Guide: Välja affärssystem - 10 tips om allt du bör tänka på

Behöver du ett affärssystem till ditt företag? Då finns det en hel del att tänka på när du jämför olika erbjudanden. Vilka är dina faktiska behov, vad är det slutgiltiga priset för en lösning och vad krävs det för att lära sig använda det effektivt? Vi guidar dig i allt du behöver tänka på när du väljer och utvärderar affärssystem.

 

Den här guiden hjälper dig att:

 Förstå hur affärssystem fungerar och hur du maximerar nyttan av lösningen
 Syna dina behov i verksamheten och välja rätt system som passar ditt företag
 Planera inför framtiden för att kunna utveckla affärssystemet och vara förberedd om ditt företag växer

 Gå direkt till snabbguide för småföretagare 

 

Vad är ett affärssystem?

Innan vi börjar, vad är egentligen definitionen av “affärssystem” (eller “ERP”, Enterprise Resource Planning, som det också kallas) och vad bör ett sådant program innehålla? Kanske ser du framför dig ett komplext datorprogram som ska “göra allt”. Du vill kunna utveckla ditt företag så att bland annat inköp, försäljning, leverans, kundkontakt och rapportering hänger ihop på bästa möjliga sätt. En klassisk definition på affärssystem brukar därför vara ett system som kopplas samman med andra program och funktioner, med syfte att hantera och analysera affärsinformation, ekonomi och administration.

Men en sådan definition kan lätt bli missvisande. För poängen med ett affärssystem är inte i första hand tekniken, den “centrala hjärnan som vet allt”, utan vad just ditt företag behöver uppnå för att utveckla sin verksamhet. Vilken information är viktig i din verksamhet och hur ska du agera på den för att bli mer framgångsrik? Uppgiften för ditt framtida affärssystem är alltså att möjliggöra nya arbetssätt, ta fram rätt beslutsunderlag och stötta dig att se helheten i ditt företag. Det är i kombinationen av information samlad på en plats och dagliga insatser från dig och dina medarbetare, som din verksamhet kan bli mer produktiv och fatta rätt beslut vid rätt tillfälle.

1. Välj ett affärssystem som passar dig

Småföretagare

Börja med dig själv och inte affärssystemet - hur ser din verksamhet ut i dag och vilken information behöver du samla in om de olika delarna i ditt företag för att du ska kunna få full kontroll? Bilda dig en komplett bild, gärna i en tankekarta, så att du tydligt ser var flaskhalsarna i verksamheten finns, vanliga utmaningar som står i vägen för ökad produktivitet, och kunskap som hade kunnat hjälpa dig fatta bättre affärsbeslut. Detta blir ditt underlag som du kan använda för att hitta rätt leverantör och rätt lösning.

Många leverantörer erbjuder ett flertal versioner av sina lösningar. Du ska inte betala för en lösning som innehåller mer funktionalitet än vad du har behov av, snarare ska de funktioner du behöver vara så vassa och nära din verksamhet som det är möjligt. När du begär in offerter och diskuterar erbjudanden med leverantörer, gå ständigt tillbaka till din tankekarta och försäkra dig om att affärssystemet du utvärderar faktiskt innehåller den funktionalitet du behöver.

Men det som passar dig i dag kanske inte räcker i framtiden. Vad händer om lagret blir mycket större eller om personalstyrkan förändras? Det finns ofta många tilläggsmoduler i affärssystem och dessa funktioner ökar kostnaderna för systemet. Det kan därför vara klokt att få en komplett prislista över alla tillval. Hur mycket kostar exempelvis moduler för CRM/säljstöd och e-handel? På sikt kan det även bli aktuellt att utvidga med fler användare. Vad kostar det i så fall att koppla till dem till affärssystemet?

2. Hur mycket vill du göra själv?

Många verksamheter väljer att outsourca delar av eller hela bokföringsjobbet till en redovisningsbyrå. Anledningen är enkel, speciellt bland mindre företag: du kan spara tid och arbete som du hellre lägger på din kärnverksamhet. Däremot blir det såklart en ökad kostnad jämfört med om du själv sköter din ekonomi. Men vad många företag inte tänker på är att det finns en annan god anledning till att själv göra bokföringen.

Har du någon gång tappat din plånbok? Det är ingen skön känsla och man blir snabbt stressad över att inte ha koll. När du äntligen hittar plånboken infinner sig omedelbart ett lugn. Det är just av den här anledningen du även ska ha koll på ekonomin i ditt företag. Många ser ekonomi som en stressfaktor i sitt företagande, men med ett uppdaterat och smart affärssystem har du råd att tänka precis tvärtom.

Genom att själv sköta bokföringen får du ännu bättre förståelse för kritisk information om försäljning, likviditet och inte minst kunder. Kort sagt, när du vet exakt hur det går för ditt företag så undviker du onödig stress och oro inför framtiden. Först då kan du pusta ut och fokusera på det du är bäst på. Ett alternativ är att sköta bokföringen själv, men överlåta arbetet med kvartals- eller årsbokslut till redovisningskonsulten.

Jobba online med Visma3. Ta reda på vad affärssystemet kostar - egentligen

Det finns en anledning till att många företagare tänker efter både en och två gånger innan de bestämmer sig i valet av affärssystem. För vad kostar allting, egentligen? Det kan tyckas självklart, men eftersom ett affärssystem till naturen är ett komplext it-system med många olika funktioner och utvecklingsmöjligheter, så kan priserna variera och anpassas till många olika fall.

Gå inte i fällan att stirra dig blind på pristabeller. Ge dig själv tiden att kontakta olika leverantörer för att ställa de tuffa frågorna om priser. Vad blir den totala kostnaden för att köpa in, installera och underhålla ett affärssystem? Utbildning? Utveckling av skräddarsydda funktioner? Detta är en så viktig punkt när du utvärderar de olika lösningarna på marknaden att den utgör ett eget begrepp - “TCO”, eller Total Cost of Ownership.

Alltså inte helt olikt ett bilköp handlar inköpande av affärssystem inte bara om en engångskostnad, utan snarare om en löpande kostnad som kan variera beroende på hur du planerar använda produkten, i dag och i morgon. Ett annat sätt att se på detta är att du inte köper utan investerar i ett system, eftersom köpet samtidigt innebär en långsiktig relation mellan dig, affärssystemet och leverantören. Ju tryggare det känns när du diskuterar en lösning med en leverantör, desto större är sannolikheten att du också gör en smart investering i ditt företagande.

4. Ställ höga krav på hårdvara och säkerhet

Ett affärssystem, till skillnad från ett mindre ekonomiprogram, ska kunna innehålla allt och prata med alla system. Därför behöver du ta reda på vilken infrastruktur som krävs för att kunna använda affärssystemet så som du vill. Om du till exempel vill kunna sälja på nätet med en e-handelslösning, kräver vissa affärssystem att du kör en egen webbserver. Detta påverkar såklart priset för ett affärssystem. En viktig fråga är om databasen ingår i grundpriset. Om du måste betala extra för en Microsoft SQL Server-databas, som ska lagra all din viktiga affärsinformation, kan totalpriset för affärssystemet snabbt bli långt högre än vad du först trodde.

En annan viktig aspekt är säkerheten. Om du kör din egen server måste du se till att säkra alla data i affärssystemet på ett praktiskt och smart sätt. Då handlar det om att skapa rutiner för att regelbundet göra backuper av dina data och att säkerhetskopiorna är säkrade mot stöld och brand. Enklast är det om affärssystemet även erbjuder tillval för backup i molnet, till exempel som med Visma Backup. I dag finns det dessutom gott om webbaserade backuptjänster som du kan koppla till affärssystem för att automatiskt spara din data på säker plats.

Support i affärssystem med Visma5. Support och underhåll när du behöver det

Föreställ dig att du plötslig en dag stöter på problem i affärssystemet och inte kommer vidare. Något som garanterat kostar dig både tid och pengar. Då vill du snabbt kunna få hjälp och support från din leverantör. Ett bra support- och underhållsavtal bör garantera att du får den hjälpen när du behöver den, men lika viktigt är det att du har ett affärssystem som alltid är uppdaterat enligt gällande lagar och regler.

Vissa leverantörer delar upp support och underhåll på två separata fakturor med olika innehåll. Måste du betala för uppdateringar med ny funktionalitet? Måste du betala för nya användarhandböcker och manualer? Innehåller supportavtalet obegränsad tillgång till supportavdelningen, eller kostar det extra? Kan du nå dem på e-post, telefon, chatt, forum eller kanske till och med Facebook? Allt detta bidrar till totalkostnaden för drift och underhåll av ditt affärssystem.

6. Akta dig för onödiga begränsningar

Inget system kan göra precis allting, men det bör kunna stötta dig i dina behov. Kontrollera därför noga vilka eventuella begränsningar affärssystemet har, något leverantörer inte alltid direkt skyltar med om du inte ställer frågan. Det kan nämligen bli onödigt dyrt om leverantören har begränsningar på till exempel antal verifikat och transaktioner, eller på mängden lagringsutrymme i databasen. Om du gjort en grundlig analys av dina behov så vet du vilka begränsningar du kan leva med och då kan du också lägga dig rätt prismässigt.

7. Behöver du hjälp med implementering av affärssystemet?

Beroende på hur komplexa dina behov är så kan du behöva skräddarsy ett affärssystem en hel del. Det är också tanken, men det innebär ju såklart även att det kan kräva expertis för att underhålla och uppdatera systemet. Om du behöver hjälp med till exempel installation är det viktigt att kontrollera vad som ingår i priset för installationen.

Kräver affärssystemets inställningar att du tar hjälp från en konsult? I så fall kan konfigurering av databas och rapporter leda till en överraskande faktura. När du utvärderar affärssystem är det därför viktigt att komma ihåg att medan skräddarsydda affärssystem kan vara mycket bra för att täcka särskilda behov, kan de också i längden bli svåra och dyra att underhålla och uppdatera.

Affärssystem i molnet med Visma8. Vill du kunna jobba med affärssystemet i molnet?

Det kan överraska en del småföretagare, speciellt om du tidigare till exempel skött bokföringen online i webbaserat ekonomiprogram, men faktum är att mindre än en procent av marknaden för affärssystem är helt molnbaserad. Medan tillväxten just nu är stor för webbaserade affärssystem, speciellt för mindre företag, finns det lösningar för större företag som fortfarande är molnbaserade. Det innebär att en stor del av hårdvara och underhåll kanske måste skötas av dig, även om vissa tillval och funktioner är webbaserade eller går att använda via webbläsare.

Om du vill ha tillgång till ditt affärssystem via internet bör du tänka igenom vilka fördelar och nackdelar som det medför för din verksamhet. Ett webbaserat affärssystem ger dig tillgång till information oberoende av tid och plats, och sparar dig tid och resurser på it-drift. Med en lokal installation är du inte beroende av internetuppkoppling och har större flexibilitet vad gäller integration mot annan hårdvara och andra programvarulösningar.

Det är nog ingen tvekan om i vilken utveckling vi går mot - allt fler lösningar blir webbaserade och kraven kommer både från leverantörer och kunder. Fundera över hur du och dina medarbetare vill kunna jobba i framtiden och i vilken riktning din marknad och dina kunder rör sig. Var säker på att du väljer en leverantör som kan erbjuda de lösningar du behöver – i dag och i framtiden.

9. Hur importerar du äldre data och vad kostar det?

Sköter du själv i dag din ekonomi och administration i ett bokföringsprogram eller annat affärssystem? Då kommer du vilja flytta över så mycket information det bara går från ditt nuvarande system till det nya. Det är viktigt att du tar backup av den datan och behåller den, men det räcker inte. Om du vill konvertera och flytta äldre data från ditt tidigare affärssystem, hur fungerar den informationsflytten i praktiken?

Ett modernt affärssystem använder sig av standardiserade format som SIE för dataexport, men om du använder ett äldre program kan det bli problem. Då kan det krävas särskild konvertering av datan för att det nya affärssystemet ska kunna importera och läsa in den. Du bör också ta reda på om all data går att importera, eller bara delar av den - och kanske ännu viktigare, vad kostar det? Eftersom datamigrering ofta är en process i sig bör du undersöka vilka möjligheter som finns och om det ingår i grundpriset för affärssystemet.

10. Framtidssäkra din utveckling i affärssystemet

Du lär dig inte ett nytt affärssystem med alla kopplingar och tillval på en dag. Be att få en sammanställning från leverantörer över vilken utbildning som krävs för att kunna använda deras affärssystem. Vilka olika typer av kurser erbjuds? Passar det dig bäst att få en personlig genomgång på ditt kontor eller sitter du hellre bekvämt på kvällen och blir guidad online via din webbläsare?

Tänk återigen på att du inte bara köper in ett tekniskt it-system, utan även ett arbetssätt som kräver kunskap och ständig utveckling. Då är utbildning, både för att lära sig affärssystemet och att fortsätta få ut maximalt av det i framtiden, en jätteviktig komponent av köpet du gör. Det är först när du och dina medarbetare känner till och förstår lösningens möjligheter som du kan börja räkna hem din investering i tid, pengar och större insikt i ditt företagande.

Småföretagare väljer affärssystem - Visma

Snabbguide för småföretagare: Välj rätt affärssystem

Allt fler mindre företag inser nyttan av affärssystem och statistik visar att användandet ökar bland småföretag. Johan Hallquist och Eric Johansson på Tekniska högskolan, Linköpings universitet, har undersökt hur småföretagare köper in affärssystem och vad resultatet blivit. Baserat på deras forskning kan vi ge dig som småföretagare fem smarta tips när du väljer affärssystem.

1. Utnyttja dina medarbetares kompetens

Det har visat sig att den stora skillnaden mellan när ett stort och ett litet företag ska välja affärssystem, är att det i många mindre företag saknas kunskap om hur det går till att kravställa, jämföra och köpa in ett affärssystem. Faktum är att den bristande erfarenheten utgör ett större hinder för småföretagarna än resursbegränsningar. Men forskningen visar också att medarbetare med befintlig kunskap om inköp av affärssystem kan göra stor skillnad under inköpsprocessen. Våga därför prata med din personalstyrka och höra dig för efter kompetens - kanske finns det en medarbetare med oanade erfarenheter där du minst anar det?

2. Välj en leverantör som är kompetent på allvar

Eftersom mindre företag ofta saknar erfarenhet av affärssystem, innebär det samtidigt att leverantören får en ännu viktigare roll i projektet. Forskningen visar att resultatet vid en affärssystemsinvestering i ett småföretag är direkt relaterat till valet av leverantör. Det betonas att “i ett mindre företag inte vara medveten om detta kan få stora negativa konsekvenser för införskaffandet”. Om du känner att du saknar erfarenhet av inköp av den här typen av system, var extra noga med att du väljer en professionell leverantör som garanterar skickliga och tillgängliga konsulter. Annars riskerar affärssystemet att inte uppfylla de krav som du ställt och kan då sluta som en stor, meningslöst utgiftspost i bokföringen.

3. Du har ont om tid, men ta dig tid ändå

Vilken småföretagare skulle inte vilja kunna köpa mer tid till dygnets 24 timmar? Men för att nå framgång visar forskning att inköparen eller beslutsfattaren på företaget som ska välja affärssystem, måste ta sig tid att undersöka vad som kan förbättras i verksamheten och jämföra flera olika affärssystem. Det innebär att till exempel rita upp den tankekarta och sammanställa den kravställning vi inledde artikeln med, men också att låta leverantörerna jobba. Kräv att få se referensprojekt och faktiska siffror på hur liknande företag som ditt har blivit mer framgångsrikt med affärssystemet, från inköp till implementation och vidareutveckling på längre sikt.

4. Ibland vill man bara få ökad koll på ekonomin

En sak som kanske förvånar är att småföretag ofta efterfrågar både ekonomi- och logistikmoduler när de tittar på affärssystem - men i verkligheten implementeras endast ekonomimodulen. Studien slår fast att många mindre företag ofta bara vill få ökad kontroll och stabilitet i sina ekonomisystem, eller att man har tillväxtplaner och att det nuvarande ekonomisystemet sannolikt inte kommer räcka till. Upplever du att ditt företag har något av dessa behov så kan det vara värt att uppgradera till ett riktigt affärssystem bara för ekonomihanteringens skull.

5. Sätt av resurser inför framtiden

Det är lätt hänt att köpa in ett affärssystem och sedan efter utbildning låta verksamheten ha sin vanliga gång. Men för att du ska få ut maximalt av ditt affärssystem måste du anpassa det löpande och se nya möjligheten efterhand som ditt företag utvecklas. Forskning och sunt förnuft säger att både kunskap och personal då måste sättas av på företaget. Se ut en eller ett par personer som kan fungera som kunskapsbärare och utvecklare av affärssystemet. Och ta vara på den kompetens som nu arbetar med systemet - det är en investering du gjort i form av utbildning som är både tidsödande och kostsam att ersätta.

Jämför affärssystem

Vårt Visma Administration har funnits i över 20 år och använts av allt från småföretagare till stora redovisningsbyråer. De två största varianterna, Visma Administration 1000 och 2000, är antagligen Sverigest mest beprövade affärssystem och sköter allt från bokföring och fakturering till order, lager, offert och inköp. Men vilken variant passar ditt företag bäst?

Bokföring
Leverantörsfaktura
Kundfaktura
Offert
Skräddarsydda rapporter
Order
Beställning
Lagerhantering enligt FIFO
Inventarier
Tillval
Tillval
Projekt
Resultatenhet
Budget
Flera prislistor
Backup
Manuell
Manuell
Bankkoppling
Elektronisk faktura
Elektroniskt ROT/RUT-stöd
Tidrapportering
Tillval
Tillval
Lönebesked
Tillval
Tillval
Årsredovisning
Tillval
Tillval
Deklaration
Tillval
Tillval
Byråsamarbete
Kopplingar/integrationslösningar
Tillval
Tillval
Prova gratis

PROVA

PROVA



Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Läs mer