Kanske det största som hänt i företagarlivet, eller? Regeringen har (äntligen) lagt förslag om att den gamla goda Bokföringslagen ska moderniseras – och att kravet på ett sparat papperskvitto en gång för alla ska raderas ur lagboken. Vi går igenom vad den nya lagen kommer att innebära och i vilken form du måste spara dina kvitton i framtiden.
Enligt bokföringslagen är kravet på att företagen måste spara sin räkenskapsinformation i ordnat skick och på ett betryggande sätt inom landet under minst 7 år. Det innebär att du även måste spara dina kvitton lika länge. Detta har tyvärr innefattat även papperskvittot fram tills nu. Något som stökat ner otals tjänstebilar, byxfickor och skrivbord genom åren.
Men från och med juli 2024 kan du (om lagen går igenom) slänga papperskvittot – så länge du har det i digital form. Det vill säga, om du fotograferar ditt papperskvitto är det helt okej att tända brasan med det sen. Eller kanske ännu smidigare; handla med företagskort och få ett digitalt kvitto på köpet, så slipper du att få papperskvittot från första början.
Ännu ett exempel på hur du kan maximera nya lagen: Eftersom till exempel leverantörsfakturor räknas som räkenskapsinformation, kan du be du dina leverantörer att skicka en e-faktura istället för pappersfaktura och på så sätt slippa bygga ett mindre berg av pappersfakturor.
Nya kvittolagen gör det enklare
Den nya lagen innebär många fördelar för dig som företagare. Mindre administration och om du gör på rätt sätt får du dina kvitton rätt in i ditt bokföringsprogram! Så det är nu eller aldrig dags att bli helt digital. Använd ett företagskort till dina inköp och be din leverantör att skicka en e-faktura.
Smidigaste sätten att spara kvitton digitalt
När ska jag använda vad kanske du tänker nu? Såhär. Betala med ett företagskort i grunden, när du själv gör ett köp till ditt företag. Och när du gör ett köp där din leverantör skickar en faktura, så ber du hen att skicka den som en e-faktura. All info om det här, som till exempel vilken information du ska ge leverantören, finns i ditt bokföringsprogram.
Om du ändå har ett papperskvitto
Men om du inte riktigt har varit på bollen från början och ditt företag ändå står där med ett papperskvitto? Det är helt lugnt!
Med den nya lagen är det bara att fota kvittot med din bokföringsapp och lägga in det som ett digitalt bildunderlag i ditt bokföringsprogram. Sen kan du slänga papperskvittot! Helt enligt nya bokföringslagen och du har full koll på din räkenskapsinformation.
Kan man få ett nytt kvitto?
Det kan hända den bäste att tappa bort ett kvitto men det går att lösa. Kontakta din leverantör och be om att få en kopia på kvittot.
Vad gör man om man inte får kvitto?
Du har alltid rätt att få ett kvitto när du gör ett inköp till ditt företag. Som om du inte har fått ett sådant kan du ta kontakt med leverantören och be om ett.
Hur ser ett giltigt kvitto ut?
Ett kvitto behöver minst innehålla följande:
datum
artikelnamn
antalet varor eller tjänster som sålts
pris
moms
företagets namn och organisationsnummer
butikens adress
En faktura behöver innehålla lite mer saker som:
Fakturanummer
Fakturadatum
Kundadress
Leveransdatum
Betalningsvillkor/förfallodatum
Dröjsmålsränta
Specifikation
Pris
Momssats
Totalbelopp
Kontaktuppgifter
VAT-nummer
Bankgiro-nummer
Godkänd för F-skatt
Hur funkar det med digitala kvitton?
När du köper något på nätet, som kontorsmaterial, IT-tjänster eller annat, får du oftast ett digitalt kvitto direkt till din mejl eller som en e-faktura. Ett digitalt kvitto räknas som en fullt godkänd verifikation direkt som den är.
Vad gäller för anställdas kvitton?
När anställda betalar för något i tjänsten med egna pengar, det vill säga gör utlägg med ett privat kort eller kontanter, får han eller hon sedan beloppet utbetalt på lönen.
Och samma regler gäller när anställda handlar för företagets räkning som när du som företagare gör inköp. Kvittot måste sparas men från den 1 juli 2024 får papperskvittot slängas OM det sparas som en digital version i form av ett foto.
Digitalisera företaget med Visma Spcs
Med Visma eEkonomis bildhantering, kan du smidigt mejla in bilder på kvitton och leverantörsfakturor on the go. Då lägger sig de digitala underlagen automatiskt i bokföringsflödet, och är redo att bokföras nästa gång du sitter vid datorn.
Om du använder och betalar med ett Visma Spcs företagskort får du även en notis varje gång du har gjort ett inköp i appen, så att du aldrig glömmer att ta kort på kvittot. Du kan också arbeta med e-fakturor för att direkt få dina leverantörsfakturor in i programmet!
