Vad är en e-faktura?
En e-faktura skickas direkt från fakturautställarens system till mottagarens system, utan att gå via papper eller mejl. Du som skickar en e-faktura slipper alltså all onödig administration, samtidigt som din kund också sparar tid genom att slippa lägga in fakturan manuellt. Smidigt va? En riktig win-win situation!
Spara tid & cash
Räkna ut hur mycket du kan spara på att digitalisera fakturahanteringen. Kalkylen är baserad på kostnaden för uppskattad tid manuell hantering av pappersfakturor kräver jämfört med kostnaden för uppskattad tid för digital fakturering i Visma eEkonomi.
Hur många kundfakturor/månad skickar ni?
Hur många leverantörsfakturor/månad får ni?
Detta är vad du sparar per månad:
14:45 timmar:minuter
5 478 kronor
Hur du skickar en e-faktura
Till företag
1. Kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor
Gå till Försäljning - Kunder i ditt Visma eEkonomi. Välj en kund och redigera. Välj Kontrollera längst upp till höger under E-fakturor.
2. Skapa och skicka fakturan
Nu kan du skapa fakturan! Det gör du under Försäljning - Kundfakturor. Skapa fakturan och välj Bokför och skicka e-faktura.
Till privatperson via Kivra
1. Kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor
För att ta reda på om en privatperson kan ta emot e-fakturor via Kivra, redigerar du kunduppgifterna och lägger till kundens personnummer (10 eller 12 siffror) eller e-postadress.
2. Skapa och skicka fakturan
Om kunden är ansluten till Kivra kommer alternativet Skicka till Kivra vara tillgängligt när du ska skicka fakturan.
Vanliga frågor
Funktionen att skicka e-fakturor finns redan inbyggd i Visma eEkonomi. Du kan skicka alla fakturor som e-fakturor, oavsett om du skickar dem en åt gången, skickar till flera mottagare samtidigt eller om du skapar återkommande fakturor!
Det kostar 3,50 kr/st att skicka en e-faktura till ett företag och 5,00 kr/st att skicka en e-faktura till en privatperson via Kivra.
Läs mer om hur du skickar en e-faktura HÄR.
Om en e-faktura av någon anledning inte kan levereras till kunden visas en röd markering i fakturalistan. Det betyder att fakturan är stoppad. En orsak till att en faktura stoppas kan vara att den saknar referenskod, eller att det är något fel i referenskoden.
Öppna fakturan och läs i historiken om varför den stoppats. Om felet beror på referenskoden kan du skicka om fakturan när den rättats.
Om du har angett organisationsnummer, en e-postadress eller ett personnummer (10 eller 12 siffror) för din kund, kontrollerar programmet automatiskt om kunden kan ta emot e-fakturor när du skapar en faktura. Du får ett litet meddelande om det i fakturavyn. Du kan även kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor genom att öppna kunden i redigeringsläge och välj Kontrollera.
Läs mer HÄR.
Om en kund som har möjlighet att ta emot e-fakturor inte har aktiverat funktionen i sitt ekonomiprogram, kan du skicka en förfrågan till kunden via Visma eEkonomi Smart och be kunden aktivera sig som mottagare av e-fakturor.
Om du inte hittar din kund genom att söka efter fakturamottagare, men vet att din kund gärna tar emot e-fakturor, kan du skicka kundens uppgifter till Visma så att vi kan lägga till kunden som mottagare.
Läs mer HÄR.
För att lägga in din kunds referenskod går du till Försäljning - Kunder och väljer kunden i listan om det är en befintlig kund. Välj sedan Redigera och knappen Kontrollera längst upp till höger under E-fakturor. Välj sedan en mottagare och knappen Välj markerad. Ett fält för Referenskod visas då och du kan fylla i koden.
Referenskoden finns med i filen för e-fakturan, men skrivs inte ut på fakturaunderlaget.