Ladda ner kostnadsfri mall för mötesprotokoll
Ladda ner mall för mötesprotokoll (PDF)
Möten är en del av arbetslivet, men många upplever ofta möten som meningslösa. En svensk chef har i genomsnitt sex möten i veckan, det visar en undersökning från Unionen. Trots det anser hälften av cheferna att de flesta möten är meningslösa och ineffektiva.
En orsak till detta är att många möten tycks sakna syfte och mål. Och det finns en viktig anledning till varför företag och föreningar vill förbättra sina möteskultur - långa möten som saknar agenda hotar att byråkratisera en verksamhet och stjäla viktig arbetstid.
Hur gör man då möten mer effektiva? Här är åtta handfasta tips för att förbättra dina mötesrutiner.
1. Skapa en mötesagenda och följ den
Mejla gärna ut agendan i förväg till alla deltagare. På så sätt kan deltagarna förbereda sig i god tid innan innan mötet och bidra med idéer under diskussionens gång.
2. För ett mötesprotokoll
Oavsett om det består av informella stödord i OneNote eller Evernote, eller mötet är mer formellt och kräver ett riktigt mötesprotokoll, bör du anteckna alla viktiga idéer och beslut. Annars riskerar bra idéer att glömmas och det blir en längre startsträcka till eventuella uppföljningsmöten.
3. Förbered handouts
Det är inte ovanligt att en mötespresentatör ägnar delar av mötet till att hålla en PowerPoint-presentation. Då kan det vara klokt att sammanfatta viktiga idéer och bilder som separat material och dela ut till de deltagare som är intresserade. Då fäster viktiga idéer lättare och deltagarna kan föra anteckningar till ditt grundmaterial.
4. Bjud endast in berörda deltagare
Möten med för många deltagare, eller deltagare som endast berörs marginellt av mötesagendan, bör informeras via mejl i stället. Visa respekt för kollegors arbetstid genom att endast bjuda in dem till möten där de verkligen behövs.
5. Stäng av laptops och smartphones
Många vill gärna ta med sig sin dator och mobil till möten, men om deltagarna sitter och jobbar med andra saker under ditt möte, kan du lika gärna förklara mötet avslutat. Be deltagarna att fälla ihop sina laptops och lägga ifrån sig sina mobiltelefoner. Skapa ofta ögonkontakt och be om feedback från alla deltagare. Ett bra mötesengagemang motverkar att deltagare börjar pyssla med andra saker.
6. Glöm inte engagemang på din mötesagenda
Alla smarta mötesprotokoll bör innehålla minst en punkt där deltagarna ombes ställa frågor, presentera egna idéer eller delta aktivt i diskussioner. Du kan inte alltid förvänta dig feedback från alla deltagare om du inte avsätter tid för detta i själva mötesagendan.
7. Håll dig kort
Långa möten blir ibland ineffektiva just för att de är för långa. Försök att hålla korta, koncentrerade och energiska möten. Varje deltagare bör upppleva att de fyller en funktion under mötets gång, oavsett om det är presentera en idé, ställa frågor eller visa praktiska exempel för resten av mötesgruppen. Var inte rädd för att begränsa mötestiden. Ett 15-minutersmöte har möjlighet att bli mer framgångsrikt än ett 45-minutersmöte, så länge strukturen är tydlig och engagemanget kommer igång.
8. Följ upp - snabbt!
Om du lovar att följa upp bra idéer under mötet bör du också göra det, och det så snabbt du kan. De flesta mötesdeltagare hinner mentalt glömma ditt möte efter 24 timmar. Vänta inte en vecka innan du skapar ett uppföljningsmöte - följ upp redan nästa dag och håll tråden levande!
Ansvarsbegränsning
Visma Spcs har tagit fram blanketterna ovan i syfte att underlätta för dig som företagare. Information och beräkningar på blanketterna bygger på tillgängliga och aktuella lagar och regler. Visma Spcs ansvarar emellertid inte för hur blanketterna används eller för eventuella följder av att beräkningar på dem inte blir korrekta.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
