läser in en bild på en leverantörsfaktura använder programmet sig av artificiell intelligens för att tolka uppgifter som belopp, moms och inköpsställe så att du slipper mata in informationen manuellt. Även uppgifter om leverantören söks upp automatiskt för att underlätta för dig om du behöver lägga upp en ny leverantör. Bilden öppnas i Visma eEkonomi och du kan använda dig av uppgifterna på underlaget för att fylla i de fält som programmet inte själv har kunnat läsa av.

Har du tagit emot fakturan som e-faktura? Toppen, då har all information på fakturan automatiskt lästs in i programmet. Du behöver bara kontrollera innehållet och lägga till bokföringskonton för att fakturan ska bli bokförd.

Om du vill att leverantörsfakturor ska granskas av en annan användare innan de bokförs kan du skicka dem för attest. Personen som attesterar fakturan kan antingen göra det direkt i programmet eller via Visma eEkonomi-appen.

STEG 3

Bokför med automatiska konteringsförslag

Har du tidigare registrerat fakturor på leverantören föreslås samma kontering som användes för föregående faktura när det är dags att bokföra i Visma eEkonomi. Så smidigt!

Är du osäker på hur du ska bokföra en viss händelse? Använd kontosök för bokföringshjälp eller ställ en fråga under Bokföringsfrågor i vårt supportforum och få hjälp av andra användare eller någon av oss på Visma Spcs.

Från fysisk till digital pärm

Från fysisk till digital pärm

Dina inlästa bildunderlag kopplas till bokförda händelser och sparas i programmet - som i en digital pärm. Du kommer alltid åt bilden genom att gå tillbaka och titta under Inköp - Bildunderlag där du får en överblick och kan söka efter ett specifikt underlag eller filtrera på olika perioder. Bilden finns även bifogad i verifikationen som du hittar i din verifikationslista.

Digital bokföring vs papper >

Bättre samarbete genom smartare bildhantering

Redovisningsbyrån och företagaren

Steg 1

Låt din kund fota sina kvitton och leverantörsfakturor med Visma Scanner 

Inom några sekunder har appen identifierat och tolkat informationen, och du får in underlaget direkt i ditt ekonomiprogram. På så sätt slipper du stansa in underlagen manuellt.

Steg 2

Du slipper invänta pappersunderlagen för att påbörja registreringen, och kan nu bokföra snabbare och enklare. Du har underlaget direkt på skärmen och ser uppgifter/kommentarer från kunden. 

Spetsa samarbetet med e-faktura 

Få in alla leverantörsfakturor elektroniskt och slipp allt extra arbete med manuell stansning och pappersunderlag.

Med ett helt digitalt fakturaflöde ökar behovet av ett smidigt attest- och betalflöde. I Visma eEkonomi finns en inbyggd attestfunktion som gör att du smidigt kan skicka fakturan till din kund för godkännande.